Комерційна інформація

39

ЗМІСТ

1. Вступ

2. Характеристика підприємства ПКФ ТОВ ЛІА ЛТД «Абсолют»

3. Поняття комерційної інформації та значення її використання

3.1 Види та джерела інформації, вимоги до інформації у магазині

3.2 Документація поставки товарів

4. Роль інформації в комерційній діяльності

5. Методи збору, передачі та обробки інформації в магазині

6. Висновки та пропозиції по покращенню роботи з інформацією в магазині

7. Висновки

Список літератури

Додатки

1. Вступ

З того моменту, як суспільство пішло від планової економіки й вступило в ринкові відносини  умови функціонування підприємств повністю змінилися, тобто щоб вижити, підприємству необхідно проявляти ініціативу, заповзятливість й ощадливість для того, щоб підвищити ефективність діяльності, щоб не виявитися на грані банкрутства.

Стаючи об'єктом товарно-грошових відносин, що мають економічну самостійність й повністю відповідають за результати своєї господарської діяльності, підприємство повинне сформувати в себе систему управління, що забезпечила б йому високу ефективність роботи, конкурентноздатність і стійкість положення на ринку. Не існує ніяких універсально сприйнятливих прикладів або твердих принципів, які б робили функціонування ефективним. Існують, однак, підходи, які допомагають керівникам підвищити ймовірність ефективного досягнення цілей організації.

Аналіз і менеджмент не дають уніфікованих рецептів. Вони вчать тому, як, знаючи прийоми, способи й шляхи рішення тих або інших управлінських завдань, домогтися успіху для конкретного підприємства. Грамотна організація комерційної діяльності дозволяє підприємству бути чимось більшим, ніж  сумою  його  окремих  компонентів - капіталу й співробітників. Вдале інформаційне забезпечення  комерційній діяльності важливо для досягнення мети підприємництва і отримання прибутку.

Метою роботи є вивчення комерційної діяльності підприємства та особисто інформаційного забезпечення комерційної діяльності організації. Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання: вивчити теоретичні питання по організації й оцінки ефективності інформаційного забезпечення комерційної діяльності на підприємстві, а також розглянути основні шляхи вдосконалювання інформаційного забезпечення комерційної діяльності підприємства.

2. Характеристика підприємства ПКФ ТОВ ЛІА ЛТД «Абсолют»

ПКФ ТОВ ЛІА ЛТД зареєстроване Адміністрацією Ленінського району м. Луганська 12.02.1993 року.

Найвищим органом управління суспільства є збори Учасників. Суспільство разів на рік проводить річні збори Учасників незалежно від інших зборів. Збори скликаються генеральним директором суспільства, ревізійною комісією або на вимогу не менше 2 учасників. Збори обирають з числа учасників ревізійну комісію для контролю за фінансово-господарською діяльністю суспільства.

Статутний капітал суспільства складає 25000 (двадцять п'ять тисяч) гривень. Внеском Учасника суспільства можуть бути будівлі, споруди, устаткування і інші матеріальні цінності.

Для державної реєстрації кожен з учасників зобов'язаний внести не менше 50% своєї частки в статутний капітал. Учасник зобов'язаний повністю внести свою частку не пізніше за рік після реєстрації суспільства.

Збори Учасників можуть у разі потреби простою більшістю голосів збільшити або зменшити статутний капітал.

Общество припиняється (ліквідовується):

- за рішенням Зборів Учасників;

- за рішенням суду, у разі неплатоспроможності або порушення суспільством чинного законодавства.

Ліквідація і реорганізація суспільства здійснюється в порядку передбаченому чинним законодавством. Засоби, що є у суспільства, зокрема від розпродажу майна, після розрахунків по оплаті праці, виконання зобов'язань перед кредиторами і бюджетом, розподіляються між учасниками. Розділення здійснюється шляхом створення на основі одного суспільства нових самостійних юридичних осіб, з розділенням балансів і капіталів.

Допускається виділення з суспільства підрозділів і утворення нової юридичної особи з своїм балансом і капіталом. Суспільство продовжує існувати з відповідними змінами в активах і пасивах.

Добровільна ліквідація Суспільства проводиться призначеною зборами учасників ліквідаційною комісією, примусова - у встановленому чинним законодавством порядке. При ліквідації суспільство зобов'язане надати всі дані по особовому складу в архів місцевої адміністрації.

Товариство створювалося в цілях:

- участь в прискореному формуванні товарного ринку;

- задоволення суспільних потреб в його товарах і послугах.

Види діяльності:

- роздрібна торгівля продуктами широкого споживання.

Окремі види діяльності можуть здійснюватися підприємством тільки на підставі спеціального дозволу (ліцензії) у випадках і порядку передбаченому законодавством.

На даний момент чисельність ПКФ ТОВ ЛІА ЛТД магазин «Абсолют» на кв. Сонячний складає 127 людини.

Прибуток від реалізації продукції визначається як різниця між ціною реалізації без податку на додану вартість (і інших вирахувань передбачених законодавством) і залишковою вартістю нематеріальних активів.

В процесі розрахунку валового прибутку враховуються також доходи і витрати організації від внереалізационних операцій.

Відповідно до того, що діє законодавецьством прибуток організації підлягає оподаткуванню. База для оподаткування - валовий (балансова) прибуток.

Прибуток, що залишається у розпорядженні організації після оподаткування, називається чистим прибутком. Цей прибуток прямує на капітальні вкладення і приріст основного і оборотного капіталу; на покриття збитків минулих років, на відрахування в резервний капітал, на витрати соціального характеру; а також на виплату дивідендів і доходів.

Виручка організації включає грошові кошти від:

- реалізація послуг населенню;

- продаж продукції;

ПКФ ТОВ ЛІА ЛТД має багатий досвід проведення різних маркетингових досліджень і розробок. Підприємство має власну маркетингову службу, яка виконує поставлені нею завдання, як для власних цілей, так і для сторонніх замовників. Тому даний вид діяльності знайшов своє віддзеркалення в Статуті підприємства і приносить достатні доходи для того, щоб з лишком покрити витрати на зміст чотирьох фахівців в області маркетингу.

Маркетингова служба розробляє пропозиції по напрямах підвищення ефективності діяльності компанії, політику ціноутворення, шляху зниження собівартості послуг, що надається фірмою. Таким чином, ухвалення всіх рішень діяльності підприємства, у тому числі і по торгівой діяльності формується на базі великого маркетингового дослідження і стратегії розвитку підприємства.

Місія наший організації полягає в наступному:

- бути завжди в авангарді підприємств даної галузі: постійно підтримувати і підвищувати рівень якості послуг, удосконалювати технологічні процеси і системи управління;

- повне задоволення потреб підприємств різних форм власності у виробничих роботах.

3. Поняття комерційної інформації та значення її використання

3.1 Види та джерела інформації, вимоги до інформації у магазині

Комерційна інформація являє собою відомості про ситуацію, що склалася на ринку різних товарів і послуг. Комерційна інформація дозволяє торговим фірмам проводити аналіз своєї діяльності, планувати і здійснювати контроль за її результатами (тобто за отриманням прибутку). Комерційна таємниця – економічні інтереси, що навмисно приховуються з комерційних міркувань, відомості про різні сторони і сфери виробничо-господарської, управлінської, науково-технічної і фінансової діяльності фірми, охорона яких зумовлена інтересами конкуренції і можливими загрозами економічній безпеці фірми. Комерційна таємниця виникає тоді, коли вона представляє інтерес для комерції. Аналізуючи зарубіжний і вітчизняний досвід щодо створення механізму захисту комерційної інформації, можна виділити наступні основні блоки, з яких він складається: норми права, направлені на захист інтересів її власників.

Комерційна інформація має особливий статус, обумовлений наявністю ряду ознак, притаманних лише комерційній таємниці, які відрізняють її від інших видів інформації. До основних ознак комерційної інформації належать:

−         Комерційна цінність. Ця ознака є досить відносною, проте її існування обумовлено тим, що комерційна цінність однієї й тієї самої інформації в різних випадках може бути різною. А тому ми не можемо визначити певну точку відліку для визначення цінності інформації;

−         Обмеженість. Інформація, що становить комерційну таємницю, має бути невідомою для третіх осіб, інакше вона просто втратить свою цінність;

−         Захищеність. Суб’єкт, який володіє інформацією, що становить комерційну таємницю, має вживати заходів для обмеження вільного доступу до цієї інформації. Ця ознака є також відносною, оскільки важко визначити той рівень необхідності і доцільності заходів, що вживаються для збереження обмеженості інформації, яка становить комерційну таємницю;

−         Законність. Інформація, що становить комерційну таємницю, має бути одержаною її власником на законних підставах [5].

Такий перелік ознак можна виділити, аналізуючи визначення комерційної таємниці, наданих чинними Цивільним та Господарським кодексами України, та сутність комерційної таємниці. Кожна ознака комерційної таємниці відіграє важливу роль, оскільки відповідно до ст. 508 Цивільного кодексу України [2] термін чинності права інтелектуальної власності на комерційну таємницю обмежується терміном існування сукупності ознак комерційної таємниці. Отже, комерційна таємниця – це різновид інформації з обмеженим доступом, що має комерційну цінність у зв’язку з тим, що вона невідома третім особам і до неї немає вільного доступу інших осіб на законних підставах, а її власник вживає відповідних заходів для збереження її конфіденційності.

Успішне здійснення комерційної діяльності не можливе без збору та аналізу інформації про ситуацію, що склалася на ринку товарів і послуг.

Комерційна інформація має відповідати таким вимогам:

-                     достовірність (повинна бути надійною і аргументованою);

-                     оперативність (своєчасно отримувати цю інформацію);

-                     систематичність (інформація повинна надходити безперервно, систематично і постійно оновлюватися);

-                     комплектність (має відображати діяльність суб’єкта господарювання).

Основне призначення комерційної інформації – планування комерційної діяльності її аналіз, контроль за її результатами. В комерційній діяльності торгових підприємств можна виокремити такі види інформації:

-                     про кон’юктуру ринку (співвідношення попиту і пропозиції на товар у певному сегменті ринку, рівень цін, ємність ринку тощо);

-                     про покупців і мотиви їх покупок (чисельність населення, склад рівень доходів типи покупців, національні звичаї, традиції);

-                     про товар (опис товару, аналіз сукупних характеристик товару, співвідношення цін якості);

-                     про конкурентне середовище;

-                     про можливість підприємства і його конкурентоспроможності (аналіз фінансового стану, аналіз ліквідності тощо).

Під час розвитку ринкових відносин в Україні безумовно буде посилюватися конкуренція. Щоб вижити за цих умов, необхідно впроваджувати нові технології і технічні новинки, йти на сміливі, нетрадиційні дії, які, в свою чергу, підвищують ризик. Отже, необхідно навчитися прогнозувати події, оцінювати економічний ризик, йти на нього, але не переходити допустимих меж.

Конкуренція змушує комерсантів активно вивчати інформацію, щоб уникнути можливих помилок під час здійснення обтяжених ризиком виробничих, фінансових, комерційних та інших операцій.

3.2 Документація поставки товарів

Основним документом є договір поставки товарів (Додаток 1)

За договором поставки продавець (постачальник), що є підприємцем, зобов'язується передати в обумовлені строки (строк), товари у власність покупця для використання його у підприємницькій діяльності або в інших цілях, не пов'язаних з особистим, сімейним, домашнім або іншим подібним використанням, а покупець зобов'язується прийняти товари і сплатити за них певну грошову суму. До договору поставки застосовують загальні правила про договір купівлі-продажу, якщо інше не передбачено договором або не випливає з характеру відносин сторін. Іншими словами поставка — це комерційна купівля-продаж або купівля-продаж у господарському обігу.

Особливості договору поставки такі:

• продавцем (постачальником) за договором поставки є тільки підприємець;

• предметом договору поставки може бути лише майно (товар), що використовується у підприємницькій діяльності (промислової переробки чи комерційного перепродажу);

• строки укладення договору і його виконання, як правило не збігаються. Укладення договору з одночасним чи одномоментним виконанням тягне визнання його договором купівлі-продажу;

• постачальник зобов'язаний передавати товар неодноразово, тобто більше ніж один раз.

Договір поставки, як і договір купівлі-продажу, є кок-сенсуальним, двостороннім і оплатним.

Відповідно до Цивільного кодексу України договір поставки вважається укладеним, коли між сторонами в потрібній у належних випадках формі досягнуто згоди за всіма істотними умовами. В договорі обов'язково обумовлюються кількість, номенклатура (асортимент), якість, строки поставки, ціна товару, відвантажувальні та платіжні реквізити.

Кількість належних до поставки товарів визначається у договорі на основі замовлення покупця. З визначення кількості належної до поставки продукції тісно пов'язане поняття асортименту. Розподіл товарів за окремими групами та співвідношення їх і становлять асортимент. Він обумовлюється або в самому договорі, або в специфікації, яка додається до договору і є його невід'ємною частиною.

Якщо йдеться про поставку продукції, замість терміна "асортимент" іноді вживають рівнозначний термін "номенклатура". Розрізняють асортимент груповий і розгорнутий. Груповий асортимент - - це співвідношення більш-менш значних груп певної продукції, обумовленої в договорі. Розгорнутий (або внутрішньогруповий) асортимент - - це характеристика в договорі окремих груп належної до поставки продукції більш детальними показниками (за артикулами, фасонами, моделями, розмірами тощо).

Однією з істотних умов договору, яка характеризує предмет поставки з погляду придатності до використання за цільовим призначенням, є умова щодо якості продукції.

Якість продукції — це сукупність властивостей і характеристик, які відображають рівень новизни, надійності, довговічність, економічність продукції і зумовлюють здатність її задовольняти відповідно до свого призначення потреби споживачів. У договорі на поставку продукції потрібно зазначити посилання на нормативні документи, що пройшли державну реєстрацію за якістю, за якими буде поставлятися продукція.

Договір може передбачати більш високі вимоги щодо якості продукції порівняно з нормативними документами. Постачальник засвідчує якість продукції відповідним документом, який надсилається покупцеві разом з продукцією, якщо інше не передбачено обов'язковими правилами чи договором.

Продукція, що імпортується та підлягає обов'язковій сертифікації на території України, повинна супроводжуватися сертифікатом, який підтверджує відповідність її обов'язковим вимогам нормативних документів.

У справі забезпечення якості, надійності та довговічності продукції, призначеної для тривалого користування чи зберігання, важливе місце відводиться гарантійним строкам. На вимогу покупця постачальник повинен виправити недоліки, виявлені протягом гарантійного строку, або замінити продукцію доброякісною, або повернути сплачену за неї суму, якщо не доведе, що недоліки виникли внаслідок порушення покупцем правил користування продукцією або зберігання її. Сторони можуть визначити гарантійні строки в договорі, якщо вони не передбачені нормативними документами, і навіть продовжувати вже встановлені гарантійні строки. Виготовлювач гарантує якість продукції в цілому, включаючи складові та комплектуючі вироби.

Надзвичайно важливе значення у договорі поставки має комплектність продукції. Продукція повинна поставлятися комплектне, відповідно до вимог стандартів, технічних умов або прейскурантів. Якщо комплектність не визначена цими документами, вона в необхідних випадках обумовлюється договором.

Також до найважливіших умов договору поставки цивільне законодавство відносить строки поставки. Прийнято поділяти ці строки на загальні та окремі (часткові).

Загальний строк поставки збігається по суті й зі строком дії договору. Якщо загальний строк поставки є відрізком часу, протягом якого постачальник повинен здійснити поставку всієї передбаченої договором кількості продукції, то окремі (часткові) строки визначають поставки продукції частинами, окремими партіями у межах строку дії договору. Ці строки сторони визначають самі, з урахуванням необхідності безперебійного постачання покупців, забезпечення ритмічності поставки та особливостей виробництва. Вони можуть бути квартальними, місячними, декадними тощо.

Істотною умовою договору поставки є ціна. Від ціни та обсягу поставки залежить загальна сума договору. Ціни на продукцію, а також на тару й упаковку встановлюються в порядку, передбаченому законодавством.

Відповідно до вимог стандартів, технічних умов або договору постачальник повинен маркувати продукцію, яку виготовляє. Крім того, на упаковці або безпосередньо на самій продукції слід проставляти товарні знаки, зареєстровані в установленому порядку.

Для забезпечення схоронності продукції при перевезенні або зберіганні її потрібно поставляти у належній тарі чи упаковці. Вимоги щодо якості тари й упаковки визначаються стандартами, технічними умовами або договором. Тара, пакувальні та в'язальні матеріали багаторазового використання, спеціальні контейнери, засоби пакетування підлягають поверненню постачальникові або здачі тарозбиральним організаціям.

Крім визначених умов, у договорі поставки можуть обумовлюватись порядок відвантаження, доставки і здачі продукції покупцеві, порядок розрахунків та інші умови поставки.

Транспортні засоби, що доставили товари в магазин, повинні бути без затримки прийняті й розвантажені. Розвантаження слід здійснювати з дотриманням загальних правил виконання завантажувально-розвантажувальних робіт. Автоконтейнери розвантажують за допомогою гідрокрана, яким обладнаний автомобіль. Товари, покладені на піддони, знімають із автомобіля електронавантажувачем. Колісні контейнери ( тара-устаткування) вивантажують за допомогою коштів, якими обладнаний автомобіль, або ручного водила.

Товари, що доставили в магазин, доставляють у зону приймання. Приймання товарів є однієї з важливих операцій торгово-технологічного процесу магазину й повинна проводитися особами, на яких покладена матеріальна відповідальність. Прийманню й оприбуткуванню підлягають тільки доброякісні товари, що відповідають вимогам стандартів і технічних умов.

Приймання товарів по кількості в супермаркеті «Абсолют» здійснюватися відповідно до правил, установлених в інструкціях «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення й товарів народного споживання по кількості» Установлені цими інструкціями норми застосовуються у всіх випадках, якщо в стандартах, технічних умовах або інших обов'язкових правилах не передбачений інший порядок приймання товарів. Особи, що брати участь у прийманні товарів, повинні добре знати ці документи й уміти ними користуватися.

Приймання товарів за кількістю передбачає звірення маси, числа, місця, одиниць, фактично отриманих товарів з показниками рахунків-фактур, товарно-транспортих накладних і інших супровідних документів.

Товари надходять у роздрібну торговельну мережу без тари, у відкритій або закритій тарі. Строки приймання залежать від:

- фізико-хімічних властивостей товару,

- виду тари, у якій доставлений товар. Продукція, що доставлена без тари,у відкритій і ушкодженій тарі, приймається в момент одержання її від постачальника або зі складу оптового підприємства,продукція, що поставлена в справній закритій тарі, приймається в момент вступу тільки по кількості місць і й масі брутто, а по масі нетто й кількості товарних одиниць у кожнім місці - не пізніше 10 днів з моменту вступу в магазин.

Особливими умовами поставки, договорами може бути передбачене вибіркове приймання по кількості з поширенням результатів перевірки на всю партію.

При виявленні недостачі приймання товарів припиняється, і для подальшого приймання й складання двостороннього акту викликається представник постачальника. Представник одноміського постачальника повинен з'явитися в плині доби, а представник іногороднього постачальника - у плині трьох доби не вважаючи часу проїзду.

У випадку неявки представника постачальника приймання товарів по кількості здійснюється:

- за участю представника іншого промислового підприємства (організації),виділеного його керівником;

- за участю представника громадськості підприємства-одержувача, якого призначає керівник торговельної організації. Суспільні представники затверджуються розв'язком місцевого комітету торговець організації;

- приймання може бути однобічної, якщо на це дана згода постачальника.

В організації приймання товарів велике значення має встановлення часу прибуття й кількість вступників на склад товарів, що дозволяє вчасно підготуватися до приймання.

До підготовчих заходів щодо приймання вантажів на складі ставляться:

- установлення місця розвантаження транспортних засобів, максимально наближеного до приміщення для зберігання;

- визначення необхідної кількості вантажників і розподіл роботи між ними;

- розрахунки необхідного кількості й видів подъемно- транспортного встаткування й підготовка їх до прибуття товарів;

- завчасне визначення місць зберігання, номерів штабелів і т.п. для товарів, що прибувають на склад;

- підготовка документації, пов'язаної з оформленням приймання-здачі товарів.

Характер операцій при прийманні товарів залежить від величини партій товарів що поступили, наявності впакування.

Приймання товарів за якістю проводиться відповідно до вимог, передбачених стандартів, технічних умов, а також по супровідним доку-ментам ( сертифікатам, посвідченням якості) і, як правило шляхом суцільної перевірки. Вибіркове приймання допускається лише у випадках, передбачених стандартами, технічними умовами, умовами договору. Одночасно проводиться приймання тари по кількості, перевіряється комплексність товару, маркування.

Якщо постачальник товарів перебуває в одному місті з покупцем, то приймання по якості ведеться протягом 10 днів з моменту вступу товарів, а якщо постачальник іногородній - протягом 20 днів.

При виявленні невідповідності якості, маркування, що зробило продукції й тари встановленим вимогам одержувач зобов'язано забезпечити зберігання товарів в умовах, що запобігають подальше погіршення їх, викликати для участі в продовженні приймання й складання акту представника постачальника. Строки явки представника такі ж, як і по прийманню товарів по кількості.

Якщо ж представник постачальника не з'явився, то перевірка якості товару проводиться експертом бюро товарних експертиз, представником інспекції по якості, якщо на неї покладений цей обов'язок. Результати приймання оформляються актом.

Забраковані товари ухвалюються на тимчасове зберігання (під охоронну розписку) до розв'язку постачальника про їхнє подальше використання.

Акти про кількісне і якісне приймання служать документами для пред'явлення претензій постачальникові.

З моменту вступу товару до моменту продажу проходить певний час, протягом якого товар зберігається в магазині.

4. Роль інформації в комерційній діяльності

Економічна інформація є основним типом інформації, використовуваному при аналізі тієї або іншої економічної проблеми. Вона може бути розділена на три види: статистику, бухгалтерію й оперативну інформацію. Статистика дає загальну картину стану й розвитку національного господарства, висвітлює хід соціально-політичних процесів у країні або її частинах. При цьому використаються спеціальні методи спостережень і аналізу масових явищ.

Бухгалтерія (бухгалтерська звітність) являє собою спосіб відбиття засобів підприємств і організацій залежно від їхнього стану, розміщення, використання й джерел походження. Вона відбиває процес розвитку підприємства і є основою аналізу його господарсько-фінансової діяльності. Оперативна інформація – це відомості, необхідні для поточної діяльності, для прийняття оперативних рішень. Як оперативна інформація можуть виступати як офіційні статистичні показники, так і неопубліковані дані, що є результатом безпосереднього спостереження, особистого досвіду, різних експериментів і т.д.

Від повноти інформації залежить вірогідність того, чи буде вироблено оптимальний варіант рішення, або той, що має негативні наслідки.

У сучасних умовах зростають вимоги до обґрунтованості управлінських рішень, вироблених на основі точної й достовірної інформації. Часто інформацію ототожнюють з будь-якими відомостями, але менеджеру необхідні не різноманітні звіти, довідки та інші дані, а тільки ті, які потрібні для рішення конкретних завдань. Чим більший обсяг інформації, тим складніше знайти в ньому необхідні відомості. Крім того, якщо менеджер одержав документ, зміст якого вже знає, то з нього він не одержує ніякої інформації. Тому для менеджера інформацією можуть бути тільки нові для нього відомості, зрозумілі для практичного використання. Вони також повинні бути і корисними, сприяти вибору найкращих рішень. Оцінка корисності даних має суб´єктивний характер і багато в чому пов´язана з тим, що менеджер не налаштований на їх розуміння, зосередивши свою увагу на інших питаннях.

Ось чому інформація — це нові відомості, зрозумілі й оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. А зміст інформаційної роботи полягає в тому, щоб зібрати дані і перетворити їх в інформацію, тобто відібрати із них нові і корисні, а також надати їм форму, при якій вони будуть використані у найкоротший час.

До інформаційних матеріалів комерційної організації відносяться:

Відомості про виконання плану товарообігу в структурних підрозділах.

Дані про стан завезення товарів у торгову мережу постачальниками.