Комплексный анализ дела
СОДЕРЖАНИЕ
1. ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
2. Комплексный анализ дела ГАВО. «Циркуляры» Ф.457. Оп. 1. Д. 68 1886 год…..........................
2.1.Архивоведческий анализ…………
2.2. Документоведческий
анализ………………………………………………......
2.3. Делопроизводственный
анализ…………………………………………….......
3. Заключение…..……………………………………………
Список используемой литературы………………………………………………..
Приложения……………………………………………………
1. ВВЕДЕНИЕ
В традиционном понимании архив – это организация, осуществляющая прием и хранение документов с целью ретроспективного их использования.
Юридическое закрепление архива как самостоятельного структурного подразделения было оформлено Петром Первым в Генеральном регламенте 1720 г. С тех пор, вот уже почти три столетия, архивы разных уровней накапливают информацию, закрепленную в документах.
Также хотелось бы сказать немного о Федеральной архивной службе России. В систему Федеральной архивной службы России входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Федеральной архивной службе России, а также органы управления архивным делом субъектов Федерации и подчиненные им учреждения (240 государственных архивов и центров хранения документации).
Так как я пишу курсовую работу во Владимирском областном государственном архиве, хотелось бы рассказать немного о нем.
Владимирский областной государственный архив – это одно из старейших научных учреждений Российской Федерации. Этот архив начал свое существование с 1918 года. Он был создан на основании ленинского декрета «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». Основной базой создания архива послужили документальные материалы бывших губернских учреждений и организаций дореволюционного периода, документальные материалы и печатные издания Владимирской ученой Архивной комиссии.
В век инновационных технологий, когда все автоматизировано, а электронный носитель стал главным символом коммуникаций, архивные документы обрели новую роль. Сегодня это и раритет, и источник уникальной информации, исторических данных, причем, зафиксированных, как правило, на бумажном носителе, что еще более усиливает его ценность.
Решив писать курсовую работу в архиве,
я поставила перед собой
- углубить свои знания по дисциплинам «Архивоведение», «Документоведение» и «Документационное обеспечение управления»,
- научиться работать в читальном зале Владимирского областного архива в качестве пользователя,
- научиться пользоваться научно-справочным аппаратом архива,
- научиться делать архивоведческий, документоведческий и делопроизводственный анализы архивных дел.
2. КОМПЛЕКСНЫЙ АНАЛИЗ ДЕЛА ГАВО.
(«ЦИРКУЛЯРЫ» Ф. 457. ОП. 1. Д. 68. 1886 год)
- Архивоведческий анализ
Не все документы, образующиеся в деятельности учреждения, должны поступать на хранение в архив. Документы организации в соответствии с перечнем документов имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.
Документы, имеющие временный срок хранения, хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Протоколы и документы к ним формируются в разные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Положения,
инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило,
за период календарного года и систематизируется
в хронологической
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела.
Для учета документов определенных
категорий постоянного и
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
На обложке дела (Приложение 1) указываются следующие реквизиты:
- наименование организации (фондообразователя);
- наименование структурного подразделения;
- заголовок дела; дата дела (тома, части);
- количество листов в деле; срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
- наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
- заголовок дела – переносится из номенклатуры дел организации;
- дата дела – указывает год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами;
- архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется черными чернилами только после включения этих дел в описи.
Работая с делом, я заметила что в начале имеется лист пользователя дела (Приложение 2).
В конце дела имеется лист-заверитель дела (Приложение 3) в нем указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается
его составителем. Все последующие
изменения в составе и
Вносят также информацию о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.
В целях обеспечения сохранности
и закрепления порядка
Для учета документов определенных
категорий постоянного и
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
- Документоведческий анализ дела
В данное дело помещены документы только одного вида – письма. Письмо – это основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами.
Письмо – основа управленческих коммуникаций оно должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Оптимальный объем текста в письме – 1, 2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.
Принято выделять следующие виды деловых писем:
по тематическому признаку
1. Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:
- письмо-предложение – заявление лица о желании заключить сделку с указанием
конкретных условий сделки;
- письмо-запрос – обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как
правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
- рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила
принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
2. Некоммерческие (собственно
деловые письма) – используются
при решении различных
- благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
- гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
- информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление)
предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
- письмо-напоминание – содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
- письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
- письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
- письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
- письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
- письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
- сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
По функциональному признаку
- Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
- Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
- Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация,
письмо-просьба, письмо-обращение).
- Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение,
сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
По признаку получателя:
- Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
- Обычные письма – адресованные одному конкретному получателю.
По композиционному признаку деловые письма бывают:
- Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
- Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.
- По структуре выделяют следующие деловые письма:
- Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
- Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме,
не имеют установленного образца.
По форме отправления деловые письма:
- Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.
- Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
- Факсовые – отправленные по факсу.
Письма XIX века немного отличаются от писем нашего времени:
- Текст документа предписывалось разделять на заглавие («приступ»), где излагалась
причина издания документа, «изложение обстоятельств» и заключение, в котором давались распоряжения или предписания, высказывались мнение или жалоба. Регламентировалась и лексика отдельных видов документов, формировались устойчивые словосочетания..
- Мы используем в основном чернильные печати, а в XIX веке присутствовали и
сургучные (Приложение 4). Сургуч представляет собой при обыкновенной температуре твёрдую различного цвета массу, плавящуюся при сравнительно небольшом нагревании и в жидком или полужидком состоянии способную склеивать. Сургуч – изобретение индийское и стал известен в Европе в средних веках, куда перешёл, по-видимому, из Испании, как показывает его раннее французское название (фр. cire d’Espagne). Изначально сургуч использовался для запечатывания так называемых «закрытых писем», а позднее (приблизительно с XVI века) и конвертов. В России сургучные печати стали употребляться с конца XVII века. Сургуч также применяли для создания впечатления скрепления печатью важных документов или для герметичного уплотнения сосудов, например, для уплотнения клапанов кларнета. Хотя теперь сургуч используется в основном в декоративных целях, раньше он применялся для того, чтобы гарантировать подлинность содержимого конверта. 3. Справочные данные почти отсутствовали из них можно наблюдать только город, сейчас это 14 реквизит-наименование места издания документа (Приложение 5). На современных документах указываются следующие справочные данные об организации: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
4. Название вышестоящих организаций в некоторых случаях писали сокращенно (Приложение 5), т. е. аббревиатурами.
5. Во всех документах XIX века реквизит «адресат» указывался в правом углу листа. Причём, правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях разных учреждений и низших с высшими, адресат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат»; если обращались вышестоящие к нижестоящим, то и адресат писался в дательном падеже: «Уездному суду», «Губернскому правлению»; Если документ адресовался конкретному лицу или нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему, указывался титул последнего: «его превосходительству»; в сношениях разных между собой властей и старших с младшими титул опускался.
6. Заголовок к тексту писался почти так же, как в наше время, но немного ниже и подчеркивался.
Но были и сходства в данных документах разного времени:
1. Имели место трафаретные
2. Также на некоторых письмах
можно увидеть гриф
В наше время он присутствует на документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа. В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.
3. Уже мы можем видеть входящий регистрационный номер документа (Приложение 8). О нем я подробно напишу в следующем разделе. Проведя документоведческий анализ дела, я выявила сходства и отличия документов XIX века (Приложение 8) от документов нашего времени. В Приложении 9 привожу пример того, как то же самое письмо должно выглядеть в наше время, согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Современные требования к оформлению
документов фиксируются в государственных
стандартах, в частности правила оформления
организационно-
Требования к оформлению документов". Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе.
В разделе 2 данного ГОСТа определен состав реквизитов, включающий 30 наименований. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа.
В данном деле присутствует только один вид документа – письмо.
Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
01 - Государственный герб;
02 - герб субъекта РФ;
03 - эмблема организации;
04 - код организации;
05 - основной государственный
06 - идентификационный номер
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 - адресат;
18 - заголовок к тексту;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
25 - оттиск печати;
27 - отметка об исполнителе;
30 - идентификатор электронной
Реквизиты 07 - код формы документа, 10 - наименование вида документа, 14 - место составления или издания документа, 16 - гриф утверждения документа, 23 - гриф согласования документа, 24 - визы согласования документа, 26 - отметка о заверении копии при составлении и оформлении делового письма не используются.
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется
делопроизводством.
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения, и так в ходе работы с документами появляются следующие отметки:
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка – отметка о поступлении документа, она фиксирующет факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учётного номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа. Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
- Комплексный анализ деятельности
- Комплексный анализ деятельности компании
- Комплексный анализ деятельности малого предприятия
- Комплексный анализ деятельности ОАО «ТрансКредитБанк»
- Комплексный анализ деятельности ООО «ПромТрансБанка»
- Комплексный анализ деятельности организации
- Комплексный анализ деятельности организации
- Комплексный анализ
- Комплексный анализ
- Комплексный анализ
- Комплексный анализ активов и пассивов бухгалтерского баланса
- Комплексный анализ активов и пассивов бухгалтерского баланса
- Комплексный анализ внешней и внутренней среды на предприятии ООО“ НПП Контакт”
- Комплексный анализ в управлении фирмой
