Консервація та реставрація документів як складові збереження бібліотечних фондів

МІНІСТЕРСТВО  КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

ВІДОКРЕМЛЕНИЙ ПІДРОЗДІЛ «МИКОЛАЇВСЬКА ФІЛІЯ  КИЇВСЬКОГО НАЦІОНАЛЬНОГО УНІВЕРСИТЕТУ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ» 

Факультет менеджменту і бізнесу 

Кафедра документознавства та інформаційних  систем 
 
 
 

Курсова робота

з навчальної дисципліни «Фондознавство»

на тему: 

«Консервація  та реставрація документів як складові збереження бібліотечних фондів» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Виконала: студентка

групи КББ-2(ДФН)

Науковий  керівник:

к.п.н.,доцент 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Миколаїв-2012

ЗМІСТ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
ВСТУП

Актуальність  теми дослідження.

     Багата інтелектуальна спадщина України розосереджена у фондах тисяч бібліотек, що відповідають за забезпечення збереження і доступності документів, створених на різних носіях за допомогою різних засобів запису інформації. Всі документи з часом втрачають свої експлуатаційні властивості через їх активне використання, природне старіння матеріального носія, або внаслідок несприятливих умов зберігання, аварійних і надзвичайних ситуацій. Тому завдання збереження цінних інформаційних ресурсів, які забезпечують поступовий розвиток України, набуває особливої значущості і важливості. 
     Забезпечення збереження бібліотечних фондів – це безперервний процес, який починається з моменту надходження документа до бібліотеки і триває весь час його зберігання та використання. Питання збереження бібліотечних фондів – питання світового значення. Міжнародна Федерація бібліотечних асоціацій (ІФЛА) ще в 1984 р. ухвалила програму "Збереження та консервація", яка спрямована на розроблення правил зберігання та використання бібліотечних фондів. Організацією Об’єднаних Націй (ЮНЕСКО) були ухвалені "Директиви можливих міжнародних дій щодо збереження бібліотечних матеріалів". ІФЛА разом з ЮНЕСКО розробила документ "Планування заходів щодо забезпечення готовності до стихійного лиха, природних катастроф та ліквідації їх наслідків у бібліотеках та архівах". У рамках цього проекту в багатьох країнах світу (Росія, Франція, Канада, Японія, Індія) були створені національні програми щодо забезпечення збереження бібліотечних фондів. Такий документ було розроблено і в Україні. Це міжвідомча "Програма збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 роки", затверджена Постановою Кабінету Міністрів України в 1999 році. Державним замовником робіт з виконання Програми було визначено Міністерство культури і мистецтв України (МКіМ України), а організаційно-методичне, координаційне та матеріальне забезпечення, відповідно до чинного законодавства здійснювала Національна парламентська бібліотека України (НПБ України). Основними завданнями Програми були такі: державний облік документів, які є національним культурним надбанням; консервація і репрографія бібліотечних та архівних фондів, зокрема, аналіз їх фізичного стану, проведення низки досліджень; охорона бібліотечних та архівних фондів, кадрове та технічне забезпечення. 
Проте, Програма була виконана лише частково і бібліотечним фондам продовжує загрожувати руйнування. У найгіршому стані перебувають видання другої половини XIX - початку XX століття, надруковані на кислотному папері. Сьогодні проблема збереження фондів далека від вирішення. На те є низка об’єктивних причин. Практично у всіх бібліотеках немає умов для виконання нормативних вимог до зберігання: сховища бібліотек переповнені, в них немає систем кондиціонування повітря і вентиляції. Бібліотеки не забезпечені належним чином системою охорони, сигналізації, пожежогасінні. Відсутні обладнання для масової консервації фондів, а також необхідні інструменти і матеріали для реставраційних робіт. Відчувається гострий брак кваліфікованих спеціалістів-реставраторів. Тому немає можливості використовувати нові технології і методи, розроблені найбільшими бібліотеками миру. Проблема посилюється недостатньою захищеністю бібліотечного фонду українським законодавством. В умовах складної криміногенної ситуації в країні, а також підвищеного риску природних і техногенних катастроф, зростає загроза фізичної втрати значущої частини культурної і інформаційної спадщини України.  
Мета дослідження – проаналізувати методи і технології консервації і реставрації документів на сучасному етапі.

Об`єкт  дослідження – зберігання документів.

Предмет дослідження – правова основа, теоретико-методологічні засади, форми і методи консервації і реставрації документів.

  Для досягнення цієї цілі у роботі намічено виконати наступні завдання:

   – дати поняття "консервація" і "реставрація", прослідкувати історію питання;  
– проаналізувати правове забезпечення, напрямки та сучасний стан збереження документних ресурсів в Україні; 
– надати характеристику чинникам, що впливають на збереження документів та вимогам, які пред’являються до зберігання документів; 
– дати оцінку сучасним методам консервації документів; 
– надати характеристику превентивної, фазової консервації як перспективної технології зберігання документів; 
– проаналізувати основні правили та методи реставрації документів. 
Методи дослідження: науковий, аналітичний, історичний, порівняний метод.

   Структура роботи складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаної літератури(32 найменування).

   У вступі визначено актуальність теми дослідження, мету дослідження, об’єкт дослідження, предмет дослідження, завдання дослідження та методи дослідження.

   У першому розділі надано поняття "консервація" і "реставрація", аналіз правового забезпечення, сучасного стану і напрямків роботи зі збереження документів в Україні.

   У другому розділі розкрито зміст і фактори, які впливають на консервацію документів, проаналізовані сучасні методи і технології консервації документів.

   Третій  розділ присвячено реставрації документів.

   Висновки  містять узагальнені дані про  те, що  першочерговим завданням є розробка і затвердження нової Національної програми збереження бібліотечних фондів.

 РОЗДІЛ 1. Загальні положення щодо консервації і реставрації документів 
1.1 Поняття "консервація" і "реставрація", історія питання

 
       Відповідно до міждержавного ГОСТ 7.48–2002 "консервація документів – це забезпечення зберігання документів на різних носіях за допомогою дотримання відповідного режиму зберігання, стабілізації і реставрації і виготовлення копії", "реставрація означає відновлення експлуатаційних властивостей, а також форми і зовнішнього вигляду документа" [12]. Міждержавний ГОСТ 7.48–2002 встановлює загальні положення щодо консервації, стабілізації і реставрації документів, зокрема, "консервація документів забезпечує їх збереження за допомогою режиму зберігання, стабілізації, реставрації і виготовлення копій". Консервацію документів виконують, встановлюючи пріоритети відповідно до унікальності, історико-культурної значущості, стану і частоти використання документів. Консервацію документів виконують особи, що мають спеціальну підготовку. Стабілізацію і реставрацію документів виконують з урахуванням характеру і ступеня пошкоджень, умов подальшої експлуатації, максимально зберігаючи ознаки достовірності документів і не створюючи утруднень для використання[11]. 
       Проблема консервації стала актуальнішою з винаходом книгодрукування. Із збільшенням кількості книг почали ускладнюватися і завдання їх зберігання. Зокрема, один з авторів указував, що вологість – найбільш небезпечний ворог для книг, і радив зберігати їх тільки на середніх поверхах, застерігаючи від впливу "вологих" західних і південних вітрів [2, с. 521]. 
      Важливий внесок до збереження документів, що дійшли до нашого часу, внесли М.В.Ломоносов, В.Н.Татищев, А.І.Богданов і інші видатні діячі науки і культури. Початок XX ст. можна вважати часом зародження теорії по вивченню питань збереження книг. Погляди теоретиків бібліотечної справи змінювалися відповідно до соціально-економічного стану в суспільстві в той або інший історичний період. Важливе значення для теоретичного осмислення даних проблем мають наукові праці Л.Б.Хавкіної. В програму занять перших курсів з бібліотечної справи, які вона відкрила в Москві в 1913 р., входили і її лекції зі "збереження" книжкового майна, включаючи чищення і дезінфекції книг. Л.Б.Хавкіній належить велика кількість наукових статей по цій темі, в яких вона підкреслювала особливу роль і значення запобіжних засобів в забезпеченні збереження фондів. Першопричиною руйнування і зараження книг Л.Б.Хавкіна вважала пил і грязь, тому прибирання і провітрювання приміщень вона визнавала невід’ємною складовою частиною забезпечення збереження фондів. Автор відзначала, що генеральне прибирання необхідне, щоб видалити пил, який шкідливий як для осіб, дотичних з книгами, так і для самих книг. Велике значення вона надавала стану палітурки. Для зберігання видань малого формату нею пропонувалося застосування коробок з відкидними кришками. Для попередження руйнування книг слід "лагодити" їх при виявленні хоч би щонайменшої несправності, наприклад, якщо випадає листок або відривається корінець палітурки. У періоди епідемій віспи, тифу, дифтерії і інших інфекційних захворювань вважалося необхідним попереджувальна дезінфекція книг, особливе проведення їх дезінфекції при поверненні від хворих читачів. Важливе значення приділялося і попередженню бібліотечних пожеж. Хавкіна, зокрема, вказувала: "У книгосховищі повинна бути проведена вода і влаштована значна кількість пожежних рукавів. Корисно також тримати в запасі гасителі, що розвивають вуглекислоту" [22, с. 88–90]. 
Аналіз робіт Л.Б.Хавкіної дозволяє зробити висновок про те, що автор ототожнювала поняття "збереження" і "гігієна книги", але все-таки основоположними в забезпеченні збереження вона вважала запобіжні засоби. Так, в статті "Гігієна книг" було зроблено важливий висновок: "Взагалі ж щодо гігієни бібліотечних книг потрібно пам’ятати, що запобіжні засоби набагато легко проводити і вони дають кращі результати, чим заходи боротьби з бідою, яка вже є, і найпершою і найважливішою мірою є дотримання чистоти".

        Післяреволюційний період характеризувався значним надходженням книг з ліквідованих установ в бібліотеки. У 1918 р. був виданий відомий декрет, відповідно до якого всі бібліотеки і книгосховища були узяті під охорону держави. У 30-і роки прийнята постанова "Про відповідальність за збереження бібліотечного фонду", в якій рішенню завдань фізичного збереження книжкових фондів надається самостійне, важливе значення. Почалася організація в бібліотеках спеціалізованих підрозділів, покликаних вирішувати питання збереження книжкових багатств, з’явилися теоретичні розробки в цьому напрямі. Ю.М.Григор’єв підкреслював, що для збереження фондів "необхідне з'ясування, вивчення і усунення всіх тих причин, які викликають передчасну ветхість книг", і для вирішення цього завдання спеціальними знаннями повинні опанувати не тільки наукові співробітники, але і бібліотекарі [30]. Проблеми консервації документів розглядали на конференції архівістів в Дрездені (1899р.) і Міжнародному конгресі бібліотек в Парижі (1900 р.). Проте серйозні дослідження в даній області стали проводитися лише після Першої світової війни. Цікаві розробки були здійснені в США, Великобританії, Італії, Франції, Росії, Швеції, Германії, Індії. Деякі з відкритих тоді методів консервації і реставрації книг складають основу сучасних знань про консервацію документів, зокрема, тести, що виявляють чистоту целюлози і міцність паперу, вміст в ній целюлози і міді. Цією проблемою почали займатися на міжнародному рівні після створення таких організацій, як ЮНЕСКО, ІФЛА. Найбільш крупні наукові дослідження в області консервації документів проводять: у США – лабораторія Бероу (Річмонд), Національне бюро стандартів (Вашингтон), Інститут хімії паперу (шт. Вісконсін), Вища бібліотечна школа університету (Чікаго), Інститут досліджень паперу (Нью-Йорк); у Великобританії – Наукова лабораторія Британського музею і Королівський коледж; у Франції – Лабораторія кріптогамних рослин Національного музею природознавства і Національного архіву; у Італії – Центральна національна бібліотека, Інститут патології книги і Міжнародна рада музеїв; у КНР – Науковий центр по деревині при Раді науково-технічних досліджень; у Росії – РДБ (Науково-дослідний центр консервації документів – НДЦКД)), РНБ (Федеральний центр консервації бібліотечних фондів – ФЦКБД), Бібліотека Академії наук; а також Національний архів в Індії, Рада науково-технічних досліджень в Австралії і т.д.[2,с.522–523].  

1.2 Правове забезпечення, напрямки та сучасний  стан збереження  документних ресурсів  в Україні

 
      Діяльність бібліотек України здійснюється в рамках Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу", прийнятого у 1995 р. і переглянутого у 2000 р. Згідно з цим документом "основою державної політики в галузі бібліотечної справи є реалізація прав громадян на забезпечення загальної доступності до інформації та культурних цінностей, що зберігаються та надаються в тимчасове користування бібліотеками". Ця позиція невід'ємно пов'язана із статтею 16 "Бібліотечні фонди". За цією статтею Закону цінні, рідкісні документи та колекції мають включатися до Державного реєстру національного культурного надбання, Для таких документів відповідно до Закону має створюватися особливий режим зберігання та використання [9, с.5–6]. 
      Регламентація збереження бібліотечних фондів враховувала рекомендації міжнародних професійних організацій, досвід бібліотечного будівництва в розвинутих країнах. Ст. 17 Закону передбачено необхідність передавання маловживаних, але цінних у науковому та художньому відношенні документів до бібліотек-депозитаріїв. У 1997 р. наказом МКіМ було затверджено Положення про систему депозитарного зберігання в Україні. 
Окрема ст.18 Закону присвячена таким важливим питанням, як облік, зберігання і використання бібліотечних фондів. Згідно з означеною статтею ці процеси здійснюються відповідно до правил, затверджених МКіМ, до стандартів, технічних умов та інших нормативних документів. Національною парламентською бібліотекою України (НПБ) розроблена нова Інструкція з обліку бібліотечних фондів, в якій визначені основні одиниці та систему обліку бібліотечного фонду, порядок і види обліку фонду [9, с.7]. 
Забезпечення збереженості документів у процесі використання в Україні поки ще регламентується лише "Типовими правилами користування бібліотеками в Україні", затвердженими МКіМ в 1999 р., де зафіксовані права і обов'язки користувачів стосовно документів, наданих для користування. Правила поширюються на всі бібліотечні установи країни незалежно від їх відомчого підпорядкування. На виконання міжнародних Директив Україна спеціальним законом у 1999 р. затвердила "Програму збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000 – 2005 рр.". Цей важливий документ закріпив основи державної політики у розв'язанні проблем зберігання, реставрації та консервації бібліотечних фондів, відображення цінних і рідкісних видань з фондів український бібліотек у міжнародних програмах.

      Основними засадами Програми стали: координація роботи установ і організацій у справі обліку, консервації, репрографії бібліотечних фондів; координування фінансових, матеріально-технічних і трудових ресурсів для забезпечення довготривалого збереження документів та їх використання; залучення наукового потенціалу для розроблення та впровадження новітніх технологій консервації та репрографії; створення системи єдиного загальнодержавного обліку документальних пам'яток національного культурного надбання, зокрема старовинних рукописів, рідкісних і цінних видань; створення міжвідомчих центрів консервації та репрографії при НБ ім. В. Вернадського, НПБ, Львівській науковій бібліотеці ім. В.Стефаника, ХДНБ ім. В.Короленка, Одеській державній науковій бібліотеці ім. О.Горького, а також галузевих і регіональних служб репрографії та ремонтно-палітурних робіт при обласних універсальних наукових та відомчих бібліотеках; забезпечення безпеки для фондів бібліотек; створення системи підготовки і перепідготовки кваліфікованих спеціалістів – хранителів і реставраторів [21]. Під час реалізації Закону були створені відповідні умови і розпочата робота по забезпеченню державної реєстрації рідкісних і цінних документів та рукописів. Ії основним регламентом була Інструкція "Про порядок відбору цінних, рідкісних документів та колекцій (зібрань) з бібліотечних фондів до Державного реєстру національного культурного надбання", затверджена наказом МКіМ 12.12.2001р. 
В Інструкції визначено основні групи документів для включення до Державного реєстру, порядок відбору документів і проведення певних робіт. Вона поширюється на мережу діючих бібліотек усіх форм власності та підпорядкування. Для успішного впровадження Інструкції підготовлено відповідні методичні рекомендації, розроблено спеціальну програму здійснення реєстрації в автоматизованому режимі. Найбільшим бібліотекам було передано комплекти комп’ютерного обладнання. У бібліотеках розпочалася дуже важлива, складна, тривала робота щодо створення Державного реєстру національного культурного надбання. Слід зазначити, що робота зі створення Державного реєстру мала великий позитивний вплив на діяльність бібліотек України. Розпочалася робота щодо вивчення фондів окремих бібліотек, а згодом – і регіонів в цілому. Значний обсяг наукової роботи з виявлення, вивчення та аналізу рідкісних і цінних видань виконала протягом останніх п’яти років ХДНБ ім. В.Г.Короленка. Це дослідження "Колекції пам’яток друку та писемності у фондах ХДНБ", "Документні ресурси ХДНБ з техніки: становлення та розвиток", "Місцеві видання з техніки до 1917 р. у фондах наукових бібліотек Харкова", "Документний фонд ХДНБ ім. В.Г.Короленка з бібліотечної справи, бібліотекознавства, книгознавства", "Українська книга та періодичні видання у фондах державних бібліотек та музеїв України" [34]. Активно працювали зі своїми фондами і регіональні бібліотеки. На виконання "Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 рр." також були розроблені регіональні програми збереження в усіх областях країни і в АРК. Усі державні та обласні бібліотеки описували свої рідкісні та цінні видання для формування Державного реєстру національного культурного надбання.. 
       Відповідно до регіональних Програм збереження переважна більшість ОУНБ вивчали фізичний стан фондів своїх бібліотек. Спеціалісти ХДНБ провели дослідження "Фізичний стан газетних фондів ХДНБ 1918-1930рр", "Фізичний стан газетних фондів ХДНБ і центральна преса: 1919-1930рр" [9, с.17]. 
       Фахівці НПБ працюють над пакетом нормативних чинників з питань оцифрування документів. Розроблення відповідних документів проводиться згідно з діючим законодавством України, зокрема з питань авторського права. Бібліотека також розпочала реалізацію проекту створення фонду електронних видань. У першу чергу оцифруванню підлягають ті рідкісні та цінні видання "україніки" на кислотному папері, які знаходяться в незадовільному фізичному стані, користуються підвищеним попитом користувачів та не підлягають реставрації. У 2004 році в рамках завдань Програми НПБ відповідно до чинного законодавства уклала угоди на проведення наукових досліджень з таких питань: старіння матеріальної основи документів з Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства; впливу екологічних умов на стан збереження документів (з Національною бібліотекою України ім. В.І.Вернадського) [9, с. 37–42]. 
       Другим завданням Програми є здійснення консервації та репрографії бібліотечних і архівних фондів; проведення наукових досліджень, створення міжвідомчих центрів консервації та репрографії. НПБ України розроблено "Положення про службу репрографії та оцифрування документів". Воно передбачає переведення документів, що знаходяться в бібліотеках і архівах, з традиційних носіїв на інші друковані носії (ксерокопії), а також мікроносії (мікрофільми, магнітні та оптичні диски). Функцією такої служби є також виконання ремонтно-палітурних робіт із частковою реставрацією окремих аркушів документів. Бібліотеки національного і державного рівнів в рамках Програми одержали також комплекти обладнання для міжвідомчих центрів консервації та репрографії. Одним із напрямків роботи зі збереження документних ресурсів є створення страхових фондів шляхом мікрофільмування запису на оптичні диски, носії тощо. Страховий фонд створюється з метою виключення з процесу обслуговування користувачів оригіналів документів особливого історико-культурного значення, захисту пам'яток друку і писемності, документів, що користуються підвищеним попитом, а також груп документів, фізичний стан яких є незадовільним.  
       Державні наукові, регіональні бібліотеки проводять багато іншої роботи по консервації і реставрації документів. Аналіз роботи зі збереження фондів показав, що поряд із традиційними технологіями в практику діяльності бібліотек Украйні впроваджуються нові технології – перш за все – оцифрування видань із власних фондів. Перетворення аналогової інформації у цифрову – повільний і дорогий процес. Але він іде у бібліотеках, тому, що цифрова копія документу – це високоякісна заміна оригіналу, яка забезпечує швидкий і недорогий доступ до документу будь-кому, хто користується послугами Інтернету. Бібліотеки світу давно працюють в цьому напрямку.

       У найбільших бібліотеках України склалася захисна система збереження фондів, що функціонує за такими основними напрямками: організація контрольно-пропускного режиму, забезпечення охорони фондів від несанкціонованого винесення, розкрадання та навмисного пошкодження документів; організація обліку фонду; забезпечення збереженості документів під час їх обробки, використання та перебування у фондосховищах; створення оптимальних умов зберігання (світловий, термогігрометричний та санітарно-гігієнічний режим); створення системи протипожежної безпеки; організація системи контролю за станом приміщень та своєчасні ремонтні заходи; створення цифрових копій для надання у користування замість оригіналів. 
       Рівень роботи по збереженню фондів у бібліотеках різний. На жаль, більшість книгосховищ не відповідає сучасним вимогам. Стандарти, які визначають межі зони безпеки за відносною вологістю і температурою, зазвичай, не витримуються. На сьогодні у багатьох бібліотеках фондосховища зовсім не опалюються, практично 30% бібліотек в регіонах потребують капітального ремонту Відсутність можливості забезпечення оптимальних термогігрометричних умов зберігання фондів, нестабільність внутрішнього клімату прискорюють старіння документів, призводять до пошкодження масивів літератури пліснявою. Норми завантаженості стелажів не виконуються. Відсутність фінансових коштів не дозволяє поки що виправити становище. Роботи з дезінфекції виконуються вручну, дезкамери в бібліотеках відсутні, тому темпи і обсяги санітарно-гігієнічних заходів не відповідають сучасним вимогам. Неполадки в системах водопостачання та каналізації теж не сприяють підтриманню оптимального санітарно-гігієнічного режиму. Не менш важливе значення для збереженості фондів має чітко налагоджена система протипожежної безпеки. Стан її в бібліотеках різний, в основному незадовільний. Впровадження сучасних електронних засобів контролю, таких як штрихове кодування, апарати-фіксатори на випадок несанкціонованого винесення документів, апарати відеоспостереження у зонах обслуговування користувачів (читальні зали, зони відкритого доступу) через брак фінансів залишається невирішеною проблемою. 
       Комп’ютерні технології також впроваджуються у бібліотеках Україні по-різному, хоча відомо, що з придбанням бібліотеками потужних ксерокопіювальних апаратів зменшується кількість зіпсованих видань. Використання електронної пошти дозволило впровадити електронну доставку документів, таким чином залишаючи в бібліотеці єдиний примірник. 
      Як позитивне, слід відмітити, по-перше, затвердження Програми на державному рівні є визнанням з боку держави значущості та актуальності визначених проблем; по-друге, створення Міжвідомчої координаційної ради сприяло взаємодії бібліотек різних форм власності та архівів у реалізації завдань Програми; по-третє, фінансування на державному рівні, навіть дуже незначне, дозволило розпочати роботу зі створення Державного реєстру, закупити бібліотекам загальнодержавного значення технічне обладнання для створення страхового фонду документів, залучити потенціал науково-дослідних установ, відомств, які беруть участь у реалізації завдань Програми, до проведення наукових досліджень та підготовки за їх результатами методичних рекомендацій для бібліотек та архівів, розробити навчальні програми курсів, лекцій, практичних занять з питань збереження документів, їх реставрації та репрографії. Програма стала величезним стимулом у діяльності бібліотек щодо розроблення регіональних програм, вивчення своїх фондів, виділення окремих підрозділів для цінних і рідкісних видань. 
У той же час слід визнати , що обсяги фінансування Програми не відповідали поставленим завданням. Терміни, встановлені для створення Державного реєстру національного культурного надбання не відповідають реальним термінам здійснення цієї важливої довготривалої роботи. Невирішеними залишаються проблеми консервації фондів та створення страхового фонду документів, безпеки фондів, збереження фондів у процесі використання, обліку та кадрового забезпечення збереження фондів. 
         Отже, можна констатувати, що створення нормативно-правової бази і сама робота по забезпеченню збереження інформаційно-бібліотечних ресурсів триває. Існує певна система законодавчих і підзаконних актів, які регламентують діяльність бібліотек за цим напрямком. Проте таку систему не можна вважати досконалою. Наявні документи, потребують коректування, розробка інших є загальною необхідністю. 
 
 

РОЗДІЛ 2. Зміст і фактори консервації документів

2.1 Чинники, що впливають  на зберігання  документів. Вимоги  до зберігання  документів

       У широкому розумінні термін "зберігання" охоплює управлінські, адміністративні, фінансові та кадрові чинники, необхідні для гарантії утримання фондів у належному стані. Чинники, що становлять загрозу для друкованої продукції, часто добре відомі, однак не завжди усвідомлюються наслідки їхнього ігнорування. Передусім будівлі бібліотек, архівів потрібно розміщувати у місцях, віддалених від пожежонебезпечних об’єктів (автозаправних станцій, нафтосховищ), об’єктів, що забруднюють повітря газами й пилом (шосейних доріг, ТЕЦ тощо), або є потенційним джерелом поширення гризунів (базари). Однак, відомо, що немало бібліотек розташовано у зоні ризику, що призводить до прискорення процесів руйнування друкованої продукції [31,с.34–36]. Вплив таких факторів, як температура, вологість, освітленість, стан атмосферного повітря і шкідливі домішки в повітрі можуть викликати або стимулювати реакції руйнування. 
Особливої уваги заслуговує забезпечення довгочасної збереженості особливо цінних документів та документів архівного зберігання. Його вирішення потребує всебічного урахування таких факторів, як потенційна тривкість і природне старіння матеріалів та засобів запису інформації; доцільність відновлювально-реставраційних робіт; особливість зберігання, використання та копіювання. Термін збереженості особливо цінних документів залежить від створення та підтримання постійних оптимальних мікрокліматичних умов у сховищах і від правильної організації контрольно-профілактичних робіт під час надходження та у процесі зберігання й копіювання. 
Найважливішою й обов’язковою умовою забезпечення довгочасної збереженості документів є режим зберігання, коли помірне природне старіння носія інформації та засобів її нанесення передбачається науково обґрунтованими нормами. Режим зберігання включає: волого-температурний, світловий, санітарно-гігієнічний, у т.ч. біологічна безпека документів. 
       Приміщення фондосховищ мають бути оснащені системою кондиціювання повітря або припливо-витяжною вентиляцією, їх обладнують пожежною й охороною сигналізацією та системою пожежогасіння, фондосховища мають бути досить просторими для зручного розташування стелажів та роботи з документами[11,с.24–30]. Значно зростає вразливість документів і під час їхнього копіювання, кіно - та телезйомок, коли збільшуються світловий та тепловий вплив, а також механічне навантаження на них. У зв'язку з цим хранитель фондів повинен особисто визначати необхідність та черговість цих робіт, контролювати технологію їхнього виконання. Під час експонування документів необхідно суворо дотримуватися правил, що дозволяє запобігти їхньому пошкодженню. Для запобігання механічним пошкодженням документів при копіюванні слід уникати недбалого розкриття або вирівнювання поверхні аркушів, особливо в книжкових блоках на безшвейному кріпленні за допомогою клею. Якщо блок розкривається важко, його треба розгортати не більше, як на 100-110° [18, с. 9]. 
        Під час будь-якого переміщення фондів необхідно суворо дотримуватися вимог щодо забезпечення фізичної збереженості документів, Документи мають бути ізольовані від проникнення вологи, пилу, сонячного проміння, біошкідників та захищені від механічних пошкоджень і крадіжок. При переміщенні документів застосовують вантажні ліфти, транспортери, підйомники, візки, які підлягають обов'язковому плановому профілактичному огляду та ремонту. За межі бібліотеки й архіву документи вивозять тільки ретельно упакованими й у закритому, чистому транспортному засобі з дерев’яним помостом на підлозі або, у крайньому випадку, у відкритих машинах, де їх укривають брезентом. Не дозволяється транспортування документів у сиру погоду [18,с.11]. Для забезпечення збереженості документів під час ремонту слід дотримуватися таких правил: до початку ремонту стелажі з документами щільно укривати пакувальним папером або іншими матеріалами, що захищають документи від пилу, бруду та зволоження; приміщення своєчасно й старанно звільняти від будівельного сміття; під час ремонту влаштовувати протягові провітрювання приміщень; ремонтні роботи виконувати із застосуванням прискореного висушування пофарбованих поверхонь; після ремонту здійснювати санітарно-гігієнічну обробку приміщень і документів. Світло необхідне для роботи з документами й разом з тим є одним із найнебезпечніших факторів руйнування їхніх матеріалів. Найбільшою руйнівною дією характеризується короткохвильова частина спектра - ультрафіолетове випромінювання. Природне денне освітлення та світло люмінесцентних ламп прискорюють процес старіння матеріальної основи документа та тексту. Внаслідок нагрівання лампами розжарювання документні матеріали жовтіють та втрачають механічну міцність. Особливо вразливим до дії світла є газетний папір з деревної маси. Тому слід дотримуватися вимог, які передбачені стандартами і методичними порадами [3, с.123].

          З усіх факторів, що спричинюють деструктивні зміни документних матеріалів, основним є вологість. Оскільки здатність повітря утримувати більшу або меншу кількість водяної пари залежить від температури, дія вологості пов'язана саме з нею. Надмірна вологість повітря викликає збільшення вмісту вологи в матеріалах органічного походження й створює сприятливі умови для розвитку біошкідників. При недостатній вологості органічні матеріали пересихають, втрачають еластичність, стають крихкими, ламкими. 
         Досить значним чинником, що прискорює процес старіння паперу, є підвищена температура. Папір, виготовлений з великим вмістом неволокнистих речовин (смола, лігнін, віск тощо), істотно змінює свій колір – жовтіє, буріє. Найбільш небезпечними для збереження документів є різкі добові та сезонні коливання відносної вологості й температури повітря сховищ. Внаслідок таких коливань папір втрачає значну частину напруги та гігроскопічні властивості, що призводить до його пошкодження. Через коливання температури та відносної вологості повітря сховищ на поверхні документів та обладнанні утворюється конденсат, що сприяє розвитку плісняви. У зв’язку з цим суворо регламентуються відхилення від нормативних термо-гігрометричних параметрів повітря. Вони складають для температури – ±2° С, для відносної вологості – ±5% [25, с. 128–131]. 
Система кондиціювання повітря має бути розрахована на очищення повітря, що надходить у приміщення, його нагрівання (до 18° С) або охолодження влітку, зволоження у спеціальній камері й розподілення внутрішніми каналами будівлі. У фондосховищах, не обладнаних якісною вентиляційною системою, значення провітрювання (аерації) для підтримання нормативних волого-температурних умов дуже велике. Провітрювання сховищ проводять шляхом природної вентиляції за допомогою вікон, кватирок та фрамуг, враховуючи зовнішні метеорологічні умови та особливості мікроклімату приміщень. Чим більша різниця температур зовнішнього й внутрішнього повітря, тим провітрювання мусить бути більш обережним і нетривалим. У разі підвищення вологості повітря у сховищі провітрювання дозволяється лише за умови, коли відносна вологість зовнішнього повітря нижча за відносну вологість повітря приміщення й ураховані температурні показники [11, с.21–24]. Під час організації природного провітрювання сховищ важливо враховувати можливість ураження документів біошкідниками внаслідок залітання комах та проникнення спор плісеневих грибів разом з пилом зовнішнього повітря. Для того, щоб запобігти цьому, вікна, кватирки та фрамуги, що відчиняються, треба захищати рамами, затягнутими марлею, капроновою або металевою дрібновічковою сіткою з діаметром вічок не більше 0,5 мм.[11, с.26–29] Санітарно-гігієнічний режим зберігання документів передбачає підтримання нормативного гігієнічного стану повітря приміщень, обладнання й самих документів. З розвитком науково-технічного прогресу безперервно збільшується забруднення атмосферного повітря, особливо в промислово розвинутих регіонах, де основними джерелами забруднення є підприємства хімічної, металургійної, будівельної та інших галузей промисловості, а також теплові електростанції та автотранспорт. З хімічних забруднювачів повітря найнебезпечнішими для документних матеріалів є сірчистий газ, оксиди азоту, сполуки хлору. Під впливом озону папір змінює колір, стає крихким. Наявність у повітрі хлору спричиняє підвищення кислотності паперу через утворення соляної кислоти. Руйнівну дію щодо паперу та плівкових ацетатних матеріалів має й перекис водню [18, c. 17–19]. Однією з проблем збереження документів є запиленість фондів. Пил може бути причиною фізичного й хімічного руйнування документів. Абсорбована пилом волога прискорює процес старіння матеріалів, сприяє розвиткові біодеструкторів. Крім того, пил є одним із основних джерел розповсюдження у сховищах грибних спор та яєць шкідливих комах, а також додатковим їстівним середовищем для біошкідників. Доведено існування прямої залежності рівня мікробіологічного зараження повітря сховищ від ступеня їхньої запиленості. З огляду на санітарно-гігієнічний аспект проблеми зберігання бібліотечних і архівних фондів, на особливу увагу заслуговує небезпечність пилу для здоров'я персоналу, що працює безпосередньо у сховищах із запиленими документами. Існують дві основні причини утворення пилу в сховищах: внутрішня, зумовлена природною ерозією самих документів, стін, підлоги, бетонних перекриттів, меблів, пакувальних матеріалів, і зовнішня, пов’язана з інфільтрацією та проникненням пилу з зовнішнім повітрям через відчинені вікна, кватирки, а також з одягом та взуттям співробітників. Для запобігання запиленості сховищ: не допускається розміщення зайвих меблів, обладнання та сторонніх предметів (зокрема, вазонів з квітами, засобів прибирання, пакувальних матеріалів тощо); не дозволяється зберігати продукти харчування, одяг та взуття; рекомендується регулярне чищення вентиляційних коробів від пилу за допомогою пилососів; вчасне ремонтування приміщень для запобігання виникненню щілин у підлозі та обсипанню штукатурки. Необхідно залучати санітарно-епідеміологічну службу для регулярного контролю за станом забруднення зовнішнього та внутрішнього повітря сховищ і самих документів. 
            Однією з причин передчасного руйнування документів є ураження біологічними шкідниками: мікроскопічними, або плісеневими грибами, бактеріями, комахами та гризунами. Найбільш небезпечними для документів є плісеневі гриби. Пошкодження документів плісеневими грибами виникає внаслідок біохімічної дії метаболітів на матеріали та через механічне руйнування. При температурі вище за +10° С та відносній вологості повітря вище за 70% зволожені документи на паперовій основі уражаються плісеневими грибами вже через 48 годин. Особливу небезпеку для паперового носія інформації становить група целюлозоруйнівних мікроскопічних грибів. Джерелами мікологічного пошкодження документів можуть бути зовнішнє середовище (пил повітря, вода, уражені матеріали, людина) або сам папір, який уражається спорами грибів у процесі його фабричного виготовлення. Ферментативне руйнування грибами клітковини паперу, наповнювачів та клейких речовин, а також інших документних матеріалів призводить до втрати ними експлуатаційних властивостей. Матеріали змінюють колір, стають ламкими, деформуються, розпадаються, відбувається згасання тексту. Внаслідок додаткового зволоження паперу водою, що виділяють гриби, а також ослизнення клітковини під дією целюлозоруйнівних ферментів окремі аркуші документа можуть склеюватися, утворюючи зцементовані блоки (це найбільш характерно для крейдяного паперу) [3, с. 128].

         Ураження документів плісеневими грибами завжди супроводжується утворенням на їхніх поверхнях різноколірних пігментних плям. Документи можуть пошкоджуватися комахами. Комахи руйнують шкіряні оправи документів, папір, картон, а також дерев’яні стелажі, шафи, підлогу. Характерними прикметами пошкодження комахами документних матеріалів є наявність глибоких ходів, отворів, бурового борошна. Найбільш розповсюджені у фондосховищах шкіроїди, шашелі (переважно хлібні), а при підвищеній вологості у приміщенні – лусочниці [27]. 
Велику шкоду документам іноді завдають таргани, які вигризають ділянки палітурок, особливо коленкорових та шкіряних, а також забруднюють документи кислими продуктами життєдіяльності. Шкідливі комахи заносяться у фондосховища з одягом, взуттям, потрапляють разом з ураженими документами, залітають через відчинені вікна; їхні яйця можуть проникати в приміщення разом з пилом зовнішнього повітря. 
Гризуни пошкоджують документи під час пошуків їжі, яку знаходять у вигляді рослинних або тваринних клейких та наповнювальних речовин. Крім того, вони можуть руйнувати документи внаслідок своїх фізіологічних особливостей – потреби сточувати об тверді поверхні різці, що швидко ростуть. Нерідко для влаштування своїх гнізд гризуни використовують дрібно погризений папір. Боротьба з гризунами дуже складна через їхню надзвичайну плодючість та обрання для житла темних і заглиблених місць, куди людині дістатися важко. Санітарно-гігієнічний режим зберігання документів має й медичний аспект, пов'язаний з можливістю існування у сховищах шкідливих для здоров'я людини хвороботворних бактерій та плісеневих грибів. Комахи та гризуни можуть бути розповсюджувачами небезпечних для людини інфекцій.

         Проблема захисту документних фондів від біопошкоджень може бути розв’язана лише за умови комплексного застосування профілактичних та винищувальних засобів боротьби з біошкідниками. Головну роль в інтегрованій системі захисту фондів від біопошкоджень мають відігравати профілактичні заходи, практичне виконання яких не становить особливих труднощів, – вони доступні для всіх бібліотек і архівів. Один раз на місяць, у санітарний день, обов'язково здійснюють санітарно-гігієнічну обробку приміщень, документів, каталогів і картотек [8] . Знепилювання документів і полиць стелажів здійснюють безпосередньо після загального прибирання приміщень. Роботу виконують пилососом або ручним способом. Мікологічний та ентомологічний нагляд за станом фондів здійснюють шляхом систематичних профілактичних оглядів приміщень фондосховищ та документів. Гігієнічне очищення документів від забруднень, дезінфекція та дезінсекція є дозволяють запобігти розповсюдженню біологічних шкідників у сховищах бібліотек. Боротьба з біологічними шкідниками здійснюється переважно хімічними методами, оскільки фізичні методи потребують складного технічного обладнання й великих фінансових витрат. У разі масового ураження фондів для загальної дезінфекції та дезінсекції фондосховищ залучають фахівців санітарно-епідеміологічних або спеціальних карантинних служб. Будь-які екстремальні ситуації – пожежа, повінь, землетрус або порушення цілісності будівлі, аварія сантехнічних комунікацій – призводять до швидкого й раптового пошкодження документів. Якщо екстремальні ситуації спрогнозувати неможливо, але протипожежні умови у бібліотеках повинні бути створені належним чином, тому що втрати можуть бути непоправними. Зараз розроблено багато інноваційних ефективних технологій збереження документів, у т.ч. і під час аварійних ситуацій [11, с. 99–110]. Таким чином, документи на будь-яких носіях руйнуються з віком навіть в ідеальних умовах зберігання. Цей процес можна істотно уповільнити, усунувши його причини, прийнявши запобіжні засоби, які є суттю консервації документа. Це режим зберігання документів, який полягає перш за все в підтримці оптимальної температури і вологості повітря; світловий режим, оскільки надмірну дію світла прискорює руйнування паперу. Санітарно-гігієнічний режим зберігання оберігає документи від біопошкоджень і міст забруднень, що негативно впливають на пігменти, каталізуючих руйнівні хімічні процеси, сприяючих зараженню книг бактеріями, що містяться в повітрі, грибами і т.д. Тому гігієна фонду включає знепилювання, дезінфекцію, дезінсекцію і очищення документів, методика яких детально викладена у відповідних інструктивно-методичних матеріалах. 

 
2.2 Сучасні методи  консервації документів

Не  всі бібліотеки та архіви можуть запобігти  зношенню фондів та уповільненню процесу  руйнування, а кошти на проведення трудомісткої й дорогої роботи з консервації мають лише поодинокі установи. Тому збереження інтелектуального надбання країни шляхом перенесення його на інші носії інформації стає все актуальнішим. У світовій практиці розрізняють два підходи до забезпечення збереження документа: 1) збереження власне документа; 2) збереження інтелектуального змісту документа. Другий підхід зв’язаний з використанням технологій переформатування, тобто перенесення інформації з одного носія на іншій. Видів збереження документів дуже багато. Перенесення інформації з паперового носія на інший коштує досить дорого, крім того, неможливо зовсім уникнути негативного впливу на друковану продукцію. Тому варто дуже відповідально підходити до відбору документів. Необхідно точно визначити, чи є документ рідкісним або унікальним, як часто він використовується, чи є ще його примірники в цій або в інших бібліотеках, чи був він збережений на іншому носії. Все це дасть змогу уникнути зайвої витрати коштів і часу на опрацювання, а також – що найважливіше – звести до мінімуму шкоду, що завдається при цьому друкованим виданням [31, с. 28–29]. Сьогодні існують три основні методи копіювання документів: ксерокопіювання, мікрофільмування та оцифровування. Ксерокопіювання не забезпечує збереження друкованої продукції. Копіювальні апарати плоскісного типу (а саме вони найпоширеніші в бібліотечних і архівних установах) піддають документ сильному механічному навантаженню, а це призводить до неминучого пошкодження палітурок. Щоб уникнути цього, потрібно надавати перевагу апаратам, що дають змогу копіювати розкриті томи зверху, однак такі машини коштують дорожче. Крім того, деякі види документів, наприклад, на пергаменті або веленевому папері, з сургучними печатками, в цінних палітурках, крихкі, документи великого формату, що перевищує розмір скла копіювальної машини, не підлягають копіюванню. До позитивів ксерокопіювання можна віднести можливість відновлення відсутніх і пошкоджених сторінок, зберігаючи вид носія і формат оригіналу. Ксерокопіями можна замінити документи на ламкому або крихкому папері, цінні й рідкісні видання, щоб запобігти їхньому зношенню або ушкодженню. Суттєвим є й те, що для використання ксерокопій не потрібен спеціальний апарат і багато користувачів надають перевагу саме їм. До того ж, ксерокопія коштує дешевше, ніж мікрофільм або оцифровування і не потребує особливих умов зберігання [5]. Одним із перспективних заходів забезпечення довгочасної збереженості оригіналів документів є мікрокопіювання, яке дозволяє отримувати факсимільні відображення документів методом мікрофотографування. 
         Мікрокопії забезпечують доступ до тих документів, оригінали яких не можуть видаватися користувачам. Таке обмеження стосується документів, що постраждали: від екстремальних ситуацій; унаслідок інтенсивного старіння носія інформації або тексту; від механічного пошкодження через низьку якість матеріалів документів підвищеного попиту та недодержання правил користування, експонування, копіювання або транспортування. 
Мікрофільмування здійснюється з метою можливості багаторазового використання однієї копії, її компактності і довговічності, можливості одночасного доступу кількох осіб до матеріалу, що зберігається на копії, зниження вартості виробництва копії, обмеження доступу до оригіналів і продовження в такий спосіб терміну довговічності документів; створення копій особливо цінних документів, газет, генеральних каталогів та документів архівного (довічного) зберігання для захисту від втрат в екстремальних ситуаціях (техногенні та екологічні катастрофи, соціальні потрясіння, акти вандалізму тощо); забезпечення загальнодоступності інформації через користування робочими копіями мікрофільмів (мікрофішами); оперативний обмін інформацією між бібліотеками та архівами, заповнення лакун у колекціях та газетних зібраннях тощо; заощадження площ зберігання документних матеріалів завдяки великій інформаційній ємності мікроносіїв; упровадження механізації та автоматизації процесів зберігання, пошуку, розміщення та розповсюдження інформаційних ресурсів. Мікрофільмування, мікрофотокопіювання зменшує у десятки та сотні разів копій (мікрофільмів) з різних оригіналів (рукописів, креслень, малюнків, друкарських текстів і т.п.). Застосування мікрофільмування призводить до скорочення розмірів сховища в середньому на 90-95%, забезпечує доступність для широкого кола читачів рідкісних видань, що мають велику історичну або художню цінність, і сприяє збереженню оригіналів документів, виключаючи можливість їх пошкодження від частого користування, дозволяє оперативно розмножувати копії мікрофільму і друкувати з нього копії документів, скорочує транспортні витрати (оскільки із застосуванням мікрофільмування значно зменшується вага і розміри поштових відправлень) [7, с. 11–12]. Метод мікрофільмування відомий досить давно, вже з початку 30-х років минулого століття архівні й бібліотечні матеріали почали переводити на мікроформи. Більш як 70-річний досвід успішного використання мікрофільмокопіювання в бібліотеках та архівах світу дає підстави вважати його найбільш економічним, надійним та дешевим засобом копіювання для страхового зберігання документів. Всі процеси мікрофільмування відпрацьовані, проблеми технологічного характеру, в основному, вирішені. Створення, дублювання і поширення документів на мікроформах економічно вигідне. Сам мікрофільм – дуже компактний носій (що важливо, зважаючи на хронічну нестачу приміщень для книгосховищ). Техніка мікрофільмування дозволяє отримувати мікрофільми з зменшенням більше ніж у 200 разів, у цьому випадку, наприклад, на одну мікрофішу можна зняти до 8 тис. книжкових сторінок, (тобто понад 10 томів БСЕ). Перспективним є застосування в обчислювальній техніці, зокрема для введення інформації з мікрофільму в ЕВМ і виведенні на мікрофільм. Ведуться дослідження з використання у мікрофільмуванні лазерних пристроїв носіїв мікрофільмованої інформації, визнаних у світі як носії для довгочасного зберігання документів. 
Мікрофільмування має такі технологічні переваги: гарантований тривалий термін зберігання понад 100 років; збереження за мікрофільмом юридичних прав оригіналу; можливість швидкого тиражування; компактність при зберіганні у порівнянні з паперовим оригіналом; споживачам замість цінного або рідкісного оригіналу, що підлягає максимально тривалому зберіганню, надається його мікрофільм або виготовлена з мікрофільму ксерокопія, що запобігає зношенню оригіналу, його псуванню і розкраданню; здійснюється планомірний перехід до технології, яка передбачає одноразове копіювання оригіналу на мікрофільмуючому устаткуванні для виготовлення усіх подальших копій, зокрема паперових і цифрових; мікрофільм як аналоговий носій інформації при необхідності може читатися без використання спеціального устаткування; наявність міжнародних стандартів у галузі мікрофільмування забезпечує доступ до мікрофільмів, виготовлених у будь-якій країні світу; мікрофільми економічні у виготовленні, тиражуванні, розповсюдженні та зберіганні; мікрофільмування дозволяє досягти високої читабельності при найменших витратах; мікрофільм відноситься до довготривалих аналогових носіїв, чия доступність підтримується відносно недорогими ресурсами протягом тривалого періоду часу. За висновками американських фахівців, якісні архівні мікрокопії можуть зберігатися до 500 років за умов дотримання необхідного режиму зберігання; зберігання зображення на оптичному дискові коштує у 20 разів більше ніж на 35-мм плівці; сьогодні на ринку відсутні системи або форми зберігання цифрової інформації, які б точно відповідали вимогам архівного зберігання; технічна база мікрофільмування залишається колишньою впродовж вже кількох десятиліть, тоді як для підтримки довготривалого доступу до цифрових документів необхідні постійні внесення на перекопіювання її і оновлення цифрового носія, що своєю чергою необхідне для того, щоб він прочитувався новими програмно-апаратними засобами, які змінюються приблизно один раз на 18 місяців [28, c. 52–54]. До основних типів носіїв мікрофільмованої інформації належать мікрофільми рулонні, на яких кадри із зображенням текстових (графічних) сторінок документа розміщуються безперервно на всій довжині рулону (не менше 230 мм), та мікрофіші, що є плоскими форматними мікрофільмами у вигляді відрізка фотоплівки форматом 105 х 148 мм. Мікрофіші вміщують від 60 до 3 200 кадрів, на яких дискретно в заданій послідовності розташовують мікрозображення оригіналу. Перевагою рулонних мікрофільмів є можливість уміщувати великий за обсягом документ або повний річний комплект газет на одній-двох плівках, що дозволяє здійснювати пошук та відтворення окремих частин або публікацій без ризику їхньої втрати. Завдяки компактності формату мікрофіш значно скорочується термін пошуку необхідної інформації та зменшується зношуваність носія; здешевлюється транспортування за межі бібліотеки або архіву; заощаджуються площі приміщень для зберігання мікрокопій. При цьому мікрофіші відзначаються економічністю виготовлення, а вартість апаратів для читання мікрофіш значно менша, ніж для читання мікрофільмів. 
Комплект мікрофільмів, що виготовляються з метою забезпечення збереженості оригіналів документів, повинен складатися з мікрофільмів трьох поколінь: страхового негатива (перше покоління), що є архівною копією; робочого негатива (друге покоління), котрий використовується для подальшого тиражування негативів та позитивів; робочої копії (третє покоління), яка виготовляється з робочого негатива для використання читачами. 
        Найбільшого поширення в бібліотеках і архівах світу набуло мікрофільмування як форма створення страхових фондів особливо цінних документів та документів з недовговічною матеріальною основою, у першу чергу, – газет. Для виконання технічної частини створення страхового фонду прийнятна технологія гібридного мікрофільмування, тобто мікрофільмування у поєднанні з комп'ютерними системами обробки документів і забезпечення доступу до них, що дозволяє легко сканувати мікрофільми при реалізації так званого гібридного підходу, сенс якого полягає у мікрофільмуванні оригіналу документа з метою його збереження і у виготовленні цифрової копії з мікрофільму для забезпечення доступності інформації, що відображена в оригіналі документа. Мікрофільм залишається доступним для подальшого перенесення на електронні носії у будь-який час, що дає йому повне право на життя в електронну еру [31, с. 28–29]. Оскільки усі процеси, пов'язані зі створенням страхового фонду, дорого коштують, вони потребують дуже ретельного, сумлінного та професійного ставлення до цієї проблеми. Є надія, що питання збереження національного надбання бібліотек нарешті посядуть своє чинне місце в розвитку української культури. Разом з цим, мікрофільми мають певні недоліки, пов'язані з уповільненням пошуку необхідної інформації, розташованої послідовно на довгій рулонній плівці, а також із збільшенням зношуваності плівки через такий послідовний пошук. Мікрофіші можуть використовуватися для мікрофільмування лише невеликих за обсягом документів. Розміщення одного документа на декількох мікрофішах суттєво збільшує ризик втрати його частини. 
До недоліків цього способу збереження відноситься і те, що контролювати дотримання усіх вимог процесу мікрофільмування досить складно. Якість документа на мікроформі буває досить низькою, а перевірити її можна лише по закінченні всього процесу створення мікрофільму. При частому і тривалому використанні мікрофільм зношується, вкривається подряпинами, що негативно впливає на якість зображення. І все ж, коли йдеться про тривале збереження інформації, мікрофільмування може вважатися пріоритетним напрямом.

        Оцифровування – засіб отримання та зберігання зображення документів методом комп'ютерних технологій. Інформація зберігається на магнітних або оптичних носіях. Оцифровування здійснюють за допомогою сучасних комп'ютерних технологій з використанням цифрових фотокамер або сканерів. Електронні (цифрові) зображення можуть бути виведені на дисплей комп'ютерного монітора та роздруковані на паперовому носії, дані з оцифровування зберігаються на магнітних або оптичних дисках. Оцифровування забезпечує швидкий доступ до інформації одночасно великої кількості користувачів, виконуючи при цьому функцію загальнодоступності [4, c. 6–10]. Здійснюється переведення в електронну форму документів з фонду відділу рідкісних і цінних книг, в основному видань "україніки" на кислотному папері, що мають незадовільний фізичний стан та користуються підвищеним попитом у читачів і не підлягають реставрації [30, c. 34–35]. 
Серед переваг цього методу – швидкий доступ до інформації великої кількості користувачів одночасно. Автоматичні засоби пошуку набагато полегшують як сам пошук, так і використання інформації. Сканування уможливлює отримання зображень, що не втрачають високої якості при використанні і багаторазовому копіюванні. Важливою є й можливість відновити або збільшити зображення за допомогою комп'ютера. 
До недоліків оцифровування слід віднести: невирішеність питання довговічності електронних носіїв через порівняно невеликий термін використання електронних технологій для копіювання та зберігання документної інформації (з 60-х років XX ст.); високу вартість технологій перетворення та пошуку інформації; швидке старіння комп'ютерних технологій та необхідність заміни систем кожні 3-5 років, що не гарантує повноцінного перенесення інформації з обладнання старого покоління на нове; існування проблеми шкідливого впливу опромінення та тепла, що утворюються при роботі обладнання, а також ризику механічних пошкоджень документних матеріалів при використанні планшетних сканерів. 
До того ж, цифрові носії документів не можна розглядати як факсимільні, оскільки при електронному скануванні не зберігається буквено-цифровий формат документа. При перетворенні ж сканованого документа в текстову форму за допомогою-комп'ютерних програм оптичного (лазерного) розпізнавання знаків не забезпечується абсолютна точність тексту. Для виправлення невірно зчитаних знаків потрібен певний час, при цьому не відтворюється факсимільне розташування сторінок оригіналу. 
Метод збереження документів на електронних носіях, найпоширенішими з яких є оптичні диски, незважаючи на багато переваг, поки що не може розглядатися як оптимальний, коли йдеться про забезпечення довготривалого збереження інформації. Оптичні диски в основі своїй нестабільні, легко пошкоджуються. За даними американського журналу "US News" терміни існування носіїв інформації виглядають таким чином: магнітна стрічка – від 5 до 15 років; магнітна стрічка у касеті VHS – від 2-х до 10 років; СD-RОМ (фабрична штамповка) – від 5 до 50 років; стрічка для мікрофільмування – від 10 до 20 років; плівка для архівного мікрофільмування – від 100 до 200 років; високоякісний папір – до 100 років; спеціальний папір – до 500 років [4, c. 36] . Варто пам'ятати і про моральне старіння устаткування, програмного забезпечення. З часом припиняється виробництво зчитуючих пристроїв, а старе програмне устаткування стає непридатним для роботи на комп'ютерах нового покоління. Все це потребує періодичного перенесення архівних копій на нові носії. Не вирішені також і юридичні аспекти використання цифрових копій. Тому, сьогодні цифрова технологія розглядається як доповнення до технології мікрофільмування. Вона вважається перспективною для зберігання інформації в найбільш компактному форматі, а також для швидкого передавання великих обсягів документної інформації широкому загалу користувачів у світі одночасно. Хоча одночасне створення страхових мікрофільмів для довготривалого збереження і цифрових копій для широкого доступу до інформації стане оптимальною стратегією забезпечення зберігання документів.