Контроль и его значение в управление

Содержание

Введение……………………………………………………………………….… 2

1. Общие и конкретные функции управления. Роль и место среди них функции учета и контроля……………………………………………………………….....…4
2. Значение функции контроля………………………………………….….11
3. Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный…….…14
4. Характеристики эффективного контроля……………………………….18
5. Заключение………………………………………………………………..23
6. Список литературы……………………………………………………….25

Введение

В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя  труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству  людьми в самых разнообразных  организациях. Менеджмент - это также  область человеческого знания, помогающего  осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория  людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

А управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с  помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия  взаимосвязанных непрерывных действий. Эти действия, каждое из которых  само по себе является процессом, очень  важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Процесс управления является синтезом всех функций. Одной из составляющих и важных функций менеджмента  является контроль.

Одним из главных факторов создания конкурентоспособности  является эффективное управление как в частном, так и в государственном секторах экономики. Для достижения высокого уровня качества управленческих решений нужны профессионализм и ответственность менеджеров всех уровней иерархии. Если профессионализм формируется в процессе обучения и приобретения опыта, то ответственность менеджера – результат не только ментальных факторов и глубокого осознания философских красот корпоративной культуры, но и результат влияния контроля.

В теории управления вопрос о функциях управления – один из центральных, поскольку касается сущности и содержания управленческой деятельности. Анализ функций, их четкая, обоснованная классификация  имеют важное значение для разработки научных основ построения аппарата управления, определения его структуры и степени централизации и децентрализации, установления круга прав и обязанностей структурных звеньев (отделов, секторов, групп), каждого управленческого работника и др.

В зависимости от задач исследования управление может быть подразделено на функции по следующим признакам: содержание процесса управления; принадлежность к сферам (видам) производственно-хозяйственной  деятельности; принадлежность к различным  видам управленческого труда (производственный, экономический, технологический, организационный и т.д.); содержание выполняемых работ и операций внутри функции управления (общее руководство, специализированное, техническое обслуживание).

Основополагающее значение имеет  классификация функций, отражающая содержание процесса управления, его  стадии: планирование (перспективное, текущее, оперативное), организация, регулирование (координирование, распорядительство), контроль, учет и анализ. Процесс управления начинается с постановки целей (планирования) и заканчивается учетом и анализом их выполнения. Только всей совокупностью этих функций реализуется цель, для достижения которой и создается управляющая система.

Организация управления строится на основе шести известных принципов: специализации, пропорциональности, параллельности, точности, непрерывности и ритмичности.

Контроль состоит в непрерывном  наблюдении, анализе и оценке реального  хода управленческого процесса и  сопоставлении данных с установленными в программе, плане нормами и  нормативами, в выявлении необходимых  действий в следующем цикле управления. Системы, формы и методы контроля многообразны и определяются поставленными  задачами, характером производственного  процесса. Управление любой системой возможно лишь тогда, когда ее действие надежно, непрерывно и контролируется.

Общие и конкретные функции  управления. Роль и место среди них функции учета и контроля.

Слово «функция» в переводе с  латинского языка означает «совершение», «исполнение».

Деятельность менеджеров можно  представить как непрерывный  процесс выполнения управленческих функций.

Функции управления – специализированные виды управленческой деятельности; обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее  воздействие.

Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решения, придание ему  формы и доведение до исполнителей.

Функции управления характеризуются  следующими свойствами:

·  осуществляются в каждой производственной системе и на каждом уровне управления;

·  присущи управлению любой организацией;

·  разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности

·  их выполнения во времени;

· относительно самостоятельны и в то же время тесно взаимодействуют.

В научной литературе, как иностранной, так и отечественной существуют различные точки зрения на классификацию  функций управления, хотя, в сущности, они отличаются лишь по отдельным  параметрам. Например, Е.П. Голубков выделяет такие функции, как:

·    определение целей и задач деятельности организации;

·    планирование;

·    организация;

·    мотивация;

·    координация и регулирование;

·    учет, анализ и контроль.

В свою очередь М. Мескон относит к функциям управления следующие виды деятельности:

·    стратегическое планирование;

·    планирование реализации стратегии;

·    организация взаимодействия и полномочий;

·    построение организаций;

·    мотивация.

Отдельные авторы причисляют к функциям управления также функцию принятия решений.

В практике управления различают два  вида функций управления: основные и конкретные.

К основным функциям управления можно  с полным основанием отнести весь комплекс обязательных работ, который  подлежит неукоснительному выполнению в процессе реализации конкретной функции  управления в определенной последовательности: прогнозирование, организация, планирование, мотивация, контроль, учет анализ, подготовка и принятие управленческих решений.

Функция планирования состоит в  определении целей организации  и выработке мер по их достижению. Это действия, с помощью которых  руководство придает единое направление  усилиям всех членов организации.

Функция организации деятельности состоит в создании структуры  управления предприятием, определении  заданий подразделениям, установлении порядка их взаимодействия, подборе  людей для конкретной работы, наделении  их полномочиями и ответственностью. Это единственная функция, обеспечивающая взаимосвязь и повышающая эффективность  всех других функций управления.

Функция координирования направлена на достижение согласованности и  гармоничности в совместной деятельности всех элементов (направлений деятельности, подразделений, служб, отделов, подсистем) предприятия. Функцию координирования  совместной деятельности можно назвать  «настройкой системы».

Функция регулирования обеспечивает выполнение текущих мероприятий, связанных  с устранением отклонений от заданного  режима работы организационной системы. Применяется в процессе оперативного управления совместной деятельностью  людей путем диспетчеризации  на основе контроля и анализа этой деятельности.

Функция мотивации состоит в  побуждении персонала к эффективной  добросовестной деятельности для достижения целей организации. Направлена на определение потребностей персонала, разработку систем вознаграждения за выполненную работу, использование различных систем оплаты труда.

Функция контроля состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом  объекте, сопоставлении реально  достигаемых результатов с запланированными, выявлении отклонений. Наиболее тесно связана функция контроля с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям.

Функция учета деятельности реализуется  для получения всесторонней информации о состоянии деятельности (производственной, коммерческой, финансовой и др.). Состоит  в измерении, регистрации и группировке  данных, характеризующих объект управления. Различают учет бухгалтерский, оперативный  и статистический.

Функция анализа деятельности состоит  в комплексном изучении деятельности предприятия с помощью аналитических  и экономико-математических методов  в целях объективной ее оценки, определения узких мест в развитии организации и возможных путей  улучшения сложившегося положения. Важная задача анализа – установить степень выживаемости фирмы, ее способности  противостоять внешним и внутренним дестабилизирующим факторам.

Функция принятия решений заключается  в выборе, который должен сделать  руководитель для выполнения должностных  обязанностей. С помощью управленческих решений реализуются все перечисленные  выше функции управления.

Конкретные функции управления как более обособленные, самостоятельные  области профессиональной деятельности применительно к новым условиям хозяйствования занимают ключевые позиции. Именно на основе анализа конкретных функций формируют структуру  управления, осуществляют подбор и  расстановку кадров, разрабатывают  системы информации, организации  делопроизводства.

Конкретные функции управления позволят четко определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в комплексе составляет процесс управления организацией (предприятием). Отсюда можно сделать основной вывод, что выполнение конкретных функций  зависит от компетентности, гибкости, оперативности, предприимчивости менеджеров и, как следствие, успешное выполнение производственных заданий, качество работы и продукции, конкурентоспособность  выпускаемого продукта. Функции управления способствуют налаживанию и успешному  функционированию всех подразделений  действующей структуры управления по вертикальным и горизонтальным связям.      Исходя   из   такой     посылки

А.Я. Кибанов подразделяет все функции управления на внешние, внутренние, главные, основные, вспомогательные, полезные, вредные, неестественные, дублирующие.

Можно выделить следующие конкретные функции:

·  Управление основным производством;

·  Управление вспомогательным и обслуживающим производством;

·  Управление трудом и заработной платой;

·  Управление качеством продукции;

·  Управление персоналом;

·  Управления финансами;

·  Управление маркетингом;

·  Управление социальным развитием коллектива;

Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной  по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, регулирование, мотивацию, контроль, анализ и т.д.

Для выполнения общих функций создается  аппарат управления, а для выполнения той или иной конкретной функции  – структурные подразделения (службы, отделы, секторы). Только в совокупности функции обеспечивают нормальную деятельность и развитие управляемого объекта.

Аппарат управления представляет собой  систему взаимоувязанных и взаимодействующих  звеньев (служб, отделов, секторов) и  отдельных работников, наделенных соответствующими полномочиями и располагающих материально-технической  базой для осуществления эффективного управления всеми сторонами деятельности объекта и достижения поставленных целей.

Функция управления, в свою очередь, подразделяется на составные части  – работы, операции, элементы, которые  столь же необходимы, как и сама функция, однако не являются самостоятельными. Функцию выполняет определенное число работников, каждый из которых  в процессе повседневного труда  осуществляет отдельные виды работ. Правильное выделение функций позволяет  близкие и сходные по характеру  работы объединять в одно звено управления, тем самым упрощается структура  и облегчается координация деятельности функциональных подразделений аппарата управления предприятия, объединения.

На основе состава и объема работ  по функциям управления определяют рациональное построение аппарата управления (отделов, служб, секторов) и численность работников по каждой функции, разрабатывают документы  организационного регламентирования (положения о звеньях, должностные  инструкции и т.д.). Функциональное разделение процессов управления, их классификация  имеют решающее значение, поскольку  определяют цели, задачи и направления  деятельности всего аппарата управления. 

Конкретные функции вытекают из тех задач, которые решает подразделение. Например, задачи, решаемые отделом  производства, – это установление тесных контактов с отделом исследований и разработок; подготовка новой продукции  к запуску в производство; планирование приобретения оборудования и подготовка к работе; стимулирование развития инициативы работников к рационализации; анализ стоимости работ, использования  ЭВМ и бюджета отдела.

Функция отдела производства разделяется  на подфункции, к числу которых  можно отнести:

·    рациональное использование производственных мощностей, инструментов и приспособлений;

·    определение норм времени на изготовление продукции;

·    обеспечение качества работ;

·    подготовка производственной документации;

·    определение сумм капитальных вложений;

·    разработка схем движения материальных потоков;

·    разработка технологий по изготовлению деталей без снятия или со снятием стружки;

·    разработка методов монтажа оборудования;

·    разработка форм обслуживания потребителей продукции;

·    разработка форм повышения квалификации и переподготовки кадров.

Бодди Д. и Пейтон Р. считают, что менеджмент есть совокупность трех широких областей процесса труда блоков содержания, процесса и контроля. Блок содержания менеджмента образуют независимые задачи управления, образующие широкий круг целеполагания труда безразлично, промышленного ли рабочего, индивидуального ли предпринимателя, отдела или организации. Область содержания включает в себя принятие круга решений, направленных на достижение целей управления.

Блок контроля включает в себя виды деятельности, которые отслеживает  менеджер, и определенные операции, выполнение которых он контролирует. Как конкретные работники и подразделения  выполняют возложенные на них  обязанности? Своевременно ли сотрудники организации получают точную, необходимую  им в работе информацию? В какой  степени действия компании соответствуют  поставленным задачам? Если реализация планов не вызывает нареканий, работа компании не нуждается в коррективах. Но что, если допущено отставание в  производстве продукции или если количество жалоб потребителей намного  превышает их среднемесячное количество?

Функция контроля и будет подробно рассмотрена в следующем параграфе.

Значение функции контроля.

Какой бы ни была организация, какая бы организационная  культура в ней не присутствовала, какого бы уровня развития коллектив  не был, важно знать, что "без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным".

Контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции: планирование, организация, руководство  и мотивация. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки  для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Контроль (control ) – слово, которое в английском языке имеет довольно широкий диапазон значений: от “управлять”, “регулировать” до “проверять”, “инспектировать”.

Контроль  – это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей. В самом общем виде, контроль можно  определить как процесс сопоставления  фактически достигнутых результатов  с запланированными.

Поэтому контроль выступает одним из главных  инструментов выработки политики и  принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Почему  необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с  того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Важной является положительная сторона  контроля, состоящая в поддержке  всего того, что является успешным в деятельности организации. Отвечая  на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство  организации получает возможность  определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.

Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация, безусловно, обязана вовремя фиксировать  свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей  организации.

Контроль  не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы  достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно  вносить радикальные изменения  в деятельность организации.

Можно привести пример из книги Ли Якокки "Карьера менеджера", в которой он описывает как при изменении некоторых параметров (например, при смене руководства) начинают рушиться связи, построенные на принципах саморегуляции и доверия и до этого, казавшиеся нерушимыми. И как только происходит разрыв хотя бы в одной из цепочек управления, можно говорить о близкой гибели компании. "Я обнаружил, что в корпорации имеется 35 вице-президентов, и каждый из них бежит по собственной беговой дорожке. Здесь не существовало никакой системы комитетов, не было ничего, что цементировало бы организационную структуру, не было практики совещаний, на которых люди могли бы обменяться мнениями. Я, например, не мог поверить, что менеджер, возглавляющий конструкторский отдел, не поддерживает постоянной связи с руководителем производственного отдела". Таким образом, основными причинами необходимости контроля являются:

-   неопределенность, сложность и динамичность среды;

- предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

-  поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Можно выделить важные функции контроля:

1. Проверочная  - установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка  их выполнения, соблюдения технических,  экологических, правовых и иных  норм и нормативов; выявление  ошибок и нарушений.

2. Информационная - сбор, передача, обработка информации  о состоянии объекта.

3. Диагностическая  - изучение и оценка реального  положения дел в организации и ее окружении, выявление основных тенденций его изменения и возможностей, скрытых резервов.

4. Прогностическая - создающая основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонений от заданных параметров.

5. Коммуникационная - обеспечивающая установление и поддержание обратной связи.

6. Ориентирующая - подсказывающая, на что нужно обращать особое внимание.

7. Стимулирующая  - по итогам контроля осуществляются  оценка персонала, поощрение или  наказание.

8. Корректирующая - на основе полученных результатов  состояние и поведение объекта  изменяются таким образом, чтобы  обеспечивались необходимые значения  его характеристик или устойчивость  функционирования при отклонении  от них.

9. Защитная - способствует сохранности ресурсов.

 Виды контроля: предварительный,  текущий, заключительный.

Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит  в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Контроль  не может оставаться прерогативой исключительно  менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть  своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого  не поручал.

Можно выделить три главных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль.

 Этот  вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до  фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех  деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для  выполнения тех или иных должностных  обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для  того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма, в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Текущий контроль.

Как это  собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Чаще всего  его объектом являются подчиненные  сотрудники, а сам он традиционно  является прерогативой их непосредственного  начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих  проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям  развиться, они могут перерасти  в серьезные трудности для  всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических  результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Системы обратной связи.

 Обратная  связь - это данные о полученных  результатах. Простейшим примером  обратной связи является сообщение  начальника подчиненным о том,  что их работа неудовлетворительна,  если он видит, что они делают  ошибки. Системы обратной связи  позволяют руководству выявить  множество непредвиденных проблем  и скорректировать свою линию  поведения так, чтобы избежать  отклонения организации от наиболее  эффективного пути к поставленным  перед нею задачам.

Все системы  с обратной связью:

1. Имеют  цели.

2. Используют  внешние ресурсы.

3. Преобразуют  внешние ресурсы для внутреннего  использования.

4. Следят  за значительными отклонениями  от намеченных целей.

5. Корректируют  эти отклонения для того, чтобы  обеспечить достижение целей.

Заключительный  контроль.

При текущем  контроле используется обратная связь  в ходе проведения самих работ  для того, чтобы достичь требуемых  целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком  больших затрат. В рамках заключительного  контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного  заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с  требуемыми.

Хотя  заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в  том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в  случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая  фактически полученные и требовавшиеся  результаты, руководство имеет возможность  лучше оценить, насколько реалистично  были составлены им планы. Эта процедура  позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Вторая  функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации  связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного  уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо для того, чтобы сформулировать будущие  ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением.