Контроль в деятельности организации на примере ЗАО «Mary Kay»

Министерство  Образования и Науки Российской Федерации

Федеральное Государственное Образовательное  Учреждение Высшего Профессионального  Образования

Сибирский Федеральный Университет

ИНСТИТУТ  ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА, УПРАВЛЕНИЯ И

РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ

Экономический факультет 
 
 
 
 

Курсовая  работа

По дисциплине: МЕНЕДЖМЕНТ  

На тему: 

Контроль  в деятельности организации

На примере  ЗАО «Mary Kay». 

                                                                                    Выполнила: студентка группы ЭА 07 – 42,

                                                                                    Евсеева Юлия

Проверила: к.с.н. Галкина Т.П. 

Красноярск 2009 

  Содержание

  Введение

  Глава 1. Функция контроля в управленческом процессе.

  1.1 Контроль деятельности предприятия  как важная составляющая 

  управленческого процесса

      1.2 Контролирующая функция менеджера.

  Глава 2. Характеристика ЗАО «Mary Kay».

            2.1 Общая характеристика ЗАО «Mary Kay».

        2.2 Функция контроля  в деятельности ЗАО «Mary Kay».

  Глава 3. Исследование проблемы контроля в деятельности ЗАО «Mary Kay» и предложения по ее решению.

        3.1 Результаты исследования.

     3.2 Предложения и рекомендации по решению проблем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение 

  Контроль - это вид управленческой деятельности, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов  работы организации. Выделяют два направления контроля:

  - контроль для оценки полученного  результата;

  - контроль для принятия мер по корректировке существенных отклонений от плана, либо корректировке самого плана.

  Именно  поэтому контроль - одна из ведущих  функций управления после постановки цели. Если не выработана цель, то и  нечего контролировать. В связи с  этим контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

  В настоящее время трудно назвать  более важную и многогранную сферу  деятельности, чем управление, или  менеджмент, от которого в значительной мере зависят и эффективность  производства, и качество обслуживания населения. Множество компаний во всем мире страдает от неэффективного использования разного рода ресурсов – людских, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Этим и объясняется актуальность выбранной темы.

  Внутренний  контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений. Менеджеры компании должны, во-первых, поставить цели и определить задачи компании и отдельных подразделений и построить соответствующую этому структуру организации. И, во-вторых, обеспечить функционирование эффективной системы документирования и отчетности, разделения полномочий, авторизации, мониторинга для достижения поставленных целей и решения стоящих задач.

  Объектом  данной курсовой работы является компания ЗАО «Mary Kay», предметом - функции контроля в ней. Цель – исследовать и проанализировать  особенности функции контроля в деятельности организации, на примере компании ЗАО «Mary Kay», такими методами, как статистический и метод опроса.

  Необходимо решить следующие задачи: рассмотреть контролирующие функции менеджера, дать характеристику и особенности компании Mary Kay, исследовать проблемы контроля в данной организации и внести предложения по их урегулированию. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1.1 Контроль деятельности предприятия как важная составляющая

  управленческого процесса. 

  В условиях современной действительности успех деятельности предприятия  полностью зависит от выполнения поставленных перед ним целей, его  финансово-экономической устойчивости, а также от положения предприятия среди конкурентов на рынке. Обеспечение выполнения перечисленных требований является основной задачей управления предприятием.

  Контроль  — аналитическая функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер наблюдения за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также проверки фактического состояния государственной организации (подразделения, сотрудника).

  Любая деятельность в организации происходит в рамках двух систем. Одна – это операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных целей. Другая – это система контроля, пронизывающая операционную систему. Она состоит из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры в частности достигнуть поставленных целей.

  Процесс управления предприятием был впервые  разделен на этапы Анри Файолем в 1914г. и в настоящее время включает следующие основные стадии: планирование, организация, мотивация и контроль.

    Планирование на предприятии  необходимо для того, чтобы сформировать  основные цели и определить  пути их достижения, организация – оптимально распределить работу среди подчиненных, мотивация – создать условия и желания у людей для совместной работы по достижению целей компании, а контроль – оценить реальность поставленных целей и выяснить, каких результатов предприятие смогло достичь. Таким образом, процесс управления предприятием подразумевает, что функции контроля и планирования взаимосвязаны – благодаря контролю пересматриваются цели организации.

  Содержание  функции контроля в конкретной ситуации определяется структурой и содержанием других функций управления (планирования, организации, мотивации). В то же время принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования, организации деятельности, мотивации.

  Тесная  связь контрольной функции с  функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

  Связь контроля с функцией организации  прослеживается в решении проблемы централизации - децентрализации и  установлении субъекта и объекта  контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии.

  Субъекты  и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны  в положениях о подразделениях и  должностных инструкциях.

  Контроль  деятельности предприятия должен осуществляется посредством выявления отклонений между фактическими показателями и плановыми. Формирование плановых показателей деятельности предприятия – это основная функция бюджетирования (бюджетного планирования) По определению, бюджет – это детализированный план деятельности предприятия, а контроль деятельности предприятия, по сути, представляет собой контроль исполнения бюджета.

  Процесс контроля деятельности предприятия  должен включать следующие этапы:

  1. Определение ответственных за  исполнение статей сметы доходов и расходов предприятия. Практика показывает, что привлечение всех сотрудников предприятия для контроля за деятельностью предприятия является нецелесообразным. Достаточно закрепить за основными статьями расходов и доходов предприятия ответственных, которые и будут анализировать динамику отклонений.

  2. Формирование набора индикаторов  для анализа деятельности предприятия.  Контроль каждой цифры сметы расходов и доходов может потребовать не только больших затрат предприятия, но и окажется неэффективным, поэтому для контроля деятельности предприятия необходимо использовать ряд индикаторов, посредством которых будут наглядно прослеживаться все благоприятные и неблагоприятные изменения происходящие на предприятии;

  3. Подбор необходимой информации  о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и представление ее в удобной для анализа форме;

  4. Определение отклонения факта  от плана путем сравнения соответствующих  показателей. Отклонения различают  следующие: абсолютные, относительные,  селективные, кумулятивные, отклонения  во временном размере;

  5. Анализ отклонений и выявление  причины их возникновения. Все  причины можно разделить на  две группы:

  - внешние и внутренние факторы  деятельности предприятия: (например, изменения положения предприятия  на рынке, увеличение цен на  сырье или энергоносители, вынужденные простои предприятия, форс-мажор и прочее);

  - использование в процессе планирования  или анализа некорректных данных (умышленное или связанное с  некомпетентностью);

  6. Принятие решения о корректировке  сметы доходной части и расходной части или ужесточении за контролем её исполнения.

  Правильно организованный контроль позволяет  не только своевременно обнаружить недостатки в деятельности предприятия, но и  вовремя принять меры к их устранению. Четкое следование вышеперечисленным  этапам позволяет правильно организовать систему контроля деятельности предприятия. Контроль направлен на постоянное совершенствование деятельности предприятия, что является необходимостью современных предприятий.

  Контроль  способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

  Основными причинами необходимости контроля являются:

  - неопределенность, сложность и динамичность  среды;

  - предупреждение возникновения кризисных  ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

  - поддержание успеха путем сопоставления  фактических результатов и плановых  показателей и оценки темпа  продвижения предприятия к намеченным  целям.

  Результаты  контроля являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

  Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом параметров внешней и внутренней среды - залог успеха функционирования организации. 
 
 
 
 

  1.2 Контролирующая функция менеджера.

  Само  название «менеджер» содержит в себе информацию относительно управленческих функций данного сотрудника. Разумеется, в обязанности управляющего входит необходимость контролировать деятельность работников. Именно на контролирующие функции менеджера следует обратить особое внимание.

  Очевидно, что контроль за выполнением работы сотрудников подразумевает определенное знание процесса работы и обязанностей каждого отдельного человека. Разумеется, в любой организации существуют свои особенности работы, поэтому менеджер, даже обладающий высокой квалификацией, обязан постоянно совершенствовать свои знания, чтобы быть в курсе основных событий.

  Только обладая определенной информацией, менеджер может контролировать работу персонала. Эта информация касается как отдельных моментов, влияющих на процесс работы, так и ситуации в целом, которая способна нарушить или улучшить ситуацию на производстве.

  Менеджеру недостаточно поверхностных знаний о процессе работы. Для регулярных отчетов перед руководством нужна не просто осведомленность о повседневном течении дел, а достоверные сведения, подкрепленные фактами и комментариями. Контроль за работой сотрудников включает в себя внимательное отношение к дисциплине и режиму работы. В обязанности менеджера входит наблюдение за установленным на предприятии распорядком. Дисциплина сама по себе представляется необходимым, но далеко не единственным условием, требуемым для оптимальной работы сотрудников. Одной из первоочередных задач менеджера является поддержание дисциплины и установленного режима на предприятии. Но этого явно недостаточно, требуется намного более сложный контроль, способный привести к созданию нормальной рабочей атмосферы ворганизации. Менеджер является связующим звеном между руководством и рядовыми работниками, в связи с этим поведение и все действия менеджера должны быть детально продуманы и подчинены необходимости поддержания нормальной обстановки в коллективе.

  Контролирующие  функции менеджера предполагают высокие требования, которые он должен предъявлять к сотрудникам. Разумеется, эти требования должны соответствовать  намерениям вышестоящего руководства. И задача менеджера – добиться их точного соблюдения. Управление и контроль – понятия взаимосвязанные. Результатом правильно организованного управления является хорошо отлаженная работа персонала. Но вместе с тем работа менеджера должна быть настолько гибкой, насколько это возможно. В работе с персоналом менеджеру следует придерживаться точного соблюдения требований администрации. В ином случае неизбежно могут начаться проблемы с коллективом, который воспримет контролирующие функции менеджера как нарушение своих прав¹.

  В обязанности менеджера входит не только контроль за работой сотрудников, но и наблюдение за своевременным осуществлением различных контрактов и сделок. Это подразумевает, что менеджер должен быть в курсе дел относительно взаимодействия организации с деловыми партнерами, результатов и перспектив на будущее как самого предприятия, так и его союзников и конкурентов. Каждая удачная сделка – это гарантия успеха и стабильности положения организации, так что следует придерживаться намеченной позиции.

  Менеджерскому составу нужно осознавать все  аспекты проблемы плодотворного сотрудничества с другими организациями. Поэтому менеджеру необходимо разбираться в том, насколько прочным является финансовое положение других предприятий, с которыми предполагается заключить контракт о долговременном сотрудничестве. Разумеется, один сотрудник, даже будучи в высшей степени квалифицированным и опытным менеджером, не в состоянии взять на себя ответственность за благополучный исход того или иного контракта. В данном случае специалист может только проконтролировать соблюдение точных условий, являющихся гарантом надежности взаимовыгодного сотрудничества.

  Менеджер  вправе отслеживать любую информацию относительно новых достижений в  сфере деятельности своего предприятия. Необходимые знания способствуют укреплению предприятия, обеспечивают достижение поставленных целей. Управленческому персоналу необходимо обладать самыми различными навыками в различных областях деятельности своего предприятия или организации. Подобный универсализм позволит менеджеру вовремя оценить сложившуюся ситуацию на основе полученной информации.

  Контролирующие  функции менеджера предполагают осторожную работу с любыми источниками  информации, то есть тщательную проверку их надежности. Осуществление контроля над любыми сферами деятельности – дело, требующее особого внимания. В ином случае можно допустить немало ошибок, которые впоследствии негативным образом скажутся на ведении дел.

  Говоря  о контролирующих функциях менеджера, нельзя не упомянуть о своевременности  действий, направленных на решение  различных вопросов относительно приема и увольнения сотрудников. В идеале коллектив должен состоять из сотрудников, заинтересованных в своей работе. Но на практике дело зачастую обстоит несколько иначе.

  Задача  менеджера, ответственного за работу персонала, - вовремя выявить существующие нарушения в работе персонала и сделать все возможное, чтобы ситуация в корне изменилась. Но в то же время менеджер самостоятельно не вправе решать вопросы, связанные с увольнением бесперспективных сотрудников и переводом их на другую должность. Такие вопросы решаются только с участием руководства².

  Менеджер  не должен ставить на первое место  свои личные амбиции, так как это может противоречить интересам целой организации. Рабочий коллектив всего предприятия представляется единым организмом, нормальное функционирование которого может привести к наиболее удачным результатам. Поэтому менеджеры среднего и высшего звена несут ответственность за обеспечение нормальной работы.

  В функции менеджера включается постоянный контроль за соблюдением различных факторов, способствующих нормальной деятельности. Иначе говоря, менеджер обязан следить не только за работой сотрудников, но и за условиями, которые создаются на рабочих местах. Необходимо вовремя выявить различные нарушения, чтобы при содействии руководства вовремя решить существующие вопросы.

  Одной из немаловажных проблем, самым непосредственным образом относящейся к функциям менеджера, является необходимость  контролировать сохранение в тайне  основных принципов и методов  работы. В любой области деятельность велика вероятность конкуренции; соответственно, организация должна быть уверена, что все новейшие разработки не станут достоянием конкурирующих лиц. Утечка информации может быть прямым следствием самых различных причин, и задача менеджерского состава – своевременное выяснение и устранение подобных факторов.

  Вообще, контролирующие функции менеджера  распространяются на самые различные  сферы деятельности. Соответственно, менеджеру следует разбираться в тонкостях юриспруденции, экономики, налогового управления, а также социальных отраслей психологии. В каждодневной работе неоднократно возникает необходимость контроля за точностью юридических документов, и соответственно, менеджер должен быть в состоянии проверить, соответствуют ли определенные документы существующим стандартам. Подобные действия менеджера, разумеется, не означает необходимости взять на себя обязанности юристов. Разумеется, каждый сотрудник должен тщательным образом выполнять свою работу. Но контроль за качеством исполнения той или иной деятельности возлагается на менеджерский персонал. То же самое касается решения вопросов, связанных непосредственно с экономикой. Даже если специалисты в данной отрасли имеют самую высокую квалификацию и опыт работы, менеджер должен быть в состоянии провести определенную проверку³.

  Знания  в области социальной психологии помогут менеджеру вовремя предотвращать  различные трудности, связанные  с возникновением конфликтных ситуаций среди коллектива на рабочих местах. В любой организации существует возможность, что совместная деятельность сотрудников того или иного коллектива осложняется личными симпатиями и антипатиями. Именно менеджерский персонал должен вовремя заметить предпосылки для возникновения подобной ситуации, чтобы последующими действиями исключить возможность появления серьезного конфликта. В данном случае контроль за взаимоотношениями сотрудников в коллективе поможет не допустить негативных явлений путем тщательно выверенного подбора и формирования коллектива.

  Разумеется, каждый менеджер не может быть знатоком во всех областях, существует ряд объективных причин, не позволяющих одному человеку подняться до высших ступеней мастерства в различных отраслях деятельности. Именно поэтому особенно важной представляется четкая и слаженная работа всего менеджерского состава. В ситуации, когда каждый максимально ответственно выполняет свои обязанности и является высококвалифицированным специалистом в какой-то сфере, положение дел в целой организации поддерживается на оптимальном уровне.  В данном случае снижается возможность определенных затруднений, тормозящих успешную работу. Иначе говоря, контролирующие функции менеджера можно рассматривать как необходимый фактор, касающийся поддержки всех отраслей деятельности организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Глава 2. Характеристика объекта исследования.

  2.1 Общая характеристика  организации «Mary Kay».

  История ЗАО «Mary Kay» началась с мечты одной женщины. В 1963 году после блестящей карьеры в области прямых продаж Мэри Кэй ушла на пенсию. Практически сразу она решила воплотить в жизнь свою мечту и создать собственную Компанию только для женщин, где они смогут добиться безграничных успехов, продолжая уделять большое количество своего времени семье. Даже сегодня, по прошествии более сорока пяти лет, немногие Компании могут похвастаться таким же наследием, как у Компании «Mary Kay».

  Компания  «Mary Kay» была названа в честь основательницы, Мэри Кэй Эш, которая, вложив все свои сбережения — 5000 долларов и заручившись поддержкой своего сына Ричарда, впервые открыла двери небольшого офиса своей компании «Mary Kay» в г. Даллас, штат Техас, США 13 сентября 1963 года. Так началась новая история успеха для женщин, мечтающих о возможностях собственного бизнеса.

    Секрет успеха Мэри Кэй был  прост: она создала новую корпоративную культуру, основа которой — обучение, привлечение к работе и вера в силы женщин. Цель Мэри Кэй заключалась в создании новых возможностей для женщин в их стремлении добиться личного и финансового успеха. Благодаря упорному труду и энтузиазму небольшая компания «Мэри Кэй» превратилась в одну из самых крупных корпораций в области прямых продаж, специализирующихся на продукции по уходу за кожей.

  Консультанты  по красоте Компании предлагают продукцию  «Мэри Кэй» клиентам на Классах по красоте, именно здесь Консультанты подбирают индивидуально средства для каждого из клиентов в зависимости от их потребностей и индивидуальных особенностей кожи. Принцип работы Консультантов по красоте компании «Mary Kay»: «Попробуйте, прежде чем купить» — до сегодняшнего дня остается неизменным, как и остаются неизменными постулаты добра и бескорыстия, отношения к карьере и к окружающим людям, на которых была основана Компания, и которыми на протяжении многих лет руководствуются Консультанты по красоте.

  Косметические средства компании «Mary Kay» — это ее репутация, поэтому она уделяет особое внимание безопасности продукции. Компания исследует каждый ингредиент, в том числе растительные экстракты, так как только в этом случае можно предлагать потребителям самую безопасную и отвечающую современным требованиям продукцию. Всего ассортимент продукции Компании включает в себя более 200 наименований в категориях: уход за кожей лица, уход за телом, декоративная косметика, парфюмерия.

  Цель  компании заключается в создании новых возможностей для женщин в их стремлении добиться личного и финансового успеха, миссия – обогащать жизнь женщин. У компании есть «Золотое правило», которому следуют все работники – «Относись к людям так, как бы ты хотел,  чтобы относились к тебе». «Я мечтала создать Компанию, основанную на Золотом Правиле. Я искренне хотела, чтобы каждый человек, работающий в Компании, научился жить, руководствуясь им не только на работе, но и вне ее. Если вы следуете Золотому Правилу, то относитесь к людям так, как вы бы хотели, чтобы относились к вам. В каждом своем поступке и каждой мысли. Тогда и ваша жизнь, и жизнь тех, кто вас окружает, приобретет новое значение. Принимая каждое решение, руководствуйтесь Золотым Правилом и ставьте себя на место другого человека. Помните, что вы не сможете разбогатеть, пока не обогатите жизнь других людей. Все, что вы отдаете другим, возвращается к вам».⁴

     Организационная структура компании «Mary Kay» на примере Российского филиала - линейная, представлена на рис. 1, где во главе каждого подразделения стоит руководитель, сосредоточивший в своих руках все функции управления и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Его решения, передаваемые по цепочке "сверху вниз", обязательны для выполнения нижестоящими звеньями. Он, в свою очередь, подчинен вышестоящему руководителю. А главным является Президент компании. На этой основе создается иерархия руководителей данной системы управления (например, начальник отдела, директор предприятия и т.д.), т.е. реализуется принцип единоначалия, который предполагает, что подчиненные выполняют распоряжения одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.