Концепции автоматизации документооборота в организации

Содержание:

Введение

Глава I. Сущность документооборота

       1.1. Понятие документооборота

       1.2. Факторы влияющие на эффективность документооборота

Глава II. Автоматизация документооборота

       2.1. Формы автоматизации регистрации документов

      2.2. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Глава III. Организация электронного документооборота с помощью

               WEB-технологий

      3.1. Классификация средств электронного документооборота.

      3.2. Принципы технологии электронного документооборота

       3.3. Использование электронной почты

       3.4. Система корпоративного электронного архива

Заключение

Приложения

Список  литературы

Введение.

  Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками.

  В большинстве учреждений со сложной структурой большое значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе.

  Автоматизация  документооборота имеет 2-е концепции:

1. документооборот рассматривается как составная часть делопроизводства;
2. в рамках исключительно документооборота, т.е. использование узкоспециальных программ предназначенных только для контроля и управления документами.

  Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

  На сегодняшний день автоматизация документооборота необходима по следующим причинам:

1. информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее;
2. утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

  Организации, чей документооборот остается по большей части бумажным сталкиваются с рядом проблем, такими как:

- потеря документов;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

  Список  проблем очень широк. Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.  Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

- обеспечит слаженную работу всех подразделений;

- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повысит оперативность доступа к информации;

- позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

  Целью настоящей работы является проведение анализа внедрения автоматизированных систем документооборота в организации и выявление его преимуществ над обычным бумажным документооборотом. Это реализуется посредством решения следующих задач:

1. Раскрытия понятия документооборот
2. Описания автоматизации документооборота с помощью WEB-технологий
3. Выявления функций систем автоматизации

Глава I Сущность документооборота¹. 

1.1 Сущность документооборота и его основные стадии. 

   Документооборот - это движение  документов в организации с  момента их получения или создания, до завершения исполнения или   отправки.

   Движение документов осуществляется посредством выполнения ряда делопроизводственных операций, которые образуют следующие стадии документооборота:

1. приём и первоначальная обработка документов;
2. исполнение документов;
3. отправка документов;
4. хранение документов.

  Приём и первоначальная обработка документов поступивших в организацию производится работниками канцелярии, которые проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность упаковки секретной корреспонденции, а так же целостность вложений. После вскрытия конвертов находящиеся в них документы регистрируются в специальных журналах или карточках где указываются: порядковый регистрационный номер, дата поступления документов в канцелярию, назначение документа, данные об отправителе документов. На документе проставляются штампы предусмотренные ГОСТ куда входит номер документа и дата его поступления. Это всё позволяет вести точный учёт документов, контролировать их проход в организации, обеспечивает возможность изъятия документа на любой стадии документооборота. Зарегистрированные документы передаются руководителю, который должен в тот же день назначить исполнителя, а в случае надобности и порядок исполнения документа. При установлении сроков исполнения руководитель руководствуется действующими нормативными актами, однако, руководитель может установить и другие, более сжатые, сроки в зависимости от сложности и важности. Результаты рассмотрения, руководитель отражает в резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте 1-го листа. Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию работник которой отражает в регистрационном журнале входящей документации содержание резолюции и вручает данный документ под подписку исполнителю.

 Исполнение документов заключается:

• в выполнении проверочных действий;
• в исполнении содержащихся в документе предписаний;
• в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.

  При  исполнении документа исполнитель  может создавать новый документ, который в случае необходимости  представляет на визирование,  согласование подготовленного проекта и подписание руководителем. Иногда исполнение документа не требует подготовки новых документов. Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или в резолюции, в таких случаях может сделать отметку об исполнении на документе, в которой указывает, что выполнено по документу.

  Об  исполнении документа докладывают  руководителю, который подписывает  ответное письмо, а на документе  делает пометку «в дело», что  является свидетельством окончания  стадии исполнения документа.  Исполненные документы поступают в канцелярию для отправки или хранения.

  Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции:

• регистрация документов исходящей корреспонденции;
• проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указываются исходящий номер документа или его отправки;
• написание на конверте адреса и вложения документа в конверт;
• составление реестра;
• сдачу корреспонденции на предприятие связи.

  Все  указанные операции по отправке  корреспонденции выполняются работниками  канцелярии.

  Хранение документов предполагает их систематизацию и возможность последующего их исполнения. Все создаваемые документы подлежащие хранению систематизируются по предметно-логическому принципу. Основанием для группировки исполненных документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел.

  Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом дел текущего года. В соответствии с утвержденной номенклатурой дел в каждом учреждении заводят дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.

  Делом  называется совокупность документов, относящихся к определенному  направлению деятельности, с указанием  наименования, номера по номенклатуре, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов, срока хранения и др.

  Изъятие  документов помещенных, подшитых  в дела производиться по решению  руководителя предприятия. Место  изъятого документа, в дело помещается карточка - заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листках, кем и когда изъят, куда приобщен и куда отправлен.

  По  истечении срока хранения дела  подлежат уничтожению. Экспертная  комиссия отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый руководителем и с его разрешения дело уничтожается либо механическим путем (шредером), либо физическим.  

1.2 Факторы  влияющие на эффективность документооборота. 

   Одним из самых важных факторов эффективности документооборота является профессионализм работников службы ДОУ. Однако часто объем бумаг превышает физические возможности персонала. Избежать этого можно путем последовательной оптимизации всей системы прохождения документов. Кроме того, современные компьютерные технологии позволяют значительно уменьшить уровень нагрузки сотрудников. Следующим фактором можно отметить предоставление исполнителям права самостоятельной подписи некоторых видов документов (характеристик, справок и т.д.), особенно это важно для организаций, в которых до сих пор используется бумажный вид документооборота.

  Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Всего этого помогает достичь внедрение автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД). Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Глава II. Автоматизация документооборота. 

   Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

   Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

   Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

   Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов. 

2.1. Формы автоматизации регистрации документов. 

     В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов², в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов.

     Автоматизированные  системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

     Ко  второму классу относятся системы  управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля их перемещения с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

     Из  важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

     – программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент - сервер»);

     – поддержка распределенной обработки информации;

     – возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

     – открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

     – широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

     – возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

     – возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

     – возможности контроля за прохождением документов;

     – наличие системы оповещения должностных лиц;

     – возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

     – наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

     – наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

     – ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

     С точки зрения системы автоматизации  регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа – файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

     Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

     Компьютерная  регистрация документов позволяет:

     – внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

     – организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:

     – организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

     – организовать эффективный контроль исполнения документов.

     Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

     После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую  резолюцию. Автор резолюции и текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

     С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно  расширились возможности информационно  – справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки  по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

     Процесс регистрации позволяет создать  базу данных о документах и тем  самым заложить основы информационно-поисковой  системы организации по всем документам.

     Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным  и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

     При необходимости получения информации по конкретному документу на экран  выводится, а затем распечатывается  соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

     Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое дело данный документ подшит.

     В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует  автоматизированный контроль за исполнением  документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.

     Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке  осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

     Аналитические справки по установленной форме  могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работы отдельных сотрудников и организации в целом.

     При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.

     Принципиальным  решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

     Для организации такой работы с использованием сети, наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.

     В идеале же она должна охватывать все  рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В  этом случае при минимизации трудозатрат  делопроизводственного персонала  обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. 

2.2. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. 

  Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.

  В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

  Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

  Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило, характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

  Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

  Позволяет формировать рабочие папки пользователя. Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

  Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.

  Обработка и хранение собственно документов. К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

  Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.