Корпоративная информационная система организации ООО «Оргсервис» г. Краснодара

Министерство образования и науки РФ

ГОУ ВПО

«Майкопский государственный технологический университет»

Факультет информационных систем в экономике и юриспруденции

Кафедра прикладной информатики и информационных систем 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Корпоративные информационные системы» 
 
 
 
 

Тема: «Корпоративная информационная система организации

ООО «Оргсервис» г. Краснодара» 
 
 
 

Выполнил: студент группы ПЭ- 41

Гончарова А.С. 
Научный руководитель

доцент, к.э.н. Сапиев А.З. 
 
 
 
 
 
 

Майкоп 2010 
СОДЕРЖАНИЕ

    Введение

    Корпоративная информационная система (КИС) — это управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию предприятия (с выстроенной для ее реализации структурой) и передовые информационные технологии. Основную роль при этом играет отработанная структура управления, автоматизация исполняет второстепенную, инструментальную роль.

    Обобщенная  структура управления бизнесом включает в себя четыре основных блока: сам  объект управления, блок управления, ресурсы  и математическую модель (которая  распадается на три, а иногда и  больше разновидности — модель текущего состояния, переходного состояния и конечного состояния). Все остальное — это правила взаимодействия между ними.

      «Корпоративность» в терминах  КИС означает соответствие системы  нуждам крупной фирмы, имеющей  сложную территориальную структуру.

    Информационная  система отдельных составляющих фирму подразделений (финансовых, экономических, маркетинговых и др.) не может  претендовать на корпоративность. Только полнофункциональная система может  по праву быть охарактеризована как  КИС.

    Основная задача КИС состоит в поддержке функционирования и развития предприятия. Смыслом существования любого коммерческого предприятия, как известно, является получение прибыли. Несмотря на то, что сферы деятельности предприятий (производство, услуги) могут быть самыми различными, в общем виде задачи управления схожи. Они заключаются в организации управления поступающими на вход предприятия ресурсами для получения на выходе необходимого результата.

    Таким образом, можно сделать вывод  о том, что информационная структура фирмы должна быть описана характерными законами управления, регламентирующими управляющие воздействия на систему.

    Крупному  промышленному предприятию целесообразно  использовать КИС, которая соответствует  законам управления МRР II. Такие КИС способны предоставить руководителю необходимую информацию о возможности выполнения заявок на поставку продукции. Другими КИС являются интегрированные системы управления предприятием, так называемые ERP-системы.

    ERP-системы могут использоваться крупными предприятиями для управления потоками данных и их хранения и способствуют развитию электронного бизнеса предприятия.

    Планирование  внедрения компьютерных информационных систем, по сути дела, является реформированием  системы управления предприятием. Поэтому  грамотно подготовленный план позволит избежать множества проблем, возникающих при внедрении системы и ее последующей эксплуатации. Изменение системы управления в первую очередь связано с применением новейших методов работы с информацией. Реформирование касается процессов управления бизнес - процессами, планирования, бюджетирования, контроля.

    Применение  КИС в определенной степени меняет роль функциональных финансовых подразделений, повышая роль ответственности их руководителей. Происходит это еще  и потому, что руководители предприятия получают возможность непосредственного контроля над любыми результатами деятельности каждого подразделения.

    Наряду  с изменением сущности информационных потоков происходит также снижение трудоемкости выполнения стандартных  операций. Один и тот же документ проходит через различные подразделения предприятия, которые вносят в него необходимые изменения. Без применения компьютерной информационной системы каждый отдел создавал бы свои документы с самого начала.

    После этапа выбора корпоративной ИС (КИС) наступает этап внедрения, важность которого трудно переоценить.

      Действительно, все декларируемые  разработчиками корпоративного  ПО выгоды и преимущества, получаемые  в результате приобретения конкретной  КИС, проявятся только в случае  ее успешного внедрения.

    Проекты, в которых проводился подробный  анализ бизнес-возможностей (с учетом действий конкурента, лучших показателей  для ведения бизнеса, а также  существующей практики бизнеса), достигли положительных результатов в 56% случаев (и только в 8% случаев, когда такой анализ не проводился). Необходимо часто пересматривать опции и альтернативы.

    Проекты, реализованные после тщательной оценки опций и альтернатив (то есть, простого перехода на более современное  ПО, проведения перестройки производственных процессов и использования промежуточных решений), достигли положительных результатов в 43% случаев (и только в 9% случаев, когда эти опции во внимание не принимались).

    Актуальность темы курсовой работы заключается в необходимости решения вопроса об эффективности и целесообразности внедрения КИС в организацию.

    Предметом курсовой работы является расчет необходимых инвестиций для внедрения КИС в организацию.

    Объектом является организация ООО «Оргсервис».

    Задача курсовой работы расчет потребности в инвестициях и решения вопроса о целесообразности внедрения КИС в организацию.

    Цель  обеспечить внедрение КИС в организацию при минимальных затратах. Повысит производительность труда и эффективность работы персонала.

Глава 1. Выбор и внедрение Корпоративных информационных систем

    1. 1. Преимущества от использования КИС

    При внедрении компьютерных информационных технологий в организацию преследуется две взаимосвязанные основные цели:

• сокращение затрат в организации;
• увеличение отдачи, повышение производительности.

    Эти эффекты, как правило, достигаются  за счет:

    1. Повышения производительности труда.  Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения  рутинных задач. Для повышения  производительности труда в организациях  применяют компьютерные системы  справочно-нормативной информации, документооборота, CRM, BI, ERP – позволяющие менеджерам и служащих осуществлять за несколько минут те действия, на которые ещё несколько десятилетий назад требовались дни и недели.

    2. Увеличения конкурентоспособности. Например, в 70-х гг. один крупный дистрибьютор журналов и газет начал фиксировать информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца. После этого он использовал программу, которая определяла доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца, затем - сравнивал полученные результаты, группируя их по экономически и этнически подобным районам. После этого дистрибьютор сообщал каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий. Это позволило увеличить доход дистрибьюторам и розничным торговцам.

    3. Интегрирования финансовой информации. Когда руководитель пытается  оценить работу компании, он может  увидеть много разных «версий  правды». Финансовый отдел предоставляет  одну версию отчёта о доходах,  отдел продаж – другую. Остальные подразделения могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. Единая система создает один окончательный вариант правды, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну систему. [1]

    4. Быстрого обслуживания заказов. В системе ERP заказ проживает всю свою жизнь – от момента появления, до той минуты, когда товар отгружается клиенту, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не «размазанной» по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно.

    5. Стандартизации и ускорения процесса  производства. Крупные производственные  компании, особенно обладающие аппетитом  приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность и уменьшает головную боль. [5]

    7. Уменьшения складских запасов. ERP-системы  способствуют тому, что производственный  процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, может использоваться специальный модуль SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок), который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства ERP-систем.

    8. Стандартизации информации по  персоналу. В компаниях с большим  количеством различных бизнес - единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить HR модуль ERP.

    Исходя  из этих преимуществ и выгод, которые  автоматизированные информационные системы приносят иностранным компаниям, которые уже не мыслимы без систем ИТ, отечественные организации начинают проявлять значительный интерес к этим системам.

    Причем  динамика спроса постоянно увеличивается. Многие эксперты в области ИТ прогнозируют минимальный рост рынка на 15%-20% в год, причём наиболее вероятным среди них считается прогноз в 25%-30%. Этот рост может быть достигнут за счет:

• Низкого уровня автоматизации отечественных производств в настоящее время. В наши дни только 20% всех промышленных организаций имеют хоть какую то ИТ систему, причём большинству установленных систем требуется модернизация.
• Сокращения стоимости внедрения системы. Сегодня норма прибыли для компаний, занимающихся внедрением АСУ составляет в среднем 30%. В виду увеличения конкуренции на рынке, особенно с приходом очень крупного игрока – корпорацию Microsoft, которая сразу предложила высокое качество по низкой цене, конечные цены на автоматизацию поползут вниз.
• Совершенствования технологий. В самом ближайшем будущем готовиться к приходу на рынок новая технология RFID. Это будет означать замену штрих - кодов на радиочастотные датчики. В настоящее время эта технология уже создана, но дорога, чтобы сейчас, же её применить на практике. Когда же она дойдет до потребителя, это скажется не только на работе супермаркетов, но и на управлении ресурсами организации, что потребует внедрение или модернизацию систем.[6]

    1. 2. Выбор и внедрение системы

    Современная жизнь состоит из альтернатив. Мы постоянно что-то выбираем. Это относится и к нашему быту, и к профессиональной деятельности. В простых ситуациях мы даже не задумываемся, что выбрать и как это сделать, в сложных – мы выстраиваем целые системы принятия решений и разрабатываем для этого математический аппарат.

    Выбор программного обеспечения для автоматизации управления предприятием задача не совсем простая даже для небольших предприятий. И дело здесь даже не в сложности объекта выбора как такового, а большей частью, в том, что от этого объекта могут сильно зависеть результаты деятельности вашего предприятия.

    Выбор корпоративной системы осуществляется в несколько этапов:

• подготовительный;
• анализ объекта и системы управления;
• осуществление выбора системы;
• выбор организации, занимающейся внедрением;
• реализация и настройка системы;
• обучение пользователей;
• тестовое испытание системы.

    На  подготовительном этапе необходимо определить ключевых сотрудников и других участников проекта (как правило - консалтинговые организации), которые будут работать над внедрением системы на предприятие. Если проект масштабный, то необходимо будет создавать некую виртуальную структуру – проектную группу, со своей администрацией и исполнителями, которая будет осуществлять не только работы по выбору, но и впоследствии участвовать во внедрении и сопровождении программного обеспечения. Одним из факторов, ограничивающим желания и возможности, являются деньги, точнее уровень финансирования, необходимый для удовлетворения желаний и реализации возможностей. Поэтому, прежде всего, необходимо определиться с бюджетом проекта автоматизации. На этом этапе нет необходимости делать детальный бюджет. Достаточно будет определить с порядком сумм, выделяемых на автоматизацию

    На  этапе «Анализ объекта и системы  управления» выполняется обследование и изучение системы управления. Анализируется существующая организационная структура управления, применяемая технология производства, система документооборота, связи с внешними организациями и системами. Создается модель системы и объекта управления, которая предназначена для выявления и анализа недостатков существующей системы управления.

    Не  просто важно, а жизненно необходимо в самом начале определиться с  целями внедрения. Они, как правило, совпадают с целями бизнеса компании, по крайней мере, должны совпадать. На их основе и под их влиянием будут разрабатываться требования к АИС, определяться очередность и логические рамки внедрения.

    Кроме целей внедрения, необходимо определить критерии повышения эффективности  работы предприятия, некоторая их часть  будет напрямую зависеть от поставленных целей, а другая нет. Вы должны определить - за счет чего после проведения автоматизации Ваше предприятие будет работать лучше и за счет чего окупятся затраты на проект внедрения АИС.[20]

          На этом же этапе  формируются функциональные и технические требования к создаваемой системе, методам и технологиям работ, инструментальным средствам создания системы.

    На  этапе «Осуществление выбора системы» осуществляется непосредственный выбор  системы. Критериями при выборе АИС  как правило являются:

• Совокупная стоимость владения. Сумма затраты на покупку и внедрение системы является одним из самых важных критериев.
• Функциональная полнота. Возможность системы служить тому для чего она была создана.
• Масштабируемость. Можно рассматривать функциональную масштабируемость, т.е. возможность при необходимости приобрести или активировать дополнительные модули, которые не требуются на начальных этапах проекта по автоматизации, и масштабируемость по мощности, т.е. способности системы нормально функционировать и оперативно реагировать на действия пользователя при увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов, росте объема существующих данных.
• Технологичность. Это такие показатели как интегрированность (использование всеми модулями одной базы данных, однократный ввод данных), интегрируемость (возможность автоматического, полуавтоматического и ручного обмена данными с существующими приложениями), открытость системы (возможность модификации функциональности с помощью встроенных или внешних средств разработки, путем изменения исходных кодов функций и процедур, ядра системы, интерфейсных форм, структуры и модели данных и т.п.)
• Инвариантность по отношению к бизнесу. Возможность поддержки программным обеспечением разных видов бизнеса. Например, производства продуктов питания и оказания автотранспортных услуг. Этот критерий особенно важен для корпоративных структур с диверсифицированными видами деятельности.
• Перспективы развития. Важно выяснить планы разработчиков в отношении развития и модификации системы. Были случаи, когда проекты по дальнейшей разработке и поддержке программного обеспечения просто прекращались разработчиками и клиенты оставались один – на – один со своими проблемами по развитию проектов автоматизации.[11]

    Определившись с критериями можно приступать к самому интересному и не менее сложному этапу непосредственному выбору системы. Хоть рынок АИС не так и велик, но программ на нем представлено довольно много. Если почитать рекламные материалы разработчиков и поставщиков различных систем, то складывается впечатление, что все программы делают одно и то же, и лишь немного отличаются одна от другой, в основном стоимостью. И у потенциальных покупателей возникает законный вопрос, а зачем покупать и внедрять большую и дорогую систему, если вот есть маленькая и более дешевая, которая делает все то же самое.

    Для начала необходимо определить класс  системы. Выбор определенного класса позволит значительно сократить  затраты всех видов ресурсов и  избежать таких казусов, как участие  в одном конкурсе, например, 1С и SAP, что случалось на практике. Естественно, что нельзя определить четкую границу между классами, но выбрать необходимый класс для ориентира, конечно, можно. Необходимо проанализировать типы задач, решаемых системами одного класса, их основные функциональные возможности, основные стоимостные и временные характеристики проектов по внедрению этих систем. Сопоставьте эти данные с требованиями и выбрать необходимый класс. Существует довольно четкая зависимость между классом АИС, его возможностями и уровнем стоимости. Если в результате анализа получается, что под бюджет попадает один класс, а под требования – другой, то, явно, необходимо что-то менять. Или умерить аппетит по требованиям или выделять больший бюджет.

    Когда эта работа будет завершена, то из тех же отчетов о классификации Вы получите перечень основных, а в случае средних и крупных систем, практически, полный перечень представителей данного класса из которых, как правило, делается выбор.[23]

    После осуществления выбора класса системы  необходимо также выбрать организацию поставщика, занимающуюся внедрением этой системы.

    При выборе поставщика необходимо учитывать:

• Наличием в штате поставщика менеджеров проектов и перечнем проведенных ими проектов и решенных задач;
• Разработанными шаблонами проектной корреспонденции;
• Системой организации планирования и отчетности на проекте;
• Системой принятия решений при выявлении проблем во время выполнения проекта;
• Планируемым распределением ролей между участниками проектной группы;
• Наличие у поставщика документарно - описанной политики по поддержке клиентов;
• Тщательность проработки контракта на сопровождение и техническую поддержку;
• Наличие отдельного подразделения, занимающегося техническим сопровождением;
• Наличие специальных каналов связи (выделенные телефонные номера, адрес электронной почты, сайт, страницы в Интернет, посвященные поддержке);
• Наличие специализированного ПО для автоматизации процесса приема и обработки проблем, возникающих у клиентов.[16]

      Процесс выбора можно начать  составлением и рассылкой информационного письма о том, что предприятие планирует начать проект по автоматизации.. В нем кратко необходимо описать условия участия в проекте и запросить краткую информацию о поставщиках. Затем проводиться анализ поступивших документов и выбирается 3–4 поставщика.

    После этого предприятие устраивает презентацию, где поставщики показывают свои возможности  и возможности их систем. По её результатам  выбирается поставщик и продукт.

    На  следующем этапе «Реализация  и настройка системы» поставщик  вместе с информационной службой производит установку и настройку системы. Этот этап может продолжаться в зависимости от размера компании от нескольких недель до нескольких месяцев.

          Параллельно можно  переходить к следующему этапу «Обучение  пользователей». В результате внедрения практически всегда происходит реинжиниринг и реструктуризация. Это значит, что ваши сотрудники будут вынуждены работать по-новому. И проблема не только в том, что их нужно поставить в известность о грядущих изменениях и научить работе в новых условиях. Основное, пожалуй, в том, чтобы преодолеть психологическое сопротивление переменам, позитивно настроить коллектив. Раньше это называлось – «учесть человеческий фактор».

          После установки  и настройки можно осуществлять тестовое испытание системы. Тестирование системы позволяет проверить корректность ее настройки в режиме реального времени в течение определенного отчетного периода. В ходе этого тестирования могут вноситься уточнения в настройку системы, отслеживаться и исправляться ошибки, допущенные на прошедших этапах.

1. 3. Основные ошибки и факторы успеха при выборе и внедрении

    Корпоративные информационные системы превратились в привычный инструмент крупного и среднего бизнеса. Их основная задача - автоматизация бизнес-процессов  компании, управленческих функций, вывод справочной или аналитической информации. Однако статистика внедрений таких систем довольно тревожна.

    Любая АИС - не совсем "коробочная" программа, как, например, Microsoft Office System, которую можно с равной степенью эффективности установить на компьютерах любого предприятия. Результативность системы в значительной мере зависит от ее настройки под определенные задачи конкретного предприятия. Только правильно спроектированная и настроенная система действительно помогает сделать бизнес более управляемым и прозрачным для руководства компании.

    Несмотря  на то, что возможности современных  АИС достаточно развиты и постоянно  возрастают, чуда может и не произойти. Зачастую после внедрения корпоративной  информационной системы руководство  по-прежнему не довольно качеством информационного обеспечения. Например, вопреки всем ожиданиям, не сокращаются трудозатраты на выполнение рутинных операций и, что еще важнее, сохраняются все недостатки, присущие ранее сложившейся практике осуществления производственно-хозяйственных операций. Речь обычно идет о некорректном оформлении первичных документов, наличии сверхнормативных запасов, нарушениях в сбытовой политике, в частности об отпуске продукции клиентам, имеющим неисполненные обязательства. Более того, нередко спроектированная АИС настолько сложна и неадекватна текущим задачам, что вообще не используется в компании.

    Причин  неудачных внедрений сотни. Но в  их основе, как правило, лежит нарушение  основополагающих принципов проектирования автоматизированных систем управления. Обычно проекты внедрения ERP-систем не дают ожидаемых результатов вследствие:

• проектирование системы ERP без учета стратегии развития компании;
• перекос в сторону технологии;
• проектирование системы ERP «снизу-вверх»;
• избыточного реинжиниринга бизнес-процессов;
• неверная оценка экономической эффективности внедрения ERP-системы;
• недооценка сложности процесса внедрения.

    Проектирование  системы ERP без учета стратегии  развития компании одна из типовых  ошибок. Понятно, что при настройке  системы невозможно учесть все потенциальные пути развития фирмы в отдаленном будущем. За прошедшие годы экономическая среда, в которой работают российские предприятия, сильно изменилась. Например, в компаниях нефтегазовой отрасли трансформировалась структура собственности: организации вывели практически все непрофильные активы, информация о которых была неотъемлемой частью АИС и учитывалась при составлении консолидированной отчетности. Многие компании металлургической отрасли заметно сократили численность сотрудников (некоторые практически в два раза), что естественно отразилось на количестве автоматизированных рабочих мест.

    Создание  и внедрение полнофункциональной ERP-системы - длительный процесс, который  на крупных предприятиях может занимать 3 и даже 5 лет. Более того, систему необходимо проектировать так, чтобы она работала в течение 2 - 3 лет без проведения модернизации. Ошибки в прогнозировании могут привести к неоправданно большим расходам, в частности на покупку дополнительного сетевого оборудования и оплату Интернета, составляющих значительную долю в стоимости владения ERP-системой. Совсем неприятный будет вариант, когда спустя год или два становится очевидна необходимость переводить ERP-систему на другую техническую платформу.