Критерии оценки эффективности применения автоматизированных информационных систем. Оценка необходимости перехода на новую информационн

Введение 

     Проектирование  систем управления играет важную роль в современных технологических  системах. Выгоды от её совершенствования  систем управления в промышленности могут быть огромны. Они включают улучшение качества изделия, уменьшение потребления энергии, минимизацию  максимальных затрат, повышение уровней  безопасности и сокращение загрязнения  окружающей среды. Трудность здесь  состоит в том, что ряд наиболее передовых идей имеет сложный  математический аппарат. Возможно, математическая теория систем – одно из наиболее существенных достижений науки ХХ века, но её практическая ценность определяется выгодами, которые  она может приносить. Проектирование и функционирование автоматического  процесса, предназначенного для обеспечения  технических характеристик, таких, например, как прибыльность, качество, безопасность и воздействие на окружающую среду, требуют тесного воздействия  специалистов различных дисциплин.

    Эффективное управление предприятием в современных  условиях невозможно без использования  компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы  (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.

    Руководители  многих российских предприятий имеют  слабое представление о современных  компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой  штат собственных программистов, которые  разрабатывают индивидуальные программы  для решения стандартных управленческих задач.

    Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы  управления нова для большинства  отечественных руководителей, а  ее последствия во многом будут оказывать  значительное влияние на предприятие  в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила  бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом. 

Актуальность темы.

    На  зарубежных промышленных предприятиях вопросам внедрения автоматизированных средств информационной поддержки  процессов управления уделяется  особое внимание. По статистике на 500 крупнейших фирмах Европы и Америки на совершенствование  информационных систем расходуется  от 1,5 до 4% годового оборота, что составляет примерно от 8 до 15 тысяч долларов США  на одно автоматизированное рабочее  место. На Российских предприятиях эта  цифра на порядок ниже. Ситуация усугубляется высокими таможенными  пошлинами на сложное вычислительное оборудование и программное обеспечение, что существенно повышает их стоимость. Отсутствие опыта создания корпоративных  систем автоматизированной информационной поддержки приводит к увеличению рисков, связанных с неправильной организацией работ и разработке проектов корпоративных информационных систем. Таким образом, разработка общей  методологии построения корпоративной  системы информационной поддержки, обеспечивающей снижение рисков и издержек при организации и проведении работ представляется важной и актуальной для обеспечения конкурентоспособности Российских авиационных предприятий на мировом рынке.

    Управление  ресурсами является важным аспектом, однако он не единственный, который  учитывается при создании систем информационной поддержки.

    Вопрос  критериев эффективности создаваемых  структур управления рассматривается  абстрактно.

    В условиях рыночных отношений нельзя уходить от экономических вопросов. В условиях жесткой конкуренции  при проведении любых мероприятий  ключевыми показателями эффективности  являются их затратность и окупаемость. Вследствие этого возникает необходимость  решения проблемы создания и совершенствования  автоматизированных информационных систем поддержки процессов управления производством авиационного предприятия  на основе управления затратами. Данная проблема может быть решена разработкой  общей методологии построения автоматизированных корпоративных информационных систем поддержки авиационного производства на основе критериев эффективности, предполагающих оптимизацию затрат соответствие и несоответствие информационных процессов требованиям качества. 

    Целью работы является рассмотрение основных наиболее значимых достижений информационной технологии в сфере управления персоналом. 
 

Научная новизна курсовой работы.

    Научная новизна заключается в решении  проблемы проектирования и совершенствования  автоматизированных корпоративных  информационных систем поддержки процессов  управления промышленным предприятием на основе управления затратами, включающем в себя следующие достижения. 

Практическая  ценность

    Предложенная  методология автоматизации процессов  может быть использована в качестве руководства для практического  внедрения корпоративных информационных систем управления качеством продукции  наукоемкого предприятия.

    Универсальная информационная структура подразделения, обеспечивает повышение эффективности  работ по разработке базы данных процессов  управления качеством продукции.

    Разработанные автоматизированные модели процессов  позволяют повысить степень формализации деятельности по управлению документацией, персоналом, а также оценки конкурентоспособности  продукции, процесса. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 1. Автоматизированные информационные системы. 

1. Основные  понятия о автоматизированных информационных систем.

     Интенсивное усложнение и увеличение масштабов  промышленного производства, развитие экономико-математических методов  управления, внедрение ЭВМ во все  сферы производственной деятельности человека, обладающих большим быстродействием, гибкостью логики, значительным объёмом  памяти, послужили основой для  разработки автоматизированных систем управления (АСУ), которые качественно  изменили формулу управления, значительно  повысили его эффективность. Достоинства  компьютерной техники проявляются  в наиболее яркой форме при  сборе и обработке большого количества информации, реализации сложных законов  управления.

     АСУ – это, как правило, система «человек-машина», призванная обеспечивать автоматизированный сбор и обработку информации, необходимый  для оптимизации процесса управления. В отличие от автоматических систем, где человек полностью исключён из контура управления, АСУ предполагает активное участие человека в контуре  управления, который обеспечивает необходимую  гибкость и адаптивность АСУ.

     Рассмотрим  упрощённую структурную схему переработки  данных в АСУ (рис. 1). Цифрами обозначены этапы переработки данных. Из анализа  схемы видно, что этапы 1, 2, 3, 4, 8, 9 в своём составе могут содержать  много операций, которые не требуют  творческого участия человека и, следовательно, могут быть выполнены  техническими средствами. Этапы же 5, 6, 7 требуют творческого подхода  к решению поставленных задач, этап 7 вообще не может быть осуществлён  без участия человека, т.к. несёт  в себе элемент правовой ответственности.  

      Упрощённая схема переработки информации в АСУ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Поэтому следует говорить не о вытеснении человека из контура управления сложными системами, а о рациональном распределении  функций управления между человеком  и техническими средствами, освобождающем  человека от решения рутинных задач  и возлагающем на него задачи, решение  которых требует творчества.

     Существенными признаками АСУ является наличие  больших потоков информации, сложной  информационной структуры, достаточно сложных алгоритмов переработки  информации. Общими свойствами и отличительными особенностями АСУ как сложных  систем являются следующие:

• наличие большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, причём изменение в характере функционирования какого-либо из элементов отражается на характере функционирования другого и всей системы в целом;
• система и входящие в неё разнообразные элементы в подавляющем большинстве являются многофункциональными;
• взаимодействие элементов в системе может происходить по каналам обмена информацией, энергией, материала и др.;
• наличие у всей системы общей цели, общего назначения, определяющего единство сложности и организованности, несмотря на всё разнообразие входящих в неё элементов;
• переменность структуры (связей и состава системы), обеспечивающий многорежимный характер функционирования;
• взаимодействие элементов в системе и с внешней средой в большинстве случаев носит стохастический характер;
• автоматизация имеет высокую степень, в частности широкое применение средств автоматики и вычислительной техники для гибкого управления и механизации умственного и ручного труда человека, работающего в системе;
• управление в подавляющем большинстве систем носит иерархический характер, предусматривающий сочетание централизованного управления или контроля с автономностью её частей. [5 , c. 201]

1.2. Классификация АСУ. 

     В зависимости от роли человека в процессе управления, форм связи и функционирования звена «человек-машина», оператором и ЭВМ, между ЭВМ и средствами контроля и управления все системы  можно разделить на два класса:

1. Информационные системы, обеспечивающие сбор и выдачу в удобном виде информацию о ходе технологического или производственного процесса. В результате соответствующих расчётов определяют, какие управляющие воздействия следует произвести, чтобы управляемый процесс протекал наилучшим образом. Основная роль принадлежит человеку, а машина играет вспомогательную роль, выдавая для него необходимую информацию.
2. Управляющие системы, которые обеспечивают наряду со сбором информации выдачу непосредственно команд исполнителям или исполнительным механизмам. Управляющие системы работают обычно в реальном масштабе времени, т.е. в темпе технологических или производственных операций. В управляющих системах важнейшая роль принадлежит машине, а человек контролирует и решает наиболее сложные вопросы, которые по тем или иным причинам не могут решить вычислительные средства системы.

     Информационные  системы.

     Цель  таких систем – получение оператором информации с высокой достоверностью для эффективного принятия решений. Характерной особенностью для информационных систем является работа ЭВМ в разомкнутой  схеме управления. Причём возможны информационные системы различного уровня.

     Информационные  системы должны, с одной стороны, представлять отчёты о нормальном ходе производственного процесса и, с  другой стороны, информацию о ситуациях, вызванных любыми отклонениями от нормального  процесса.

     Различают два вида информационных систем: информационно-справочные (пассивные), которые поставляют информацию оператору после его связи  с системой по соответствующему запросу, и информационно-советующие (активные), которые сами периодически выдают абоненту предназначенную для него информацию.

     В информационно справочных системах ЭВМ необходима только для сбора  и обработки информации об управляемом  объекте. На основе информации, переработанной в ЭВМ и предоставленной в  удобной для восприятия форме, оператор принимает решения относительно способа управления объектом.

     Системы сбора и обработки данных выполняют  в основном те же функции, что и  системы централизованного контроля и являются более высокой ступенью их организации. Отличия носят преимущественно  качественный характер.

     В информационно-советующих системах наряду со сбором и обработкой информации выполняются следующие функции:

• определение рационального технологического режима функционирования по отдельным технологическим параметрам процесса;
• определение управляющих воздействий по всем или отдельным параметрам процесса;
• определение значений (величин) установок локальных регуляторов. [7 , c. 197]

     Данные  о технологических режимах и  управляющих воздействиях поступают  через средства отображения информации в форме рекомендаций оператору. Принятие решений оператором основывается на собственном понимании хода технологического процесса и опыта управления им. Схема системы советчика совпадает  со схемой системы сбора и обработки  информации.

     Управляющие системы

     Управляющая система осуществляет функции управления по определённым программам, заранее  предусматривающим действия, которые  должны быть предприняты в той  или иной производственной ситуации. За человеком остаётся общий контроль и вмешательство в тех случаях, когда возникают непредвиденные алгоритмами управления обстоятельства. Управляющие системы имеют несколько  разновидностей.

     Супервизорные системы управления. АСУ, функционирующая  в режиме супервизорного управления, предназначена для организации  многопрограммного режима работы ЭВМ  и представляет собой двухуровневую  иерархическую систему, обладающую широкими возможностями и повышенной надёжностью. Управляющая программа  определяет очевидность выполнения программ и подпрограмм и руководит  загрузкой устройств ЭВМ.

     Системы прямого цифрового управления. ЭВМ  непосредственно вырабатывает оптимальные  управляющие воздействия и с  помощью соответствующих преобразователей передаёт команды управления на исполнительные механизмы. Режим прямого цифрового  управления позволяет применять  более эффективные принципы регулирования  и управления и выбирать их оптимальный  вариант; реализовать оптимизирующие функции и адаптацию к изменению  внешней среды и переменным параметрам объекта управления; снизить расходы  на техническое обслуживание и унифицировать  средства контроля и управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3. Использование информационных систем в управлении

    Каждый  из главных типов информационных систем, описанных раннее, ценен  для помощи организациям в решении важных проблем. В последнее десятилетие некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного процветания фирмы и выживания. Такие системы, которые являются мощными инструментальными средствами для участия в конкуренции, названы стратегическими информационными системами.

    Стратегические  информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

    Стратегические  информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные систем могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают боле глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали.

    Стратегические  информационные системы существенно изменяют цели фирмы изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы.

    Чтобы использовать информационные системы  как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами. [5 , c. 57]

    Информационные  технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.

    Предприниматели стремились достигать конкурентного  преимущества в прошлом конкурируя одним из двух способов:

    -         стоимостью, т.е. дешевыми товарами  или услугами;

    -   дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.

    Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы  начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени, и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.

    К 90-м годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбрать между стратегиями стоимости или дифференцирования, сегодня ИТ позволяют фирмам в некоторых отраслях промышленности конкурировать с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Некоторые фирмы пытаются конкурировать не только с низкими ценами и высоким качеством, но также и на способности делать высоковарьируемые под пользователя изделия. Названные как «массовые настройки» ИТ используются, чтобы быстро увязать процессы и рабочие группы, произвести настроенные изделия, которые являются именно такими, в которых клиент нуждается. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Критерии оценки эффективности  применения автоматизированных информационных систем 

2.1. Влияние информационных систем управления на эффективность работы организации 

     ИСУ оказывают влияние на многие характеристики организации. Рассмотрим более подробно наиболее важные из них.

     1. Производительность труда (операционная эффективность). Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. Для повышения производительности труда в организациях применяют системы обработки транзакций. Например, для управления запасами на складе, чтобы сократить расходы, связанные с их содержанием. При этом компьютер определяет оптимальный запас изделий на складе, отслеживает текущее количество. Другой пример – повышение производительности труда работников офиса при помощи редакторов текста. При этом сокращается время подготовки текста, особенно в тех случаях, когда текст пересматривается несколько раз. Также производительность труда в офисе повышается за счет применения систем настольного издательства и систем презентационной графики.

     2. Функциональная эффективность может быть улучшена за счет применения СППР. Например, компания American Express, производящая кредитные карточки, для повышения эффективности функций разрешения кредита использует системы искусственного интеллекта. Эти системы объединяют в себе мастерство всех лучших менеджеров по кредиту.

     3. Качество обслуживания клиентов. Примером может служить применение банковских машин (банкоматов). Нормальный банкомат работает 24 часа в сутки каждый день. Он позволяет снимать со счета наличные в любое время суток.

     4. Создание и улучшение продукции. Продукция бывает двух видов: информационно-интенсивная и традиционная. Информационно-интенсивная продукция выпускается в банковской деятельности, страховании, финансовом обслуживании и т. д. Информационно-интенсивная продукция может быть создана и улучшена на основе современных информационных технологий.

     5. ИСУ открывают перед компанией  возможность изменения основ конкуренции. Например, в 70-х гг. один крупный дистрибьютор журналов и газет начал фиксировать информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца. После этого он использовал программу, которая определяла доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца, затем – сравнивал полученные результаты, группируя их по экономически и этнически подобным районам. После этого дистрибьютор сообщал каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий. Это позволило увеличить доход дистрибьюторам и розничным торговцам.

     6. Закрепление клиентов и отдаление конкурентов. Информационные системы конкурентоспособных преимуществ (ИСКП) обслуживают стратегические потребности организации. ИСКП дают мгновенный и быстрый доступ к информации о важнейших факторах, влияющих на достижение фирмой своих задач. Но главное то, что ИСКП производят такие информационные продукты и услуги, которые содействуют привлечению клиентов к своей фирме за счет клиентов конкурента. Например, банковские пластиковые карточки дают более надежную защиту от кражи наличных денег, поэтому клиент нередко выбирает именно тот банк, который предоставляет услуги в виде пластиковых карточек. [11 , c. 300]

     ИСКП  – это фактически комплекс многих других видов ИС. Рыночные условия  требуют от фирм, банков, корпораций постоянно изыскивать новые возможности  для повышения конкурентоспособности. В последнее время весомые  преимущества создаются за счет использования  телекоммуникаций, локальных, корпоративных, и глобальных компьютерных сетей. Они, во-первых, позволяют привлекать клиентов сокращением времени обслуживания или предоставления им комфорта, во-вторых, повышают качество и оперативность  работы менеджеров в процессе принятия решений за счет скоростного сбора  данных от региональных подразделений  и оперативного анализа данных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2. Основы оценки эффективности автоматизированных информационных систем 

     Любой бизнес-проект создается на базе понимания  его эффективности с точки  зрения востребованности и прибыльности. Как правило, преимущества информационных технологий у руководящего состава  предприятий не вызывают сомнений. Окупаемость ИТ-решений признает большинство представителей топ-менеджмента  компаний, однако, единой формулы подсчета эффективности информационных систем на настоящий момент не существует.

     Как ни парадоксально это звучит, но для многих руководителей компаний возврат на инвестицию в информационные технологии не является главнейшим критерием  для принятия решения о реализации проектов. Оценивают чаще эффективность  систем с точки зрения повышения  производительности труда. Однако, в  международной практике сложилось  несколько различных методологических подходов к оценке эффективности  от эксплуатации информационных систем, некоторые из которых вкратце  описаны в данной записке.

     Методологические  подходы к оценке эффективности  информационных систем.

     Инвестиции  в информационные технологии дают отдачу в виде роста рыночной капитализации  компании за счет её большей управляемости, прозрачности, новых компетенций, производственной культуры, привлекательности для  клиентов и сотрудников, уменьшения бизнес-рисков. В долгосрочной перспективе  инвестиции в ИТ снижают дисконт  на поток наличности от операционной деятельности компании, повышая её биржевую стоимость, а также снижают  ставку банковского процента за счет уменьшения рискованности бизнеса.

     ИТ  являются структурным элементом  системы корпоративного управления, обеспечивая потоки внешней и  внутренней информации для менеджмента  компании, и всех лиц так или  иначе заинтересованных в содержании управленческой информации компании. ИТ являются основным источником такой  информации и решают задачи по её формированию, сохранению и воспроизведению, обеспечивая  конкурентоспособность, непрерывность  и развитие бизнеса.

     Инвестиции  в ИТ являются основным инструментом для поддержания конкурентоспособности  предприятия. Гарантия конкурентоспособности  для предприятия - это применение ИТ в области формирования, поддержания  и развития продуктовых линеек, цепочек  поставок и отношений с клиентами  в их динамике.