Модели проектирования работы в организации

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БАШКИРСКИЙ  ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

080501.М.М-06-19.00.14.ПЗ.

« Модели проектирования работы в организации » 
 
 

Руководитель курсовой работы:

______________ Богданова А.А.

                                                                ______________________2008г.

                                                     Разработал:

                                                   ______________ Лукманов Б.Д.

                                                                        ______________________ 2008г. 
 
 

     Введение 

     Эффективное принятие решений необходимо для  выполнения управленческих функций. Неудивительно поэтому, что процесс принятия решений - центральный пункт теории управления. Наука управления старается повысить Эффективность организаций путем увеличения способности руководства к принятию обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности с помощью моделей и количественных методов.

     Проектирование  организации, обеспечивающее установление взаимодействия между членами организации с учетом выполненных ими работ, проявляется в статическом виде как структура организации в динамическом виде как процессы, протекающие в организации.

     Проектирование  организации находится под влиянием нескольких групп факторов, основными из которых являются внешняя среда, технология работы, стратегический выбор и поведение работников.

     Проектирование  организации отражает разделение труда  и взаимозависимость  работ. Выделяется  четыре типа взаимозависимости  работ: складывающаяся,  последовательная, вязанная и групповая.

     Связь проектирования организации со стратегическим выбором проявляется в том, что при проектировании организации большую роль грает то, какую идеологию ведения бизнеса исповедует руководство организации, а также то, как и На какого потребителя ориентирована организация и на каком рынке она собирается работать.

     Проектирование  организации связано с принятием решения по таким вопросам, как определение степени специализации, установление оптимального масштаба управляемости, установление связей, уровней иерархии, распределение прав и обязанностей, установление пропорции между степенью централизации и децентрализации, а также дифференциации и интеграции.

     Применяя научный метод для разрешения проблем управления, необходимую помнить, что организация – это открытая система, состоящая из взаимосвязанных частей. Поэтому второй особенностью научного подхода к управлению является системная ориентация.

     Моделирование - это концепция, которой уделено  много внимания в нашем обсуждении. Наиболее заметный и, возможно, наиболее значительный вклад школы научного управления заключается в разработке моделей, позволяющих принимать объективные решения в ситуациях, слишком сложных для простой причинно-следственной оценки альтернатив. Многие из таких моделей настолько сложны, что не всякий средний руководитель в состоянии воспользоваться ими самостоятельно. Однако, отсутствие основательного представления о моделях может привести руководителя к методу проб и ошибок и принятию необдуманных решений, вместо применения проверенных методов.  

     1.Теоретическая часть

     1.1 Концепция проектирования работы

       Понятие «работа» в дополнение к понятию «функция» включает также и организационную сторону осуществления деятельности, т.е. дает ответ на вопрос: как делать и кому следует (права 'и ответственность) делать? Все вместе это позволяет достаточно четко выделить и описать тот или участок работы. Данный процесс называется проектированием работы в организации и во многом определяет успех ее деятельности. определенная работа появляется тогда, когда организация испытывает потребность в решении какой-либо задачи. С этого момента работа начинает создаваться, проектироваться. С течением времени и развитием новых процессов в управлении организацией технология работы может меняться. Этот процесс называется проектированием работы. Технология работы меняется, когда руководство организации принимает, решение пересмотреть ответы на вопросы, что и как делать. В одних случаях пересмотр может ограничиться, например, введением персонального компьютера для выполнения расчетов, в других - внедрением групповой формы работы.

     Изображенная на рис. 1.1. модель представляет собой результат исследований по этой проблеме за последние 20 лет. Модель включает раличныe термины и концепции, используемые в настоящее время. цененные вместе, эти концепции описывают важные характеристики работы и ее влияние на эффективность организации.

     модель отражает те сложности, которые возникают в рассматриваемом процессе. Она признает, что люди по-разному реагируют на одну и работу: одни получают от нее удовлетворение, а другие  нет. Она также отражает наличие трудности выбора между организационными и индивидуальными потребностями. Так, массовое конвейерное производства, являющееся технически оптимальным, не всегда вызывает у работника состояние удовлетворенности работой. Рассмотрим каждый элементов модели в отдельности. 

     Рис. 1.1. Модель проектирования и выполнения

     1.2 Исходные данные  по проектированию  работы

     Цель  проектирования работы - дать объективное описание самой работы, т.е. ее содержания, требований к ней и ее окружения или контекста. Существует много методов анализа работы, помогающих руководителям определить эти три составляющие любой работы.

     Содержание  работы охватывает действия, которые должны быть выполнены в рамках данной работы. В зависимости от выбранного метода анализа работы описание ее содержания может быть широким или узким, т.е. может быть простым заявлением о том, что надо делать, или детальным разъяснением каждой отдельной операции, каждого движения  руки или тела. Данный подход к отражению содержания работы называется функциональным анализом  работы (ФАР). Он включает описание того:

     - что работник делает по отношению  к другим работникам и другим  работам;

     -какие  методы и операции следует  использовать;

     -какие  машины и оборудование используются  при выполнении данной работы;

     -какой  продукт/услуга производится в  процессе выполнения работы.

     Первые  три позиции связаны с действиями, четвертая - с результатом работы. ФАР обеспечивает описание работы, основанное на классификации работ по каждой из четырех позиций. Данный метод широко используется на практике для подготовки должностных инструкций.

     Требования  к работе отражают необходимые для  ее выполнения качества индивида, такие как навыки, способности, образование, опыт, здоровье, воспитание и другие индивидуальные качества. Для составления списка этих требований в условиях конкретной организации используется метод должностного аналитического вопросика. Этот метод предполагает описание указанных характеристик индивида на основе анализа следующих параметров работы:

     -информационные  источники, важные для выполнения  работы;

     -обрабатываемая  информация и принимаемые решения,  необходимые для выполнения работы;

     -физические  действия и умения, требуемые  для выполнения работы;

     -характер  межличностных отношений, желательных  для работы;

     -характер  реакции индивида на условия  работы.

         Данный метод применяется для  всех видов работ, в том числе  и для управленческой. Он служит  базой при подготовке квалификационных  справочников.

     Внешние по отношению к работе факторы  физического, социального и другого характера, описывающие условия, в которых она должна выполняться; а также права и ответственность составляют контекст работы. Существует ряд методов анализа под углом  зрения среды, в которой осуществляется работа. С помощью этих методов можно получить ответ на вопрос о том, что значит данная работа  для организации, какие требуются условия для ее выполнения.

     Люди  выполняют свою работу в различных  местах. Но все их можно свести к  двум типам: (1) фабрика или завод  и (2) контора или офис.

     Исторически анализ работы начался на фабрике. Промышленная революция  и последующая индустриализация способствовали процессу роста  предприятий; на которых люди выполняли сотни различных специализированных работ. Ранние попытки анализа работы последовали за выдвинутой на рубеже ХХ в. основателями научного управления идеей объективного анализа фактов и данных, собираемых на месте работы, для определения единственно правильного пути ее проектирования.

     На  основе концепции научного управления, основоположником котоpoгo является Ф. Тейлор, было разработано много методов анализа и улучшения работы. Нёкоторые из них используются до сих пор. Методы изучения движений и расходуемого на них времени,. упрощения работы и стандартизации составляют сердцевину анализа работы на фабрике и других производственных предприятиях. Несмотря на то что механистический подход к анализу работы получил широкое распространение в промышленности, многие производственники не согласно с идеей, когда один рабу. Все большее признание, особенно в высокотехнологичных отраслях, получают умение и готовность работника выполнять широкий круг задач. На практике это привело к созданию автономных рабочих групп, где один работник в любой момент может заменить другого. При этом существенному изменению подвергаются содержание работы и требования к ее исполнителю с таким расчетом, чтобы последнему предоставлялась возможность более полно использовать свои талант и способности.

       После появления концепции «научного управления»,  которая в  основном  была  ориентирована на производственные процессы, анализ  работы в развитых индустриальных, странах относительно быстро переключился на конторские процессы, что вполне закономерно было связано но С ростом масштабов и сложности управленческой работы. Позже; автоматизация, роботы, станки с ЧПУ и гибкие производственные системы (ГПС) резко сократили потребность в изучении физических действий на работе и вызвали еще больший интерес к изучению работы области управления организацией. Однако современное рабочее место  управленца не является простым продолжением традиционной фабрики. Бумажный предмет работы окончательно был замещен электронным. Это позволило резко раздвинуть для человека границы его работы.  Более того, современные электронные системы управления делают возможным поручать одному исполнителю целый набор разных взаимосвязанных работ.

     В настоящее время ученые и практики считают, что при анализе конторской работы большее внимание следует уделять человеческому фактору. Так, хорошо известно, что долгая работа с компьютером оказывает ряд неблагоприятных воздействий на здоровье человека: вызывает  головную боль, «красноту» глаз, боль в спине и проч. Источником этих  проблем, в частности, является дизайн рабочего места, в соответствии с  которым устанавливается взаимодействие человека и компьютерной системы. Нередко анализ работы ориентирован на технологическую  сторону - компьютер, так как разработчикам дизайна легче иметь дело  с неодушевленными предметами, чем со сложной по природе натурой  человека.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3.  Содержание требование и параметры работы

     К параметрам работы, которые определяются на основе результатов анализа, относятся  ее масштаб, сложности и отношения, в которые ее исполнитель вступает с другими работниками.  Масштаб работы ассоциируется с ранее приведенной содержательной  стороны работы и представляет собой количество задач или операций; которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить. Обычно, чем больше или операций должен выполнить работник, тем больше это займет много времени.

     Сложность работы как ее параметр носит преимущественно качественный характер, она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения процессом. На практике сложность работы зависит от личностных характеристик исполнителя и делегированных ему прав по ее осуществлению. Очень Часто в управлении можно встретить людей, занимающих формально одинаковые должности в организации, но выполняющих разную по СЛОЖНСТИ работу. В этом проявляется неформальная сторона в управлении организацией.

     Оба параметра, масштаб и сложность, делают одну работу отличной от другой не только в рамках одной и той же организации, но и в разных организациях (рис 1.3) 

                  Малый                                                                                               большой

       Рис. 1.3. масштаб и сложность работы (различия по видам работ)

     Так, декан вуза или заведующий отделением в больнице одновременно могут быть и профессором, и врачом-терапевтом соответственно, но работа первых по объему выполняемых задач значительно «масштабнее», чем последних, так как включает наряду с выполнением чисто профессиональных обязанностей. Ряд управленческих функций. Уровень проблем, решаемых секретарем главного. врача больницы или рабочим-сборщиком, ниже, чем у врача-терапевта или работника, обслуживающего станок с ЧПУ на заводе.

     К узкоспециализированным работам относятся те, которые содержат всего несколько задач или операций (т.е. низкий масштаб работы), реализация который осуществляется с помощью предписанных средств (низкая сложность работы). Широкоспециализuрованные работы имеют противоположные характеристики рассматриваемых параметров. В больших организациях разрыв между этими двумя видами работ бывает очень велик. Верно определить масштаб и сложность работы руководителям помогают правильно и четко сформулировавшие миссии, цели и задачи организации.

     Под отношениями по работе при ее проектировании понимается установление межличностных связей между исполнителем работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации.

     Рассмотрение  отношений как параметра, используемого при проектировании работы, является мостиком к формированию структуры организации. Это связано с завершением организационного обособления функций в форме рабочих отношений. Связи между функциями, а точнее, между работами в организации и составляют, как будет показано ниже, основу ее структуры (рис. 1.4).  

     Рис.1.4 переход от задачи к структуре в организации

     Принятие  руководством решений о природе и характере отношений по работе тесно связано с такими элементами структуры, как масштаб управляемости и создание участков работы, служб и подразделении в организации. Это также имеет связь со сплоченностью группы и организационной культурой.

     Так, неоправданно большие размеры группы, выполняющей общую работу, затрудняют установление дружественных и заинтересованных отношений между ее членами, что отрицательно влияет. На эффективность выполняемой работы. Причиной этого является редкая возможность для большого числа людей коммуницировать друг с другом как по работе, так и в личном плане. В результате страдает сплоченность группы и исчезает важный источник удовлетворенности работой для тех, кто испытывает потребность в социализации и самоутверждении посредством установления соответствующих отношений со своими коллегами.

     Создавая участки работы, службы и подразделения, руководство организации во многом исходит из практического использования тех отношений по работе, котopыe удалось получить в ходе ее проектирования Функциональная общность работ позволяет объединить их в рамках одной группы работников, а внутри группы расположить по уровням иерархии в зависимости от личностных качеств и делегируемых прав. Общность интересов по, «горизонтали» И по «вертикали» позволяет участникам процесса работы установить удовлетворяющие их социальныe отношения.

     Таким образом, методы анализа работы дают возможность руководителям спроектировать работу под решаемые задачи и ожидаемый результат. Однако, прежде чем перейти к вопросу взаимосвязи между работой и результатом, рассмотрим проблему восприятия личностью создания работы.

     Восприятие  содержания работы

     К одной и той же работе участвующие в ней люди относятся по-разному, так как по-разному ее воспринимают.

     1.3.1 Восприятие содержание работы

     Восприятие содержания работы характеризует ее с точки зрения понимания природы работы отдельным исполнителем. Существует различие между объективными и субъективными свойствами работы, отражаемыми в восприятиях людей. Нельзя понять результат работы, абстрагируясь от различий в личностных качествах, потребностях и интересах исполнителей. Также нельзя сделать это без учета социальной среды, в которой данная работа выполняется. Чтобы улучшить результат ее выполнения, необходимо изменить восприятие содержания работы. При этом изменения могут касаться проектирования работы, личностных качеств или социальной среды, т.е. всего того, что влияет на воспринятое содержание работы.

     Для измерения воспринятого содержания работы в различных условиях используется ряд методов. Обычно это заполняемые опрашиваемыми вопросники, с помощью которых измеряется восприятие определенных характеристик работы.

     Американские  специалисты Р. Хакман и  Э. Лоулер выделяют шесть таких характеристик: разнообразие, автономность, закономерность, результативность, взаимодействие и общительность (табл. 1.3.1.).  
 

     Таблица 1.3.1. Характеристика работы 
 

     Обычно  у работников, имеющих одно и то же восприятие параметров  работы и социальной среды, обнаруживаются сходные характеристики работы. Различные характеристики в первую очередь свидетельствуют о различии у работников восприятия работы. Так, работник, испытывающий потребность в самоутверждении, по-другому воспримет автономность в работе, чем работник, не испытывающий такой потребности.

     Индивидуальные различия обеспечивают возможность выявления того как разные люди воспринимают одну и ту же работу. Например, наличие у человека выраженной потребности роста влияет на восприятие им такой характеристики работы, как обратная связь от результата действия или уровень разнообразия в работе является важной  характеристикой работы для тех, У кого сильно выражена потребность в самоутверждении.

     Аналогично  потребностям социальная среда работы также воздействует на восприятие ее содержания. Это относится, например, к стилю руководства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.4. Технология и проектирование работы

       Под технологией в широком  смысле слова понимаются действия, знания, методы и физические предметы (техника), используемые в работе для получения  конкретного результата (продукции или услуг). Отношение между технологией и проектированием работы носит многосторонний характер. Так, данное отношение может быть pacсмотрено с точки зрения как знания работником того, когда и где, как должна выполняться работа, так и взаимозависимости работ.

     Информирование  работника о том, когда и где должна выполняться работа, определяет степень свободы в принятии им решения о начале и месте работы. Так, сборщик на конвейере обладает очень малой степенью такой свободы в силу того, что он должен начать работу с пуском конвейера, который и является его рабочим местом.

     Информирование  работника о том, как должна выполняться работа, определяет степень свободы в выборе им средств (предметов и методов),  с мощью которых должен быть получен желаемый результат. Так, дизайнер в конструкторском бюро обладает высокой степенью такой свободы по причине того, что он создает новое, неизвестное. В такой ситуации обычно требуются опыт, рассудительность, интуиция и способность решать проблемы.

     На  рис. 1.4.  показано соотношение между двумя вышеотмеченными характеристиками. Каждый из четырех квадрантов изображенной матрицы включает примеры работ, соответствующих степени влияния на той или иной характеристики работы. Введение изменений в работу организацию может переместить работу из одного квадранта матрицы в другой. Например, перевод сборки автомобиля с конвейера на движущиеся тележки (опыт фирмы «Вольво» ) перемещает сборщика из квадранта ближе к центру или даже в квадрант 3.