Облікові документи по кадрам

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

 

КИЇВСЬКИЙ ТЕХНІКУМ ЕЛЕКТРОННИХ ПРИЛАДІВ

 

 

 

 

 

Облікові документи  по кадрах

 

Пояснювальна записка  до курсового проекту

СД   5.02010501  19   ПЗ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розробила:

студентка гр. 312 - Д

Осауленко Надія Василівна

 

Керівник:

Шинкаренко Т.М.

 

2013 
ЗМІСТ                    

  Арк.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ КАДРІВ…2

РОЗДІЛ 2.  ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ ОБЛІКУ КАДРІВ..3

2.1 Оформлення і ведення особової картки по формі № П-2………….3

2.2  Оформлення і ведення особової картки по формі № П-2ДС …….7

2.3 Оформлення та ведення особових справ…………………………..13

2.4 Заповнення особового листка з обліку кадрів…………………….16

2.5 Порядок складання автобіографії………………………………….18

ЛІТЕРАТУРА…………………………………………………………….20

ДОДАТКИ

 

 

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ВЕДЕННЯ  ОБЛІКУ КАДРІВ

Управлінська діяльність знаходить  своє відображення у документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі, облікові тощо.

Найхарактерніше для усіх документів те, що вони є джерелами або носіями  інформації і мають відповідати  таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна  наочність.

Тому він повинен бути правильно  складений як за формою, так і за змістом. Найважливішими документами виробничого процесу на підприємстві, в установі, організації є документи, що містять інформацію про особовий склад, зафіксовану в облікових документах.

Облік кадрів здійснюють кадрові служби (менеджери персоналу) або спеціально уповноважені посадові особи на підприємствах з малим обсягом робіт.

До основних документів з обліку кадрів (особового складу) належать:

• накази про прийняття, переведення  та звільнення працівників (первинні документи  з обліку чисельності працівників);

• особова картка за формою № П-2 (ведеться на всіх працівників, незалежно  від строку, трудового договору і  форми власності, виду діяльності й  галузевої належності підприємства, установи, організації);

• особова справа (ведеться на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних працівників):

• штатно-посадова книга, алфавітна  книга, книга руху кадрів тощо.

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2.  ДОКУМЕНТАЛЬНЕ  ОФОРМЛЕННЯ ОБЛІКУ КАДРІВ

2.1 Оформлення і ведення  особової картки по формі №  П-2

Основним обліковим документом особового складу (кадрів, персоналу) є особова картка по формі № П-2.

Типова форма № П-2 затверджена  наказом Мінстату України від 27.10.95 №277(див. додаток 1).

Особові картки ведуться на всіх працівників  підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності й галузевої належності.

Особові картки комплектуються відповідно до штатного розпису по структурних  підрозділах, а всередині структурного підрозділу — по прізвищах працівників  за алфавітом.

На сумісників, тимчасових працівників і жінок, які знаходяться у відпустці по догляду за дитиною, особові картки комплектуються окремо. З карток складається картотека особового складу підприємства, установи, організації. Усі записи в особовій картці підтверджуються особистим підписом працівника.

Заповнює особову картку фахівець з кадрів (чи особа, яка відповідає за оформлення працівників на роботу) на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документа про освіту (кваліфікацію, спеціальність), про стан здоров'я. Особова картка заповнюється за відповідною формою чорнилом чи кульковою ручкою за винятком 12 і 13 пунктів. Ці пункти (паспортні дані, домашня адреса і телефон) заповнюються олівцем у зв'язку з можливими змінами.

Особова картка заповнюється в такій послідовності:

1. Загальні відомості.

п. 1 — прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку: Петренко Іван Сидорович;

п. 2 — рік, місяць, число народження (арабськими цифрами): 1950. 08.20;

п. З — місце народження (найменування населеного пункту вказується в називному відмінку, району й області — в родовому): село Дударків Бориспільського району Київської області;

п. 4 — освіта:

а) зазначається:

• повна вища (для осіб, які закінчили  навчальні заклади 3-го чи 4-го рівнів акредитації);

• неповна вища освіта, базова вища освіта (для осіб, які закінчили  технікум, коледж, педагогічні, медичні, музичні, культурно-освітні та прирівняні до них навчальні заклади);

• середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);

• початкова (для осіб, які закінчили 3-4 класи);

б) заповнюється повне найменування і дата закінчення вищого або прирівняного до нього навчального закладу (інститут, академія, консерваторія, університет): Львівський медичний інститут, 1958 p.;

в) повне найменування і дата закінчення професійно-технічного (професійного) училища: Середнє професійно-технічне училище № 5, м. Київ, 1986 p.;

г) форма навчання (денна, вечірня, заочна) — підкреслюється необхідне.

Працівники, які закінчили п'ятий чи шостий клас середньої школи, відносяться до осіб з початковою освітою, а ті, хто не закінчив повний курс навчання у школі, — до осіб з неповною середньою.

Працівників, які навчалися чи навчаються у вищих та середніх спеціальних  навчальних закладах, але не закінчили  їх, відносять до осіб з освітою, яку вони мали до вступу в ці навчальні заклади.

Незакінчена вища освіта записується  у випадку, коли працівник залишив  навчання після закінчення не менш як трьох курсів вузу або продовжує  навчання в ньому;

п. 5 — спеціальність за дипломом (свідоцтво) — заповнюють лише на спеціалістів з вищою освітою. Назва спеціальності вказується на підставі запису в дипломі (посвідченні, свідоцтві) про закінчення вищого навчального закладу;

п. 6 — кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) (ті, що закінчили вищий навчальний заклад, технікум (училище), коледж, інститут, консерваторію, академію, університет) — заповнюють повну назву кваліфікації вищого навчального закладу, який закінчив спеціаліст, ставлять номер та дату видачі диплома (свідоцтва) про закінчення вищого навчального закладу: Інженер-механік ЯО № 13730 від 20.06.94.

Далі записується  дата заповнення особової картки фахівцем по кадрах чи відповідальною особою з  оформлення прийняття працівника на роботу;

п. 7 — загальний стаж роботи —  записується з початку трудової діяльності, підрахувавши його згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.98 № 1658;

п. 8 — записується безперервний стаж роботи;

п. 9 — останнє місце роботи, посада — записується повне найменування підприємства, установи, організації, де востаннє працівник працював і яку посаду обіймав;

п. 10 — із трудової книжки записуються дата і причина звільнення з підприємства, установи, організації, де востаннє працівник працював: 10.08.90 ст. 38 КЗпП України, за власним бажанням;

п. 11 — записується родинний стан і перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням дати народження: Заміжня. Чоловік — Бойко Іван Васильович, 1965 p.;

п. 12, 13 — записуються серія і номер паспорта, ким виданий, дата видачі, домашня адреса і номер телефону. Дані паспорта і адреса записуються із паспорта олівцем.

Після заповнення фахівцем відділу  кадрів усіх пунктів першого розділу  в особовій картці працівник, який приймається  на роботу, ставить особистий підпис.

2. Відомості про військовий облік  — заповнюється на військовозобов'язаних на підставі даних військового квитка і відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних, яку фахівець з кадрів одержує в районному військовому комісаріаті за місцем розташування підприємства, установи, організації.

Вказані дані фахівець з кадрів щороку звіряє в райвійськкоматах за місцем проживання працівника.

3. Призначення і переведення  — відповідний запис здійснюється  під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення,  зміни у кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.

Вносячи на підставі наказів у трудову  книжку записи про прийняття, переведення  чи звільнення, фахівець відділу кадрів ознайомлює про це її власника під  розписку в колонці "Підпис власника трудової книжки". В колонці "Дата" ставиться дата, коли працівник приступив до роботи. Ця дата відлічується як початок робочого року щорічної відпустки.

У колонці "Назва структурного підрозділу" коротко записується назва підрозділу: навчально-методичний відділ.

У колонці "Назва професії, посади" записується найменування посади згідно зі штатним розписом: методист першої категорії.

У колонці "Розряд" (оклад) записуються  прописом розряд, категорія, посадовий  оклад: шостий, 130 грн.

У колонці "Підстава" записуються  номер і дата наказу про прийняття  працівника на роботу: наказ № 10-к від 10.06.90.

У колонці "Підпис власника трудової книжки" ставиться особистий підпис працівника, з яким уклали трудовий договір. Це може

бути і підпис ознайомлення з  наказом про прийняття на роботу, переведення чи переміщення за винятком наказу про стягнення за порушення трудової дисципліни, де ставиться підпис на самому наказі.

4. Відпустки — ведеться облік  щорічник і додаткових відпусток,  який дублюється в журналі  обліку відпусток.

У колонці "Вид відпустки" пишеться вид відпустки: щорічна, без збереження заробітної плати тощо.

У колонці "За який період" пишеться робочий рік, за який надається щорічна  і додаткові відпустки. Робочий  рік, згідно зі ст. 6 Закону України, "Про  відпустки" відлічується з дня  укладення трудового договору: 10.02.97- 09.02.98р.

У колонці "Дата" пишеться початок  і кінець відпустки: 12.09.98-04.10.98р.

У колонці "Підстава" пишеться дата і номер наказу про надання  відпустки: наказ № 12-к від 10.09.98.

Окремо в особовій картці по формі  № П-2 виділені пункти:

"Додаткові відомості" —  у рядку записуються зміни,  які відносяться до першого  і другого розділів картки, зміни  прізвища, підвищення кваліфікації  тощо: Прізвище Петренко змінено  на Сидоренко на підставі наказу  № 201-к від 10.03.98.

У рядку "Трудову книжку отримав" вказується дата, місяць і рік отримання, ставиться підпис власника трудової книжки.

Особові картки на працівників повинні  мати номери, що відповідають номерам  запису в книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них. Зберігаються особові картки після звільнення працівника два роки у відділі кадрів і 73 роки в кадровому архіві. У разі повторного прийняття особи на роботу на підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.

На спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи, крім особової картки по формі № П-2, ведеться особова картка по формі № П-4. Типова форма № П-4 затверджена наказом Мінстату України від 09.10.95 № 253. Заповнюється і ведеться працівником кадрової служби по тому ж принципу і вимогах, що й типова форма № П-2.

2.2  Оформлення і  ведення особової картки по  формі № П-2ДС 

Особові картки (форма № П-2ДС) заповнюють усі органи, установи (організації), на працівників яких поширюється  Закон України "Про державну службу"(див. додаток 2).

Питання, пов'язані з порядком ведення  особової картки, її зберіганням, повнотою інформації, актуальністю, регулюються  чинним законодавством та іншими документами (паспорт, військовий квиток, дипломи, свідоцтва).

Особова картка заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного).

До особової картки заносяться:

І. Загальні відомості

Пункти 1-11 заповнює державний службовець відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві, атестаті про освіту та інших документів.

1. Прізвище: теперішнє, дівоче —  в дужках, якщо таке існує; ім'я  та по батькові.

2. Громадянство України: число  (дд) — двозначне число, місяць (мм) — назва, рік (рррр) — чотиризначне  число.

3. Місце народження: країна, область,  район, місто (село).

4. Дата народження: число (дд), місяць (мм), рік (рррр).

5. Освіта: вища, середня:

назва навчального закладу (на момент закінчення) та його місцезнаходження;

(рррр) дата вступу і закінчення  навчального закладу; спеціальність:  заповнюється відповідно до запису в дипломі (свідоцтві);

кваліфікація: заповнюється відповідно до запису в дипломі (свідоцтві);

диплом (свідоцтво): номер і дата його видачі (дд, мм, рррр). Якщо державний  службовець навчається у навчальному  закладі, то заповнюються тільки графи: назва навчального закладу та його місцезнаходження, рік вступу, спеціальність, як було вказано вище.

6. Науковий ступінь, вчене звання: заповнюється відповідно до запису  в дипломі, (рррр) рік присвоєння, номер диплома, (дд, мм, рррр) дата  його видачі.

7. Якими мовами володієте і в якій мірі: читаєте і перекладаєте зі словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно.

8. Наукові праці та винаходи: кількість опублікованих монографій, статей, винаходів; список опублікованих  робіт.

9. Сімейний стан: члени сім'ї із зазначенням дати народження, прізвища, ім'я та по батькові.

10. Паспорт: серія, номер, ким  виданий, дата видачі— записується  відповідно до запису у паспорті.

11. Домашня адреса: телефон, місто,  поштове відділення, вулиця, корпус, номер будинку, квартира, особистий підпис.

Дата прийняття  Присяги державного службовця: число  — двозначне, місяць — назва, рік  — чотиризначне число.

13. Прийняття на державну службу:

а) на підставі конкурсу: номер протоколу, дата (число — двозначне, місяць — назва, рік — чотиризначне число);

б) до патронатної служби: посада керівника;

в) з резерву: дата включення до резерву;

г) інше: згідно з встановленим законодавством (ст. 15 Закону України "Про державну службу").

14. Загальний стаж роботи: вказується  приведена дата, яка визначається згідно з Законом України "Про пенсійне забезпечення", відповідно до записів у трудовій книжці.

15. Безперервний стаж роботи: вказується  приведена дата, яка визначається  згідно з постановою Ради Міністрів  СРСР від 13 квітня 1973 року №  252, відповідно до записів у трудовій книжці.

16. Стаж державної служби: вказується  приведена дата, яка визначається  згідно з Порядком обчислення  стажу державного службовця, затвердженого  постановою Кабінету Міністрів  України від З травня 1994 року  № 283, відповідно до запису у трудовій книжці. 2-VIII — заповнюється відповідно до вимог таблиць.

Записи повинні здійснюватись  у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з  посиланням на відповідну статтю, пункт  законів (Закон України "Про державну службу", КЗпП України).

Записи вносяться відповідно до наказу (розпорядження), із зазначенням  дати його видачі (дд, мм, рррр).

Записи дат виконуються арабськими цифрами, число (дд), місяць (мм) — двозначні  числа, рік (рррр) — чотиризначне число, розділені крапкою, крім окремо зазначених.

II. Продовження терміну перебування на державній службі

У графі "Підстава": номер і дата листа-погодження Головдерж-служби, на підставі якого продовжено термін перебування на державній службі.

III. Просування по службі в державному органі

При кожній заміні: назви структурного підрозділу, посади, категорії, рангу (див. таблицю) проводиться окремий запис.

IV. Відпустки

Запис здійснюється по запропонованій формі, що відповідає чинному законодавству.

V. Дисциплінарна відповідальність

Заповнюється відповідно до ст. 14 Закону України "Про державну службу".

У графі 1 "Причина" — причина, що призвела до дисциплінарної відповідальності.

У графі 2 "Вид стягнення" —  дисциплінарне стягнення, захід  дисциплінарного впливу; у випадку, коли державного службовця усунено від службових обов'язків і призначено службове розслідування відповідно до ст. 22 Закону України "Про державну службу", необхідно додатково вказувати строки усунення (термін від_____до_____, на який усунуто), результати розслідування.

VI. Заохочення, нагороди, почесні звання

Запис здійснюється на підставі рішення відповідного органу.

VII. Зарахування до кадрового резерву

Заповнюється  відповідно до постанови Кабінету Міністрів  України від 19 грудня 1994 року № 853, відновлюється щороку.

Графа 1 "Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" — назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв. Якщо державний  службовець зарахований до кадрового  резерву в тій самій установі (організації), де він працює, записується: у цьому органі.

VIII. Підвищення кваліфікації

Назва навчального  закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.

Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).

IX. Відомості про військовий облік

Заповнюється згідно з "Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та відповідно до записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків і мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:

1) у рядку "Група  обліку" — пункт 24 військового  квитка;

2) у рядку "Категорії"—  пункт 23 військового квитка;

3) у рядку "Склад"  — пункт 25 військового квитка;

4) у рядку "Військове  звання" — пункт 20 військового квитка;

5) у рядку "Військово-облікова  спеціальність" — пункт 26 військового  квитка;

6) у рядку "Придатність  до військової служби" вказується: "стройовий", якщо в розділі  V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби:

"нестройовий  по гр.__ст.___наказу МО___p. №__", якщо в розділі V військового квитка є запис про придатність до нестройової служби з посиланням на відповідну статтю і наказ міністра оборони України;

"непридатний  зі зняттям з обліку по гр.___ст.__наказу МО__p.

№___", якщо про  це є відповідний запис у розділі  IX військового квитка;

7) у рядку "Назва  райвійськкомату за місцем проживання" вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний  перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) ради народних депутатів, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;

8) у рядку "Перебуває на спецобліку №__" олівцем проставляється

серія і номер посвідчення про  відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік  в особових картках на генералів, адміралів, офіцерів запасу заповнюються у такому самому порядку, але з  такими відмінностями:

1) рядок "Група обліку" не  заповнюється;

2) у рядку "Категорія обліку" — пункт 8 військового квитка офіцера запасу;

3) у рядку "Склад" — пункт  7 військового квитка офіцера  запасу;

4) у рядку "Військово-облікова спеціальність №__" — пункт 6

військового квитка офіцера запасу;

5) рядок "Придатність до військової служби" на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється. На офіцерів запасу, знятих з військового обліку, — пункт 20 військового квитка офіцера запасу.

Додаткові відомості:

а) відомості, відповідно до статей 12, 16 Закону України "Про державну службу", а саме: не мав судимості, не займаюсь підприємницькою діяльністю безпосередньо або через посередників, не працює за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;

6) до якої категорії пільговиків відноситься, наприклад: чи є ліквідатором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу — пенсіонер та інші, номер посвідчення, дата видачі (дд, мм, рррр) та назва органу, який видав.

Дата і причина звільнення.

Записи здійснюються у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або ст. ЗО Закону України "Про державну службу". Особова картка по формі № П-2ДС затверджена наказом Мінстату України від 26.12.95 № 343.

2.3 Оформлення та ведення особових справ

Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості, про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у  системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Заводяться особові справи на керівника  підприємства, його заступників, начальників  відділів та служб, їхніх заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо; оформляються вони після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім — усі основні документи, які з'являються упродовж трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або  за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі, котрий записується і в алфавітну книгу особових справ.

До особової справи входять такі документи:

1) додаток до особового листка  з обліку кадрів;

2) особовий листок з обліку  кадрів із фотокарткою працівника  розміром 4x6 см;

3) автобіографія;

4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;

5) перелік наукових праць (для  працівників, які мають учений  ступінь чи кванти);

6) різного роду характеристики  чи рекомендаційні листи;

7) документи, на підставі яких  видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з них;

9) матеріали проведення атестацій;  10) внутрішній опис документів.

До особової справи можуть бути внесені  також довідки-об'єктив-ки, копії  наказів, розпоряджень, постанов органів  вищого рівня або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад  для наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний; усі вони підшиваються.

Довідки з місця проживання, медичні  довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись  у "кишеньці" на зворотному боці її обкладинки.

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про  направлення у відрядження, на курси  перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.

Документи особової справи містять  інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи  на підприємстві й до номенклатури справ установи не заносяться.

Розглянемо оформлення обкладинки особової справи (форма додається). Заголовок повинен містити повну  назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку  вона заведена, — усе в називному відмінку.