Общее и особенное в системе и организации

Содержание

 

 

Введение

 

Каждый человек в течение всей своей жизни, так или иначе, связан с организациями. Именно в них или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.

Организация – сложный организм. В нем переплетаются и уживаются  интересы личности и групп, стимулы  и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверено развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Одним из базовых понятий в «Теории  организации» является понятие системы, которое, как известно, давно и с успехом используется в других отраслях знаний.

Система, с одной стороны, является реальных объектом и одновременно –  абстрактным отображением связей действительности, моделью. Однако во всех трех группах  определений термин «система» включает в себя понятие о целом, состоящем из взаимосвязанных, взаимодействующих, взаимозависимых частей. Причем свойства этих частей зависят от системы в целом и, наоборот, свойства системы – от свойств, входящих в нее частей. Во всех случаях имеется в виду наличие среды, в которой система существует и функционирует. Для исследуемой системы среда может рассматриваться как надсистема, соответственно ее части – как подсистемы. Более полное определение, включающее элементы и связи, и цель, и наблюдателя, а иногда и язык отображения системы, помогают более конкретно сформулировать проблему, определить задачи, наметить основные этапы системного исследования.

Актуальность темы обусловлена  тем, что в настоящее время  именно организация, представляющая собой в наиболее общей абстрактной форме организованное целое, является предельным расширением любой системы.

Предметом исследования является соотношение  понятий «система» и «организация».

Объект исследования: система и  организация.

Цель работы: рассмотреть соотношение понятий «система» и «организация» с позиции теории организации.

Задачи работы:

- дать определение понятия «система»;

- рассмотреть торганизацию как  сложную систему;

- рассмотреть систему управления  организацией, её функции;

- привести с оотношение понятий «система» и «организация»;

- дать представление организации  через понятие «система».

 

1. Теоретические основы  понятий системы и организации

1.1. Определение понятия «система»

 

Система (греч. составленное из частей, соединенное) – это целое, созданное  из частей и элементов, для целенаправленной деятельности¹.

Система всегда целостна, но целостность  – это еще не система. В то же время понятие системы является частным и по отношению к понятию  порядка. Понятие системы означает, что объект рассматривается как некоторый набор частей (элементов), но не сводим просто к их сумме. Важно также то, что система – искусственная конструкция, это способ видения, применяемый в какой-либо ситуации².

С некоторой условностью все  понятия «системы» можно поделить на три группы:

Определения, принадлежащие к первой группе, рассматривают систему как  комплекс процессов, явлений и связей между ними, которые существуют объективно, независимо от наблюдателя. Задача наблюдателя  - выделить эту систему из окружающей среды, т.е., как минимум, определить ее входы и выходы, а как максимум, подвергнуть анализу ее структуру, выяснить механизм функционирования ее элементов, связи, и воздействовать на нее в нужном направлении. В таком понимании система - объект исследования и управления.

Определения второй группы рассматривают систему как инструмент, способ исследования процессов и явлений. Наблюдатель, имея перед собой цель, конструирует систему как некоторое абстрактное отображение реальных объектов. При этом абстрактная система понимается как совокупность взаимосвязанных переменных, представляющих те или иные свойства, характеристики элементов, объектов, которые рассматриваются в данной системе. В этой трактовке понятие системы смыкается с понятием модели. Говоря о синтезе системы, имеют в виду ее макромодель, анализ же совпадает с микро моделированием ее отдельных элементов и процессов.

Третья группа определений представляет компромисс между двумя первыми. Система здесь — искусственно создаваемый комплекс элементов (людей, процедур, технологий, научных теорий ит.д.), предназначенный для решения сложной организационной, технической, экономической задачи. Следовательно, здесь наблюдатель не только выделяет систему из среды, но и создает, синтезирует ее³.

Понятие системы органически связано  с понятиями множественности элементов, их целостности и единства, единства главной цели для всех элементов, наличия связей между ними, структуры и иерархичности, относительной самостоятельности и четко выраженного управления.

Для системы характерно не только наличие связей и отношений между образующими ее элементами, но и неразрывное единство со средой, во взаимоотношениях с которой система проявляет свою целостность. Любая система может быть рассмотрена как элемент системы более высокого порядка, в то время как ее элементы могут выступать в качестве системы более низкого порядка. Иерархичность, многоуровневость характеризуют строение, морфологию системы и ее поведение, функционирование, отдельные уровни систем обусловливают определенные аспекты ее поведения, а целостное функционирование оказывается результатом взаимодействия всех ее сторон, уровней. Для большинства систем характерно наличие в них процессов передачи информации и управления⁴.

Существует ряд признаков, характеризующих  любую систему независимо от ее происхождения:

1. Всякая система обладает целостностью, обособленностью от окружающей  ее среды, выступает как нечто  отдельное, единое.

2. Обособленность системы не  означает ее изолированности  от среды: система связана со  средой, существует в ней, взаимодействует с ней, обменивается со средой энергией, материей, информацией.

3. Целостность системы не означает  ее однородность и неделимость:  наоборот, в системе можно различать  определенные составные части.  Это не означает, что эти части  полностью изолированы друг от друга. Наоборот, части образуют целое благодаря связям между ними. Открытость системы означает, что ее части связаны и с внешней средой, но целостность системы основана на том, что внутренние связи частей, образующие структуру системы, в каком-то отношении сильнее, существеннее, чем их внешние связи.

4.Система стремится сохранить  свою структуру. Целостность обусловлена  тем, что система как целое  обладает такими свойствами, которых  нет и не может быть у  составляющих ее частей. Система  и существует, и выделяется, и описывается как носитель этих качественно новых свойств.

5. В системе формируется сложная  зависимость от свойств, входящих в нее элементов подсистем.

6. Внутренняя и внешняя целостность  систем обобщаются, объединяются, синтезируются  в понятие цепи, которая как бы диктует и структуру, и функцию системы. Функция системы интерпретируется как проявление целеустремленности системы, структура системы выступает при этом как вариант реализации цепи. В связи с этим рассмотрение целей системы становится одной из центральных проблем системотологии. В частности, приводится различие между субъективными и объективными целями (и, соответственно, между естественными и искусственными системами).

7. Системы не являются застывшими, неизменными образованиями. В  результате внешних и внутренних взаимодействий все системы находятся в динамике, подвержены постоянным изменениям, происходящим с разной интенсивностью. Можно указать такие процессы и свойства, как развитие – рост – равновесие – убыль - деградация, цикличность - непериодичность, детерминированность - случайность, рождение – жизнь - смерть, и т.д. Многие явления в системах невозможно понять без учета их динамики.

8.Система имеет потребность  в управлении.

9. Эмерджентность (англ. emergence — возникновение,  появление нового)— наличие у какой-либо системы особых свойств, не присущих её подсистемам и блокам, а также сумме элементов, не связанных особыми системообразующими связями; несводимость свойств системы к сумме свойств её компонентов. Эмерджентными свойствами, в свою очередь, будут являться те свойства, которые присущи той или иной системе и которыми не обладают ее составляющие.

Понятие эмерджентности позволяет  подчеркнуть еще один аспект внутренней целостности системы. Изъятие части  системы приводит к тому, что система при этом теряет какие-то существенные свойства, т.е. становится другой системой. Более того, часть, изъятая из системы, также теряет свои существенные свойства, которые могли реализовывать лишь до тех пор, пока эта часть находилась в системе. Поэтому основа целостного подхода состоит в недопустимости рассмотрения частей системы по отдельности, вне их взаимодействия с другими частями. Расчленяя систему на отдельные части, нельзя познать все свойства системы в целом⁵.

Классификация систем может быть проведена по различным признакам, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Набор решений в технической системе ограничен и последствия решений обычно предопределены. Например, порядок включения и работы с компьютером, порядок управления автомобилем, методика расчета мачтовых опор для ЛЭП, решение задач по математике и др. Такие решения носят формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке. Профессионализм специалиста, принимающего решения в технической системе, определяет качество принятого и выполненного решения. Например, хороший программист может эффективно использовать ресурсы компьютера и создавать качественный программный продукт, а неквалифицированный может испортить информационную и техническую базу компьютера.

Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например муравейник, человеческий организм и др. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая. Набор решений в биологической системе также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Тем не менее, последствия решений в биологических подсистемах часто оказываются непредсказуемыми. Например, решения врача, связанные с методами и средствами лечения пациентов, решения агронома о применении тех или иных химикатов в качестве удобрений. Решения в таких подсистемах предполагают разработку нескольких альтернативных вариантов и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определяется его способностью находить лучшее из альтернативных решений, т.е. он должен правильно ответить на вопрос: что будет, если..?

Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. В качестве характерных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию, водителя, управляющего автомобилем, и даже одного отдельного человека (самого по себе). Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования. Набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим динамизмом, как в количестве, так и в средствах и методах реализации. Это объясняется высоким темпом изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые однотипные ситуации⁶.

Социальные, биологические и технические системы могут быть: искусственными и естественными, открытыми и закрытыми, полностью и частично предсказуемыми (детерминированные и стохастические), жесткими и мягкими.

Искусственные системы создаются по желанию человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей. Например, семья, конструкторское бюро, студенческий профсоюз, предвыборное объединение.

Естественные системы создаются природой или обществом. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики.

Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой, сильной зависимостью от нее. Например, коммерческие фирмы, средства массовой информации, органы местной власти.

Закрытые системы характеризуются главным образом внутренними связями и создаются людьми или компаниями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего персонала, компании или учредителей. Например, профсоюзы, политические партии, масонские общества, семья на Востоке.

Детерминированные (предсказуемые) системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом. Например, обучение студентов в институте, производство типовой продукции.

Стохастические (вероятностные) системы характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней и (или) внутренней среды и выходными результатами. Например, исследовательские подразделения, предпринимательские компании, игра в русское лото.

Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого – слабой устойчивостью. Например, система котировок ценных бумаг, новые организации, человек при отсутствии твердых жизненных целей.

Жесткие системы – это обычно авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей организации. Такие системы обладают большой устойчивостью к внешним воздействиям, слабо реагируют на небольшие воздействия. Например, церковь, авторитарные государственные режимы.

Кроме того, системы могут быть простыми и сложными, активными и пассивными⁷.

1.2. Организация как сложная система

 

Организация представляет собой сложную  организационно-производственную систему  управления.

Система управления организацией с  позиции системного подхода может  быть определена как:

- концептуальная, если она рассматривается  как модель системы управления;

- эмпирическая, если рассматривается  конкретная организация;

- искусственная, поскольку она  создана и используется людьми;

- «человеко-машинная», поскольку  в контур управления включена автоматизированная информационная система;

- замкнутая или открытая в  зависимости от решаемых задач  и используемой для этого информации  – только внутренней или связанной  с окружающей средой;

- временная, поскольку она периодически  подвергается формальным или неформальным изменениям⁸.

Система управления организацией состоит  из отдельных подсистем, каждая из которых  может быть описана как некоторая  система, однако в ней, возможно, выделить компоненты, которые существуют на самом нижнем уроне иерархии организации. Компоненты системы обладают определёнными свойствами или характеристиками. Эти характеристики воздействуют на функционирование организации, её динамичность, точность, надёжность, гибкость и другие параметры, что предопределяет многовариантность построения организации.

Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются  с помощью решения проблем  и осуществления операций. Лица, ответственные за принятия решений, - менеджеры и исполнители решений – специалисты-управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами.

Иерархия управления (от греч. hierarchia — священная власть) — способ построения, организации сложных  систем, в первую очередь систем управления экономическими объектами, при котором части (элементы) системы распределены по уровням и вся система становится многоуровневой, многоступенчатой, обладающей в то же время свойством целостности. Например, иерархическую структуру образует система управления организацией, возглавляемой директором (первый уровень иерархии), которому подчинены заместители (второй уровень иерархии), каждому из которых подчинены начальники отделений (третий уровень иерархии), имеющие в своем подчинении несколько начальников отделов (четвертый уровень иерархии)⁹.

Трансляция полномочий от руководителя к подчиненному, а от него к своему подчиненному и т. д. образует в организации  иерархически упорядоченную систему  делегирования полномочий (рис. 1.1).

 

Руководители высшего звена    Генеральный директор

Заместители генерального

директора

Руководители      

подразделений

 

Руководители среднего звена          Начальники цехов

 

 

Руководители низового      Старшие мастера

звена

Мастера

Рабочие

 

Рис.1.1. Уровни в иерархии управления организацией¹⁰

 

Распоряжения, приказы, задачи в этой системе передаются по так называемой управленческой цепочке. Иногда ее называют скалярной цепью, или цепью команд.

Размер управленческой цепочки  зависит от размера организации, характера ее деятельности, выбранной  организационной структуры, места линейного руководителя (работника) в управленческой иерархии организации. На крупных предприятиях управленческие цепочки могут быть достаточно длинными.

Длина цепочки сказывается на всей системе правления организацией. Если цепочка от руководителя к работнику достаточно длинная, то и прямая, и обратная связь между руководителем и таким работником будет усложнена. Нельзя не отметить, как длина управленческой цепочки сказывается подчас и на качестве информации, проходящей по ней сверху вниз, а в еще большей степени снизу вверх.

Излишняя централизация управленческой системы лишает ее мобильности при  принятии решений, приводя порой  к излишней загруженности верхних  иерархических уровней системы  управления, а значит, и к снижению их "пропускной способности".

Поэтому наряду с централизацией деятельности организации находит достаточно широкое применение и децентрализация  структуры управления.

Целесообразно давать возможность  руководителям, принадлежащим к  одному иерархическому уровню, согласовывать и принимать совместные решения по определенному кругу вопросов в процессе непосредственного взаимодействия, не прибегая к помощи руководителей и структур, принадлежащих к более высокой управленческой иерархии.

В современной управленческой практике для обеспечения горизонтального взаимодействия руководителей, принадлежащих к разным управленческим цепочкам, используется практика системы комитетов для решения возникающих управленческих проблем. Комитеты объединяют руководителей, принадлежащих к разным управленческим цепочкам, и обеспечивают координацию их усилий по решению задач, требующих совместных действий.

Однако произведение комитетов  не разрешает дополнительных проблем, возникающих в тех случаях, когда  управленческие цепочки оказываются  слишком длинными.

Длинные управленческие цепочки способствуют снижению достоверности сведения , поступающей сверху вниз и снизу вверх. Помимо снижения достоверности передаваемой по длинной цепочке информации происходит также увеличение длительности прохождения ее по цепочке.

При иерархической системе правления, особенно в больших организациях, возникает наряду с проблемой  установления приемлемой нормы управляемости  для руководителя проблема создания рационального числа звеньев  в цепочке управления.

Специалистами подсчитано, что если каждый руководитель высших иерархических уровней будет иметь всего четырех подчиненных, а в подчинении у мастера будет находиться 15 рабочих, то при 12-звенных цепочках управления число рабочих донесется 251 658 248.

Приемлемой нормой для современных предприятий являются 4-5-звенные цепочки управления; 6-звенные управленческие цепочки уже становятся громоздкими и могут быть извиненными только спецификой очень крупной организации. Имеются крупные фирмы, например "Шелл", система управления которой ограничивается 4-звенными цепочками.

Однако на тех предприятиях, на которых необходимо производить  научные разработки, готовить производство, производить продукцию, осуществлять контроль за производимой продукцией и т. д. "уложиться" при создании управленческой системы в небольшое количество звеньев оказывается практически невозможным.

Можно заметить, что упомянутые нами проблемы имеют как бы противоположно направленное действие. Снижение нормы  управляемости для руководителя предприятия часто может быть обеспечено лишь за счет удлинения управленческой цепочки, а ее укорачивание приводит к увеличению нормы управляемости.

Действительно, если мы хотим снизить  число работников, которые подчиняются  одному руководителю, мы должны этих работников разбить как минимум на две части, подчинив двум разным руководителям. Но тогда приходится вводить дополнительное управленческое звено общего руководителя для этих двух руководителей. И наоборот, при устранении управленческого звена возрастает число рабочих, управляемых прямо одним руководителем.

Какое сочетание нормы управляемости  и длины управленческой цепочки  установить для организации, является делом стратегического выбора руководителя организации при формировании ее управленческой структуры¹¹.

Субъект управления направляет объекту управления импульсы воздействия, которые содержат в себе информацию относительно того, как должен функционировать в дальнейшем объект управления. Данные импульсы будем называть управленческими командами.

Для того чтобы между двумя субъектами существовала управленческая связь и соответственно осуществлялось управленческое взаимодействие, необходимо, чтобы между этими субъектами существовали отношения управления. Они являются основой возможности осуществления управления, так как именно они задают возможность вырабатывать управленческие команды и готовность эти команды выполнять. Отношения управления не являются изначальными отношениями, а базируются на более глубинных отношениях, таких как экономические либо морально-этические отношения.

Важным моментом является то, какие мотивы побуждают субъекта управления к руководству, какие цели он при этом преследует. В том случае, когда цели управления (желаемое состояние объекта или желаемый результат его функционирования) совпадают с целями, преследуемыми субъектом управления, последний ориентирован на наиболее эффективное управление. Для того чтобы это существовало, необходимо соблюдение двух условий:

1) субъект управления не должен  иметь возможности достижения  своих целей за счет управленческой  деятельности в независимости от достижения целей управления;

2) степень достижения субъектом  управления своих целей за  счет управленческой деятельности  должна находиться в прямой  зависимости от степени достижения  целей управления.

Полная привязка потребности субъекта управления управлять к результатам функционирования объекта управления наблюдается в том случае, когда субъектом управления является субъект собственности. Если субъектом управления является не собственник, а исполнитель, призванный реализовывать функцию управления, потребность управлять у субъекта управления объективно не связана непосредственно со стремлением получения наилучшего конечного результата. Более того, эта потребность зачастую связана со стремлением субъекта управления удовлетворять свои исходные потребности, используя управление, но не ориентируясь при этом на конечные результаты, а в определенных случаях и во вред конечным результатом.

Объект управления получает управленческие команды и функционирует в  соответствии с содержанием данных команд.

Необходимым является наличие у  субъекта управления рычагов воздействия (мотивации) на ОУ, с помощью которых  можно побуждать его выполнять  управленческие команды (это условие  определяет принципиальную возможность  или невозможность субъекта управления осуществлять управление). Для того чтобы механизм мотивирования приводил к достижению поставленных целей, необходимо выполнять следующие требования:

1) он должен обладать действенностью  на протяжении всего времени  функционирования ОУ и не ослабевать  по мере удовлетворения потребностей объекта управления. Этого можно добиться за счет комплексного использования рычагов воздействия, периодического чередования методов мотивирования ориентации, стимулирующих воздействий на удовлетворение стабильных долгосрочных потребностей;

2) механизм стимулирования должен  увязывать уровень стимулирования  со степенью достижения конечных  целей.

В настоящее время в мировой  практике управления разработан и широко применяется достаточно большой  арсенал средств стимулирования, отвечающих данным требованиям. Формирование механизма мотивирования должно строиться преимущественно на ситуационной основе.

Информационный подход к процессам  управления различными системами представляется в виде системы с управлением, включающей три подсистемы: управляющую систему (систему управления), объект управления и систему связи.

Согласно информационному подходу, управление рассматривается прежде всего как процесс преобразования информации: информация об объекте  управления воспринимается управляющей  системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих воздействий передается на объект управления. Процессы получения информации, ее хранения и передачи в этом случае отождествляются с понятием связь. Переработка воспринятой информации в сигналы, направляющие деятельность в объекте, отождествляется с понятием управление. Если системы способны воспринимать и использовать информацию о результатах своего функционирования, то говорят, что они обладают обратной связью. Обратная связь создает возможность эффективного управления в изменяющихся условиях функционирования объекта управления даже в тех случаях, когда возмущающие воздействия не могут быть измерены или когда их влияние заранее не известно.

Системы с управлением, или целенаправленные, называются кибернетическими. К ним относятся технические, биологические, организационные, социальные, экономические системы и др¹².

1.3. Система управления организацией, её функции

 

Система управления (СУ) – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации¹³.

Для системы управления организаций  необходимо:

– разработать миссию организаций;

– распределить функции производства и управления;

– распределить задания между работниками;

– установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых  ими функций;

– приобрести или модернизировать  технологию производства;

– наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;

– организовать производство.

Осуществление перечисленных мероприятий  требует создания СУ, которая должна быть согласована с системой производства организации (рис. 1.2).

 

 

Рис. 1.2. Система управления организаций¹⁴

 

СУ состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления (рис. 1.3).

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.3. Структура элементов системы управления организацией

 

Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов  управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала.

Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

Основными группами функций системы  управления являются:

1) функции принятия решений (преобразования  содержания информации)– выражаются  в создании новой информации в ходе анализа, планирования (прогнозирования) и оперативного управления (регулирования, координации действий). Это связано с преобразованием содержания информации о состоянии ОУ и внешней среды в управляющую информацию при решении логических задач и выполнении аналитических расчетов, при порождении и выборе альтернатив. Эта группа функций является главной, поскольку обеспечивает выработку информационных воздействий по удержанию в существующем положении или при переводе системы в новое состояние;