Общие принципы управления различными системами

    1. Понятие системы  и ее составляющих

    Понятие “система” широко используется в  науке, технике и повседневной жизни, когда говорят о некоторой  упорядоченной совокупности любого содержания. Система является фундаментальным  понятием, как системотехники, так  и базовых теоретических дисциплин (теории систем, исследования операции, системного анализа и кибернетики).

    Система — это объективное единство закономерно  связанных друг с другом предметов, явлений, сведений, а также знании о природе, обществе и т. п. Каждый объект, чтобы его можно было считать системой, должен обладать четырьмя основными свойствами или признаками (целостностью и делимостью, наличием устойчивых связей, организацией и эмерджентностью)

    «Система  управления организации» - одно из ключевых понятий Теории организации, тесно  связанное с целями, функциями, процессом  управления, работой менеджеров и  распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В  рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором  участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.

    Система управления организации построена  для того, чтобы все протекающие  в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач..

1.1.1. Основные признаки  систем

     Целостность и делимость. Система — это прежде всего целостная совокупность элементов. Это означает, что, с одной стороны, система - целостное образование и, с другой — в ее составе отчетливо могут быть выделены целостные объекты (элементы). При этом следует иметь в виду, что элементы существуют лишь в системе. Вне системы это в лучшем случае объекты, обладающие системнозначимыми свойствами. При вхождении и систему элемент приобретает системноопределенное свойство взамен системнозначимого. Для системы первичным является признак целостности, т. е. она рассматривается как единое целое, состоящее из взаимодействующих частей, часто разнокачественных, но одновременно совместимых.

     Наличие устойчивых связей. Наличие существенных устойчивых связей (отношений) между  элементами или (и) их свойствами, превосходящих  по мощности (силе) связи этих элементов  с элементами, не входящими в данную систему, является следующим атрибутом  системы. Система существует как  некоторое целостное образование, когда мощность (сила) существенных связей между элементами системы  на интервале времени, не равном нулю, больше, чем мощность связей этих же элементов с внешней средой. Для  информационных связей оценкой потенциальной  мощности может служить пропускная способность данной информационной системы, а реальной мощности - действительная величина потока информации. Однако в  общем случае при оценке мощности информационных связей необходимо учитывать  качественные характеристики передаваемой информации (ценность, полезность, достоверность  и т. п.).

     Организация. Это свойство характеризуется наличием определенной организации, что проявляется в снижении энтропии (степени неопределенности) системы H{S} по сравнению с энтропией системоформирующих факторов H{F), определяющих возможность создания системы.

     Эмерджентность. Эмерджентность предполагает наличие таких качеств (свойств), которые присущи системе в целом, но не свойственны ни одному из ее элементов в отдельности.

     Наличие интегрированных качеств показывает, что свойства системы хотя и зависят  от свойств элементов, но не определяются ими полностью. Отсюда можно сделать  выводы:

     1) система не сводится к простой  совокупности элементов;

     2) расчленяя систему на отдельные  части, изучая каждую из них  отдельности, нельзя познать все  свойства системы в целом.

    Любой объект, который обладает всеми рассматриваемыми свойствами можно называть системой. Одни и те же элементы (в зависимости  от принципа, используемого для их объединения в систему) могут  образовывать различные по свойствам  системы. Поэтому характеристики системы  в целом определяются не только и  не столько характеристиками составляющих ее элементов, сколько характеристиками связей между ними. Наличие взаимосвязей (взаимодействия) между элементами определяет особое свойство сложных  систем — организованную сложность. Добавление элементов в систему  не только вводит новые связи, но и  изменяет характеристики многих или  всех прежних взаимосвязей, приводит к исключению некоторых из них  или появлению новых.

    2. Организация как  система

     Один  из наиболее распространенных взглядов на организацию - системный взгляд. Он позволяет находить в человеческой организации много общего со значительным классом явлений. Справедливости ради, стоит сказать, что его чрезмерная абстрактность выражает не столько  закономерности реальных процессов, сколько  правила построения абстрактных  моделей. Тем не менее, системному мышлению нельзя отказать в организующем влиянии  на работу исследователя. Рассмотрим некоторые  положения теории систем в приложении к организациям.

     Истоки  системного подхода А.А.Богданов в 1913-17-м  годах написал книгу о тектология или всеобщей организационной науке, в которой попытался предложить общую теорию иерархической структуры природы. Его попытка пришлась не ко времени. В 1928-м году Богданов умер, и его книга осталась лежать на библиотечных полках не востребованной. Попытки продолжить размышления в этом направлении были предприняты на Западе более чем через 35 лет. Сначала Л. фон Берталанфи в своих публикациях в 1951-м и 1962-м годах, а затем У.Эшби в 1966-м году предложили принципы общей теории систем (Берталанфи Л., 1969). Об организации как о системе писали также Макс Вебер, Талкотт Парсонс и Р.Акофф, Мильнер Б.З., Гвишиани Д.М., С. Роббинс. Общая теория систем - это не столько научная теория в традиционном смысле слова, сколько комплекс методологических подходов к обширному классу объектов, объединенных названием "сложные системы" (Шрейдер Ю.А., Шаров А.А., 1982). Сложность здесь означает не огромное количество составляющих систему компонентов, а сложную организацию изучаемого объекта, многообразие взаимодействий между ее компонентами. Полезно различение теоретико-множественного и системного подходов. Ведущей для первого подхода является идея множества как "многого, мыслимого как целое". Она привлекательна тем, что низводит сущность целого к сущности элементов множества. В системном подходе центр тяжести лежит в схватывании особой сущности "целого, мыслимого как многое", в выделении особых целостных свойств, позволяющих считать некоторую структуру не конгломератом разрозненных частей, а именно системой. Системный анализ опирается на построение обобщенной модели, отображающей взаимосвязи реальной ситуации. Системный подход ориентирует исследователей на раскрытие целостности объекта, на выявления многообразных типов связей в нем и сведение их в единую теоретическую картину.

       Определения и свойства системы  Часть смысловых связей понятия  "система" можно обнаружить  в его противопоставлении с  несколькими понятиями:

     система - беспорядочное образование;

     система - аморфность;

     система - случайная совокупность;

     система - случайность;

     система - множество из элементов, не связанных  в целое.

       Система тесно связана с понятиями  системность, целостность, тотальность,  организованность, закономерность. Система  - это целостность, определяемая  некоторой организующей общностью  этого целого. Система (от греч.- целое, составленное из частей; соединение) - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. По Л.А.Блюменфельду, системой можно назвать такую совокупность элементов, в которой:

       заданы связи, существующие между  этими элементами;

       каждый элемент внутри системы  является неделимым; 

       с миром вне системы она  взаимодействует как целое; 

       при эволюции во времени совокупность  будет считаться одной системой, если между ее элементами можно  провести однозначное соответствие. Можно добавить также такие  свойства системы как: 

       состоит из иерархии подсистем  более низких уровней; 

       имеет вертикальные и горизонтальные  связи между внутренними элементами  и внешним окружением;

       является подсистемой систем  более высокого порядка; 

       сохраняет общую структуру при  изменении внешних условий и  внутреннего состояния; 

       наличие входных переменных;

       наличие выходных переменных;

       внутренняя последовательная или  параллельная переработка информации.

       Наиболее общая характеристика  системы состоит в описании  всей совокупности величин, определяющих  ее поведение. Такое описание  может иметь форму таблицы,  семейства графиков или пространства  состояний системы. Существенной  характеристикой системы является  степень ее организованности. Организованность (упорядоченность) системы определяется  степенью ее отклонения от  максимально неупорядоченного состояния  системы молекул, находящейся  в термодинамическом равновесии. Такое определение позволяет  использовать показатели энтропии, предложенные еще в 1948 году  Э.Шенноном. Высота организации системы  обеспечивается степенью разнообразия  ее элементов и связей между  ними, а также их множественностью, т.е. достаточной структурной  и функциональной сложностью. Системе  необходима энергия извне. Она  повышает свою сложность за  счет роста энтропии в окружающей  среде. Если же поток энергии  и информации извне ослабевает, упрощается и внутренняя структура  системы. 

     Традиционно выделяют материальные и абстрактные  системы. Первые разделяются на системы неорганической природы (физические, химические, геологические) и    живые системы (организмы,  популяции, виды, экосистемы, социальные системы). Таким образом, социальные системы, в том числе и организации, могут быть отнесены к особому классу материальных живых систем.

     Абстрактные системы - понятия, гипотезы, теории, формализованные, логические, лингвистические системы.

     С.Бир предложил классифицировать системы по двум основным показателям: сложности структуры и степени определенности функционирования (см. табл.11.1.).

     По  сложности структуры он разделил все системы на три класса:

       простые динамические;

     сложные, поддающиеся описанию;

       очень сложные.

     По  степени определенности функционирования выделяются два класса:

       детерминированные; 

       вероятностные.

     Таблица 11.1. Классификация систем по С.Биру

     Под детерминированными системами понимают такие, в которых элементы однозначно взаимодействуют только определенным образом.

     Вероятностными  называют системы, в которых элементы находятся под влиянием столь  большого числа воздействий, что  взаимодействие всех элементов не может  быть точно описано и становится в каком-то отношении неопределенным.

     Если  изображать поведение системы в  пространстве ее состояний, то поведение  детерминированной системы можно  изобразить как траекторию фиксированной  длины с определенным вектором.

     Изменения вероятностной системы будут  выглядеть как расплывчатое многовекторное поле.

     Сложность системы

     Пока  нет формальных критериев перехода от простой к сложной системе. Нет и оценки вида структуры, мер связности элементов.

     Например, система, состоящая всего из 10 элементов, но обладающая такой высокой связностью, что каждый элемент оказывает  влияние на любую из 90 межэлементных  связей, может находиться в 2 в 90-й  степени состояниях. Это число  близко к количеству атомов в видимой  вселенной (10 в 73-й степени).

     Большая система представляет собой совокупность сложных и очень сложных, большей  частью вероятностных систем, выступающих  в роли подсистем при выполнении общей целевой функции (энергосистема, биоценоз, холдинг).

     И.Пригожин (1986) писал, что в настоящее время  произошел поворот в науке, связанный  с поиском таких свойств как  неустойчивость, эволюция, диверсификация (порождение разнообразия). Оказалось, что дистанция, разделяющая простое  и сложное, беспорядок и порядок  меньше, чем думали раньше.

     Главные черты сложности - необратимость  и стохастичность проникают в  большинство научных дисциплин. В особой мере эти черты можно  отнести к биологическим и  социальным системам, к классу которых  можно отнести организации.

     Внутренний  аспект системы: исходная целостность  мыслится как нерасчлененная, а присущая ей организация позволяет выделять в ней естественные членения    на компоненты, которые сами могут  рассматриваться как подсистемы. Эти компоненты могут находиться в достаточно сложных целевых  и причинных отношениях, тем самым, образуя пространственно-временное  единство. Внешний аспект: целостность  системы мыслится не как возможность  естественного членения на компоненты, но как возможность естественного  объединения в классы заранее  имеющихся объектов. Общность этих объектов состоит в наличии у  них единой природы, позволяющей  естественным образом сопоставлять между собой эти объекты и  образовывать из них естественные классы.

     Для того чтобы существовать и поддерживать внутренний и внешний баланс система  нуждается в управлении. Различают  иерархический и гетерархический принципы управления. Для первого характерно управление из единого центра, занимающего вершину в иерархии компонентов системы. Второй принцип управления состоит в множественности центров управления, находящихся на разных этажах системы. Управляемые таким образом системы более гибки и активны. Большинство таких систем относятся к живым, сложным и вероятностным. Среди организаций таковыми являются матричные и свободные организации.

     3. Внешняя среда  организации и  содержание ее  элементов

     В нacтoящee вpeмя мeнeджepaм нeoбxoдимo yчитывaть дeйcтвиe фaктopoв, нaxoдящиxcя внe opгaнизaций, пocкoлькy opгaнизaция кaк oткpытaя cиcтeмa зaвиcит oт внeшнeгo миpa в oтнoшeнии пocтaвoк pecypcoв, энepгии, кaдpoв, пoтpeбитeлeй. Мeнeджep дoлжeн yмeть выявлять cyщecтвeнныe фaктopы в oкpyжeнии, кoтopыe пoвлияют нa eгo opгaнизaцию, пoдбиpaть мeтoды и cпocoбы peaгиpoвaния нa внeшниe вoздeйcтвия. Оpгaнизaции вынyждeны пpиcпocaбливaтьcя к cpeдe, чтoбы выжить и coxpaнить эффeктивнocть.

     Выдeляют cлeдyющиe ocнoвныe xapaктepиcтики внeшнeй cpeды взaимocвязaннocть фaктopoв внeшнeй cpeды — ypoвeнь cилы, c кoтopoй измeнeниe oднoгo фaктopa вoздeйcтвyeт нa дpyгиe фaктopы. Измeнeниe кaкoгo-либo фaктopa oкpyжeния мoжeт oбycлaвливaть измeнeниe дpyгиx;

     cлoжнocть внeшнeй cpeды — чиcлo фaктopoв, нa кoтopыe opгaнизaция oбязaнa peaгиpoвaть, a тaкжe ypoвeнь вapиaтивнocти кaждoгo фaктopa;

     пoдвижнocть cpeды — cкopocть, c кoтopoй пpoиcxoдят измeнeния в oкpyжeнии opгaнизaции. Окpyжeниe coвpeмeнныx opгaнизaций измeняeтcя c нapacтaющeй cкopocтью. Пoдвижнocть внeшнeгo oкpyжeния мoжeт быть вышe для oдниx пoдpaздeлeний opгaнизaции и нижe для дpyгиx. В выcoкoпoдвижнoй cpeдe opгaнизaция или пoдpaздeлeниe дoлжны oпиpaтьcя нa бoлee paзнooбpaзнyю инфopмaцию, чтoбы пpинимaть эффeктивныe peшeния;

     нeoпpeдeлeннocть внeшнeй cpeды — cooтнoшeниe мeждy кoличecтвoм инфopмaции o cpeдe, кoтopoй pacпoлaгaeт opгaнизaция, и yвepeннocтью в тoчнocти этoй инфopмaции. Чeм нeoпpeдeлeннee внeшнee oкpyжeниe, тeм тpyднee пpинимaть эффeктивныe peшeния.

     Сpeдa пpямoгo вoздeйcтвия включaeт фaктopы, кoтopыe нeпocpeдcтвeннo влияют нa дeятeльнocть opгaнизaции. К ним oтнocят пocтaвщикoв, aкциoнepoв, тpyдoвыe pecypcы, зaкoны и yчpeждeния гocyдapcтвeннoгo peгyлиpoвaния, пpoфcoюзы, пoтpeбитeлeй и кoнкypeнтoв.

     Пoд cpeдoй кocвeннoгo вoздeйcтвия пoнимaют фaктopы, кoтopыe мoгyт нe oкaзывaть пpямoгo нeмeдлeннoгo вoздeйcтвия нa opгaнизaцию, нo cкaзывaютcя нa ee фyнкциoниpoвaнии. Рeчь идeт o тaкиx фaктopax, кaк cocтoяниe экoнoмики, нayчнo-тexничecкий пpoгpecc, coциoкyльтypныe и пoлитичecкиe измeнeния, влияниe гpyппoвыx интepecoв и cyщecтвeнныe для opгaнизaции coбытия в дpyгиx cтpaнax.

    4. Внутренняя среда  организации и  содержание ее  элементов

     Совокупность  внутренних факторов (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих организации конкретное, присущее только ей лицо образует ее внутреннюю среду. Она включает цели, ресурсы, горизонтальное и вертикальное разделение труда, культуру, технологии, организационную структуру, систему коммуникаций и обмена информацией, поведение сотрудников и пр.

     Внутренние  переменные частично являются чем-то данным, частично возникают в результате предыдущих управленческих решений  и могут, хотя и не полностью, контролироваться. Их корректировка или преодоление  составляет суть управления. Рассмотрим эти факторы подробнее.

     Разделение  труда представляет собой качественное разграничение и обособление  различных его видов и закрепление  их за отдельными людьми и подразделениями, теми, кто их может выполнить наиболее успешно. Это служит основой дальнейшей специализации деятельности.

     Во  всех организациях, за исключением  самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по видам деятельности, которые данная организация осуществляет в соответствии со своим предназначением. Если организация велика, работников группируют вместе по функциональным областям, набор которых определяет ее основную структуру.

     Вертикальное  разделение труда, образующее иерархию, то есть подчиненность одних звеньев  организации другим, служит костяком ее управленческой структуры. Создание уровней управления используется для  дифференциации и координации управленческой работы.

     Технология, или связь между отдельными видами работ, может быть складывающейся, последовательной, связанной, групповой. Складывающаяся технология характеризуется тем, что  все работы в рамках организации, хотя и направлены на достижение какого-то конечного результата, но обычно слабо  связаны друг с другом, и завершенность  им придает последняя операция. Например, при создании агрегата участники  процесса по отдельности работают на кого-то одного, кто собирает конечный продукт.

     Последовательная  технология предполагает, что работы в организации вытекают друг из друга, и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая, как происходит, например, на конвейерной сборке.

     Связанная технология означает, что работы взаимно  обусловливают друг друга, но при  этом не обязательно в строгой  последовательности. Так, съемка эпизодов фильма происходит совсем не обязательно в той очередности, в которой они будут смонтированы в окончательном виде.

     Наконец, групповая технология заключается  в том, что работы выполняются  на одном стационарном объекте (например, прокладка трассы) последовательно  или параллельно в зависимости  от ситуации.

     Внутренняя  среда характеризуется также  степенью дифференциации и интеграции производственных и трудовых процессов. Дифференциация означает такое распределение  между отдельными субъектами организации  выполняемых работ, когда каждая получает определенную степень завершенности  в конкретном результате, имеющем  самостоятельную ценность, но с точки  зрения организации не являющимся законченным  целым. Для обеспечения целостности  дифференциация деятельности должна дополняться  интеграцией, предполагающей сотрудничество исполнителей. Необходимость последнего как раз и обусловлена реальной взаимосвязанностью отдельных работ, сложившейся в результате разделения труда.

     Важнейшим элементом внутренней среды является организационный порядок, то есть совокупность постоянно автоматически действующих  социальных связей и норм, в соответствии с которыми подчиненные могут  действовать самостоятельно, не обращаясь каждый раз за указаниями к руководителю. Такой порядок может быть результатом спонтанно сложившегося механизма взаимодействия участников, но чаще искусственно конструируется, особенно на низовых уровнях организации, где его основы задаются технологией, и формализуется в соответствующих документах.

     Внутреннюю  среду организации составляют также  взаимоотношения между ее участниками. По содержанию эти отношения могут  быть либо деловыми, партнерскими, устанавливающимися в соответствии с разделением  труда и организационным порядком, либо эмоциональными, основанными на симпатиях и антипатиях.

     По  форме речь должна идти об отношениях силы и зависимости, с одной стороны, и независимости, с другой. Отношения  силы и зависимости больше характерны для неустоявшейся организации и оказывают на процесс ее формирования значительное влияние. Они часто бывают скрытыми, нестабильными, а проблемы, породившие их, серьезными и трудно разрешимыми.

     Сила  никогда не является односторонней, но часто разделена неравномерно, поэтому силовые отношения образуют в организации неустойчивое равновесие между подразделениями и неформальными  группами, стремящимися добиться превосходства  и укрепить свои позиции. Это придает  внутриорганиза-ционным отношениям динамизм.

     Партнерские отношения более открыты, стабильны, основываются на осознании взаимозависимости. Организации, где они господствуют, напоминают рынок, в то время как  предыдущие — поле битвы.

     Внешняя среда организации — это совокупность внешних факторов, с которыми последняя  взаимодействует, или которые она  должна учитывать в своей деятельности. Организация взаимодействует со средой, чтобы получать ресурсы в  обмен на продукты своей деятельности и удалять отходы. Внешняя среда  признается большинством современных  теорий управления главной характеристикой  организации.

     Внешняя среда характеризуется подвижностью, определяемой взаимосвязью отдельных  факторов: неопределенностью, сложностью, иерархичностью, темпами изменений (медленнее, в соответствии или быстрее реакции фирмы), степенью привычности событий (привычные; в пределах экстраполяции опыта; неожиданные, но имеющие аналоги в прошлом; неожиданные и совершенно новые), предсказуемостью (по аналогии с прошлым; путем экстраполяции; частичная предсказуемость; полная непредсказуемость). На различные элементы организации эти факторы оказывают неодинаковое влияние.

     Это придает деятельности организации, особенно в перспективе, элемент  неопределенности. В то же время, неопределенность во многом зависит и от внутренних моментов, среди которых можно  выделить непредсказуемость поведения  персонала и менеджеров.

     Внешняя среда организации по-другому  называется ее окружением, которое  бывает деловым и фоновым. Деловое  окружение образуют те явления, процессы и институты среды, с которыми организация непосредственно взаимодействует  и может оказывать на них влияние (например поставщики, потребители, посредники, конкуренты).

     К фоновому окружению организация  может только приспосабливаться, но целенаправленно влиять на него она  не в состоя нии. Политика государства, состояние рынка и многие другие обстоятельства подавляющему большинству организаций неподвластны — их приходится «принимать к сведению» и либо подчиняться, либо «уходить» от их воздействия, либо пытаться теми или иными способами нейтрализовать последствия.

     Руководство организации должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, ясно осознавать их значение как в настоящем, так и в будущем, и выбирать наилучший вариант реакции в пределах существующих ресурсов. От того, насколько адекватно воспринимается менеджерами внешняя среда, зависит качество разрабатываемых решений. Речь идет, прежде всего, о выборе направлений развития, рынков и оптимальных технологий.