Общие принципы формирования дел

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                       

1.Общие принципы формирования  дел                      

1.1 Группировка документов  в дела                     

1.2 Особенности формирования  в дела некоторых групп документов                       

2.Номенклатура дел организации

2.1 Типовые и примерные  номенклатуры дел

2.2 Оформление и ведение  номенклатуры дел

2.3 Порядок ведения и  заверения номенклатуры дел

3. Оформление документов и дел к уничтожению, на длительное и постоянное хранение

3.1 Описи дел

3.2 Акты о выделении документов к уничтожению

3.3 Оформление дел

Заключение

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДНИЕ

Актуальность темы.

«Подготовка документов к  архивному хранению» - во все времена  не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации  создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных  делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия). Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент.

 Завершающим этапом  процесса делопроизводства является  подготовка исполненных документов  к хранению и использованию.  Основная цель упорядочения и  хранения исполненных документов -- создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно.

Объектом исследования данной работы является документальный фонд организации, документы кратковременного хранения, документы по личному составу, документы постоянного хранения.

Целью данной работы является, исследовать основные этапы документооборота в организации, группировка документов в дела, работа с конфиденциальными  документами, дать оценку значимости документов;

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи, определить комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.

Библиография. При написании  данной курсовой работы использовались Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».  
Типовое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2),  
Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). 
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000 г., 2006 г.),  
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.), периодические издания, так и научная литература таких авторов как Галахова В.В., Корнеева И.К, Ксандопуло Г.Н. Пшенко А.В, Степанова Е.А. Янковой В.Ф. «Делопроизводство». В данном пособии особое внимание уделено оперативному хранению документов, оценки значимости документов, архивному хранению. Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Афанасьева Л.П., Козлов В.П. «Архивоведение».

Практическая значимость данной работы заключается в возможности  дальнейшего использования её студентами специальности «Документоведение  и архивоведения», как дополнительное пособие и для изучения.

Структура работы. Данная работа состоит из 4 глав: первая глава содержит три пункта, вторая глава содержит три пункта, третья глава содержит два пункта, четвёртая глава состоят  из трёх пунктов, введения, заключения, библиографического списка.

1. Общие принципы формирования  дел

Документы, не находящиеся  на руках у исполнителей, группируются с целью такой организации  их хранения, которая обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов - дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных является файл данных.

Работа по формированию дел  состоит из следующих операций: 
-распределение исполненных документов по делам; 
-расположения документов внутри дела; 
-оформление обложки дела.

В организациях формирование дел может осуществляться централизовано только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано -несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизовано, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договора и др. документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.¹

Формирование дел в  структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном  подразделении, либо централизовано по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче  обеспечить методическое единство и  качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках  оценивается органами Архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и  достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных  организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями  опыт работы было бы нецелесообразно.

Таким образом, в организациях формирование дел может осуществляться централизовано только секретарем фирмы  или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями.

1.1 Группировка документов  в дела

В дела группируются в большинстве  случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые  группируются за период их созыва и  др.

Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при  их незначительном количестве за ряд  лет, оформив дело как переходящее  с соответствующими отметками за все годы накопления документов в  деле.

Документы постоянного и  временного сроков хранения следует  группировать в дела раздельно. Следует  хранить в различных делах  оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы  работы, поскольку эти документы  имеют различные сроки хранения².

Допускается временная группировка  в одном деле документов различных  сроков хранения, если они относятся  к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие  документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением  к основному документу. Недооформленные  или неправильно оформленные  документы возвращают исполнителям на доработку.

Подшивка документов в  дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №...».

Последовательность расположения документов в деле. Не следует допускать  разобщение в делах запросов и  ответов, подшивки сопроводительных писем  без приложений или без отметок  об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит  оперативность поиска необходимых  документов, а также раскрытие  хода и полноты решения вопросов³. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения и др. располагают  по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая  последовательность решения вопросов.

К переписке, где документ-ответ  подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим  документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться  и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно  группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие  от подведомственных предприятий (в  алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью  информации, что обусловливает и  специфику формирования их в дела.

Из этого следует, что  документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Следует хранить  в различных делах оригиналы  и копии документов, годовые и  квартальные планы работы, поскольку  эти документы имеют различные  сроки хранения.

1.2 Особенности формирования  в дела некоторых групп документов

Распорядительные документы

Распорядительные документы  формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы  министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным  вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет  свои, различные сроки хранения⁴

Поручения вышестоящих организаций  и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти  документы формируются в самостоятельные  дела.

Протоколы следует формировать  в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания  у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений  и др.). Эти документы помешаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют  в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения  вопросов.

Плановые документы

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к  тому году, к которому относится  их содержание, независимо от времени  составления, например: «Отчет за 2006 г.», составленный в 2007 г., должен включаться в дела 2006 года.

Перспективные бизнес-планы  относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются  в следующем порядке: вначале  объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса  или соответствующими ссылками в  объяснительной записке.

Статистические документы

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в  одном деле с другими документами  по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2006 г. будут  прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данной организации по основной деятельности.

Поступающие в головную организацию  документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и  другие, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки  по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года.

Документы по кадровому составу.

Документы по кадровому составу  являются социально значимыми документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока.

Обязательное ведение  большинства кадровых документов предусмотрено  Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами⁵.

Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета  хранятся в кадровой службе в рабочее  и нерабочее время в металлических  постоянно запертых шкафах. У каждого  работника кадровой службы должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки как правило хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

При любом по продолжительности  отсутствии на рабочем месте работникам не разрешается оставлять какие-либо документы на рабочем столе и  на экране монитора. В конце рабочего дня сотрудник должен убирать  по возможности все массивы документов и журналы учета в шкафы, запирать их и опечатывать помещение.

Категорически запрещается  оставлять на рабочем столе в  нерабочее время картотеки и  другие материалы. Следует также  проверить и убедиться в отсутствии в корзинах для бумаг листов, которые  могут представлять интерес для  постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы  со служебными записями в конце рабочего дня должны уничтожаться в бумагорезальной  машине (шреддере).

Система учета кадровых документов.( форма журнала для регистрации кадровых приказов) В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено длительным сроком их хранения и особой юридической значимостью кадровой документации. В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов как правило ведут две базы данных.

- приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы - 75лет;

- приказов (распоряжений) по предоставлению сотрудникам отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и др. вопросам, имеющих срок хранения - 5лет.

Возможно, более дробное  разделение системы регистрации  последней группы кадровых приказов и распоряжений. В самостоятельные  группы в таком случае выделяют и  соответственно ведут отдельную  регистрацию документации по командировкам, выдаваемых сотрудникам справок, документов по поощрениям и взысканиям, по предоставлению отпусков.

В кадровой службе все приказы  хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: прием  на работу, поощрения и взыскания, повышение и т. д.

Формирование и хранение личных дел. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих  специалистов, при этом на остальных  сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация  вправе сама решить вопрос о том, какие  документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу  занимают значительное место среди  документации организации и имеют  длительные сроки храпения. На практике личные карточки как правило заводят на сотрудников и включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и др. документами в состав обязательных для всех⁶.

Личные дела представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике, в  соответствии с правилами архивной службы документы группируются в  следующей последовательности (при  их наличии):

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приеме  на работу, направление или представление;

- анкета (личный листок по учету кадров);

- резюме (автобиография);

- копии документов об образовании;

- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

- лист-заверитель дела.

Исключение могут составлять справки с места жительства, о  состоянии здоровья, о перемене фамилии  и т.д., так как сведения из них  переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров), и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы  могут формироваться в отдельные  дела временного хранения.

Личные дела, приказы о  приеме, увольнении, переводе сотрудников  подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них  учитывается.

Учет и хранение трудовых книжек. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и  специальным) стаже работы. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности.

Работодатель обязан вести  трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника  основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно  представляют лицу, ведущему документацию поличному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения  с её владельцем. Если предприятие  изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным  номером. Все записи производятся в  точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все  исправления оговариваются и  заверяются подписью должностного лица и печатью.

Если для какого-либо вида записей кончились страницы, то сотруднику выписывается вкладыш, который подшивается  в трудовую книжку. Все трудовые книжки и вкладыши к ним обязательно  регистрируются (рис. 7.3) и должны находиться в кадровой службе на сейфовом хранении вместе с чистыми бланками и учетными журналами и книгами.

Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные  дела или картотеки и располагаются  в алфавитном порядке по фамилиям.

По вопросам, связанным  с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных  документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с  другой бухгалтерской документацией.

При организации хранения текущего и долговременного хранения личных дел и других кадровых документов необходимо учитывать, что содержащиеся в них персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах  трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

Документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  формируются в самостоятельные  дела. При формировании в дело документы  группируются по алфавиту фамилий их авторов. Все документы, относящиеся к одному заявителю, должны составлять самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Конфиденциальные документы

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться  разрешительная система доступа  сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения  документа в деле с его предыдущими  учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел  и документов.

Процесс формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие  процедуры: оформления дела при его  заведении, и при его формировании; дооформления дела (тома) при его закрытии.

Особенностями процедуры  оформления дела при его заведении  являются:

- оформление обложки с  указанием грифа конфиденциальности  дела;

- оформление списка сотрудников,  допущенных к делу (на внутренней  стороне обложки дела);

- оформление карточки  учета разрешений и выдачи  дела (помещается в конверт на  внутренней стороне обложки);

- подшивка в дело чистых  бланков для составления внутренней  описи документов;

- внесение в номенклатуру  отметки о заведении дела.

Процедурами оформления дела с конфиденциальными документами  по мере его формирования являются:

- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

- постепенное внесение (дополнение) данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

- нумерация листов документов в деле по мере их подшивки;

- при необходимости внесение  изменений в реквизиты обложки  дела;

- подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;

- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

- проверка правильности подшивки документа;

- возвращение учетной карточки документа в службу конфиденциальной документации, в картотеку по принадлежности.

Особенностями процедуры  оформления дела (тома) при его закрытии являются:

- подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

- опечатывание концов шнурка на листе-заверителе;

- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

- проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

- при необходимости -- внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

- по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

- при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Такая технология формирования и оформления конфиденциальных дел  с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности  как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов⁷ .

При снятии в установленном  порядке с документа грифа  конфиденциальности и изъятия его  из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются  во внутренней описи дела с указанием  причины изъятия документа и  его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную  форму документа.

Учетная форма остается в  картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год  и не подлежит перемещению в картотеку  открытых документов. Аналогичным образом  осуществляется процесс изъятия  электронного документа из архивного  массива компьютера службы КД или  с носителя.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр машинного  носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка  об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную  опись законченных производством  дел, картотек и журналов (если такая  опись ведется).

Из выше сказанного следует, что Распорядительные документы  формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Поручения  вышестоящих организаций и документы  по их исполнению группируются для  лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока. Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и специальным) стаже работы. При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

2. Номенклатура дел организации

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация  и сроки хранения документов, так  как являются основными факторами  выбора и закрепления системы  накопления документов в процессе оперативной  работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

«Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения» - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ состояние номенклатур  дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в  негосударственном секторе экономики  и управления хорошо методически  отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов сводный справочник всей текущей информационной системы  организации не может быть бесполезен Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.⁸

Цели создания. В номенклатуру дел должны в идеале включаться все  документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных  подразделений и должностных  лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени  конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

- систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учетным  документом в текущей работе  с документами;

- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

- учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Таким образом, наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация  и сроки хранения документов, так  как являются основными факторами  выбора и закрепления системы  накопления документов в процессе оперативной  работы.

2.1 Типовые и примерные  номенклатуры дел

Специальным классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими  словами, номенклатура дел - это систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.