Общие требования к разработке номенклатуры дел

Содержание

Введение

Глава 1. Номенклатура дел, ее сущность  и содержание.

1. Номенклатура дел: определение,  функциональное значение и ее виды.
2. Порядок формирования и удостоверение номенклатуры дел.

Глава 2. Общие требования к разработке номенклатуры дел.

1. 2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность темы.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.

Цель работы определяет следующие задачи:

1.  Раскрыть значение номенклатуры дел

2.  Рассмотреть порядок формирования дел

3.  Изучить условия хранения документации

4.  Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения

5.  Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов

6.  Рассмотреть порядок оформления дел

7.  Изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив

Объектом исследования являются документация организации.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности документации в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ

1.1 Номенклатура дел: определение , функциональное назначение и ее виды

Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).

При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:

- соблюдать единство в  подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению  и поиску документов;

- применять индексацию  документов, обеспечивающую внесение  в соответствующие разделы номенклатуры  изменений, добавлений и исправлений;

- следить за стабильностью  индексов.

Номенклатура дел может быть индивидуальной, примерной и типовой.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации.

С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.

Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая — обязательный. Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы.

Примерная или типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.

При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации.

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.

Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Ежегодный экземпляр номенклатуры дел — это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.

В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.

1.2 Порядок формирования и удостоверение  номенклатуры дел.

Формированию и удостоверению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные ᴨȇречни документов с указанием сроков их хранения, а также ᴨȇречни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обесᴨȇчения управления, номенклатур структурных подразделений - на руководителях структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Формирование номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности Документационное обесᴨȇчение управления: Формирование номенклатуры дел. 

Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с эксᴨȇртной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Эксᴨȇртно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

В конце каждого года номенклатуру корректируют, ᴨȇреᴨȇчатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру ᴨȇресогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру ᴨȇресоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения м как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не ᴨȇредающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

Формируют номенклатуру по форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов»

Номенклатура содержит в себе пять граф:

- ᴨȇрвая - индекс дела;

- вторая - заголовок дела (тома, части);

- третья - количество дел (томов, частей);

- четвертая - срок хранения дела (тома, части) и номера статей по  «Перечню»;

- пятая - примечание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава №2 Общие требования  и разработка номенклатуры дел.

2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел

Федеральная архивная служба России установила единую форму бланка номенклатуры дел, которая является обязательной для всех учреждений и организации. Номенклатура дел составляется в 4 квартале текущего года (декабрь).

Для составления номенклатуры документы образующиеся в структурном подразделении распределяются между соответствующими делами (желательно в течение года). Номенклатуру дел разрабатывает ответственное лицо по службе ДОУ; за делопроизводство или ответственный  за работу с документами.

Разработка номенклатуры дел предусматривает :

1. Изучение структуры предприятия или организации в целом, также документы образующиеся в этих структурах . изучение структуры помогает сформировать структуру номенклатуры дел.
2. Формируются предварительные заголовки дел, должны соответствовать значениям документам в деле.
3. Предварительно определяют сроки хранения и индексы.
4. После определения заголовков дел и индексов в каждом разделе оставляют резервные индексы.
5. Ответственный занимается составлением и оформлением проектов номенклатуры дел.
6. Номенклатура проходит голосование и утверждение.

Сначала разрабатывают номенклатуру дел структурных подразделений далее на основе номенклатуры структурных подразделений формируют номенклатуру организации(сводная).

Номенклатуры ᴨȇчатают в 4 экземплярах:

1-экземпляр находится на постоянном хранении;

2-экземпляр  выдают для работы заинтересованным структурам и должностным лицам;

3- экземпляр ᴨередают в архив организации в качестве учетного документа;

4- экземпляр  передают в государственный архив для комплектования фонда.

Номенклатура дел организации а также структурного подразделения имеет следующие реквизиты:

1. Наименование организации;
2. Наименование вида документа;
3. Дата и номер номенклатуры;
4. На какой период составлена номенклатура;
5. Гриф утверждения;
6. Текст имеет установленную форму в виде таблицы из 5 граф по содержанию достаточно объемное так как отражает все разделы структуры организации;
7. Подпись
8. Визы заведующего архива;
9. Визы одобрения и согласования экспертными комиссиями.

Номенклатура дел записывается следующим образом:

В графе №1 указывается делопроизводственный индекс дела который состоит

00-00

Из индекса структурного подразделения или другого направления управленческой деятельности устанавливается по структуре организации.

Это порядковый номер дела внутри структурного подразделения или направления деятельности.

Структуры подразделения или организации разрабатываются службами ДОУ и утверждаются руководителями организации.

Обычно структура выстраивается следующим образом:

01-Канцелярия 

Служба ДОУ

Секретариат

Администрация

02-Финансовый  отдел

Бухгалтерия

03Технический  отдел

04………………..

05…………………

06-Отдел  кадров.

01-01

Канцелярия

Протоколы совета директовор

 

Графа №2 в ней располагаются заголовки дел .

Расположение заголовков дел имеет определенную последовательность, где сначала располагают организационно-распорядительную документацию, далее плановые или отчетные документы, затем заголовки дел в порядке убывания сроков хранения.

Заголовки дел формируются так чтобы обеспечить краткость и отразить смысловое содержание документов.

Заголовки дел могут включать:

• Наименование вида документа
• Наименование организации или структурного подразделения
• Краткое содержание
• Адресность корреспондента
• Период времени
• Копии или оригинал

Графа №3 заполняется по окончанию календарного года, дела полностью сформированы и известен объем.

Графа №4 указываются сроки хранения и номера статей определяется на основании типовых или ведомственных перечней документов со сроками хранения.

Графа №5 в ней указываются примечание т. е. отметки о не заведении дел (дело не заведенно), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников , об изъятии дел, об утрате можно указывать названия перечней.

По окончанию календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись. Итоговая  запись имеет установленную форму, сведения итоговой записи в обязательном порядке сообщают архивному учреждению.

2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры  дел структурного подразделения. 
Должностные лица и структурные подразделения предприятия, в деятельности которых образуются документы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределении документов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и в иных необходимых случаях.

 

С этой целью сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые направляются:  
- в делопроизводство (службу ДОУ) — в качестве рабочего экземпляра;  
- в архив;  
- в архивное учреждение.  
Структурные подразделения предприятия получают в свое распоряжение выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел.  

2.3 Совершенствование составление оформление и использование номенклатуры в организации.

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

• группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
• используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
• используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
• применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
• в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

 

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.