Общие требования к тексту документа. Элементы текста: «Заголовок», «Приложение».Требования к их оформлению

Основные данные о работе

Содержание

Содержание                                                                                                                        2

Введение                                                                                                                               3

1 Общие требования к  тексту документа                                                                         4

1.1 Понятие «Документ»                                                                                                     4

1.2 Способы документирования и их развитие                                                                5

1.3 Нормативные ссылки                                                                                                   6

1.4 Виды бланков. Требования конструирования бланков.                                            7

1.5 Порядок оформления реквизита «адресат»…                                                           8                                                    

1.6 «Текст»                                                                                                                          10

1.7Виды организационных документов, требования к их составлению и ...               12

1.8Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.                                                                                                                     13

1.9 Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок.                                                                                                                               16

1.10 Требования к составлению и оформлению актов                                                   18

1.11 Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению               20

1.12 Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний…                          22

2 Требования к рецензиям «Заголовок», «Приложения»                                              23

2.1 «Заголовок»                                                                                                                 24

2.2 «Приложения»                                                                                                             26

Заключение………………………..……………………………………………..            27

Глоссарий………………………………..………………………………………….         30

Список использованных источников………..…………………………………           31

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». 
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. 
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.

Цели моей курсовой: сформулировать основные требования к текстам организационно-распорядительных документов, дать их понятия.

Задача состоит в том, чтобы  раскрыть тему: Общие требования к тексту документа, их виды и порядок оформление текста документа, «Заголовки» и «Приложения».

Основная часть

1Общие требования к тексту документа

1.1 Понятие «Документ»

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в  понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется  следующее определение документа: «Документ» - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

Значения документа:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в  материально-фиксированной форме  или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные  человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Главной составляющей документа  выступает информация, т.е. самые  различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном  законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом – повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо – понятия определенные. Деловой язык – это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

1.2 Способы документирования и их развитие

Документирование – это  фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин “документирование” и определение этого понятия стандартизованы. Согласно “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (М., 1998. С.2)”, документирование – это “запись информации на различных носителях по установленным правилам”. В свою очередь, правила документирования определяются как “требования и нормы, устанавливающие порядок документирования”. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

1.3 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте  использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и  технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные надписи

ГОСТ 2.106-68 ЕСКД. Текстовые  документы

ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы

ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.316-68 ЕСКД. Правила нанесения  на чертежах надписей, технических  требований и таблиц

ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. Обозначения  буквенные

ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.32-91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Отчет о научно-исследовательской  работе. Структура и правила оформления

ГОСТ 8.417-81 ГСИ. Единицы физических величин

ГОСТ 13.1.002-80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы

ГОСТ 21.1101-92 СПДС. Основные требования к рабочей документации

ГОСТ 28388-89 Система обработки  информации. Документы на магнитных  носителях данных. Порядок выполнения и обращения

я способы документирования и типы создаваемых документов.

1.4 Виды бланков. Требования конструирования бланков.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь  установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков документов —  А4 и А5; допускается использование  бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм. Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков. Бланки можно условно разделить на следующие виды:

 Стандартного вида. Бланки  обычно формата А4 (210х297 мм), печатаются  на офсетной бумаге плотностью 80 гр/кв.м, чаще всего на белой бумаге.

Порядок оформления реквизитов «наименование организации –  автора документа» и «справочные  данные об организации – авторе документа»

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном  языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено в  уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

1.5 Порядок оформления реквизита «адресат». Адресование внешних и внутренних документов

Реквизит "АДРЕСАТ" - место  нахождения учреждения, организации  или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие  элементы: индекс, область (край), город, улицу, дом.

При оформлении адреса допускаются  общепринятые сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село), р-н, ул., пер., наб., пр, или  просп., корп., кв.

Города, в наименование которых  входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения - "г" (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров  букву пишут слитно с цифрой (кв.57а).

Наименование адресата указывают на документе одним из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом.

Если документ напечатан на листе бумаги, адресат оформляют с 4-го положения табулятора (45 деление на линейке, после 32 печатных знаков от начального поля), через 1 межстрочный интервал, с 1,5-2 интервалами между составными частями реквизита. Составные части реквизита "Адресат":

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

- должность;

- фамилия и инициалы  должностного лица, кому направлен  документ;

- почтовый адрес.

Каждый из элементов реквизита "Адресат" должен начинаться с  новой строки. В конце смысловых строк (составных частей этого реквизита) знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняют. Переносы слов не допускаются.

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование  используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления).

Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием  конкретных должностных лиц, либо обобщенно.

 Требования к оформлению реквизита «подпись». Оформление реквизита «оттиск печати». Правила к оформлению реквизита «резолюция». Значение и порядок оформления делопроизводственных отметок на документе.

Документы, направляемые в  вышестоящие организации, подписываются  руководителем, а в его отсутствие — исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

В резолюции дается указание на исполнение документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.

Оформляющая часть совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность  документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей  части документа располагаются  также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Оттиск печати заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми  средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью  организации.

Оттиск печати следует  проставлять таким образом, чтобы  оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

1.6 Текст

Текст является основным реквизитом документа. Текст документа должен быть информативным, составляться из простых предложений, быть лаконичным, терминологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся «стандартных» словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического языков.

Текст документа составляют на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации о государственных  языках.

Тексты документов пишут  только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной  власти субъектов Российской Федерации;

— на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся  в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется  на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между  деловыми партнерами.

Письменные ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, направленные в государственные органы, организации и на предприятия Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется русский язык.

Тексты документов оформляют  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в  виде анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст  излагают от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа.

Тексты конкретных документов составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидностей.

Тексты писем обычно состоят  из 3-х частей: введения, в котором  излагаются цели, задачи, причины составления  документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и доводы; заключения, содержащего суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения или просьбы.

Первые две части или  одна из них могут отсутствовать, но заключение - обязательная часть любого текста документа.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может  содержать только заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки -- оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

1.7 Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению

Комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы  представлены уставами, положениями, в  том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Структура текста устава меняется в  зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие  положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация  и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном  подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения  о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Пример оформления и структура  текста «Положения о документационном обеспечении управления». ( Приложение A)

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором  указываются цели ее издания, области  распространения, порядок пользования  и другие сведения общего характера.

Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).

1.8 Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности

К наиболее распространенным видам  распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она  представляет собой достаточно сложный  процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее  качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих ; Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли),

Юридическим основанием разработки распорядительного  документа может быть издание  документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное. подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы  по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия. Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Текст приказа состоит  из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях..., С целью..., В соответствии с ... (ссылка на нормативный документ), На основании... (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи... и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.