Офисное делопроизводство

Государственное образовательное  учреждение среднего профессионального  образования ( среднее специальное  учебное заведение) « Златоустовский индустриальный колледж им. П.П. Аносова» (ГБОУСПО(ССУЗ) « ЗлатИК им. П.П. Аносова» по специальности 080144 «Экономика и  бухгалтерский учет (по отраслям)».

 

 

 

Зачетная работа

 

По дисциплине: Информационные технологии в профессиональной деятельности

 

Тема: «Офисное делопроизводство»

 

 

 

Выполнила: студентка группы П-41

Леонтьева Екатерина

Проверила: Палкина Галина Ивановна

 

 

2014

Оглавление

1. Общая структура  документационного обеспечения  управления 3

2.Нормативная  база делопроизводства 6

3. Основные  требования к оформлению документов 8

4.Обязательные  реквизиты 15

5. Классификаторы 18

6. Специфика  языка документов 20

7. Практическая  часть. 23

Номенклатура  колледжа им.П.П. Аносова 30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая структура  документационного обеспечения  управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором  информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится  до исполнителей, действия которых  контролируются (рис.1.1).

 
Рис.1.1.  Схема документационного обеспечения управления

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован  и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию  в журнале. После рассмотрения руководителем  и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у  исполнителя до окончательного решения  вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся  к определенному вопросу (папка  или картотека, внутри которой документы  расположены в определенном порядке).

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с  ними.

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 1.2). В  свое время введение конвейерной  сборки наряду с типизацией продукции  и стандартизацией деталей привело  к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому  производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

 
Рис. 1.2.  Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на тех же принципах, что  и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные  возвраты на предыдущие ступени, документы  должны направляться исполнителям в  соответствии с их обязанностями, чтобы  избежать дублирования операций.

Схема документооборота показана на рис. 1.3.

 
Рис. 1.3.  Схема документооборота

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые  поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих  органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями  и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая  документация - это документы, которые  несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается  в самой организации, то возникает  внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения  документа часто возникает его  версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе  согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через  три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание  путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к  которым относятся:

• организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
• распорядительные (распоряжения, приказы, решения);
• информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
• документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

           2.Нормативная база делопроизводства

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и  продвижение документов, описывают  структуру и функции служб  делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

-правила оформления документов; 
-правила работы с документами; 
-обеспечение сохранности документов; 
-порядок передачи документов на архивное хранение; 
-работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); 
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами; 
-работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; 
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической  силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие  должны быть реквизиты, кто имеет  право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

- законодательные и правовые  акты Российской Федерации; 
- государственные и отраслевые стандарты; 
- нормативные документы; 
- государственные и отраслевые классификаторы; 
- Государственная система документационного обеспечения управле-ния (ГСДОУ); 
- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

- законы Российской Федерации; 
- указы и распоряжения Президента; 
- постановления и распоряжения Правительства; 
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера; 
- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; 
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

 

Составляющие нормативной  базы делопроизводства показаны на рис. 2.1.

 
Рис. 2.1.  Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и  документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления  Правительства и различных органов  исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает  виды документов, создаваемых для  фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и  др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и  управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает  порядок стандартизации, осуществление  государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность  за их нарушение.

Как уже говорилось, для  учета, хранения и придания юридической  силы документам, созданным разными  организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к  содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Стандартизация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение (рис. 2.2.).

 
Рис. 2.2.  Стандартизация документов упрощает их создание, учет и хранение

3. Основные  требования к оформлению документов

Реквизиты документов

Служебные документы оформляются  на бумаге стандартных форматов (см. табл. 1).

Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
А0	841х1189	А     6	105х148
А1	594х841	А7	74х105
А2	420х594	А8	52х74
А3	297х420	А9	37х52
А4	210х297	А10	26х37
А5	148х210	А11	18х26

Таблица 1.

Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие большие таблицы и схемы, могут  оформляться на бумаге формата A3. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь  поля. Согласно ГОСТу верхнее и  нижнее поля составляют 20 мм, левое 20 мм и правое 10 мм. На практике левое поле иногда устанавливают размером 35 мм для удобства переплета.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Информацию в документе  несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого  вида документов существует свой набор  реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Основные формы и требования к заполнению документов:

1.1. В зависимости от  типа и характера производства, стадии

разработки технологической  документации (далее -

документации), степени детализации  описания и применяемых

методов сборки, выбор документов соответствующих видов

устанавливает разработчик  документов по табл. 1.

1.2. Требования к построению  и заполнению операционных карт

(ОК), устанавливаемых настоящим  стандартом (формы 1 и 1а, 2 и

2а, 3 и 3а), - по табл. 2.

1.3. При описании технологического  процесса сварки и пайки,

независимо от типа и характера  производства, документы на

основные операции должны предусматривать операционное

описание с обязательным указанием технологических режимов.

1.3.1. Параметры технологических  режимов, в зависимости от

вида (способа) сварки и пайки, следует указывать в

последовательности, предусмотренной  в типовых блоках режимов.

Типовые блоки режимов  приведены в приложении 1.

1.3.2. Выбор соответствующего  блока режимов и простановку

параметров режимов осуществляет разработчик документов.

1.3.3 Типовые блоки режимов  могут быть внесены в бланки

документов после строки со служебным символом К/М с привязкой

к служебному символу Р. В  этом случае формы документов будут

иметь специальное назначение и распространяться только на

сварку или пайку конкретных видов (способов). Обозначение таких

форм документов следует  выполнять в соответствии с

требованиями, изложенными  в приложении 1.

Примечания :

База нормативной документации: www.complexdoc.ru

21. Наиболее удобными формами  документов для внесения

типовых блоков технологических  режимов в головку таблицы

являются формы 2 и 1б МК по ГОСТ 3.1118 и ОК, формы 1 и 1а

настоящего стандарта.

2. При наличии большого  количества параметров режимов

допускается размещать часть  информации в строке со служебным

символом О после текста содержания перехода.

1.3.4. При использовании  сварки или пайки различных  видов

(способов) в одном технологическом  процессе, а также для

документов формата А4 с вертикальным расположением поля

подшивки следует применять  построчную запись информации по

технологическим режимам  с привязкой к служебному символу  Р.

В этом случае информацию следует  записывать после записи

содержания операции (перехода) и данных по технологической

оснастке с указанием  наименований или условных обозначений

параметров режимов и  единиц величины. Отсутствующие в  блоке

режимов параметры допускается  записывать таким же образом.

Запись информации следует  выполнять по всей длине строки с

возможностью переноса информации на последующие строки.

 

Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 1.6., а пример бланка с реквизитами - на рис. 1.7. Отметим, что дата документа, равно как и регистрационный  номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется  при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе  под них оставляется место.

Рис. 3.1.  Схема расположения реквизитов

Каждый документ имеет  заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после  текста) (см. рис. 1.6).

В зависимости от типа и  назначения, документ может содержать  разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых  для обеспечения юридической  силы документа. Стандартная форма  документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и  контроля (рис. 1.8).

 
Рис. 3.2.  Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля

4.Обязательные  реквизиты

Наименование организации - составителя документа (реквизит 08) должно соответствовать полному  официальному названию, зарегистрированному  в учредительных документах.

Помимо непосредственно  наименования организации, довольно часто  на бланках документов указываются  эмблема, наименование вышестоящей  организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа (реквизит 10) должно соответствовать  его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и выделяется полужирным начертанием шрифта. Для  писем вид документа не указывается.

Дата документа (реквизит 11) обеспечивает его юридическую  силу. Датой документа является:

• дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
• дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может  быть несколько. Основной считается  дата подписания документа.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) - это условное буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается  документу при регистрации. Для  внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года.

При оформлении письма, которое  является ответом, указывается также  ссылка на дату и номер входящего  документа (реквизит 13), располагающиеся  строкой ниже.

Заголовок к тексту (реквизит 18) отражает основное содержание документа, например "о совместной деятельности" (см. рис. 1.7).

Короткие документы, выполненные  на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без  заголовка.

Текст документа (реквизит 20) - основная часть документа, несущая  информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный  межстрочный интервал).

Подпись (реквизит 22) - обязательный реквизит, который включает:

• наименование должности официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;
• личную подпись;
• расшифровку - инициалы и фамилию подписавшего документ должностного лица.

Согласно ГОСТу, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся  перед фамилией.

Если документ оформляется  на бланке организации, то в указание должности наименование учреждения не входит.

При оформлении документа  на чистом листе под должностью записывается название организации.

Если документ подписывается  несколькими равными по должности  лицами, то их подписи располагаются  на одном уровне, если документ подписывается  несколькими разными по должности  лицами, то их подписи располагаются  последовательно, в порядке убывания значимости занимаемой должности.

При изготовлении нескольких копий документа подписывается  только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Визы согласования документа (реквизит 24) - подписи специалистов, которые проверяли достоверность  изложенной в нем информации и  подтверждают ответственность за последствия, которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи  руководителя, с левой стороны  с указанием должности, подписи, расшифровки и даты. Если у специалиста  имеются замечания, то перед визой  он делает запись "Замечания прилагаются". Замечания записываются на отдельном  листе и заверяются подписью составителя. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело (реквизит 28) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое  подшивается документ для хранения.

Практически каждая организация  имеет свой бланк. Максимальный набор  реквизитов общего бланка включает герб (только для госучреждений), эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место  для вида документа, дату, место составления.

Более подробно об оформлении бланков конвертов и ряда других документов как элементов фирменного стиля предприятия мы поговорим  в главе "Маркетинг".

5. Классификаторы

При составлении коммерческих документов предприятие обычно указывает  свои реквизиты: полное наименование, юридический адрес, вид деятельности, номера контактных телефонов, факсов, финансовые реквизиты и др. Информация с реквизитами нескольких сотен  предприятий будет уже представлять немалую базу данных. Как в этой базе быстро отыскать нужное предприятие?

Если расположить все  предприятия по алфавиту, используя  полные наименования, то наименование одного и того же предприятия, например ООО "НПО Витязь", может быть занесено в картотеку разными  способами:

• ООО "НПО витязь"
• НПО "Витязь"
• "Витязь"
• Витязь

С точки зрения компьютера это совершенно разные слова. Поэтому  для обозначения лучше использовать цифровой код. Такой, например, как номер  телефона. В качестве универсального номера для обозначения предприятия  в Советском Союзе каждому  предприятию присваивался уникальный цифровой код Общесоюзного классификатора предприятий и организаций - ОКПО (8 цифр).

Однако код ОКПО не был  единственным кодом, принятым всеми  российскими ведомствами. Например, почта России традиционно использовала внутреннюю систему кодирования  предприятий связи (6 цифр) - известный  всем индекс на почтовом конверте. Свой код предприятия введен Министерством  по налогам и сборам. Все налогоплательщики  пронумерованы в компьютерах МНС РФ специальным кодом - так называемым идентификационным номером налогоплательщика, ИНН.

Сейчас в России принята  система ЕСКК (Единой системы классификации  и кодирования технико-экономической  и социальной информации), частью которой  является ОКВЭД (общероссийский классификатор  видов экономической деятельности). ОКВЭД построен на основе Статистической классификации видов экономической  деятельности в Европейском экономическом  сообществе (Statistical classification of economic activities in the European Community).

Существуют международные  системы кодирования банков. Например, международный банковский идентификационный  код BIC (Bank Identification Code) длиной 8-11 знаков, который присваивается всем банкам - участникам международной системы  межбанковских переводов S.W.I.F.T.

Таким образом, существует множество  банковских, налоговых и других кодов  предприятия, которые частично дублируют  друг друга.

Очевидно, что в перспективе  с учетом роста международного сотрудничества и развития электронной коммерции, которая представляет собой планетарную  систему, должен быть введен единый международный  код предприятий.

К сожалению, до сих пор  в каждой стране приняты свои системы  кодирования. Поэтому при подготовке международных коммерческих документов необходимо учитывать реквизиты, принятые в той или иной стране.

Единая система кодирования  предприятий должна отвечать следующим  требованиям:

• Система должна быть международной.
• Система должна быть универсальной (т.е. осуществлять возможность кодирования юридических и физических лиц вне зависимости от принадлежности к каким-либо отраслям или сферам деятельности).

Главное требование к коду - его уникальность. Код, присвоенный  какому-либо предприятию, не должен повториться  нигде.

Примером подобной системы  на сегодня является глобальный идентификационный  номер GLN EAN/UCC

6. Специфика языка документов

В разных сферах общественной жизни (науке, делопроизводстве, политике и т.п.) используется свой подтип языка, обладающий рядом отличительных  черт и называемый функциональным стилем. Официально-деловой стиль принят в управленческой, экономической, дипломатической  сфере и особенно - в сфере организационно-распорядительной документации.

Стиль организационно-распорядительной документации

В организационно-распорядительной документации текст обеспечивает юридическую  значимость, и, следовательно, не должен допускать различных толкований. Стандартизация языка деловых бумаг, при которой любая фраза должна иметь только одно значение и толкование, обеспечивает документу юридическую  силу. В этой связи в документах такого типа используются стандартные  фразы. Если в литературной речи мы стараемся избегать повторов, то в  деловых документах, напротив, чтобы  не допустить множественного толкования, приходится повторять одни и те же термины, а не подбирать им синонимы. Язык документов отличает высокая степень  унификации, стандартизация синтаксиса, подчеркнутая логичность, безэмоциональность, внимание к деталям. Официально-деловой  стиль отличает подробность изложения.

В последнем примере видно, что специфический язык документов помогает избегать неправильных толкований. Так если слово "отвечать" имеет  несколько значений, то "нести  ответственность" - только одно. Компьютеризация делопроизводства потребовала еще большей стандартизации и унификации делового стиля. Закрепление  в практике одного языкового варианта оправдано также экономически. Использование  принятых сокращений и единообразное  расположение материала при оформлении документа характерно для трафаретных  писем, анкет, таблиц и т.п. Трафаретные письма, таблицы  и анкеты имеют постоянные области (содержащие заранее известный текст) и области для вписывания меняющихся сведений. Такие документы называют бланками. Приведем определение  П.В. Веселова, одного из крупнейших специалистов в области документной лингвистики: "Бланк - это своего рода идеальная  основа деловой бумаги, в заполненном  виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований". Трафаретизация обеспечивает высокую информативную емкость  текста, упрощает автоматизацию и  компьютеризацию обработки документов. Трафаретизация способствует удобству использования специализированного  ПО для ввода печатных форм. Типизация деловых документов позволяет оперировать стандартными блоками и выстраивать из них  необходимый документ. Язык деловой переписки Деловое письмо может быть адресовано конкретному лицу или  организации. В первом случае принято  обращение к адресату: "Уважаемый  господин Иванов!", "Уважаемый господин... (должность)!". Если текст начинается с личного обращения, в конце текста, перед подписью, используются определенные формы: "С уважением", "С надеждой на дальнейшее сотрудничество". Если участники деловой  переписки выступают от имени  организации, в письмах принята  форма выражения от первого лица множественного числа: "Просим изыскать возможность", "Предлагаем сотрудничество", "Выносим на рассмотрение"... Круг вопросов, решаемых при помощи переписки, ограничен. Поэтому  при составлении писем используются часто повторяющиеся языковые формулы ("В соответствии с договоренностью", "Считаем целесообразным", "Просим Вас изыскать возможность", "Гарантируем  своевременную оплату", "В противном  случае Вам будут предъявлены  штрафные санкции"). Использование стандартных  фраз и целых блоков сокращает  время на подготовку текста. Современные  текстовые процессоры позволяют  составить свой словарь языковых формул и использовать его при  создании документа. GLN представляет собой  13-разрядный цифровой код (номер), предназначенный для точного  и краткого обозначения: юридических лиц, т.е. зарегистрированных предприятий и организаций; функциональных подразделений, т.е. департаментов, управлений, отделов  и т.п. внутри организации; физических объектов, т.е. номеров помещений, складских ворот  и т.д.