Официально-деловой стиль. 2

Содержание

Введение

Деловая культура включает в себя все то, что общество думает и делает, это означает, что в языке находит свое отражение как менталитет, так и поведение говорящего на нем социума. Передается и развивается культура через общение, посредством которого осуществляется формирование общества и обеспечение взаимопонимания между его членами. Деловая культура - это умение общаться, в том числе и в деловых ситуациях, вырабатываемых поколениями людей. Она включает систему кодифицированных образцов и норм поведения, деятельности, общения и взаимодействия людей, несущих регулятивную и контрольную функцию в социуме. Одним из основных инструментов общения является язык, социальный по своей сути, он составляет часть человеческого поведения, которое включает в себя как вербальную, так и невербальную формы, язык в определенной мере подчиняется тем же законам, что и человеческое поведение в целом. Известно, что большая часть человеческого поведения социально регламентирована, обусловлена этическими нормами, традициями, ценностями общества, т.е. основана на конвенциях, которые могут не совпадать в разных культурах. Эти социальные конвенции неизбежно находят свое отражение в языке.

Они могут быть, как официально закреплены в нормативно-правовых актах, которые исходят от руководства компании, так и насаждаться в качестве проводимой компанией официально политикой. Деловая культура, как и многие явления корпоративной отрасли, пришла к нам с Запада и адаптировалась под отечественные реалии, поэтому многие моменты могут быть нам не до конца ясны или же вызывать неоднозначную оценку. Очень важно при ее насаждении давать сотрудникам понимание, зачем все это делается. Если люди будут видеть, что соблюдение каких-то норм происходит потому, что это что-то улучшает в их жизни, делает ее приятнее, повышает качество, то они будут охотнее соблюдать правила. В противном случае это может начать восприниматься как самодурство и насилие. И реакция на подобное будет негативной.

В России в частности и в СНГ в целом деловая культура находится на стадии формирования: плохо разработан терминологический аппарат, нет единства подходов к этому понятию на практике. В этом несложно убедиться, когда сравниваешь работу компаний в разных отраслях: везде есть какие-то свои правила, часто достаточно сильно разнящиеся. Поэтому особенно важно поддерживать те организации, которые развиваются в данном направлении.

1. Развитие современной деловой культуры

Культура - это связующее звено между обществом и природой. Основой этой связи выступает человек, как субъект деятельности, познания, общения, переживания и т.д. Человек - это биосоциальное существо. Как социальное существо, человек в значительной мере преодолел свою зависимость от природы. Поэтому культура выступает, как способ и метод овладения человеком естественным и социальным мирами. Создавая культурные ценности, человек является творцом и даёт новые формы развития природы и общества.

В.И. Даль в словаре «Живого великорусского языка» говорит о культуре в двух значениях: 1) обработка и уход, возделывание, возделка; 2) образование умственное и нравственное [1, с. 181].

С.И. Ожегов в словаре предлагает 5 значений слова «культура», среди которых выделяются особо: 1) совокупность достижений людей; 2) культурность; 3) разведение, выращивание чего-либо или кого-либо.

Развернутое определение культуры предлагает Ф.И. Шарков в энциклопедическом словаре-справочнике «Коммуникология»: это «специфический способ организации и развития человеческой жизнедеятельности, представленный в продуктах материальной и духовной деятельности, в системе социальных норм и учреждений, в духовных ценностях, в совокупности отношений человека к природе, между собой и к самим себе» [4, с. 318].

Связь с прошлым, традиция - одна из фундаментальных характеристик культуры. Вопрос о соотношении традиции и новаторства - одна из вечных проблем культуры.

Традиция – это «исторически сложившиеся и передаваемые из поколения в поколение идеи, взгляды, вкусы, обычаи, порядки и правила поведения», а также «обычай, установившийся порядок в поведении, в быту».

Между традицией и новаторством всегда должно сохраняться определённое равновесие. Преобладание традиций ведёт к консервативному застою, а увлечение всем новым - к разрушительному нигилизму. Резкое нарушение традиций, не всегда оправданное, происходит в периоды революционных обновлений общества или отдельных его сфер.

Для современной культуры существенным является соотношение массовой и элитарной культуры. Массовая культура, по мнению Л.М. Земляновой, характеризуется преобладанием «потребительского отношения к информативно-культурным ценностям, приобретаемым в досугово-развлекательных целях как предметы купли-продажи».

Выделяют три фундаментальные элемента культуры:

1. Познавательно знаково-символический элемент - знания, представления, образцы, находят своё выражение в знаках и символах, т.е. языке.
2. Ценностная система. Ценность - свойство вещей, явлений, удовлетворять потребности и интересы человека.
3. Образцы поведения - традиции, обычаи, обряды.

Специфика культуры, как феномена бытия, проявляется в её функциях. Основная функция - человекотворческая (гуманистическая).

На всем протяжении своей истории человечеством было создано огромное количество знаков поведения, без которых невозможен ни один вид его деятельности. Для человека владение этими знаками и знаковыми системами означает его включение в отношения с другими людьми и в культуру. По мнению теоретика лингвистики Фердинанда де Соссюра, «языковой знак связывает не вещь ее название, а понятие и акустический образ». Иными словами знак выступает хранителем информации в культуре, ключом к ее пониманию и представлением о ней.  
В зависимости от назначения были созданы и применяются несколько типов знаков:

1. Знаки-копии, которые воспроизводят различные явления действительности, но сами этой действительностью не являются (фотографии).
2. Знаки-признаки, несущие некоторую информацию о предмете (температура больного).
3. Знаки-сигналы, заключающие в себе информацию по договоренности о предметах, о которых они информируют (школьный звонок).
4. Знаки-символы, несущие информацию о предмете на основе выделения из него каких-то свойств или признаков (государственный герб).

Однако сами по себе отдельные знаки не имеют смысла и не представляют ценности, если они не взаимосвязаны с другими знаками и не входят в определенную знаковую систему. Например, существует знаковая система приветствий: разного рода поклоны, рукопожатия, поцелуи, похлопывания по плечу и т.п..

Культура не только влияет на коммуникацию, но и сама подвергается ее влиянию. Чаще всего это происходит в процессе инкультурации, когда человек в той или иной форме коммуникации усваивает нормы и ценности культуры. Мы изучаем нашу культуру различными способами, используя для этого различные источники. Читая, слушая, наблюдая, обмениваясь мнениями и новостями со знакомыми или незнакомыми людьми, мы влияем на свою культуру, и это влияние становится возможным посредством той или иной формы коммуникации.

1.1. Официально-деловой стиль

Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный.

Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в., с эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между Киевской Русью и Византией. Важнейший памятник древнерусского права - "Русская правда", сборник законодательных установлений древнерусского государства. Язык договоров и других документов «был именно тем языком, из которого позднее выработался литературный язык». В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов т. е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или отдельной территорией. В течение XV-XVI вв. Московская Русь пользовалась двумя этими языками в зависимости от жанра речи. В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу XVIII в. общегосударственный приказный язык становится общим языком письменности Московской Руси, из которого впоследствии и сформировался современный русский литературный язык.

Официально- деловой стиль - это «функциональный стиль речи, среда речевого общения в сфере официальных отношений: в сфере правовых отношений и управления» , «функциональная разновидность современного литературного языка, обслуживающая сферу права, власти, администрации, коммерции и внутри- и межгосударственных отношений». Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д.

Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Выделяют две особенности официально-делового стиля:

• Выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения.
• Официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.

Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Официально-деловой стиль характеризуется:

1. высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);
2. официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);
3. безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

Стандартизированность официально-делового стиля проявляется в «активности устойчивых оборотов речи», «клишированных фраз», а также «стандартностью построения текстов».

Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: официально-документальный и обиходно-деловой.

В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором - служебную переписку, деловые бумаги.

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано в с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Деловое письмо служит «инструментом делового общения языковым средством фиксации (документирования) управленческой деловой, служебной информации». Среди основных требований, предъявляемых к служебной информации, можно выделить: 1) достоверность, 2) актуальность, 3) убедительность и 4) полноту.

2. Элементы деловой культуры

Маркетинговые коммуникации - это совокупность сообщений, нацеленных на рынок, и используемые коммуникационные каналы. По мнению Дворниковой Е., это - «творческая форма дифференциации рынка, всегда конкурентная, всегда стремящаяся убедить потребителей, акционеров и служащих, что рыночное предложение данного бизнеса является лучшим для них вариантом и поэтому они должны сделать выбор в его пользу». Маркетинговые коммуникации способны выстраивать «основные эффективные способы связи, коммуникации продавца с целевой аудиторией (потребителем)». Иными словами, это – «каналы и формы представления информации о товарах и услугах».

Обычно основная работа по маркетинговым коммуникациям состоит в создании и изготовлении печатной продукции. Однако в последнее время маркетинговые исследования позволяют использовать базовые элементы брендинга и маркетинга для распространения определенных сообщений внутри самой организации. Очень многие тенденции бизнеса можно отнести к маркетинговым коммуникациям: переход от обслуживания потребителей к построению отношений с ними, переход от кадровых ресурсов к кадровым решениям. В брэндинге, возможность контакта с заинтересованной стороной называется «точкой брэндинга» (или «точкой контакта»). Маркетинговые коммуникации имеют дело с поведением организации в целом и с восприятием этого поведения, которое возникает у заинтересованной стороны, когда информация передается через эти «точки контакта».

Маркетинговые коммуникации фокусируются на продукте или услуге, что отличает их от корпоративных коммуникаций, где основная работа происходит в области продвижения компании в целом. Маркетинговые коммуникации создают спрос, позиционируют продукт или услугу.

Формирование в 90-х годах прошлого века концепции интегрированных маркетинговых коммуникаций (ИМК) привело к революции в области рекламы аналогично тому, как внедрение в 60-х годах концепции маркетинга-микс полностью изменило практику маркетинга.

Интегрированные маркетинговые коммуникации (Integrated Marketing Communications) - концепция использования четырех коммуникаций маркетинга исходя из единых целей. Рассматриваются основные маркетинговые коммуникации:

1. Реклама

2. Связи с общественностью – PR

3. Прямой маркетинг (директ-маркетинг)

4. Стимулирование сбыта

Каждая из коммуникаций дополняет другую (возникает эффект синергии), приводя к эффективности, которой сложно добиться, используя только одну из коммуникаций.

3. Значимость деловой культуры

Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Ещё в 30-е годы Дейл Карнеги заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять – от его умения общаться с людьми. В этом контексте легко объяснимы попытки многих исследователей сформулировать и обосновать основные принципы культуры делового общения или, как их чаще называют на Западе, заповеди personal public relation (весьма приближенно можно перевести как «деловой этикет»). Джен Ягер в книге «Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса» выделяет шесть следующих основных принципов:

1. Пунктуальность (делайте  все вовремя). Только поведение  человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания  мешают работе и являются признаком  того, что на человека нельзя  положиться. Принцип делать все  вовремя распространяется на  все служебные задания. Специалисты, изучающие организацию и распределение  рабочего времени, рекомендуют прибавлять  лишних 25 процентов к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется  для выполнения порученной работы.

2. Конфиденциальность (не  болтайте лишнего). Секреты учреждения, корпорации или конкретной сделки  необходимо хранить так же  бережно, как тайны личного характера. Нет также необходимости пересказывать  кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного  об их служебной деятельности  или личной жизни.

3. Любезность, доброжелательность  и приветливость. В любой ситуации  необходимо вести себя с клиентами, заказчиками, покупателями и сослуживцами  вежливо, приветливо и доброжелательно. Это, однако, не означает необходимости дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.

4. Внимание к окружающим (думайте о других, а не только  о себе). Внимание к окружающим  должно распространяться на сослуживцев, начальников и подчиненных. Уважайте  мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та  или иная точка зрения. Всегда  прислушивайтесь к критике и  советам коллег, начальства и  подчиненных. Когда кто-то ставит  под сомнение качество вашей  работы, покажите, что цените соображения  и опыт других людей. Уверенность  в себе не должна мешать  вам быть скромным.

5. Внешний облик (одевайтесь  как положено). Главный подход  – вписаться в ваше окружение  по службе, а внутри этого окружения  – в контингент работников  вашего уровня. Необходимо выглядеть  самым лучшим образом, то есть  одеваться со вкусом, выбирая  цветовую гамму к лицу. Важное  значение имеют тщательно подобранные  аксессуары.

6. Грамотность (говорите  и пишите хорошим языком). Внутренние  документы или письма, направляемые  за пределы учреждения, должны  быть изложены хорошим языком, а все имена собственные переданы  без ошибок. Нельзя употреблять  бранных слов. Даже если вы  всего лишь приводите слова  другого человека, окружающими они  будут восприняты как часть  вашего собственного лексикона.

Деловое (официальное, служебное) общение в зависимости от обстоятельств может быть прямым и косвенным. В первом случае оно проходит при непосредственном контакте субъектов общения, а во втором – с помощью переписки или технических средств.

Как в процессе прямого, так и косвенного общения используются различные методы влияния или воздействия на людей. Среди наиболее употребительных из них выделяются следующие – убеждение, внушение, принуждение.

Убеждение – воздействие посредством доказательств, логического упорядочения фактов и выводов. Подразумевает уверенность в правоте своей позиции, в истинности своих знаний, этической оправданности своих поступков. Убеждение – ненасильственный, а значит, и нравственно предпочтительный метод влияния на партнеров по общению. Внушение, как правило, не требует доказательств и логического анализа фактов и явлений для воздействия на людей. Основывается на вере человека, складывающейся под влиянием авторитета, общественного положения, обаяния, интеллектуального и волевого превосходства одного из субъектов общения. Большую роль во внушении играет сила примера, вызывающая сознательное копирование поведения, а также бессознательное подражание. Принуждение – наиболее насильственный метод воздействия на людей. Предполагает стремление заставить человека вести себя вопреки его желанию и убеждениям, используя угрозу наказания или иного воздействия, способного привести к нежелательным для индивида последствиям. Этически оправданным принуждение может быть лишь в исключительных случаях.

4. Этика в деловой культуре

Как известно, человек в течение жизни вступает в деловые отношения с другими людьми. Одним из регуляторов этих отношений является мораль, в которой выражены наши представления о добре и зле, о справедливости и несправедливости. Мораль дает человеку возможность оценить поступки окружающих, понять и осмыслить, правильно ли он живет и к чему надо стремиться. Человек может сделать общение эффективным, достичь определенных целей, если он правильно понимает моральные нормы и опирается на них в деловых отношениях.

Если же он не учитывает моральные нормы в общении или искажает их содержание, то общение становится невозможным или вызывает трудности.

Кто же создал правила человеческого поведения? Почему одно поведение одобряется обществом, а другое – осуждается? На эти вопросы отвечает этика.

Этика – это одна из древнейших отраслей философии, наука о морали (нравственности). Термин «этика» происходит от греческого слова «ethos» («этос») – обычай, нрав. Термин «этика» был введен Аристотелем (384-322 гг. д.н.э.) для обозначения учения о нравственности, причем этика считалась «практической философией», которая должна дать ответ на вопрос: «Что мы должны делать, чтобы совершать правильные, нравственные поступки?»

Первоначально термины «этика» и «мораль» совпадали. Но позже, с развитием науки и общественного сознания, за ними закрепилось различное содержание.

Мораль (от лат. moralis ~ нравственный) – это система этических ценностей, которые признаются человеком. Она регулирует поведение человека во всех сферах общественной жизни – в труде, в быту, в личных, семейных и международных отношениях.

Важнейшими категориями этики являются: «добро», «зло», «ответственность», «справедливость», «долг».

«Добро» и «зло» – показатели нравственного поведения, именно через их призму происходит оценка поступков человека, всей его деятельности. Этика рассматривает «добро» как объективное моральное значение поступка. Оно объединяет совокупность положительных норм и требований нравственности и выступает как идеал, образец для подражания. «Добро» может выступать как добродетель, т.е. являться моральным качеством личности. «Добру» противостоит «зло», между этими категориями с основания мира идет борьба. Часто мораль отождествляется с добром, с положительным поведением, а зло рассматривается как аморальность и безнравственность. Добро и зло – противоположности, которые не могут существовать друг без друга, как свет не может существовать без тьмы, верх без низа, день без ночи, но они тем не менее не равнозначны.

Действовать в соответствии с моралью – значит выбирать между добром и злом. Человек стремится построить свою жизнь таким образом, чтобы уменьшить зло и умножить добро. Другие важнейшие категории морали – долг и ответственность – не могут быть правильно поняты и тем более не могут стать важными принципами в поведении человека, если он не осознал сложность и трудность борьбы за добро. Нормы морали получают свое идейное выражение в заповедях и принципах о том, как должно себя вести. Одно из первых в истории правил нравственности формулируется так: «поступай по отношению к другим так, как бы ты хотел бы, чтобы они поступали по отношению к тебе». Это правило появилось в VI-V вв. до н.э. одновременно и независимо друг от друга в различных культурных регионах – Вавилоне, Китае, Индии, Европе. Впоследствии оно стало именоваться «золотым», так как ему придавалось большое значение, В наши дни оно также остается актуальным, и всегда надо помнить, что человек становится человеком только тогда, когда он утверждает человеческое в других людях. Потребность относиться к другим, как к самому себе, возвышать себя через возвышение других и составляет основу морали и нравственности.

Нравственная жизнь человека и общества разделяется на два уровня: с одной стороны, то, что есть: сущее, нравы, фактическое повседневное поведение; с другой стороны, то, что должно быть: должное, идеальный образец поведения.

Нередко в деловых отношениях мы сталкиваемся с противоречиями между сущим и должным. С одной стороны, человек стремится вести себя нравственно, как говорят, должным образом, с другой – желает удовлетворить свои потребности, реализация которых часто связана с нарушением нравственных норм. Эта борьба между идеальным и практическим расчетом создает конфликт внутри человека, который острее всего проявляется в этике деловых отношений, в деловом общении. Поскольку этика делового общения является частным случаем этики вообще и содержит в себе ее основные характеристики, то под этикой делового общения понимается совокупность нравственных норм и правил, регулирующих поведение и отношения людей в профессиональной деятельности. Поэтому при изучении курса «Деловая культура и психология общения» мы будем говорить о том, как должно поступать в деловых отношениях, для того чтобы вы об этом знали, постарались принять и действовали соответственно. Нормы и правила поведения, действующие в обществе, предписывают человеку служить обществу, согласовывать личные и общественные интересы. Моральные нормы опираются на традиции и обычаи, а мораль учит нас делать каждое дело так, чтобы от этого не было плохо людям, которые находятся рядом.

Одним из основных элементов культуры делового общения является нравственное поведение людей. Оно опирается на общечеловеческие моральные принципы и нормы – уважение человеческого достоинства, честь, благородство, совесть, чувство долга и другие.

Совесть – это моральное осознание человеком своих действий, благодаря чему мы контролируем свои поступки и даем оценку своим действиям. Совесть самым тесным образом связана с долгом. Долг – это осознание добросовестного исполнения своих обязанностей (гражданских и служебных). Например, при нарушении долга, благодаря совести, человек несет ответственность не только перед другими, но и перед собой.

Для морального облика человека огромное значение имеет честь, которая выражается в признании моральных заслуг человека, в репутации. Честь офицера, честь бизнесмена, рыцарская честь – именно она требует от человека поддерживать репутацию социальной или профессиональной группы, к которой он принадлежит. Честь обязывает человека добросовестно трудиться, быть правдивым, справедливым, признавать свои ошибки, быть требовательным к себе.