Оферта, акцепт и гарантийное письмо как виды деловых писем

Министерство  образования и  науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Волгоградский  государственный  университет» 

Институт  филологии и межкультурной коммуникации 

Кафедра документной лингвистики и документоведения 
 
 
 
 

Оферта, акцепт и гарантийное  письмо как виды деловых  писем.

Курсовая  работа по дисциплине

«Документоведение: организационно-распорядительная документация» 
 
 
 
 
 
 

ВЫПОЛНИЛА: студентка группы Д-081 Ахророва Жамиля Исокжоновна  ПРОВЕРИЛА: ассистент кафедры  документной лингвистики и  документоведения Белоконева Ксения Алексеевна

Волгоград, 2011 
 
 
 
 
 

Оглавление 

Введение………………………………………………………………………..   3

Глава 1. Деловая  переписка как один из элементов  системы информационно-справочной документации……………………………………………………..  4

1. Разновидности деловой переписки………………………………….   4
2. Особенности оформления деловых писем…………........................    8

Глава 2. Коммерческие письма: оферта, акцепт и гарантийное  письмо…...  16

2.1. Гарантийное письмо как «инструмент» служебно-деловой переписки........................................................................................................   16

2.2. Оферта как один из основных документов в коммерческой деятельности предприятия…………………………………………………. 16

2.3. Акцепт и его характерные особенности…………………………………………………………………. 22

Заключение……………………………………………………………………..  25

Литература……………………………………………………………………… 27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В наше время появляется всё больше и больше коммерческих предприятий, учреждений, организаций и различные  фирмы. Каждая из них сотрудничает с  какими-либо физическими или юридическими лицами, что приводит к получению обоюдной выгоды. Деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связаны с управлением. Отношение к документам – это вопрос менеджмента, исполнительской дисциплины. По стилю составления и оформления писем, способам работы с ними можно судить о том, что происходит в организации. Письма являются весомыми слагаемыми имиджа компании в глазах партнёров и контрагентов. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку, ведь это может стать залогом надёжного и успешного сотрудничества и крепких взаимоотношений между различными компаниями.

     Актуальность  исследования таких видов деловых  писем, как оферта, акцепт и гарантийное  письмо заключается в том, что  такие письма являются перспективной частью документооборота. С помощью этих писем и других видов коммерческой переписки ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в них излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Они сопровождают материальные ценности, важные документы.

     Несмотря  на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой  связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту – бумажные перфокарты, перфокарты – гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание [12,16].

     Объектом  курсовой работы являются письма-предложения (оферта), ответа на эти письма (акцепт) и гарантийные письма.

     К предмету нашего исследования относятся особенности оформления данных видов писем и их роль в работе предприятия.

     Цель  нашей курсовой работы – рассмотреть особенности и правила оформления таких видов деловых писем, как оферта, акцепт и гарантийное письмо.

     Исходя  из цели в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

     - рассмотреть понятие и разновидности деловых писем;

     - рассмотреть содержание и выявить характерные особенности оферты, акцепта и гарантийного письма;

     -рассмотреть правила оформления и стилистику оферты, акцепта и гарантийного письма.

     В ходе данного исследования были использованы такие методы, как сравнительный (проведено сопоставление рассматриваемых видов деловых писем), комплексный, так как в работу включены точки зрения представителей разных наук, анализ продуктов деятельности, то есть оферты, акцепта и гарантийного письма как таковых, а также метода обработки данных, включающий количественный и качественный метода.

     Материалом  исследования являются тексты рассматриваемых  видов писем, примеры их составления. 

Глава 1. Деловая переписка как один из элементов системы информационно-справочной документации 

1. Разновидности деловой переписки

    Деловая переписка занимает значительное место  в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых  элементов ведения любой предпринимательской  деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

    Виды  деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой  информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь  и электронная связь [5].

    Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и типовых заявок. Содержанием  переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

     Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать – ясность, простота изложения, полнота  информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность [5,10].

     Разновидности деловых писем отражают многообразие вопросов и проблем в деловой  сфере.

     В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки.

• По тематическому принципу деловые письма делятся на деловые и коммерческие (письма, с помощью которых заключаются и выполняются коммерческие сделки от имени юридических лиц; письма о сбыте продукции, предоставлении услуг (письма-предложения, письма-ответы)). Все остальные письма - деловые, с помощью которых решаются управленческие и правовые проблемы, а также устанавливаются деловые связи.
• По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные (требующие обязательного ответа и не требующие такового) и письма-ответы.
• Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, рекламация).

     Из  деловых писем требуют ответа письма-просьбы, письма-обращения.

     Не  требуют ответа: письмо-предупреждение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, заявление, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, благодарность, письмо-сообщение, приглашение, рекламное  письмо.

• По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
• По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь.
• По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

     Регламентированные  письма составляются по определенному  образцу (это касается не только стандартных  аспектов содержания, но и формата  бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

     Нерегламентированные  письма представляют собой авторский  текст, реализующийся в виде формально-логического  или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю  вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое  действие.

     В отличие от регламентированных деловых  писем нерегламентированные деловые  письма не имеют жесткой текстовой  структуры, в них реже используются стандартные фразы.

     Однако  было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе  не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные  письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

• По композиционному признаку различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии - гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо - письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности - письмо-извинение и т. д. Многоаспектным (многоцелевым) считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д. [5,8].

     Также все деловые письма можно разделить  на простые и сложные. Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в событийном, административном или правовом отношении коллизий. Сложные письма, как правило, создаются в случаях, когда требуется детальное описание управленческой ситуации, изложение истории вопроса, глубокий анализ ситуации, приведение различных мнений, доказательств. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и другие, хотя в некоторых ситуациях делового общения и эти разновидности писем могут иметь сложную структуру [11]. 

2. Особенности оформления деловых писем

     Рассмотрение  особенностей оформления деловых писем  целесообразно начать с состава  их реквизитов. В соответствии с  разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 для надлежащего оформления писем в процессе осуществления служебно-деловой переписки используются следующие реквизиты:

1. изображение Государственного герба Российской Федерации;
2. изображение герба субъекта Российской Федерации;
3. изображение эмблемы (товарного знака либо знака обслуживания) предприятия (организации, учреждения);
4. код предприятия (организации, учреждения);
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. наименование предприятия (организации, учреждения);
8. справочные данные о предприятии (организации, учреждении);
9. дата письма;
10. регистрационный номер письма;
11. ссылка на регистрационный номер и дату письма;
12. сведения об адресате;
13. резолюция;
14. заголовок к тексту;
15. отметка о контроле;
16. текст письма;
17. отметка о наличии приложения;
18. подпись;
19. гриф согласования письма;
20. виза согласования;
21. оттиск печати;
22. отметка об исполнителе;
23. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
24. отметка о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение);
25. идентификатор электронной копии письма.

     Оформление  перечисленных реквизитов производится в соответствии с разделом 3 ГОСТ Р 6.30-2003 [1].

  При ведении переписки должен соблюдаться ряд требований, который играет немаловажную роль в делопроизводстве:

• письма оформляются на специальных бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции.
• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

     Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.) [8].

     Деловое письмо как документ информационно-справочного  характера при соответствующем  оформлении приобретает юридическую  силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным  лицом.

     Для электронных документов :

• документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
• юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
• юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

     Письма  оформляют в двух экземплярах  – первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело.

     Деловое письмо должно всегда подписываться  от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств  и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно  давать ответ, даже если он отрицательный  или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

     Кроме деловой корреспонденции, курсирующей  между организациями, существует и внутриорганизационная переписка [17].

     Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно должна проставляться дата;
• письмо не должно содержать клеветнических измышлений;
• должна быть разборчивая подпись.

     Джен  Ягер в своей книге "Деловой  этикет" отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и  корректности [14].

     При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги -светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

     Специалист  в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно  составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать [15].

     Употребление  стандартизированных словесных  оборотов не только позволяет исключить  ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой  вежливости.

     Чтобы правильно и быстро составить  письмо, необходимо хотя бы в общих  чертах знать особенности языка  и стиля современной корреспонденции  и требования, предъявляемые к  ней [13,16].

     Содержание  деловых писем находит свое выражение  в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Тем не менее существуют некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность [14,15].

     Язык  деловой переписки характеризуется  частотой повторяемости и единообразием  речевых средств. Поэтому часто  говорят, что он представляет собой  набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной  коммуникации, когда встречаются  документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также  междометия, модальные слова и  имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки  – обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения [15].

     Язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов [4].

     Важная  задача в составлении письма – его информационное насыщение, т.е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

     Изложение каждого аспекта содержания следует  начинать с нового абзаца. Таким  образом, абзац показывает переход  от одной мысли к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет  адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться  перед очередной порцией информации.

     В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом  тексте обычно не пишется, так как  окончание глагола и так указывает  на первое лицо множественного числа. Использование местоимения «он» в деловой переписке требует  особой осторожности, так как это  местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок  фамильярности.

     Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность  и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время  нельзя впадать и в другую крайность - чрезмерную вежливость [13,17].

     Нередко при составлении письма нарушаются демократические традиции деловой  переписки. Чаще всего это наблюдается  в тех случаях, когда ожидаемый  результат как бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний  вариант проекта трудового соглашения... Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель  письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может  быть и не утверждено [16].

     Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно  влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует  соблюдения должностного порядка их подписания.

     Таким образом, становится очевидным необходимость  серьезного и логически верного  подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых  к деловой корреспонденции, с  одной стороны, ведет к затруднению  работы с официальными документами, а с другой - лишает письмо юридической  и практической значимости.

     Эксперты  единодушны в том, что официальное  письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении  структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Коммерческие письма: оферта, акцепт и гарантийное письмо. 

2.1. Гарантийное письмо как «инструмент» служебно-деловой переписки.

     В арсенале многочисленных документов, которые используются в деловых  отношениях между различными субъектами хозяйствования, фигурирует такой документ, как гарантийное письмо.

     Гарантийное письмо не является обязательным документом, однако его роль порой приобретает  особую актуальность. Как правило, гарантийное письмо содержит в себе обязательство или заверение о выполнении каких либо действий в ответ на оказанную услугу или приобретенный товар. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Нередко в нем указываются сроки оплаты за полученную продукцию, гарантии качества и т.д.

     Если  говорить юридическим языком, то гарантийное  письмо – это своего рода способ реализации выполнения обязательств сделки одной из сторон. Гарантийное письмо может решать вопросы аренды, оплаты за полученную продукцию, отсрочки платежа, предоставления адреса, может гарантировать поставку товара. Так, в предпринимательской деятельности гарантийное письмо используется достаточно часто, а уж при регистрации юридических лиц с недавнего времени стало упоминаться в числе основных в пакете документов на регистрацию [6].

     Важно пояснить, что законодательно гарантийное письмо (как и прочие документы, которые предоставляются предпринимателями с целью подтверждения юридического адреса организации) не включено в список обязательных документов при регистрации. Более того, регистрация предприятия не по его фактическому адресу вообще не предусмотрена законом, поэтому никакого перечня документов – тем более обязательных – для этого быть просто не может. Из этого следует, что статус гарантийного письма как документа, обязательного при регистрации юридического лица, мягко говоря, сильно преувеличен. 

     Другое  дело – практика. К сожалению, мы живем в такое время, когда  максимально быстро добиться желаемого  результата можно, руководствуясь, не столько законом, сколько сложившейся  практикой (то есть, по сути, делать как  все). Так, сложившаяся практика диктует  такое условие, что если регистрирующий орган – и, в частности Межрайонная Инспекция Федеральной Налоговой Службы России № 46 – требует предоставить при регистрации дополнительные документы (в нашем случае документы на адрес), то их лучше предоставить, поскольку в противном случае можно получить отказ. Именно это и стало причиной того, что грань между обязательным и необязательным наличием в пакете документов у гарантийного письма стерлась.

     Автором и адресатом является юридическое  или физическое лицо. Четкого регламента и жестких рамок при написании гарантийного письма не существует, однако его принято составлять по общепризнанному принципу написания деловых писем [6,9].

     Есть  определенные моменты, которые нужно  учитывать. Если письмо составляется от имени юридического лица, то размещать его нужно на фирменном бланке. Обязательно необходимо указать дату и номер исходящего документа, должность, фамилию и инициалы должностного либо физического лица, которому оно адресовано. Название документа «Гарантийное письмо» должно быть указано большими буквами и размещено в центре листа под именем адресата. Затем должен идти текст самого письма. В конце не лишним будет указать банковские реквизиты юридического лица, от имени которого составляется документ, а также размер штрафных санкций, которые грозят адресату за нарушение обязательств. Далее следует подпись руководителя и главного бухгалтера, которые заверяются печатью предприятия [17].

     Нередко в гарантийном письме используются такие обороты, как «настоящим письмом  гарантируем», «гарантируем», «компания  … гарантирует» и т.д. Как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем»; «Возврат кредита гарантируем» и др.