Оформление личного дела сотрудника

     СОДЕРЖАНИЕ 
 

     Введение  

     Глава 1. Понятие и ведение «личного дела»

     1.1 Понятие и состав личного дела

     1.2 Процедура ведения личного дела  

     Глава 2. Формирование и хранение личных дел

     2.1 Формирование личного дела

     2.2 Технологическая цепочка формирования

     2.3 Хранение личных дел

     2.4 Выдача личных дел работников  во временное пользование

     Глава 3. Обработка личного дела для последующего хранения

     3.1 Оформление обложки личного дела

     3.2 Подготовка личных дел к передаче  в архив

     Заключение  

     ВВЕДЕНИЕ 
 

     Тема  моей курсовой работы – личное дело сотрудника. Данная тема носит актуальный характер в современных условиях, и рассмотрение вопросов связанных  с данной тематикой носит как  теоретическую, так 
и практическую значимость.

     Объектом  данного исследования является анализ условий «Личное дело сотрудника »

     При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов.

     Целью исследования является изучение темы «Личное дело государственного сотрудника».

     Также в моей курсовой работе будет практическая часть. Здесь 
я ставлю перед собой задачи:

• Научиться составлять документы;
• Оформление личного дела на отдельного сотрудника;
• Составление приказов;
• Внесение записей в регистрационный журнал о составленных приказах.

     Хочется отдельно сказать, что такие документы, личные дела имеют большую роль, так как в них фиксируются сведения, необходимые 
для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права 
и обязанности. В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы.  
 

     Глава 1. ПОНЯТИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 

     1.1 Понятия и состав личного дела 

     Личное  дело ¹— это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

     Трудовое  законодательство не регламентирует состав личного дела, 
и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

     Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение  личного дела работника не является обязательным.

     Законодательство  РФ предписывает вести личные дела только на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

     Личные  дела могут заводиться на всех работников предприятия, 
но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов 
(в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

     Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу.

     Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным  актом

     Наконец, ведение личных дел работников может  быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).

     В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение  о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном  решении) — на какие категории  работников следует вести личные дела:

• на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
• работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

       При этом не имеет значения, работает работник в данной  организации по основному месту  работы или является совместителем, принят 
ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

     Однако  во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

     Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей  инструкции.

     На  работников, в отношении которых при приеме на работу 
не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

       Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

     Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография (резюме);
• трудовой договор;
• копия документа об образовании, копия трудового договора;
• копия приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводе;
• документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;
• аттестационные документы;
• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;
• другие характеризующие работника документы.

     Состав  документов, помещаемых в личное дело при поступлении 
на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, 
в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика 
его трудовой деятельности и т.п.

     Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие  трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

     В завершение личного дела подшивается копия заявление работника 
об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

     Личные  дела учитываются как документы  «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

     - порядковый номер дела;

     - фамилия, имя, отчество работника;

     - дата постановки дела на учет  и дата снятия с учета.

     После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки 
и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

     Личные  дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

     При работе с личным делом, выданным для  ознакомления, запрещается производить  какие-либо исправления в ранее  сделанных записях, вносить 
в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

     При извлечении каких-либо документов из личного  дела по указанию руководителя предприятия  во внутренней описи делается соответствующая  запись.

     В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных  работников хранятся в архиве.

     Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых  в обязательном порядке заводятся  личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной  гражданской службе Российской Федерации».

     Состав  личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об  утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации  и ведении его личного дела». 

2. Процедура ведения личного  дела работника

     Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела предусматривает:

• внесение записей в графы и разделы личного дела, в т.ч. внутренней описи;
• добавление документов (как правило в хронологическом порядке);
• изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует (это касается в частности справок с устаревшими сведениями);
• периодический учет входящих в личное дело документов;

     Внесение  записей в документы личного дела осуществляется 
на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений (не рекомендуется использовать гелевые ручки, т.к. их цвет быстро выцветает). В необходимых случаях 
эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

     Для ускорения процесса оформления записей  в документах личного дела допускается  использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются 
в хронологической последовательности. Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, 
вне общего хронологического и тематического порядка.

     Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены  в личном деле, отражаются во внутренней описи. Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, 
не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях 
с отметкой в графе «Примечание» о фактическом местонахождении документа в составе дела. Обложка личного дела, как и обложки 
дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

     Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении  в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением  подтверждающих изменения документов. 
После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

     Таким образом, личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. 

     Глава 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

     личное  дело документ трудовой

     2.1 Формирование личных дел работников 

     Формирование  личного дела производится с целью  упорядоченной группировки документированной  информации о сотруднике, переданной 
им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

     Формирование  личного дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника  на руководящую должность, должность, 
для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. 
В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива 
и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками 
при поступлении на работу, а также образующиеся в период 
их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

     Наряду  с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические  виды документов:

• список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников 
  и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
• выписка из протокола собрания трудового коллектива 
  (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

     В дальнейшем в личное дело включаются документы:

• подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
• характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

     Все поступающие в личное дело документы должны располагаться 
в хронологическом порядке.

     Основу  личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» 
и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.

     При его заполнении используются следующие  документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.

     На  все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

     Сведения  обо всех изменениях, происшедших  после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении 
к личному листку (анкете).

     Дополнение  к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет  табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету  кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния  личных дел.

     Наряду  с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической  последовательности основных этапов жизни 
и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование 
(где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении 
и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

     В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы 
или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии 
с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

     С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела 
и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

     Помимо  перечисленных, в личное дело могут  помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении  сотрудником конкурса на замещение  вакантной должности, копии документов 
о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). 
Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

     При формировании личного дела, кроме того, производится 
его первичное оформление. С этой целью:

• личному делу присваивается учетный номер;
• производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
• в личное дело вкладывается внутренняя опись.

     Необходимо  иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме 
на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством. 

     2.2 Технологическая  цепочка процесса  формирования личного  дела 

     Технологическая цепочка включает в себя:

• Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи 
  о заведении нового личного дела;
• Подготовка обложки личного дела: оформление обложки 
  в соответствии со стандартом, указание номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;
• Подшивка в папку чистых листов внутренне описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольный карточки выдачи личного дела;
• Получение сотрудником кадровой службы от руководителя 
  этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;
• Систематизация полученных документов, внесение во внутреннею опись документа сведений о помещаемых в личное дело документов;
• Валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;
• Подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;
• Помещение личного дела в закрывающий шкаф для хранения;
• Дополнение, по мере получения документов, личного дела;
• Систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью 
  их расположения в деле;
• Внесение очередных записей во внутреннею опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильность нумерации листов;
• Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок 
  о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учёту кадров;
• Выдача личного дела руководству организации и кадровой службы 
  под роспись контрольной карточке дела; при возвращение дела – проверка наличия и целостности документов;
• Ознакомление в помещение кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системы доступа к личным делам;
• Внесение отметки об ознакомлении дополнения к личному листку 
  по учёту кадров; заверенье отметки росписями сотрудника, ответственного за ведения личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;
• Закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии 
  с требованиями архивной службы;
• Сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инверторного учета личных дел;
• Регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;
• Внесение архивного номера личного дела в журнал инверторного учета личных дел кадровой службы.

     2.3 Хранение и учет личного дела работника 

     Хранение  и учет личных дел организуются с целью быстрого 
и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

     Личные  дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа 
под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. 
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника. Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников - 75 лет.

     Личные  дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном 
для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, 
тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

     Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица 
и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

• по порядку номеров;
• в прямом алфавитном порядке;
• по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, 
  а внутри разделов - по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

     В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов - алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела 
в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. 
При этом содержание сводной описи наряда должно отражаться в сводной описи личных дел работников. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность 
за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются 
ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим 
за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

     Таким образом, формирование дела определяется как «Группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел»². Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в личное дело обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, 
но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы 
с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и хранению дел. 

     2.4. Выдача личных  дел работников  во временное пользование 

     Выдача  личных дел работникам организации  во временное пользование для  ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться 
с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника 
под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение 
с личными делами).

     Ознакомление  сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в  год, а также по просьбе указанных  лиц во всех иных случаях, предусмотренных  законодательством РФ. В процессе ознакомления 
с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
• вносить в личное дело новые записи;
• извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать 
  в него новые;
• задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

     При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник  вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению  целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в  ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

     Выдача  во временное пользование для  включения в личные дела новых  документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое  фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение  личных дел, утвержденным руководителем  организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении 3.