Оптимизация документа оборота корпорации

Московский  государственный университет экономики, статистики и информатики(МЭСИ) 
 
 
 
 
 
 
 
КУРСОВАЯ РАБОТА

 
По дисциплине «Теория корпоративного управления» 
Тема «Оптимизация документооборота корпорации»

 
 
 
 
 
 
Выпонил : Студент группы ДММ-301 
Шевчук Д.П.

Москва 2012 
 
 
 
 
 
 
Введение …………………………………………………………………………..3 
Глава 1. Теоретические основы управления документооборотом корпорации  
1.1. Сущность документооборота корпорации ………………………………...6 
1.2. Документопоток организации ………………………………………….......7 
1.3. Пять шагов к успешному документообороту……………………………..11 
Глава 2. Методологические аспекты оптимизации и управления документооборотом корпорации ………………………………………………12 
2.1. Тематический анализ и оптимизация документооборота ……………….12 
2.2. Оптимизация документооборота корпорации ……………………………13 
2.3. Маршрут документов ………………………………………………………16 
2.4. Табель форм документов…………………………………………………...17 
Глава 3. эффективности и совершенствование документооборота…………..18 
3.1. Способы совершенствования документооборота ………………………..19 
3.2. Электронные офисные системы …………………………………………..22 
3.3. Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»……………………………………23 
Заключение ………………………………………………………………………26 
Список литературы ……………………………………………………………...27 
 
 
 
 
 

 
Введение

Документооборот - это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или  сдачи их на хранение.

Действующие нормативные  акты и методические пособия, в том  числе и ГСДОУ, рассматривают  в качестве объекта регулирования  документооборот организации в  целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно  разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• организация рационального движения документов внутри организации;
• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Обработка корреспонденции  достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. 
Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации  дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься  и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем организации, работником службы документационного  обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения  учета и полноценной информационно-поисковой  системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т.п.).

Цель первого  этапа - зафиксировать сам факт поступления  документов (при необходимости и  время).

Следующий этап прохождения  поступающих в организацию документов в большей степени зависит  от всей постановки, документационного  обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения  документов является установленное  ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение  уже на этой стадии документов на потоки:

• для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;
• не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• общественное положение автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;
• срок исполнения документа;
• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

Итак, за понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых  во многом зависит эффективность  управления организацией в целом. Очевидна необходимость оптимизации документооборота. Особенно актуально это на крупных  организациях с большим объемом  входящих, исходящих и внутренних документов.

Цель работы - рассмотреть  организацию в организации и  проанализировать пути его оптимизации.

Объект исследования - система документооборота организации, совершенствование документооборота.

Предмет исследования - организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования  службы делопроизводства, проблемы оптимизации  документооборота и пути их решения.

В целях оптимизации  документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть  документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти  этапы оформления документов могут  быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а  служба ДОУ только контролирует сроки  и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации  и сокращения документопотоков целесообразна  разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной  графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться  альтернативные решения, местонахождение  конкретных должностных лиц и  даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации. 
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее

оптимизацию документооборота организации. 
Глава 1. Теоретические основы управления документооборотом корпорации

1.1. Сущность  документооборота корпорации

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность  порядка движения документов по отношению  к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется  нормировать и регулировать. Так, например, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Говоря о порядке  движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка исполненных и отправляемых документов.

 
1.2. Документопоток  организации

Документопоток

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя  анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации  можно выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток  характеризуется следующими основными  параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание  документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или  цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
• определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем  документооборота показывает загруженность  всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать  документы и их копии, выражая  это число дробью, где в числителе  количество обрабатываемых в организации  документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется  обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих  документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Возвращаясь к анализу  документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым  и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения  результатов анализа структуры  документооборота можно проводить  оптимизацию документооборота, рационализируя его.

1.3 Пять шагов к успешному документообороту

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует  рассматривать во взаимосвязи с  повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его  в соответствие с потребностями  управления с одновременным снижением  затрат на его ведение.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

1. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности  документооборота и удобства для  менеджеров следует рассматривать  во взаимосвязи с первым направлением, то есть экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом  для организации.

Рассмотрим вариант  сокращения документооборота при условии  сохранения его информационной емкости.

Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота —  приведение его в соответствие с  потребностями управления с одновременным  снижением затрат на его ведение.

Процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

• Шаг 1. Предпроектное обследование или описание организации.
• Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
• Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
• Шаг 4. Оптимизация документооборота.
• Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Глава 2. Методологические аспекты оптимизации и управления документооборотом корпорации

2.1 Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения  о сокращении записей рекомендуется  проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

• При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.
• Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.
• Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
• При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Целесообразность  и логика осуществления всех видов  работ оцениваются с точки  зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения  управленческих решений, оперативности  и точности их выполнения.

2.2Оптимизация документооборота организации

Любая деятельность организации  отражается в документах, и, чтобы  улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

• определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);
• определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;
• регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
• установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным  мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных  правовых актов организации и  методических документов, устанавливающих  требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как  в целом по организации, так и  на отдельных участках работы с документами  или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими  конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается  система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Кроме этого к  мерам организационного характера  относится:

• правильная организация работы службы ДОУ;
• рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;
• организация работы с документами в структурных подразделениях.

Учитывая, что объективной  тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных  органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается  на 5-7%), обеспечить оптимальную организацию  документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе  пришлось бы постоянно увеличивать  численность делопроизводственного  персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

Поскольку документооборот - это сложный технологический  процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых  осуществляются творческая работа с  документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая  обработка (сортировка документов, обработка  для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное  рассмотрение, передача из одной инстанции  в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.

В современных условиях применение технических средств  возможно не только на этапах, где с  документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и  там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим  средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и  средства компьютерной техники, предоставляющие  широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

2.3Маршрут документов

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов.

Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые  проходит документ (документы), то есть рабочие места, на которых совершаются  операции с документом, поэтому главная  задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение  документа по наиболее короткому  и прямому маршруту с наименьшими  затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.