Организационная диагностика на примере Магазина "Байрам"

Введение

Актуальность данной темы выражается в том, что персонал составляет наиболее важный человеческий ресурс организации. И высшие руководители, и менеджеры  всех уровней, и работники вспомогательного состава – все они включены в единую и сложную систему  организационных взаимоотношений.

Управление людьми относится к  наиболее трудной и важной функции  менеджмента. Неслучайно выдающиеся менеджеры  и специалисты по управлению в  списке профессионально значимых качеств  руководителя отдают приоритет работе с людьми. Все бизнес-процессы разрабатываются, реализуются и контролируются человеком и качество этих действий составляет основу правильной работы компании.

Происходящие в последнее время  серьезные изменения на российском рынке заставляют заново переоценивать  нормы и ценности руководства  в организациях. В свою очередь  теоретические и практические разработки отечественных и зарубежных исследователей необходимо адаптировать к сложившейся  в стране ситуации.

Особенности возникновения и функционирования организационных структур предприятий, присущие экономике первой половины XX столетия, нашли свое отражение  в трудах таких известных ученых и политиков, как А. Смит, Дж. Гобсон, В. Ленин, Р. Лифман, К. Маркс, Ф. Энгельс, В. Мотылев и других.

Специфику современных организаций, а также создание капитала, изменения, которые произошли в последнее  время в формах и типах финансово-промышленных корпоративных структур, исследовали  ученые: А. Аникин, И.Белов, С. Лазарев, Б. Ланин, С. Меньшиков, Л. Худякова, Г. Черников, А. Юданов и другие.

Плодотворной представляется попытка  осмыслить интеграционные процессы и показать особенности развития современных корпоративных структур, обобщить зарубежный и российский опыт их формирования следующих авторов: С. Базоева, И. Беляевой, И. Виноградова, Ю. Винслава, А. Калина, Ю. Лебедева, Е. Ленского, Б. Мильнера, Ю. Никольского, А. Селезнева, Э. Уткина, Ю. Якутина и других.

В настоящее время ученые, занимающиеся проблемами управления, все больше времени уделяют попыткам увязывания проблем планирования финансов и  коммерческой деятельности с проблемами управления персоналом, которое включает в себя подбор работников, их подготовку, отношения между работниками  и с руководством, отношение к  труду, их вознаграждение.

При написании  курсовой работы ставилась  цель - определить и проанализировать влияние методов и стилей руководства на деятельность организации в целом и на внутреннюю атмосферу в коллективе, а также выяснить, какие качества необходимы руководителю для успешного и эффективного управления организацией.

Отсюда  вытекают следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие и сущность стилей руководства;
2. Определить основные виды и формы управления организацией;
3. Проанализировать особенности стиля управления организацией на примере российской компании ООО «Байрам».

Объект изучения: виды и стили  руководства организацией.

Предмет изучения: роль и значение данных методов в функционировании и развитии организации.

При написании курсовой работы использовалась методологическая база исследования в виде организационно-управленческого анализа. По изучаемой теме существует множество различных книг и экономических работ. В работе использовались взгляды и позиции видных зарубежных и отечественных учёных. В процессе исследования использовались книги по экономической теории и теории организации различных авторов и изданий, которые дали определение стилям руководства, рассмотрели виды и их формы (Мильнер Б.З., Румянцева З.П., и др.).

Структура курсовой работы состоит  из введения, раскрытия основной части, включающей в себя организационную диагностику исследуемого предприятия, структуризацию проблемного поля и проектирование элементов системы управления, заключение и список использованных источников.

1. Организационная диагностика

Данную курсовую работу рассмотрим на примере компании ООО «Байрам», основным видом деятельности которого является торговля продуктами питания. К их числу относятся товары, содержащиеся в каталоге предприятия, в том числе к направлениям деятельности относятся:

- Алкогольная продукция

- Продукты питания - розничная торговля

- Супермаркеты и универмаги

- Бытовая химия.

ООО «Байрам» начав своё развитие в мае 2008 года, на данный момент розничная сеть в Уфе и регионах Республики насчитывает почти 100 магазинов, располагающих квалифицированным персоналом, обучение и переподготовка которого проходит в собственном Учебном центре, и реализующих товары, произведенные преимущественно местными производителями. Создано по инициативе руководства, основной целью предприятия является удовлетворение общественных потребностей и получение прибыли. Подразделения действуют как самостоятельное ООО со своим Уставом, учредительными документами и расчетным счетом, являясь отдельной организацией.

Адрес организации  – город Уфа, ул. Индустриальное шоссе, 4. В приложении 1 представлен Устав ООО «Байрам».

На ООО «Байрам» приходится, согласно отчета о прибылях и убытках за 2012 год 373367 тыс. руб. выручки.

В динамике, выручка организации  увеличивается. Это говорит о  том, что оно наращивает обороты  и в прогнозном периоде даст еще большие результаты относительно объемов продаж.

Ассортимент реализуемой продукции  составляет более 500 наименований. 
Кроме того, на предприятии организовано производство полуфабрикатов, домашней кухни, блинов, прочей продукции.

Высокая квалификация специалистов, усовершенствованная технология позволяет  успешно реализовывать продукцию. Продукция торговых марок компании «Байрам» пользуется все большей  популярностью среди потребителей, благодаря качественным показателям  и сервису магазинов. Реализуемая  продукция соответствует строгим  стандартам ГОСТа.

ООО «Байрам» является социально-ориентированной  компанией с момента своей  организации.   В сфере ее внимания находятся мелкие местные производители продуктов питания республики, а также детские дома, дома для престарелых и инвалидов. «Байрам»  также является постоянным спонсором проведения творческих и спортивных мероприятий. Для покупателей:

• Демократичные цены
• Широкий, востребованный, качественный ассортимент товаров
• Дружелюбный и отзывчивый персонал
• Акции, дегустации, розыгрыши призов и подарков

Для производителей и поставщиков ООО «Байрам» предлагает:

• Постоянное расширение ассортимента
• Регулярная ротация товаров на полках = минимум брака
• Отличная площадка для продвижения новых товаров
• Поддержка местных производителей
• Своевременная оплата за продукцию

На рисунке 1 представлена динамика выручки организации.

Рис.1. Выручка ООО «Байрам» в динамике за 2011-2012гг.

У ООО «Байрам» имеется собственный официальный сайт в системе Интернет по адресу: www. batyr-rb.ru, где размещена официальная информация для покупателей, поставщиков, арендаторов, арендодателей, каталог продуктов, скидки, вакансии. Там содержатся основные информация о роде деятельности компании, реквизиты, контактные данные и ссылки на регистрационные документы и представлен индивидуальный логотип фирмы

Проведем организационную диагностику ООО «Байрам» на основе метода анализа управленческих решений. Для этого раздадим участникам опроса – пять менеджеров организации - вопросник, состоящий из двух столбцов, представленных в таблице 1. Полученные результаты отразим в данной таблице.

Таблица 1

По данным таблицы 1 видно, что несколько  менеджеров из пяти к особым опасностям для развития ООО «Байрам» выделили ошибку как неумение, правда, с различным  смыслом этой ошибки. А особенно актуальные ошибки для организации  сегодня выделены незнания, предубеждения, управленческие иллюзии, естественные ошибки,  а также ошибки дисфункциональной склонности и ни один ответ менеджеров в данной графе не повторился дважды.

Теперь рассмотрим следующий метод  диагностики организации – работу с организационными патологиями. Для  этого тому же количеству менеджеров были розданы квадратики бумаги, на которых менеджеры дали свои ответы. Представим их в таблице 2.

Таблица 2

По данным таблицы 2 наблюдаем, что  пять менеджеров выделили основные проблемы для организации и дали ответ  под буквой А три менеджера, под  буквой В 4 менеджера, и Б два менеджера. Тем самым обозначились три организационные патологии из всего списка, которые считаются особенно опасными.

Проведем диагностическое интервью в ООО «Байрам». Для этого выясним  цели деятельности организации и  представим в таблице 3.

Таблица 3

В организации  существует долгосрочная цель – завоевание как можно большей территории рынка продаж продуктами питания. Сотрудники организации осведомлены о цели организации. Но существуют разногласия  в согласованности целей основных подразделений с общими целями организации, так как основная часть руководящего состава считает текущую выручку  и ближайшую в прогнозе основным стимулом в работе.

Второй блок вопросов касается проблем организации «Байрам». Точнее это противоречия в толковании целей - все это болезни организации. Перейдем к анализу существующих проблем и отразим на рисунке 2.

Последовательность  движения следующая: жалоба – конкретизация  – причины - следствие.

 Анализ управленческих  решений

Разработка  управленческих решений на предприятии ООО «Байрам» организуется в разрезе основных направлений его деятельности. Эти направления подразделяются на следующие основные группы:

- организационные. К ним относятся мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления предприятием; совершенствованию форм предоставления услуг; внедрению прогрессивных форм организации труда; совершенствованию режимов работы и т.п.;

- технические. К ним относятся мероприятия по повышению уровня механизации труда работников; внедрению более совершенной техники (кассовые аппараты, система контроля на выходе из магазина), механизмов и оборудования; повышению коэффициентов использования оборудования во времени и т.п.;

- технологические. К ним относятся мероприятия по внедрению новых видов услуг покупателям; совершенствованию технологии осуществления погрузо-разгрузочных работ и т.п.;

- экономические. К ним относятся мероприятия по формированию центров ответственности на базе отдельных структурных единиц с правом самостоятельного распоряжения частью суммы полученной прибыли; совершенствованию системы участия наемных работников в прибылях и т.п.;

- социальные. К ним относятся мероприятия по укреплению трудовой дисциплины на предприятии ООО «Байрам»; совершенствованию условий труда персонала; созданию благоприятного психологического климата и т.п.

Управленческие  решения – это результат анализа  прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из  множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента.

Управленческие  решения в ООО «Байрам» принимаются директором совместно с заместителями в 4 этапа:

- обсуждают  проблему, пытаются найти пути  ее решения, все возможные варианты  фиксируются;

- участники  избирают лидера, который подробно  излагает свое мнение по решению  задачи – часто это бывает  директор;

- каждый участник  высказывает свои  предположения;

- принимается  решение, назначают сроки выполнения  решения и исполнители.

В условиях рыночной экономики степень неопределенности экономического поведения субъектов рынка - ООО «Байрам» достаточно высока. В связи с этим большое практическое значение приобретают методы перспективного анализа, когда нужно принимать управленческие решения, оценивая возможные ситуации и делая выбор из нескольких альтернативных вариантов.  

Например, принятие управленческого решения в ООО «Байрам»: издается приказ или распоряжение либо получается корреспонденция (в приказах и распоряжениях указываются ответственные и сроки исполнения, а на корреспонденции ставится виза директора кому и срок исполнения); регистрируется секретарем в журнале регистрации приказов, распоряжений или входящей корреспонденции; передается ответственному исполнителю под роспись.

На ООО «Байрам» применяются следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе продаж продуктов. Объектом является подчиненные сотрудники.

3. Заключительный контроль основывается на обратной связи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, то есть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Например, контроль за выполнением управленческого решения в ООО «Байрам» после передачи распоряжений или входящей корреспонденции ответственному исполнителю под роспись,  исполнитель выполняет поручение директора; после исполнения в срок, указанный для исполнения отчитывается о выполнении; если, по какой либо причине указание директора выполнить не удается, то составляется промежуточный отчет с указанием причины невозможности исполнить данное указание; после рассмотрения отчета директором принимается решение о наказании исполнителя (если вина исполнителя или если причина уважительная) или принятии альтернативного указания (если данное указание невыполнимо в принципе).

Причины невыполненных  управленческих решений в срок в  ООО «Байрам» можно перечислить следующие:

- несвоевременное финансирование  закупок продуктов;

- несвоевременная транспортировка  в магазины для реализации;

- несоответствие первичных документов с реальными поставками;

- несвоевременная передача  информации;

- нарушение трудовой  дисциплины;

- нарушение договоров поставки и т.п.

Для более глубокого анализа состояния  дел с принятием управленческих решений и контролем за их выполнением и для выявления недостатков по данному вопросу был проведен опрос руководящего состава сотрудников ООО «Байрам».

Для проведения опроса был составлен  опросный лист,  ответы,  на вопросы которого представлены ниже в таблице 4, отражающей мнения респондентов.

Вопрос  звучал следующим образом: « Кто чаще на вашем предприятии принимает управленческие решения?»

Таблица 4

Показатель участия  сотрудников ООО «Байрам» в принятии управленческих решений

Как видно из таблицы  4 управленческий состав ООО «Байрам» считает, что 80% управленческих решений принимает их группа и 20% управленческих решений принимает состав менеджеров среднего звена.

Определение служебных  функций

Для анализа качества разработки служебных  функций изучим существующие должностные инструкции на бухгалтерию организации, и заполним следующий вопросник в таблице 5.

Таблица 5

Проведем  анализ основных показателей деятельности предприятии «Байрам».

Своевременно  выявлять и устранять недостатки в финансовой деятельности, находить резервы улучшения финансового  состояния предприятия позволяет  финансово-экономический анализ, представленный в таблице 6.

Таблица 6

Анализ  основных показателей деятельности организации за 2011-2012гг.

По данным таблицы 6 выручка от продажи товаров и  услуг за 2012 год увеличилась на 56981 тыс. руб., что обусловлено увеличением объема продаж, например вследствие рекламной компании и в связи с расширением деятельности предприятия. Себестоимость проданных товаров и оказанных услуг в 2012г. составила 267453 тыс. руб., а в 2011г. – 238499 тыс.руб.

В данном случае увеличение себестоимости  является отрицательным фактором динамики развития компании. К 2012г. наблюдается рост прибыли от продаж на 10035 тыс. руб., что произошло из-за сокращения коммерческих и управленческих расходов. Это является положительной динамикой для ООО «Байрам». По данным таблицы видно, что темп прироста роста себестоимости медленнее темпа прироста выручки на 6%, что является положительной тенденцией, показывающей рост реализации более быстрый, чем рост себестоимости продукции.

Среднесписочная численность работников за год увеличилась на 50 человек, связано это с увеличением (расширением) деятельности магазинов, производительность труда повысилась на 29,46 руб. Это также благоприятная тенденция. Несмотря на увеличение выручки, фондоотдача увеличилась, причем незначительно (на 0,2 тыс.руб. к 2012 г. по сравнению с 2011 г. и составила 5,6 тыс. руб.). В динамике показатели использования ОПФ увеличиваются (фондоотдача увеличилась). Это свидетельствует об эффективном использовании основных фондов в ООО «Байрам». В 2012 г. значительно увеличилась по сравнению с 2011 г. показатели рентабельности: рост рентабельности продаж составил на 1,2 тыс.руб., что характеризует эффективность деятельности работы.

Проанализировав основные финансово-экономические  показатели ООО «Байрам» за последние два года, можно сказать, что в целом по предприятию ситуация изменилась по большинству факторов в лучшую сторону. Данные для анализа были взяты с бухгалтерской отчетности ООО «Байрам», представленной в Приложении 2 курсовой работы – бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках за 2012г.

Процесс управления на предприятии ООО «Байрам». У Общества 2 учредителя, разные фактический и юридический адреса.

Рис.4. Организационная структура ООО «Байрам»

На сегодняшний день организационная  структура управления ООО «Байрам» состоит из 25 сотрудников подразделений. Согласно ей, деятельность каждого подразделения предприятия подчиняется заместителям директора, которые, в свою очередь, находятся в подчинении у директора компании. В качестве недостатков следует отметить, что данная организационная структура осталась «в наследство» от периода плановой экономики с бессистемными попытками учесть новые рыночные требования.

Решение задач бухгалтерской отчетности возложено на главного бухгалтера в  единственном лице, бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделениям и возглавляется главным бухгалтером.

Однако, обнаружено, что в организации не существует Положения о бухгалтерии. Следовательно, непонятно, насколько бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением, как она создается, с какими сотрудниками взаимодействует, какие функции выполняет, на сколько штатных единиц рассчитана. Не регулируется внутренними распорядительными документами порядок взаимоотношений между руководителем предприятия и главным бухгалтером, что в последствии, может очень негативно сказаться на деятельности фирмы. Отсутствует регламент регулирования таких взаимоотношений, который организации будет необходимо разработать.