Организационная техника

Содержание

 

Введение. 3

1.  Характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники 4

1.1 Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники 5

1.2 Пример классификации  и выбора конкретной модели  определенного вида оргтехники 6

2.Средства подготовки  текстовых и табличных документов 9

2.1 Печатные машины 9

2.2 Принтеры 9

3. Сканеры 12

4. Средства копирования  документов 13

4.1 Электрофотографическое  копирование 13

5. Мониторы и другие  средства отображения информации. Экраны 15

6. Презентационное оборудование 16

7. Средства обработки  и хранения документов в офисе 18

7.1  Ламинаторы……………………………………………………………………………………………………………………………………………….18

7.2 Шредеры………………………………………………………………………………………………………………………………………………………19

7.3 Картотечное оборудование 20

8. Малая оргтехника и расходные материалы 23

8.1 Письменные принадлежности 23

Литература: 28

 

 

Введение.

Ни один современный офис не может эффективно работать, если отсутствует вся необходимая  оргтехника. Под этим словом понимается весь комплекс организационных технических  средств и приспособлений, который  используется для автоматизации  и механизации работы.

 Если говорить о  малой оргтехнике, то сюда принято  относить точилки, ластики, скоросшиватели, дыроколы, скрепки и другие мелочи. Любой управленческий труд тесно  связан информационными потоками, в которых нужно уметь хорошо  ориентироваться.

Средства оргтехники для  офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие  машинки, телефонные и радиотелефонные  аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный  аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

  В каждой организации общее количество документов составляет внушительный объём, который постоянно нужно унифицировать и классифицировать для удобного доступа к необходимой информации. Именно с этой целью на крупных объектах создаются целые автоматизированные участки, которые призваны ускорить некоторые этапы управленческих работ.

Организационная техника  составляет материальную базу прогрессивных  систем управления. Слабое использование  оргтехники в управлении приводит к  снижению производительности труда  и эффективности работы управленческого  персонала, к недопустимым задержкам  при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

 

Цель моей курсовой работы- это сформулировать представление об основных средствах офисной оргтехники и возможностях их эффективного применения. Для этого в работе будут рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства административно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств офисной оргтехники.

 

 

1. Значение организационной техники для деятельности предприятия

 

К оргтехнике в широком  смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты  и приспособления, машины, мебель и  т.п., начиная от карандашей и точилок  для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова  под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

С чего начинается любой  бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой?

С деловых бумаг! Множество  различных договоров, юридических  бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских  бланков, рекламных проспектов и  афиш, технических заданий и технической  документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг  различного назначения. Именно бумаг.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила  умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня  насыщенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40 % из них 95 % всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55 % - бумажная информация составляет 50 - 95 % и только 5 % всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50 % информации в  электронный формат. В целом в  этих фирмах 92 % информации хранится на бумаге, 5 % - на микрофильмах, 2 % - на магнитной  ленте и 1 % - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15 % документации и тратят до 30 % рабочего времени на поиски нужного документа. 

2. Характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники

 

Офисная техника  — техническое оборудование офиса, облегчающее и ускоряющее бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность. Офисная техника стала существенным источником технических инноваций и до сих пор претерпевает стремительное развитие.

Средства оргтехники, применяемые  на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее  время данное определение не соответствует  действительному положению вещей, поскольку практически большая  часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и  приспособления, размещаемые на рабочем  столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления и изготовления текстовых и табличных документов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

Многообразие средств  организационной техники предполагает ее определенную классификацию в  соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация  ни функциональному признаку, которая  однозначно связывает процедуры  технологического процесса обработки  документов в офисе техническими характеристиками и возможностями  средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков.

Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности  и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

Однако многообразие средств  оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих  устройств для применения их в повседневной деятельности.

Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто  не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного  назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую  информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и  выбора конкретной модели технических  средств, необходимо вначале выполнить  некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию  существующих средств оргтехники, а  затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные  для каждой конкретной модели.

Рассмотрим классификацию  средств оргтехники, применяемой  при создании и обработке документов в офисе.

 

1. Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники

 

Описание современных  средств оргтехники. Деление по области  предназначения:

Коммуникационные (телефон (проводной, сотовый), факс, электронная почта);

Электронные (персональный компьютер);

Печатающие (печатная машинка, принтер);

Множительные (копировальный аппарат, сканер)

Презентационные (overhead, multi-media проектор)

Многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).

Средства обработки  и хранения документов в офисе:

Машины для нанесения  защитных покрытий на документы (ламинаторы).

Адресовальные, штемпелевальные  и франкировальные машины (франкингмашины).

Машины для уничтожения  документов (шредеры).

 Офисная мебель и оборудование.

 

Рынок средств организационной  техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить  и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса  необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

— объем документооборота;

— временные характеристики документопотоков;

— средняя информационная емкость документов;

— количество форм документов, изготовленных на типографских напечатанных бланках;

— тип изображения, содержащегося  в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);

— объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим  каналам связи (дифференцированно  по каждому типу устройств связи);

— первичный объем копируемых документов (с использованием и без  использования масштабирования);

— вторичный объем копируемых документов (с использованием и без  использования масштабирования);

— вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

— имеющаяся в наличии  в офисе организационная и  вычислительная техника;

— способ организации эксплуатации технических средств, в том числе  оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);

— наличие в офисе специально приспособленных помещений для  размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих  нормативно-методических документов;

— фирма - производитель данной техники и страна сборки;

— наличие фирменного сервиса  в регионе, городе;

— технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

— наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;

— соответствие соединительных электрических кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;

— стоимость оборудования;

— стоимость расходных  материалов и ЗИП, частота их замены;

— стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;

— эргономические характеристики оборудования и устройств, в том  числе безопасность работы на устройствах;

— квалификация обслуживающего персонала и пользователей;

— наличие сертификата  Ростеста;

— срок службы оборудования.

Немаловажным критерием  является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит  от целого ряда факторов, в том числе  типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организации способа и форм обслуживания оргтехники.

Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств  является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация  у каждого из производителей средств  организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного  устройства.

Особое внимание следует  уделять расчету потребного количества расходных материалов. Это связано  с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров  рассчитывается исходя из примерно 25% наполненности текстом листа  формата А4, а расход цветных чернил - из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить внимание на Количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.

 

 

3. Средства изготовления и обработки документов

 

К средствам подготовки текстовых и табличных документов относятся: ручные пишущие средства, пишущие машины, печатающие устройства для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая техника.

 

По распространенности среди  средств составления текстовых  документов приоритет принадлежит  ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они  характеризуются простотой конструкции  и невысокой производительностью  труда.

 

1. Печатные машины

 

Печатные машинки явились  первыми устройствами представления  информации не в рукописном виде. Принцип  их работы очень прост. При нажатии  на соответствующую клавишу буква  или знак с помощью литеры через  ленту наносились на бумагу. Литеры закреплялись или на отдельных стойках, или на шароподобном устройстве, называемом «ромашка».

 

Пишущие машинки прошли некоторый  эволюционный путь. Если они долгое время использовали только энергию  удара пальца по клавише, то позднее  появились электромеханические  машинки, в которых электромотор создавал дополнительный момент силы, поэтому не требовалось ударять  по клавишам с большой силой, чтобы  получить хороший оттиск. Последнее  усовершенствование печатных машинок  прошло, когда их сделали электронными.

 

Последнее поколение электронных  машинок приближается к персональному  компьютеру и обладает следующими характеристиками: возможность плавного нажатия на клавиши, жидкокристаллический дисплей, отражающий от одной до нескольких строк набранного текста, возможность  корректировки набранного текста. Также  изменяется технология печати: осуществляется переход к современным принтерным технологиям, характерным для матричных  и струйных принтеров.

 

2. Принтеры

 

Принтер - самое распространенное средство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из вашего компьютера.

 

Несмотря на все это, принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям. Выбирать принтер  следует исходя из своих потребностей и, часто, возможностей.

 

Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.

Матричные принтеры являются первыми, разработанными для вывода информации с компьютера на бумажный носитель. Первые модели конструктивно были похожи на печатные машинки и назывались АЦПУ – алфавитно-цифровое печатающее устройство. Буквы и знаки переносились путем удара литер через красящую ленту. С течением времени литеры заменили на печатающую головку, в которой 9 или 24 иголки. Сочетание ударов иголок через красящую ленту формирует на бумаге буквы и знаки. Понятно, что изображение от 24-игольчатой головки более качественное.

 

Матричные принтеры могут  рекомендоваться к использованию  только в банковской сфере, где требуется  вывод больших массивов данных на листах большого формата. Только в этом случае применение высокоскоростного  матричного принтера является экономически оправданным. В остальных сферах деятельности недостатки матричных  принтеров сводят на нет их использование. Основные недостатки матричных принтеров: малая скорость печати, невысокое  качество, быстро уменьшающееся по мере износа красящей ленты, малый ресурс красящей ленты, большой шум при  работе.

 

Струйные принтеры в качестве печатающего красителя применяют чернила. Через сопла в печатающей головке на бумагу выбрасываются микрокапли, которые и формируют изображение. Чернила хранятся в картридже, который уже имеет печатающую головку (как в принтерах фирмы Hewlett Packard), или содержит только чернила, а печатающая головка встроена в принтер (как в принтерах фирмы Epson). Все струйные принтеры имеют возможность для цветной печати. В зависимости от класса принтера требуется либо заменить картридж с черными чернилами на картридж с цветными чернилами, либо картридж с цветными чернилами устанавливается в принтер вместе с картриджем с черными чернилами. В картридже с цветными чернилами могут быть от 3 до 6 отсеков с чернилами разного цвета. Их смешение и дает цветное изображение.

 

Качество печати на струйных принтерах приближается к качеству лазерных принтеров, а цветные изображения  даже превосходят лазерные. Однако, у цветного принтера есть несколько существенных недостатков. Во-первых, для качественного получения изображения, особенно цветного, требуется специальная быстросохнущая бумага. Только в этом случае изображение не будет размытым или с полосами. Для печати на пленке также необходимо специальные сорта, имеющие ноздреватую поверхность для быстрого высыхания чернил. Во-вторых, ресурса картриджа хватает на несколько сот страниц (значения колеблются от 200 до 1000 страниц для черно-белой печати при 5% заполнении листа, для цветной печати ресурс еще меньше), а стоимость одного картриджа составляет в среднем 30-40 US$. Поэтому покупка струйного принтера может быть оправдана только в небольшом числе ситуаций. Некоторые из них: незначительные объемы высококачественной печати (если необходимо печатать несколько страниц в день, то картриджа может хватить на несколько месяцев), потребность печати цветного логотипа или небольших объемов цветных оттисков и т.п.

 

Последний класс принтеров - лазерные. Механизм работы лазерного принтера схож с работой копировального аппарата. В нем электростатические заряды на поверхности бумаги создаются лучом лазера (отсюда и название), затем тонер прилипает к листу бумаги, а сам лист контактирует с разогретым барабаном для закрепления изображения.

 

В зависимости от предоставляемых  услуг лазерные принтеры делятся  на несколько классов. Можно выделить персональные лазерные принтеры небольшого размера со скоростью печати 6-8 стр/мин., лазерные принтера рабочих групп – сетевые принтеры, работающие со скоростью 12-20 стр./мин. и обслуживающие 5-20 компьютеров и высокопроизводительные сетевые принтеры масштаба отдела. Последние имеют скорость печати свыше 20 стр./мин. (до 45), возможность двусторонней печати и сортировки.

 

Обслуживание лазерных принтеров  аналогично обслуживанию копировальных  аппаратов. Во-первых, необходимо использование  только такого сорта бумаги, который  предназначен для использования  в лазерных принтерах. Применение несортовой бумаги (очень тонкой или очень толстой) может привести к повреждению барабана и некачественной печати в последующем. В этом случае придется менять весь картридж. Во-вторых, при полном использовании тонера в картридже стоит приобретать новый картридж, а не прибегать к его заправке. Это обусловлено тем, что ресурс барабана картриджа близок к ресурсу тонера. Эксплуатация заправленного картриджа ведет только к ухудшению получаемых отпечатков.

 

 

4. Сканеры

 

Сканер (англ. scanner) — устройство, выполняющее преобразование расположенного на плоском носителе (чаще всего бумаге) изображения в цифровой формат. Процесс получения такой цифровой копии называется сканированием.

Принцип действия сканера  состоит в следующем. Лампа холодного  свечения (как в копировальных аппаратах) создает световой поток, который отражается от оригинала и считывается датчиком. Считанная и оцифрованная информация посылается в компьютер.

Во время сканирования при помощи АЦП(аналого-цифровой преобразователь) создаётся цифровое описание изображения внешнего для ЭВМ образа объекта, которое затем передаётся посредством системы ввода/вывода в ЭВМ.

Классификация по принципу сканирования:

Планшетные сканеры (англ. Flatbed)- самые распространенные, форма А4 и А3,полноцветные(32-bit и 40-bit); Принцип работы однопроходного планшетного сканера состоит в том, что вдоль сканируемого изображения, расположенного на прозрачном неподвижном стекле, движется сканирующая каретка с источником света. Отраженный свет через оптическую систему сканера (состоящую из объектива и зеркал или призмы) попадает на три расположенных параллельно друг другу фоточувствительных полупроводниковых элемента на основе ПЗС, каждый из которых принимает информацию о компонентах изображения.

Ручные сканеры (англ. Handheld)- практически не используются, на сегодняшний день известны лишь их разновидности для сканирования штрих-кодов товаров в магазинах, карманные переводчики текста;

Барабанные(протяжные) сканеры- также практически не используются, лишь как часть некоторых устройств (сканирующее устройство факса).

Основные характеристики сканера:

- разрешение, с которым  возможна оцифровка оригинала(стандартное разрешение офисного планшетного сканера составляет 300 х 600 точек на дюйм, первая цифра-количество светочувствительных элементов в датчике сканера, вторая-количество шагов при перемещении датчика вдоль планшета);

- глубина воспринимаемого  цвета(32 бита означают, что глубина  цвета составляет 16,7 млн. цветов);

- скорость сканирования

 

Классификация планшетных сканеров по типу оптической системы:

- CIS(Contact Image Sensor)-оптико-электронный преобразователь пол планшетным стеклом;

- CCD(Charge-Coupled Device)-фильтр светового потока через систему линз и зеркал, более сложная конструкция.

 

5. Средства копирования документов

 

 

Операции копирования  и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и  др.) весьма распространены в деловом  бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для  целей копирования и размножения  документов используются специальные  технические средства. Дня получения  небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии).

 

Аппараты для копирования  документов называются ксероксами, т.к их первым производителем явилась фирма Rank Xerox. С середины 50-х годов 20 века и до начала 70-х оставалась монополистом на рынке копировально-множительной техники.

Средства копирования  документов (средства репрографии и  ризографии) - это совокупность машин, предназначенных для факсимильного копирования документов. К наиболее распространенным средствам репрографии в офисе относятся средства электрофотографии, термографии (обычно в составе других устройств, например аппарата факсимильной связи). Особняком стоят средства ризографического копирования.

 

Практически не используются в офисе средства фотокопирования, светокопирования, а также машины для оперативной полиграфии, если только их применение не обусловлено  производственной деятельностью фирмы, компании.

 

В процессе репрографии (копирования) обычно принимают участие оригинал, посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения  с оригинала на копию) и копия.

 

1. Электрофотографическое копирование

 

В настоящее время в  качестве средств репрографии практически  повсеместно применяются аппараты электрофотографического копирования, использующие в основном технологию электрографии в том или ином варианте.

Ксерографическое копирование -- разновидность процесса электрофотографии, было изобретено в 1938 г. американским инженером Честером Карлсоном. Первый отпечаток, выполненный подобным способом, был получен 22 октября 1938 г. в США. В 1940 г. Карлсон запатентовал этот способ копирования, хотя первая заявка была подана в 1937 г. В 1948 г. фирма Haloid, купившая патент, предложила другое, лучшее, с ее точки зрения, название для процесса, так как название «электрофотография» было не слишком запоминающимся. Некий профессор восточных языков из Огайо предложил слово «ксерография», образованное от греч. xeros, что значит «сухой» и graphos-- «писать». Название процесса копирова-ния известно в нашей стране благодаря компании XEROX (преемника фирмы Haloid) -- пионера освоения советского рынка оргтехники. Причем название стало настолько популярным, что любая процедура копирования независимо от фирмы -- производителя аппарата и технологии копирования именуется «ксерокс».

Классификация по принципу действия:

Электрографические аппараты(электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70 % мирового парка копировального оборудования

составляют электрографические копировальные аппараты, посредством которых изготавливается свыше 50 % всех копий, получаемых в мире.

 

Основные достоинства  электрографического копирования:

- высокие оперативность,  производительность и качество  копирования;

- возможность масштабирования  и редактирования документа при  копировании;

- получение копий с  листовых и сброшюрованных документов;

- получение копий с  различных штриховых, полутоновых,  одно- и многоцветных оригиналов;

- получение копий на  обычной бумаге, кальке, пластиковой  пленке, алюминиевой фольге и  др.;

- сравнительно не высокая  стоимость аппаратов и расходных  материалов, легкость обслуживания.

 

Электрографическое копирование  включает в себя следующие процедуры:

 

1) светоэкспозиция: проектирование документа на поверхность предварительно наряженного фотополупроводникового покрытия барабана или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового(на свету проводящего) покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;

2) появление изображения:  превращение скрытого электростатического  изображения в видимое в процессе  налипания красящего порошка(тонера) на заряженные участки;

3) печать: перенос красящего  порошка с барабана или пластины  на бумагу или иную основу  копии;

4) закрепление: растворение  красящего порошка на копии  в парах ацетона.

Аппараты трафаретной  печати.

Светокопировальные аппараты.

 

Выделяют пять основных групп  ксероксов:

- портативные копировальные аппараты (portable copiers);

- низкоскоростные копировальные  аппараты (low-volume copiers);

- офисные копировальные  аппараты (middle-volume copiers);

- копировальные аппараты  для рабочих групп (high-volume copiers);

- специальные копировальные  аппараты (полноцветные и инженерные  машины).

6. Мониторы и другие средства отображения информации. Экраны

 

 

Монитор- электронное устройство отображения информации, поступающей в форме видеосигнала.

Классификация мониторов  по типу экрана:

-CRT(Cathod Ray Tube)- электронно-лучевая трубка(ЭЛТ), высокая разрешающая способность, независимость от угла наблюдения, хорошая цветопередача, невысокая стоимость, но значительные вес и габариты, высокий уровень вредных электромагнитных излучений;