Организационно правовые документы

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................................3

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ  ДОКУМЕНТЫ...............................................6

2. УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ............................................................................................8

2.1 Положение об организации..........................................................................11

2.2 Положение о структурном  подразделении.................................................14

2.3 Должностная инструкция.............................................................................17

3. УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР...............................................................................21

4. ИНСТРУКЦИЯ..........................................................................................................23

5. РЕГЛАМЕНТ.............................................................................................................30

6. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ  ЧИСЛЕННОСТЬ......................................................31

7. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.....................................................................................32

ЗАКЛЮЧЕНИЕ..............................................................................................................33

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.............................................................................................35

ПРИЛОЖЕНИЯ.............................................................................................................36 

Введение

Документы появились с  возникновением письменности.

Документ – латинское  слово, которое переводится как  «поучительный пример», «свидетельство».

Документы, сохранившиеся  с древнейших времен, свидетельствуют  о документировании отдельных сторон жизнедеятельности отдельных государств и людей. В них зафиксировались  договорные отношения с иностранными государствами, закреплялись права  на владения, например, в жалованных, вкладных грамотах. В Новгороде в 1950-е гг. найдены берестяные грамоты, изучение которых показало, что документ использовался как средство общения  для передачи информации, т.е. как  переписка не только между представителями  власти и управления, но и между  частными лицами.

В период существования Древнерусского государства и период феодальной раздробленности идет процесс накопления опыта в области документирования: вырабатываются отдельные приемы создания, оформления, удостоверения документов.

В истории делопроизводства России выделяются два периода:

История дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую  эпоху.

Делопроизводство дореволюционной  России включает три этапа развития, каждый из которых получил свое название по центральным органам управления соответствующего периода:

Первый этап – приказное  делопроизводство (16 – 17в.);

Второй этап – коллежское делопроизводство (18в.)

Третий этап – министерское делопроизводство (начало 20в.)

Государственное делопроизводство советской эпохи начинается в  октябре 1917г. и заканчивается в 1991г.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что  уже в 10в. в Древнерусском государстве  была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т.п.)

Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в  середине 16в.

Первым к началу 17в. в  России сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в то время именовались  органы государственной власти. Документы  имели форму свитка, составляющего  в длину десятки и даже сотни  метров. Например, Соборное уложение 1649г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале19в. в коллегии были заменены министерствами, коллегиальность  в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось министерское делопроизводство.

Появились бланки служебных  документов, в каждом департаменте для хранения дел создались архивы.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к  форме, структуре документов и составу  их информационных элементов.

Была предпринята попытка  создания и внедрения Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД).

В целях применения средств  вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах  обработки документов.

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в  том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную  численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов  управления; установление режима работы и системы охраны; организацию  и оценку труда; порядок реорганизации  и ликвидации.

К основным организационно-правовым документам относятся учредительные  документы: устав или положение  об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены  в Гражданском кодексе РФ. Организационные  документы значительно облегчают  и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С  их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или  иной организации, фирме, предприятия. Организационные документы незаменимы, если мы хотим создать хорошо работающее, отлаженное производство, это азы, можно  сказать -  как паспорт у человека - так и документы у предприятия. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

 

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационно-правовые документы  реализуют нормы административного  права и являются правовой основой  деятельности организации. Организационные  документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

- устав организации; 

- положение об организации; 

- учредительный договор; 

-положения о структурных  подразделениях, коллегиальных и  совещательных органах; 

- регламент; 

- структура и штатная  численность; 

- штатное расписание;

- инструкции по определенным  направлениям деятельности;

- должностные инструкции  работников;

- правила внутреннего  трудового распорядка (положение  о персонале) и др.

Организационные документы  оформляются на общем бланке организации  или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

Датой организационно-правовых документов является дата утверждения.

Организационные документы  утверждаются руководителем организации  или ее структурного подразделения  либо вышестоящей организацией. Утверждение  осуществляется либо проставлением  грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных  документах должен согласовываться  с наименованием вида документа, например:

- положение  об отделе  кадров;

- структура и штатная  численность  аппарата Министерства;

- инструкция о ведении  бухгалтерского учета; 

- должностная инструкция  референта. 

Организационные документы  имеют сложную структуру текста.     Констатирующей частью текста организационных  документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания  разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных  правил и технологий. Основной текст организационно-правовых документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным и действуют  до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно - правовых документов является возможность  вносить в них изменения и  дополнения в тех случаях, когда  нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных  документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе  РФ (гл.4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим  лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать  на основании общего положения об организациях данного вида» (ст.52 ГК РФ).

2. УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Типовая структура текста устава государственного учреждения (пример 1) закреплена в «Унифицированной системе  организационно-распорядительной документации».

Структура текста устава негосударственной  организации отличается от структуры  текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия  содержит дополнительные разделы, в  которых отражается специфика его  организации и деятельности.

В Гражданском кодексе  РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Приведу возможные разделы  устава:

1. Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

2. Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

  3. Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

4. Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

а) общее собрание акционеров - высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок  созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

б) совет директоров - высший орган управления обществом в  промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе  устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

в) исполнительные органы - генеральный  директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие  именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок  деятельности);

г) ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной  деятельности (устанавливается порядок  формирования комиссии, сроки и частота  проведения проверок, порядок представления  отчетности).

5. Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

6. Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.

7. Прекращение  деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

Отметка о регистрации  проставляется на титульном листе  устава. Она состоит из:

- наименования органа, осуществляющего  государственную регистрацию создаваемых  организаций; 

- даты регистрации; 

- государственного регистрационного  номера;

- подписи; 

- печати регистрирующего  органа.

Гриф утверждения также  выносится на титульный лист и  заверяется печатью.

Устав государственной организации  утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной - его учредителями, общим собранием акционеров. Пример оформления титульного листа устава приведен в рис. 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Положение об  организации 

Положение - правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).

Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации - это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

Схема положения о государственном  учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

Положение об организации  оформляется на общем бланке. Обязательными  реквизитами положения об организации  являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Структура текста положения  включает следующие разделы (пример 1.4 3).

Положения о структурных  подразделениях (службах) можно классифицировать на:

- положения о структурных  подразделениях;

- положения о коллегиальных  и совещательных органах, как  руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый  совет, педсовет, научно-технический  совет и др.);

- положения о временных  органах (совещания, комиссии, советы).

Положение о структурном  подразделении оформляется на общем  бланке организации. Обязательными  реквизитами данного вида документов являются:

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

- дата;

- номер документа;

- место составления;

- заголовок к тексту, текст;

- подпись;

- гриф утверждения. 

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения  и утверждаются руководителем организации.

Текст положений о структурных  подразделениях включает следующие  разделы:

1. Общие положения. В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
2. Цели и задачи. В разделе «Цели и задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.
3. Функции. В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
4. Права и обязанности. В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

 

5. Взаимоотношения. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Изменения в положение  о структурном подразделении  вносятся приказом руководителя организации.

Положения о коллегиальных  и совещательных органах, как  руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический  совет и др.), также носят нормативный  характер и определяют состав, порядок  формирования, компетенцию, порядок  работы, права и ответственность  коллегиальных и совещательных  органов.

В качестве примера можно  привести структуру текста положения  о Совете директоров акционерного общества:

1. Общие положения.
2. Компетенция Совета директоров.
3. Состав Совета директоров.
4. Выдвижение кандидатов в Совет директоров.
5. Избрание членов Совета директоров.
6. Регламент заседаний Совета директоров.
7. Взаимоотношения с другими подразделениями общества.
8. Ответственность членов Совета директоров.

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Положение о структурном подразделении

Положение о структурном  подразделении – правовой акт, устанавливающий  статус, функции, права, обязанности  и ответственность структурных  подразделений и иных органов  учреждения, организации, предприятия.

Различают положения о  структурных подразделениях и о  коллегиальных и совещательных  органах (комиссия, совет, правление, совещание).

Положения разрабатываются  как для постоянно действующих  коллегиальных и совещательных  органах, так и для временно действующих  органов.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются  для однотипных организаций и  структурных подразделений. При  наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации. Утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения  или соответственно руководителем  коллегиального или совещательного органа.

Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с  утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его  применением.

Обязательными реквизитами  положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа  с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.

Положения о структурных  подразделениях визируются руководителем  службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделения  взаимодействуют в работе.

Текст положения о подразделении  состоит из разделов:

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимодействия.

Если структурное подразделение  состоит из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение  о таком подразделении после  раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение  в составе крупной структурной  единицы разрабатываются самостоятельные  положения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей  деятельности, кем возглавляется  и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения  печати.

В разделе «Основные задачи»  формулируются цели, стоящие перед  подразделением, или проблемы, которые  призвано решать подразделение в  своей деятельности.

В разделе «Функции» устанавливаются  виды работ, которое должно выполнить  подразделение для осуществления  поставленных перед ним задач. Функции  должны полностью отражать специфику  деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые  обязано осуществлять подразделение  в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность»  устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости  уголовной ответственности, которую  может нести руководитель подразделения  в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения»  регламентируются информационные и  документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями  осуществляется взаимодействие, какую  информацию получает и представляет подразделение, периодичность и  сроки представления; в каком  порядке и кем рассматриваются  возникающие разногласия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Должностная  инструкция

Должностная инструкция –  правовой акт, издаваемый в целях  регламентации организационно-правового  положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной  работы.

Первичным элементом структуры  управления является служебная должность. Формирование должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и  регулирующую роль. Они позволяют  обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить  параллелизм в выполнении отдельных  работ, позволяют обеспечить взаимосвязь  в работе сотрудников, занимающих различные  должности. Кроме того, они позволяют  осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной  основой для применения к нем  мер воздействия.

При разработке должностных  инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются  на все должности, которые предусмотрены  штатным расписанием, кроме должности  руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение  о подразделении Должностные  инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов и других служащих.

При разработке должностных  инструкций для государственных  служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных  органов исполнительной власти.

Должностная инструкция оформляется  на общем бланке организации. Обязательными  реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа  и заголовок к тексту, место  составления, подпись. (см. приложение Д)

Должностная инструкция подписывается  руководителем структурного подразделения  и утверждается руководителем организации  или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные  инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими  должностными лицами, от действий которых  может зависеть ее выполнение. Датой  должностной инструкции является дата ее утверждения.