Организационно-технический аспект в организации документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Липецкий государственный технический университет

Кафедра бухгалтерского учета и финансов

Индивидуальная работа

Организационно-технический аспект в организации документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

Руководитель: доц., к. э. н.

Кореняко Е. А.

Выполнил: студентка группы БА-07-1

Гончарова М. В.

Липецк 2011
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Cистема документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности полномочий по управлению документами; установление распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо - деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон.

Целью индивидуального задания является рассмотреть  организацию документооборота ОАО «Липецкий Хладокомбинат».

Задачи:

- показать сущность документов и документооборота;

- рассмотреть  процесс  документооборота  на  предприятии;

- описать  организацию  документооборота.Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО  «Липецкий Хладокомбинат».

1. Характеристика предприятия ОАО «Липецкий хладокомбинат»

ОАО «Липецкий хладокомбинат», являясь динамично развивающимся предприятием, входит в десятку  крупнейших производителей мороженого России.

Пуск фабрики мороженого с проектной мощностью 20 тонн в сутки был осуществлён в 1980 году и первоначально фабрика выпускала ограниченный ассортимент – мороженое в вафельных и бумажных стаканчиках и в брикете на вафлях.

Рост производства и продаж мороженого, который вывел предприятие на одно из лидирующих положений на рынке, произошёл в 1997 году, когда была запущена линия “Стрейтлайн” по производству экструзионного высоко взбитого мороженого. Оно и по сей день остаётся лидером продаж ОАО «Липецкий хладокомбинат». В период с 1997 по 2000 года была полностью проведена реконструкция цеха мороженого ОАО «Липецкий хладокомбинат» и сегодня на предприятии установлены 10 высокотехнологичных современных линий по производству мороженого, что позволяет вырабатывать до 100 тонн сладкого лакомства в сутки.

Мороженое под торговой маркой «Липецкое» изготавливается по традиционным отечественным рецептам и  проходит жесткий лабораторный контроль на всех стадиях производства, поэтому визитной карточкой предприятия является  высокое качество  продукта, отмеченное многочисленными призами и наградами, полученными нашим предприятием, как в России, так и за ее пределами.

Благодаря многолетней работе предприятия по достижению высокого качества мороженого, Европейская комиссии по ветеринарии и здравоохранению приняло решение о предоставлении ОАО «Липецкий хладокомбинат» регистрационного номера 1РМ – 48/3, позволяющего предприятию экспортировать продукцию в страны ЕС. В декабре 2004 года отгружены первые партии сладкого лакомства из Липецка нашим партнёрам в Германии. Заключены контракты на поставку в Чехию, Кипр, Испанию.

Сегодня  хладокомбинат может предложить своим покупателям более 80 видов мороженого. Это - эскимо в шоколадной и цветной глазури с различными вкусовыми добавками и наполнителями, эскимо в соковой глазури, «Фруктовый лед»,  мороженое в вафельных стаканчиках, мороженое в брикетах на вафельной основе, рулеты, ведра, торты, кексы. Популярны среди потребителей сладкого продукта эскимо «Липецкое», «Сокровища Востока»,  рожки «100 пудов», крупнофасованное мороженое «Толстячок», торты «От всего сердца» и др.

Мороженое отгружается  в 30 регионов России, а также в страны ближнего (Беларусь, Казахстан) и дальнего зарубежья (Израиль, Германия, Чехия).
         За высокое качество и стабильность в работе ОАО "Липецкий хладокомбинат" снискал уважение деловых партнёров более чем в 30 регионах России, республиках СНГ, Израиле.

Одним из слагаемых успеха ОАО «Липецкий хладокомбинат» на рынке является готовность предприятия всегда и во всём идти навстречу пожеланиям своих партнёров и клиентов. Предприятие осуществляет индивидуальный подход к каждому партнеру и клиенту, оказывает услуги по брендированию автомашин и холодильных прилавков, использует гибкую систему скидок, ведет постоянное обновление ассортимента мороженого и поддерживает высокое качество продукции. 

Основная деятельность предприятия: производство пищевой, молочной и маслосыродельной продукции; прочая деятельность: внешнеэкономическая деятельность, операции на открытом рынке, строительные и ремонтно-строительные работы, производство и переработка сельхозпродукции, оптовая торговля товарами, участие в других организациях, услуги по хранению, сдача в аренду основных средств и нематериальных активов и другие виды деятельности. Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством  РФ.

На 31 декабря 2010 года предприятие имеет:

- размер Уставного капитала 111700 руб.

- среднесписочная численность работников – 634

- 73 единицы автотранспорта, в т. ч. служебный 5 единиц

- наличие земельного участка (собственного или арендованного) государственный акт №122 от 08.07.1992 г.

- лицензия на право пользования недрами ЛПЦ 54234 ВЭ от 11.07.2005.

- отношение к льготам нет

- общая система налогообложения.

2. Организация документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Организация документооборота закреплена в учетной политике предприятия.  На основании Приказа № 311 (Приложение 1) ОАО «Липецкий Хладокомбинат» принимает учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета. Бухгалтерский учет на предприятии ведется бухгалтерской службой, которая является его структурным подразделением. Бухгалтерская служба возглавляется главным бухгалтером. Согласно принятой учетной политике на 2010 год  (Приложение 2) все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц

Формы первичных учетных документов используемых обществом приведены в приложении № 3. Данное приложение к Приказу №311 представлено в виде таблицы, которая отражает список журналов-ордеров, применяемых в учете в 2010 году. Все журналы-ордера пронумерованы, и каждому журналу-ордеру соответствует определенные счета, предусмотренные Планом счетов. (Приложение 4). Также в таблицы отражены ответственные работники отдела учета за правильность и своевременность составления журнала-ордера и дата  его сдачи. Данная таблица говорит о прозрачности учета и о об эффективной организации ведения первичных документов. Согласно Приложению, документы должны быть составлены на определенную дату. Проконтролировать процесс составления журналов-ордеров довольно легко, так как указаны ответственные лица. На мой взгляд, построение такой системы ведения первичных документов позволит избежать случаев несвоевременного предоставления журналов-ордеров, а также уменьшить количество ошибок при заполнении документов, так как указаны ответственные лица.

Бухгалтерская отчетность составляется по унифицированным формам, утвержденных  Приказом Минфина РФ от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»  состоит из:

1) Бухгалтерского баланса (форма №1);

2) Отчета о прибылях и убытках (форма №2);

3) Отчета об изменениях капитала (форма №3);

4) Отчета о движении денежных средств (форма №4);

5) Приложения к бухгалтерскому балансу (форма №5);

6) Пояснительной записки;

7) Аудиторского заключения.

Стоит отметить, что отчетность ОАО «Липецкий хладокомбинат» содержит формы, согласно ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. При составлении отчетности используется бухгалтерская документация предприятия.

Кроме унифицированных форм ОАО «Липецкий хладокомбинат» использует формы документов, не утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ. (Приложение 5). В качестве таких форм предприятие использует систему налоговых регистров по учету расходов, связанных от с доходами от реализации. Данные формы прописаны и отражены в учетной политике для целей налогообложения (Приложение 6) в виде приложения. Так как Общество применяет общую систему налогообложения, то необходимо достоверно определить расходную часть. Данные регистры необходимы для определения налогооблагаемой базы. Например, регистр-расчет амортизации основных средств (Приложение 7) показывает сумму начисленной амортизации, остаточную стоимость объекта и распределение суммы амортизации объектов, отнесенной к прямым расходам, косвенным расходам и прочим расходам текущего периода. Данный документ помогает проследить движение расходов по основным средствам, определение их остаточной стоимости и отнесение суммы амортизации к тем или иным видам расходов. Регистр «Учет расходов по оплате труда» (Приложение 8) показывает расходы, связанные с оплатой труда в связи с созданием (приобретением) объектов учета. В данной таблице показано, с связи с чем связан расход (гр.4 «Наименование расхода»), лицо, в пользу которого произведено начисление (гр. 2) и вид персонала (гр.3 – по данной графе можно определить вид затрат, отнесенный на объект учета).

Таким образом,  благодаря налоговым регистрам можно проследить расходную часть, связанную с приобретением объекта учета, его использования в процессе производства.  Данные формы документов соответствуют требованиям, прописанным в учетной политике, то есть в вышерассмотренных регистрах содержатся следующие реквизиты:

-наименование документа (регистр-расчет амортизации основных средств и учет расходов по оплате труда);

- налогоплательщик: ОАО «Липецкий хладокомбинат»;

-идентификационный номер налогоплательщика: 48220002333/482501001;

- период;

- дата операции;

- наименование объекта, по которому произведен расход;

- сумма;

- ответственный за исполнение регистра;

- подпись;

- расшифровка подписи.

Данные реквизиты соответствуют требованиям, сформированные в пункте 2.7 учетной политики ОАО «Липецкий хладокомбинат» (Приложение 2).

Стоит отметить, что вышерассмотренные налоговые регистры не относятся к первичным учетным документам. Обществу следует обратить внимание на то, что в учетной политике для целей бухгалтерского учета не прописаны формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым предусмотрены типовые формы. Рекомендации в этом вопросе будут даны в пункте 3.1. «Совершенствование учетной политики» 

Согласно пункту 2.8 учетной политики (Приложение 2) первичные и сводные документы составляются на бумажных носителях информации. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется Графиком Документооборота (Приложение 9). График документооборота утвержден приказом № 311 (Приложение 1).

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота включает в себя 4 этапа:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ

График документооборота, разработанный ОАО «Липецкий хладокомбинат» представляет собой таблицу, состоящую из следующих столбцов:

-наименование документа;

- создание документа (количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения);

- проверка документа (ответственный за проверку, кто представляет, срок исполнения);

- обработка документа (кто исполняет, срок исполнения));

- передача в архив (кто исполняет, срок передачи).

Стоит отметить, что в графике документооборота отражены все разделы, которые обеспечивают разработку документа и контроль его исполнения. В графике документооборота прописаны отделы, отвечающие за тот или иной этап документооборота, оптимально установлены сроки исполнения (по мере поступления / выбытия, по приказу – достаточно редкие операции, ежедневно (касса), ежемесячно – достаточно частые операции (материально-ответственное лицо)). Для реализации графика документооборота на практике целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

На мой взгляд, график документооборота охватывает все этапы контроля исполнения документов - совокупности действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов (рис. 1).

Рис. 1. Контроль исполнения документов

Этапы технология контроля соответствуют этапам графика документооборота: постановка документа на контроль – создание документа, проверка своевременного доведения документа до исполнителя – проверка и обработка документа, предварительной проверки и регулирования хода исполнения - проверка и обработка документа, учет и обобщения результатов контроля исполнения документов – передача в архив, информирования руководителя – на всех этапах документооборота в случае возникновения вопросов.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

3. Совершенствование документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

3.1. Совершенствование учетной политики

В целом учетная политика, разработанная ОАО «Липецкий хладокомбинат» отвечает требованиям рационального документооборота. Учетная политика действует на основании Приказа № 311 и включает в себя следующие пункты системы документооборота:

- п. 2.7. - регламентирует реквизиты первичных учетных документов и сопровождается приложением, содержащим формы первичных учетных документов, используемых Обществом;

- п. 2.8. - содержит информацию о движении первичных учетных документов, регламентируемых графиком документооборота;

- п. 2. 9.  - устанавливает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов;

- п. 2.10. – приводит перечень форм бухгалтерской отчетности, которые входят в состав бухгалтерской отчетности организации.

ОАО «Липецкий хладокомбинат» разрабатывает самостоятельно только формы налоговых регистров по учету расходов, связанных с доходами от реализации, которые закреплены в виде приложения в учетной политике для целей налогообложения. (список и формы всех налоговых регистров приведены в приложении к учетной политике для целей налогообложения). Реквизиты налоговых регистров соответствуют требованиям, отраженным в п. 2.7 учетной политики для целей бухгалтерского учета. Налоговые регистры не являются первичными учетными документами и созданы для правильного определения налогооблагаемой базы налога на прибыль. Сохраняя правильность оформления реквизитов, отраженных в п. 2.7 и в Положении о документах и документообороте, утвержденных Минфином СССР 29 июля  1983 г. № 105, Законом о бухгалтерском учете» № 129 ФЗ, Обществу необходимо самостоятельно разработать первичные документы для более успешного ведения бухгалтерского учета. Обязательные реквизиты таких документов уже прописаны в п. 2. 7, необходимо к учетной политике приложить их форму и порядок заполнения.

Разработанные самостоятельно организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые унифицированные формы первичных учетных документов утверждаются при формировании её учетной политики (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»; утв. приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н).

Такими самостоятельно разработанными документами могут быть: докладные и служебные записки (обосновывающие необходимость тех или иных затрат для предпринимательской деятельности организации), дефектные ведомости и акты, обосновывающие необходимость осуществления ремонтных работ, акты по представительским расходам и т. п.

Среди самостоятельно разрабатываемых первичных документов необходимо упомянуть и бухгалтерскую справку. Для бюджетных организаций форма бухгалтерской справки утверждена приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н - форма № 433. К этой форме могут обращаться и бухгалтеры коммерческих организаций. Однако ничто не мешает организации на её основе разработать более удобную для использования форму.

Отметим, что бухгалтерия вынуждена довольно часто обращаться к этому документу. Любая исправительная запись на счетах бухгалтерского учета, различные расчеты, начиная от расчета сумм ежемесячной амортизации до начислений сумм налогов, пени, штрафов, перерасчет налоговых обязательств и т. п. должны оформляться такой справкой.

Учитывая, что предприятие занимается производством и реализацией мороженого, то для производства данной продукции необходим большой ассортимент материалов. На мой взгляд, целесообразно внутреннее перемещение материалов может оформляться бухгалтерской справкой «Накладная на внутреннее перемещение» (Приложение 10).

Большое количество готовой продукции хранится на складах в качестве запасов. Из-за недолжного контроля внутренних служб предприятия могут возникнуть факты хищения, которые, как правило, обнаруживаются при проведении инвентаризации. Если выявлено виновное лицо, то недостачу относят на него и оформляют справку о начислении задолженности (Приложение 11).

Таким образом, первичные документы, разработанные предприятием самостоятельно, позволяют вести бухгалтерский учет более рационально и эффективно, также отражают прозрачность совершенных операций.

В пункте 2.8. учетной политики говорилось о движении первичных учетных документов, которое регламентируется графиком документооборота. Из данного графика, мы видим, что достаточно большое количество первичных учетных документов применяется Обществом. График документооборота регламентирует контроль за созданием, проверкой, обработкой и передачей документа в архив. На мой взгляд, проследить за движением документов, классифицировать их позволит схема документооборота (Приложение 12). На этой схеме показано движение документа от момента его создания, включая причину его создания (например, получение корреспонденции) до работ по исполнению документов. На каждом этапе можно определить ответственное лицо (делопроизводитель, руководитель, исполнители, контролер). Данную схему необходимо отразить в учетной политике в виде приложения.

Таким образом, на схеме документооборота одновременно видно движение документов и контроль за их исполнением.

3.2. Совершенствование оперативного хранения документов

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

имеет справочное значение при изучении структуры организации;

является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Учитывая большое количество первичны              х учетных документов, применяемых Обществом и необходимость найти любой первичный документ максимально быстро, необходимо использовать номенклатуру дел.