Организационный контроль: технологии совер шенствования и повышения действенности

Федеральное агентство  по образованию Российской Федерации

ГОУ ВПО «Пензенский государственный педагогический

университет имени В.Г. Белинского»

Кафедра менеджмента  и экономических теорий

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему:

Организационный контроль: технологии совер шенствования и повышения действенности

 

                                                           

 

 

                                                               Выполнил: 

                                                              студент 2 курса ФЭМИ, группа МО-22,                                                                                  

                                                               специальность «Менеджмент органи                                                                      

                                                              зации» Тренгулов Р.Б.

                                                               Принял:

                                                               к.с.н., доцент кафедры менеджмента

                                                              и экономических теорий Ищенко И.Г.

     

 

 

 

Пенза – 2009  

Содержание

Введение……………………………………...……………………………….3

Глава 1. Сущность и смысл контроля……………………………….........6

1.1. Контроль как одна  из важнейших функций менеджмента……....….....6

1.2. Внутренний контроль в процессе управления организацией…............7

1.3. Цели руководства предприятия при организации внутреннего конт                  роля………………………………….……………...………….............................…..9

1.4. Классификация внутреннего контроля……..……….......………….....11

1.5. Функции контроля……...….…...…..…………………………………...19

Глава 2. Процесс контроля и методы его совершенствования............21

2.1. Установление стандартов и критериев………...…...….........................21

2.2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стан дартами.…...……………………………..………………………….........................22

2.3. Принятие необходимых корректирующих действий…….…..…….....23

Глава 3. Характеристика эффективного контроля…………………....26

3.1. Признаки эффективного контроля………..…………………................26

3.2. Принципы эффективного  контроля…….......……………….................28

Глава 4. Практическое применение методов контроля в компании «Globe Metallurgical Inc.»………………………………………………...............31

Заключение.......…………..………………………………………………....38

Список использованной литературы….......…………..………………...41

Глоссарий……………………………………………………………………43

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Планы не всегда выполняются  так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права  и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации  удается в конце концов определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Всё это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

В рыночных условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает гораздо больший спектр планов и объем контрольной и плановой работы, чем при плановой экономике. Усиление конкурентных отношений на мировых и отечественных рынках, стремительное развитие и смена технологий, растущая диверсификация бизнеса, усложнения бизнес-проектов и другие факторы обуславливают новые требования к системе внутреннего контроля коммерческой организации. В современных условиях внутренний контроль в российских организациях должен присутствовать на всех уровнях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективная система внутреннего контроля при прочих равных условиях – это гарантия успешной деятельности коммерческой организации.

На любой стадии процесса управления неизбежны различные  отклонения действительного состояния  или действия объекта управления от требуемого. Деятельность без отклонений возможна лишь при абсолютной неизменности субъекта и объекта действий и  окружающих их условий, что противоречит способу существования объективной реальности – движению. В обобщенном виде все отклонения в процессе управления организацией можно разделить на отрицательные, т.е. отдаляющие от намеченных ориентиров и принятых установок, и положительные – приближающие к ним. Например, выпуск продукции сверх плана может быть как отрицательным, так и положительным отклонением – все зависит от принятых установок, производственных и сбытовых возможностей, от условий функционирования конкретной организации.

          Итак, отклонения есть всегда, и они постоянно воздействуют на те или иные аспекты функционирования организации. Но воздействия большинства отклонений настолько малы, что нет смысла принимать по этому поводу какие-либо меры; необходимо лишь установить масштаб допустимых отклонений, в пределах которого для организации не произойдет ощутимых изменений. Чтобы своевременно располагать информацией об отклонениях, превышающих допустимый масштаб, необходим внутренний контроль. Необходимо уточнить, что внутренний контроль можно рассматривать с двух позиций. Так, понятие внутреннего контроля можно трактовать в широком смысле как систему (входящую в систему управления организацией), состоящую из ряда элементов. Внутренний контроль в достаточно узком смысле – один из этапов процесса управления.

Внутренний контроль организации – это осуществление субъектами организации, наделенными соответствующими полномочиями, либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

1. определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);
2. сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рациональности;
3. оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функционирования организации;
4. выявление причин данных отклонений.

          Цель работы: выявить рамки эффективности организационного контроля и охарактеризовать методы его совершенствования.

          Задачи: определить сущность и  значение контроля в организации,  привести классификацию внутреннего  контроля, описать этапы процесса  контроля, показать практическое  применение технологий контроля  на примере отдельного предприятия. 

          Актуальность выбранной нами  темы содержится в постоянном  стремлении менеджеров к эффективному  управлению на основе повышения  результативности организационного  контроля. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Сущность и смысл контроля

1.1. Контроль как одна из важнейших функций менеджмента

          Эффективное управление предприятием невозможно без четко отлаженной системы контроля результата деятельности и за процессами, которые протекают внутри предприятия и во внешнем окружении.

          Контроль – одна из важнейших функции менеджмента – включает деятельность по разработке его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

          Контроль как основная функция менеджмента объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления.

         С помощью контроля, правильной проверки исполнения можно активно влиять на все сферы деятельности. Главная цель контроля не столько найти недостатки, сколько выявить резервы и поправить вовремя ход реализации управленческих решений. Контроль позволяет глубже видеть и осмысливать результаты работы, своевременно предупреждать и устранять возможные просчеты, диспропорции, а также своевременно реагировать на изменяющуюся обстановку[14, с. 184]. 

        Функция контроля включает действия, которые менеджеры предпринимают для обеспечения того, чтобы фактические конечные результаты совпали с запланированными. Менеджеры осуществляют контроль с целью выяснить, достигнуты ли намеченные результаты, а если нет, то почему. В результате контроля менеджеры могут прийти к выводу, что функция планирования была (и остается) неудовлетворительной или же функция организации была (и остается) удовлетворительной. Таким образом, контроль завершает последовательность логических действий. Контроль включает отбор и расстановку работников, проверку материалов, оценку результатов, анализ финансовой отчетности и другие общеизвестные управленческие подходы. 

С помощью контроля руководство  определяет, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке; контроль обнаруживает ошибки в деятельности, следовательно, создает возможность их устранить, исправить, чтобы выполнить типовые задания и достичь поставленных целей; он используется для стимулирования успешной деятельности. Таким образом, контроль можно определить и так: это процесс обеспечения организацией своих целей[20, с. 155].

Итак, значение данной функции обусловлено природой экономической деятельности менеджеров, которые осуществляют процесс управления этой деятельностью и через деятельность людей в соответствии с объективным характером воспроизводственных процессов и с учетом субъективных факторов внешней и внутренней среды, влияющих на это развитие.

1.2. Внутренний контроль в процессе управления организацией

В условиях рыночной конкуренции  успешная деятельность организации  в общем и целом зависит  от достижения поставленных перед ней  целей, следования принятым установкам и намеченным ориентирам, устойчивости с финансово-экономической и правовой точек зрения и устойчивости ее положения среди конкурентов на рынке. Обеспечить выполнение перечисленных выше требований – задача управления организацией.

Процесс управления организацией включает следующие основные стадии:

1. планирование – сбор, обработка информации и выработка управлен ческого решения;
2. организация и регулирование реализации управленческого решения;
3. учет – сбор, измерение, регистрация и обработка информации, касающейся выполнения управленческого решения;
4. анализ – разложение информации, полученной на стадии учета, на компоненты; их изучение и оценка для принятия следующих управленческих решений.

Каждая из перечисленных  выше стадий чередуется со стадиями контроля. Затем следует новый цикл этого  непрерывного в идеале процесса. Все  циклы подчинены стратегии организации  – генеральной программе действий и распределению приоритетов  и ресурсов для достижения глобальных целей.

Стадия контроля намеренно не включена в упрощенное описание процесса управления, так как внутренний контроль имеет двойственную роль в процессе управления организацией. С одной стороны, стадия контроля неизменно чередуется с другими стадиями в процессе управления, поэтому можно говорить о присутствии (проникновении) элементов контроля на каждой из описанных стадий. С другой стороны, контроль обеспечивает оптимальный ход процесса управления на каждой стадии. Поэтому, стадию контроля по отношению к остальным можно рассматривать как упорядочивающее звено управленческого процесса[2, с. 13-14].

Таким образом, внутренний контроль организации является:

1. неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления;
2. «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

          На рис.1.2. показаны взаимосвязи, взаимозависимость, взаимопроникно вение и роль каждого элемента в процессе управления организацией:

         планирование                      организация и регулирование     

           

             анализ                     контроль                   учет

Рис.1.2. Место и роль внутреннего контроля в процессе управления организацией[2, c. 20]

1.3. Цели руководства предприятия при организации внутреннего контроля

         Основная цель внутреннего контроля – информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений.

Для возможности управления объектом необходимо иметь представление  о степени управляемости данного  объекта, т.е. в какой степени он поддаётся управлению или в какой  степени в результате управления обеспечивается поддержание требуемого состояния или действия объекта  управления в соответствующий момент (период) времени. Степень управляемости  объектом и отражена в понятии  информационной прозрачности объекта  управления.

При разработке эффективной  системы внутреннего контроля руководство  предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия. Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьезной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов. Иногда затраты на выполнение задач, указанных в первых двух пунктах в цифровом выражении превышают ту возможную прибыль, которая может быть получена в результате проведения предлагаемых мероприятий. Следовательно, на первый взгляд, мероприятия, указанные в пунктах 1 и 2 могут казаться неэффективными. Но отказ от выполнения мероприятий по обеспечению надежной информацией и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям. При утрате или хищении заинтересованными лицами данных о количестве и ценах поставляемого сырья возможно снижение конкурентоспособности производимой продукции.

4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

1. положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;
2. должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;
3. приказом об учетной политике предприятия;
4. приказами и распоряжениями генерального директора (директора),           иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.

5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций[18, с. 46-48].

Следовательно, руководство предприятия в условиях внутреннего контроля стремится к эффективному принятию решений в рамках управленческих задач.

1.4. Классификация  внутреннего контроля

1.4.1. Классификация по форме

Важнейший классификационный  аспект внутреннего контроля – формальный. В экономической литературе на данный момент нет общепринятого определения понятия формы внутреннего контроля и общепризнанных выделений его форм по сравнению, например, с формами бухгалтерского учета – мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная, упрощенная.

Представляется целесообразным дать определение, наиболее точно раскрывающее понятие формы внутреннего контроля организации.

         Категория форма в философской трактовке – это способ существования и выражения содержания предметов или явлений. Исходя из этого, дадим определение понятия формы внутреннего контроля организации.

Форма внутреннего контроля коммерческой организации – это  способ организации и выражения определенным образом упорядоченной совокупности процедур внутреннего контроля всех объектов коммерческой организации.

В качестве форм внутреннего  контроля организации нужно выделить:

1. внутренний аудит;
2. структурно-функциональную форму внутреннего контроля.

Выбор формы внутреннего  контроля зависит от:

1. сложности организационной структуры;
2. правовой формы;
3. видов и масштабов деятельности;
4. целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;
5. отношения руководства организации к контролю[2, с. 22].

1.4.1.1. Внутренний аудит

В экономике понятие «эффект  масштаба» означает, что, во-первых, по мере роста масштаба производства организация достигает снижения издержек за счёт действия ряда факторов (это положительный эффект масштаба); во-вторых, параллельно существует отрицательный эффект масштаба, который заключается в определенных управленческих трудностях, связанных с координированием и контролированием деятельности крупной организации. По мере роста масштаба деятельности этажи управления, разделяющие административный аппарат и уровни управления, реализующие рабочие программы, становятся все более многочисленными. Многоуровневый аппарат управления создает проблемы обмена информацией, координации решений, увеличивает вероятность принятия различными звеньями управления решений, противоречащих друг другу. Затрудняется контроль различных звеньев управления со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений персонала (менеджеров). Если организация имеет географически разбросанные филиалы или отделения, в которых местное руководство принимает самостоятельные решения, центральному руководству необходима достоверная информация об их деятельности, осуществлять контроль и оценку принятых решений в целом[18, с. 64].

Цель внутреннего аудита – оказание помощи органам управления организации (предприятия) в осуществлении  эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего  контроля.

Организация внутреннего  контроля в форме внутреннего  аудита присуща крупным и некоторым  средним организациям, в основном обладающим следующими особенностями:

1. усложненной оргструктурой – дивизиональная, матричная или конгломератная структура организации;
2. многочисленностью филиалов, дочерних компаний;
3. разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования;
4. стремлением органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут  решать задачи экономической диагностики, выработки финансовой стратегии, маркетинговых  исследований, управленческого консультирования.

К институтам внутреннего  аудита относят и ревизионные  комиссии (ревизоров), деятельность которых  регламентирована действующим законодательством. Этот институт в основном распространен  в акционерных обществах, обществах  с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах[2, c. 23].

1.4.1.2. Структурно-функциональная форма внутреннего контроля

Во многих организациях нет  отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита и ревизионной  комиссии (ревизора). В этом случае для  осуществления внутреннего контроля целесообразно использовать структурно-функциональную форму внутреннего контроля организации. Понятие «структурно-функциональная форма внутреннего контроля» отражает необходимые взаимодействия единиц оргструктуры (линейно-функциональной, дивизионной, матричной), соответствующие их контрольным функциям. Например, осуществление контроля, непременно входящее в должностные обязанности любого руководителя, должно включаться в функции любого ответственного лица. Данная форма, соответствующая содержанию первичной ступени развития внутреннего контроля, применяется всеми организациями наряду с более развитыми формами и независимо от них.

1.4.2. Классификация по времени осуществления контрольных действий

1.4.2.1. Предварительный  контроль

          Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы — средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительную оценку возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др.

          Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.

          На рис.1.4. показано 3 вида контроля  по времени:       

 

 

 

                                                            Время

Рис.1.4. Время осуществления  основных видов контроля[23, c. 436]

          Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных — все это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано.

Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Например, анализируются  деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей устанавливается минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько  его характеристики соответствуют  необходимым требованиям.

          В отношении материальных ресурсов  вырабатываются стандарты допустимого качества поступаемых материалов, материалы проверяют на соответствие стандартов; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров.

          Средством предварительного контроля  финансовых ресурсов является финансовый план. Проработка финансовых вопросов на стадии его составления дает уверенность в том, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства[20, с. 156-157].

1.4.2.2. Текущий контроль

Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы  подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Организационные системы  контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на систему  термостат-обогреватель (при понижении  температуры в помещении от термостата к обогревателю поступает сигнал и обогреватель нагревается до тех  пор, пока не поступит второй сигнал –  о том, что достигнута нужная температура). Но есть одно очень важное отличие. Система термостат-обогреватель –  это замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматически  без внешнего вмешательства. Большинство  организационных систем контроля с  обратной связью относятся к  открытым, или незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент – руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в ее цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин[23, c. 437-438].