Организация деятельности кадровых служб на предприятии

Министерство  образования и науки Российской Федерации 

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования 

Пермский  национальный исследовательский политехнический 

университет

Лысьвенский филиал 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Теория управления»

Тема: «Организация деятельности кадровых служб на предприятии» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Содержание 

Введение                                                                                                               3

Глава 1. Кадровая служба и ее устройство                                                       5

§1.1 Понятие  и суть кадровой службы                                                              5

§1.2 Организация  кадровой службы, структура положения  об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров                                  9

§1.3 Задачи и функции и структура кадровой службы                                   13

Глава 2. Кадровая служба в современных  условиях                                       16

§1. Роль и значение кадровой службы в современных  условиях                  16

Глава.3 Советы по совершенствованию работы кадровых служб в современных  условиях                                                                                                              21

Заключение                                                                                                         24

Литература                                                                                                          25 

      Введение 

     Актуальность  темы обусловлена тем, что значении кадровой службы в организациях в  наше время возросла.

     В условиях современной экономики  необходимо просчитывать все шаги для  достижения успеха организаций, и первым и самым важным шагом является организация работы кадровой службы.

     В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками кадровых службы.

     Чтобы достигнуть эффективного управления персоналом, необходимо, чтобы кадровая служба работала слажено и без перебоев, а в наше нестабильное время этого добиться не так уж легко. Поэтому необходимо проводить изменения в ее работе, проведя их, организация подвергаем себя меньшим рискам, потому что прекрасно знает, что все ее структуры отлажено функционируют благодаря проведенным изменениям в кадровой службе.

     Цель  данной курсовой работы состоит в раскрытии роли кадровой службы в современных условиях.

     Для достижения данной цели требуется решить ряд задач:

1. раскрыть сущность и роль в организации кадровой службы ;
2. выявить основные принципы построения кадровой службы организации;
3. показать роль кадровой службы в современных организациях:
4. дать некоторые советы по улучшению функционирования кадровой службы.

     Предметом исследования является кадровая служба организации. Объектом – управленческая деятельность этой службы.

     Анализ  литературы

     В данной курсовой работе была использована информация с различных сайтах посвященных работе кадровой службы. Взгляды на устройство кадровой службы различны, но не смотря на это все авторы сходятся в одном необходимы изменения и реорганизация кадровых служб в организациях и на предприятиях для их более эффективной работы и участию в управлении персоналом

     Поскольку значимость кадровой службы в наше время довольна велика, то стоит говорить о ее научной значимости. Открыто большое поле действий для улучшения работы кадровых служб. 

     Глава 1. Кадровая служба и ее устройство 

     § 1.1 Понятие и суть кадровой службы 

     Предприятие можно сравнить с организмом, а  все службы с органами, работа которых  обеспечивает его жизнедеятельность. Кадровая служба также играет свою роль в деятельности предприятия, как жизненно важный орган в организме.

     Кадровая  служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений  в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

     Главное назначение кадровой службы состоит  в том, чтобы не только руководствоваться  в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать  с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.[3,с.157]

     Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией).

     Численный состав и структура кадровой службы зависят в основном от масштабов  организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

     -самостоятельное  структурное подразделение с  непосредственным подчинением руководителю  организации или его заместителю

     -выполнение  функций службы персонала отдельным  сотрудником организации

     -выполнение  функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы

     В структуру современной кадровой службы может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных  организациях имеет разные наименования: "директор по работе с персоналом", "менеджер по персоналу", "заместитель директора по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы.

     В условиях ориентации экономики на использование  экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой  быта.

     В то же время различными видами кадровой работы заняты другие подразделения заводоуправления: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

     Большая разобщенность всех этих узко специализированных структурных подразделений снижала  эффективность работы с кадрами, не позволяла комплексно решать задачи формирования и тем более эффективного использования кадров. Большую работу, особенно связанную с подбором, расстановкой и использованием кадров, выполняли линейные руководители (начальники цехов, мастера), часто не располагая ни необходимыми знаниями, ни временем, поскольку их главная задача состояла в обеспечении своевременного и качественного выполнения производственных заданий. Их общение с отделом кадров, отделом подготовки кадров носило больше оперативный характер и напоминало систему "дежурного обслуживания" - оперативное исполнение отделом кадров заказов конкретного производства по набору кадров со стороны.

     Кадровая  служба не была наделена функциями  планирования, организации, координирования, стимулирования, контроля, не участвовала в выработке кадровой политики, ограничиваясь текущей работой с кадрами. По сути дела, на большинстве отечественных предприятий и самой кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подразделений, участвующих в управлении персоналом, не было.

     Появление в последние годы должности заместителя  генерального директора по кадрам не спасло ситуацию, так как ему, как  правило, подчинялись лишь отдел  кадров, отдел подготовки кадров и  помощник директора по быту. Вне  поля его деятельности оставались другие отделы предприятия, занятые выполнением порученных им функций в соответствии с собственным пониманием задач управления персоналом.[10,c.125]

     С изменением задач и ориентиров в  управлении персоналом изменились и  задачи кадровой службы, ее функции и структура.

     Речь  идет о формировании на предприятиях многофункциональной кадровой службы как единого целого, об организации (координации) всей работы структурных подразделений в системе управления производством, в той или иной мере занятых работой с людьми, под единым руководством. Лишь в этом случае возможно комплексное решение не только вопросов кадрового обеспечения производства, но и главной задачи кадровой службы в новых экономических условиях - соединить цели развития производства с потребностями работников, реализующих эти цели, сбалансировать стратегию развития предприятия (организации, фирмы) и занятых на нем кадров.

     Как уже отмечалось, управление персоналом - функция не только кадровой службы. По тому или иному направлению  в рамках своей компетенции непосредственное участие принимают и другие субъекты управления - линейные руководители производственных подразделений вместе с подчиненными им специалистами.

     В высших эшелонах управления (дирекции) решаются вопросы стратегического  порядка: формируются кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации, задания на разработку методических и нормативных материалов (документов), осуществляются контроль за их выполнением и общее руководство всеми подразделениями по работе с кадрами.

     На  уровне отдельных производств в объединении работа по управлению персоналом носит в основном оперативный характер. Разделение функций управления кадрами между аппаратом дирекции и руководителями отдельных производственных структур должно быть достаточно четким, исключающим параллелизм в работе, что повышает ответственность за результаты.

     Можно выделить три основные организационные  формы осуществления кадровой работы на любом предприятии:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю;
• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником предприятия;
• выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе.

     §1.2 Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров 

     Классическая  форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и  структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

     Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

     1) общие положения;

     2) задачи;

     3) структура;

     4) функции;

     5) взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

     6) права;

     7) ответственность.

     В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору  предприятия.

     Раздел  «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация  работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего  коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

     В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры  отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

     В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы.

     Раздел  «Взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел  кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

     От  производственных подразделений отдел  кадров получает заявки на прием рабочих  и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

     Из  отдела кадров в производственные подразделения  направляются сведения:

1. о нарушителях трудовой дисциплины;
2. копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия;
3. увольнении рабочих и служащих;
4. изменении правил внутреннего трудового распорядка;
5. сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

     От  бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

     В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности  работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

     В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.[6,c.105]

     В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

     Любая должностная инструкция работника  предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

     Обязанности начальника кадровой службы.

     К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится  осуществление следующих функций:

     -руководство  работой службы

     -разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.

     -проведение  работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую  и служебную тайну

     -обеспечение  рационального распределения нагрузки  между работниками отдела

     -создание  условий для роста и повышения  квалификации персонала

     -осуществление  контроля за соблюдением работниками  правил внутреннего трудового  распорядка, правил и норм охраны  труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой  дисциплины

     -внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины

     -контроль  за своевременным составлением  отчетности

     Начальник кадровой службы должен знать:

     1) постановления, распоряжения, приказы,  другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы

     2) нормативные акты и методические  рекомендации, определяющие порядок  проведения работ в отделе

     3) основы экономики, организации  труда и управления

     4) законодательство о труде и охране труда в РФ

     5) правила внутреннего трудового  распорядка

     6) правила и нормы охраны труда,  техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной защиты. 

     §1.3 Задачи и функции и структура кадровой службы 

     Теперь  поговорим подробнее о задачах и функциях и структуре организации.

     Кадровая  служба решает следующие задачи:

     -осуществление  работы по подбору, расстановке  и использованию рабочих и  специалистов

     -формирование  стабильно работающего трудового  коллектива

     -создание кадрового резерва

     -организация  системы учета кадров

     Кадровая  служба выполняет следующие функции:

     -работка  планов комплектования кадров  в соответствии с программой  развития конкретной организации

     -оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с трудовым законодательством РФ

     -учет  личного состава

     -хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству

     -контроль  за исполнением руководителями  подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

     -изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению

     -анализ  деловых качеств специалистов  организации с целью рационального  использования кадров

     -создание  условий для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов

     -работа  по созданию резерва на выдвижение

     -подготовка  предложений по улучшению расстановки  и использованию работников

     -подготовка  и систематизация материалов  для аттестационной комиссии подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению

     -принятие  мер по трудоустройству высвобождаемых  работников

     -организация  контроля за состоянием трудовой  дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка

     -ведение  всей отчетности по кадровым  вопросам[15,c.90]

     Полномочия, которыми, как правило, наделена кадровая служба, заключаются в следующем:

     -право  требовать от всех подразделений  организации представления необходимых  для ее работы материалов

     -право  принимать работников организации  по вопросам перемещения и  увольнения

     -право  взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров

     -право  требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех  указаний, которые предусмотрены  положением об отделе кадров

     Структура кадровой службы.

     Полноценная кадровая служба обычно включает в  себя несколько секторов с четким разделением функции:

     1. сектор учета и анализа, кадрового  делопроизводства. В его компетенцию  входит разработка кадрового  плана в бизнес-плане организации,  подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.

     2. сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата,  кадровым планированием, поиском  и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д. сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д. сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.

     3. сектор социальной политики создает  благоприятный психологический  климат в коллективе, внедряет  корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

     Если  организация не очень большая, эти  сектора могут быть объединены.

     Деятельность  любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность. 

      Глава 2. Кадровая служба в современных условиях 

     §1. Роль и значение кадровой службы в современных условиях 

     Сейчас  в нашей стране повышение роли кадровых служб продиктовано следующими объективными обстоятельствами:

     1. Сегодня существенно изменились  условия, в которых кадровая служба развивается. Эти изменения связаны с переходом устойчивого во времени дефицита трудовых ресурсов к их избытку. Главными резервами становятся лучшее использование кадров, оптимальное их распределение по рабочим местам, возрастание нагрузки на каждого члена коллектива. Сокращение численности персонала – важнейший рычаг повышения эффективности производства на первом этапе перехода к рыночной экономике.

     2. Уменьшение численности работников  должно быть компенсировано большей  интенсивностью труда, а значит, и более высокой квалификацией работника. В связи с этим возрастает ответственность кадровых служб в выборе направлений квалификационного роста работников, в повышении эффективности форм обучения и стимулирования их труда.

     3. Реализация перестройки кадровой политики влечет за собой расширение функциональных обязанностей работников кадровых служб, повышение их самостоятельности в решении кадровых проблем.

     Ныне  кадровые службы не отвечают уже новым  требованиям кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном решением вопросов приема и увольнения работников, оформления кадровой документации. Отсутствует на предприятиях и единая система работы с кадрами, прежде всего система научно обоснованного изучения способностей и склонностей, профессионального и должностного продвижения работников в соответствии с их деловыми и личными качествами. Структура кадровых служб, качественный состав и уровень оплаты труда их работников не соответствуют задачам реализации активной кадровой политики. В стране практически не ведется подготовка специалистов для работы в кадровых службах.