Организация ДОУ в Макдоналдс

СОДЕРЖАНИЕ

                                                                                                             Стр.

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Документооборот организации  – это движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления.

Под системой хранения документов подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и  систематизации документов с целью  их поиска и использования в текущей  деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно  выделить две составные части  делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

В своей работе я раскрыла систему ведения делопроизводства, а также рассмотрела организацию  делопроизводства в ресторане «Макдоналдс». Исследовала состав и структуру, основные цели и задачи предприятия.

1. Основные термины и определения

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).

Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Документы – носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

Различают следующие виды документов:

1. По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
2. По происхождению (служебные и личные документы).
3. По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
4. По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
5. По месту составления (внутренние и внешние).
6. По наименованию (проказы, указы, отчеты).
7. По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно  подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская  система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации  с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При  этом предполагается, что процесс  управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

2. Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
• информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);
• организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Документ состоит из отдельных  информационных элементов, которые  называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. ГОСТ Р 6.30-2003¹ распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

• государственный герб Российской Федерации;
• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• наименование вида документа;

^{________________________________________________}

     ¹ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• оттиск печати;
• отметка о заверении копии;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• идентификатор электронной копии документа.

Бланк документа  – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Классификация бланков  документов (см. рис. 1 в Приложении 1)

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

• расположению реквизитов;
• по автору документа;
• виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

• угловой;
• продольный.

В зависимости от автора документа  бланки документов подразделяются на:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа  бланки подразделяются на:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (кроме письма).

2.1.Распорядительная документация

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют  органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся  на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации – республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Виды распорядительных документов:

1. Приказ  – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
2. Распоряжение  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.
3. Указание  – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
4. Решение  – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
5. Постановление  – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность  управления, повышает персональную ответственность  руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений  действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

2.2.Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Виды информационно-справочных документов:

1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
2. Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
3. Объяснительная записка
4. Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
5. Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
6. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
7. Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

2.3.Организационная документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Виды организационно-правовой документации:

• под уставом – как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности;
• штатное расписание  – перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов;
• должностная инструкция  – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы;
• регламент  – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

2.4. Учредительные документы для ООО (общества с ограниченной ответственностью)

При регистрации ООО важнейшим этапом является подготовка учредительных документов юридического лица, в которых закрепляются все правовые основы деятельности компании.

Статья 52 Гражданского кодекса  устанавливает, что юридическое  лицо действует на основании устава.

Основные положения об уставе общества с ограниченной ответственностью содержатся в ст. 12 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». Она основывается на нормах ст. ст. 52 и 89 ГК РФ, но при этом устанавливает правила, отражающие специфику учредительных документов хозяйственного общества данного вида.

Пункт 2 ст. 12 Закона предусматривает  обязательные требования к содержанию устава общества с ограниченной ответственностью и допускает возможность включения  в него иных, помимо обязательных, сведений, не противоречащих федеральным законам.

Устав общества должен содержать:

• полное и сокращенное фирменное наименование общества;
• сведения о месте нахождения общества;
• сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
• сведения о размере уставного капитала общества;
• сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
• права и обязанности участников общества;
• сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
• сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
• сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;
• иные сведения, предусмотренные Законом.

Устав общества может также  содержать иные положения, не противоречащие Закону и иным федеральным законам.

3. Организация конфиденциального делопроизводства

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие  группы:

• открытую;  
• с ограниченным доступом.

А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится.

По своей природе конфиденциальные документы бывают (см. рис.2 в Приложении 2):

• нормативно-методические (НМД);
• руководящие (РД);
• распорядительные (РПД);
• информационно-справочные (ИСД);
• организационные (ОД);
• финансово-бухгалтерские (ФБД);
• кадровые (по личному составу) КД.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА                                                              В РЕСТОРАНЕ «МАКДОНАЛДС»

На данный момент одновременно в компании «Макдоналдс» работает более семисот пятидесяти тысяч человек, которые обслуживают посетителей ресторанов по всему миру.

Для каждой должности прописаны  свои должностные инструкции, которые  соответствуют специфике работы, и с которыми сотрудники знакомятся при подписании трудового договора. В 1958 появилась первая инструкция в 75 страницах, в деталях описывающая  порядок всех действий по приготовлению  еды и способы общения с  покупателями. Сегодня в такой  книге 750 страниц, и ее называют «библией Макдоналдса».

Основным организационно-правовым документом ресторана является Устав  Макдоналдса. В нем указаны основные правила внутреннего распорядка, стандартное обслуживание посетителей, стандарты приготовления и хранения продукции. Также сюда можно отнести: должностные инструкции работников, штатное расписание, и другие.

К распорядительной документации Макдоналдса относятся:

• приказы директора об увольнении, перемещении и принятии на работу работников.
• указания и  распоряжения;
• и др.

К информационно-справочным документам относятся: объяснительные или служебные записки работников, письма управляющим рестораном, заявления  об отпуске или увольнении, и другие.

4.1. Общая характеристика предприятия

Название предприятия  – ООО «Макдоналдс» «Комендантский».

Место нахождения – г. Санкт-Петербург, Приморский р-н, Комендантская пл., 4.

Профиль предприятия –  общественное питание.

Структура управления предприятием - иерархический тип структуры  управления. Управление осуществляется:

• Генеральным директором.
• Исполнительным директором.
• Собственники предприятия – учредители.

Ассортимент ресторана делится  на 2 основных меню – завтраки (см. Приложение 3) и основное меню.

В ассортименте ресторанов присутствуют:

• гамбургеры;
• сэндвичи;
• картофель-фри;
• десерты;
• напитки и т.д.

Отдельно стоит отметить, в большем количестве стран мира в Макдоналдсе, продают пиво, но в  России рестораны «Макдоналдс» полностью  безалкогольные.

4.2.Организационная структура

 системы управления  персоналом

Всех сотрудников можно  дифференцировать на три основные категории: руководители, специалисты, исполнители. Руководители - лица, выполняющие главную  функцию (ГФ) и осуществляющие общее  руководство предприятием, его службами и подразделениями.

Специалисты – лица, выполняющие основную функцию (ОФ) и занятые анализом информации и подготовкой решений по экономике, финансам, научно-техническим и инженерным проблемам и т.д. Исполнители - лица, выполняющие вспомогательную функцию (ВФ), например, работу по подготовке и оформлению документации, хозяйственную деятельность.

Преимущества организационной  структуры ООО «Макдоналдс»: четкое разделение труда способствует появлению высококвалифицированных специалистов в каждом деле; строгая иерархия уровней управления, при которой действия нижестоящего звена управления контролируются вышестоящим; выработка единых для каждого вида деятельности правил, норм и стандартов; формальная обезличенность руководителей, обязанных следовать инструкциям и предписаниям по занимаемой должности; найм на работу в строгом соответствии с квалификацией работника и его увольнение «строго по закону».