Организация ДОУ

Содержание

Введение........................................................................................стр.

Глава 1 Значение и функции

              делопроизводства ........................................................... стр.

1.1................................................................................................... стр.

1.2 Службы документационного обеспечения управлении  ................стр.

1.3 ...................................................................................................стр.

Глава 2........................................................................................... стр.

2.1 ...................................................................................................стр.

2.2....................................................................................................стр.

2.3....................................................................................................стр.

Заключение ...................................................................................стр.

Список использованной литературы ..........................................стр.

Приложения ...................................................................................стр.

Введение

      Прежде  чем начать разговор о самом делопроизводстве нужно ознакомиться с историей развития делопроизводства у нас в Белоруссии.

Многие исторические факты  свидетельствуют о том, что белорусское  делопроизводство начало формировать  не позже российского (IX-X вв.).

В системе управления Полоцкого  княжества (X-XIII вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X в. в нем уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов этот период весьма разнообразен – уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты.

В ХII в. появились новые названия должностей для служб делопроизводства. Это писцы, судейские секретари, печатники (хранители печати) для князя и крупных феодалов, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

В конце XIV в. документы начинают составляться на бумаге с обязательным удостоверением их печатью. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался в начале.

XIV-XV вв. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменений до XVIII в. В этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. Все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

Издание трех Статутов Великого княжества Литовского (1529,1566,1588 гг.) явилось высшим проявлением документирования законодательства. Все три Статута выделяются четкой организацией подачи материала.

В XV-XVI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Структурная составляющая текста документа сохранилась до настоящего времени. В первой части указывалась причина составления, во второй – решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры-образцы документов. Утверждается состав документов, основные правила их составления, оформления, движения и хранения. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной и судебной.

В середине XVII в. в связи с тем, что белорусский язык был заменен польским, который стал официальным делопроизводственным языком, в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты.

Раздел Речи Посполитой в конце XVII в. привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новый статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требовали и новой системы документирования.

На территории Беларуси была распространена система, действовавшая в Российской империи, - исполнительное делопроизводство.

В первой половине XIX в. произошли значительные изменения в организации архивного дела на территории Беларуси. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все изменения сопровождались повсеместным введением русского языка. Они были весьма значительны, так как полностью изменили организацию делопроизводства на Беларуси, состав документов и технологию из изготовления, обработки и движения.

Постсоветский период начался  с распадом СССР. После 1991 года в  республике были созданы самостоятельные  структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения  делопроизводственных служб. Главное  управление при Совете Министров  БССР было преобразовано в Комитет  по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. На базе института историко-политических исследований был создан Белорусский  научно-исследовательский центр  документоведения, археографии и  архивного дела (БелНИЦДААД), в последствии преобразованный в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).

В марте 1995 г. Белорусским  государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) был утвержден и с 1 октября 1995 года введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы докуменации Республики Беларусь. Основные положения». С 1 июля 1996 г. Введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов», разработанный БелНИИДАТ.

В настоящее время в  Республике Беларусь действует стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Систем организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановление  Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 (введен в действие с 1 июля 2005 г.).

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны  человеческой жизни. Использование  новейших информационных технологий многократно  усиливает это влияние. Чтобы  реализовать свои потенциальные  возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек  должен обладать достаточно высоким  уровнем информационной культуры. Между  тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами  является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Особенно велика роль информации в процессе управления – на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т.д. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и  времени. Поэтому организация эффективной  работы с документами, совершенствование  всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных  предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для  квалифицированной работы с документированной  информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов.

 Специалисты по документоведению и документационному обеспечению управления востребованы в любых организациях - от сферы услуг до частных или государственных производственных предприятий. В настоящее время специалист в области документоведения - это «правая рука» руководителя на любых уровнях управления. Он играет ведущую роль в разработке и реализации долговременной стратегии организации, в принятии управленческих решений. От его профессионализма и компетенции складывается важнейшая составляющая показателя успеха организации - ее имидж. Его миссия — обеспечить организационную и профессиональную гармоничность составляющих управленческого процесса.

Тема исследования очень актуальность так как, управление организацией обязывает создание многих видов управленческих документов, без которых не возможно решение задач: планирования, финансирования, бухгалтерского учёта и отчётности, кадрового обеспечения деятельности организации. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается и закрепляется в нем.

Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Тема моей курсовой работы: организация документационного обеспечения управления предприятия.

Цель – рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

Глава 1. Значение и функции делопроизводства

1. Системы делопроизводства

Основу процесса управления составляет информация, которая получает физическое закрепление в различных документах. В деятельности любой организации документ выступает не только как средство коммуникации внутри нее, но и как способ взаимодействия с внешними организациями, закрепления и подтверждения различных фактов, событий и явлений.

Одним из факторов, имеющих  существенное значение для слаженной  работы всей организации, является правильно  построенная и четко организованная система работы с документами. Поэтому  документационное обеспечение управления (делопроизводство) организации рассматривается  сегодня как важнейшая функция управления, имеющая свои специфические задачи, выполнение которой, как правило, возлагается на специальное подразделение – службу документационного обеспечения управления (ДОУ). 

От правильной постановки делопроизводства в организации  зависит оперативность, экономность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации  управления и др.

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет  три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры  учреждения, объема документооборота и др.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одно месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме  организации делопроизводства все  виды работ с документами производятся непосредственно в структурных  подразделениях учреждениях, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе  делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как  в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации  делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники  по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной  части.

Смешанная форма организации  делопроизводства позволяет полностью  механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

2. Службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение  управления в организации осуществляется специальной службой, действующей  на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно  руководителю организации. В зависимости  от объема документооборота и типовых  структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий  отдел и т.д.

В организациях, не имеющих  службы ДОУ, ее функции выполняет  секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное  лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают  равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности  выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются  руководителем ДОУ и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение  государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль над работой с документами в структурных подразделениях организации.

Перед делопроизводством  стоят следующие цели:

- фиксирование информации (создание текстовых документов  в сфере управления);

- организации работы  с документами (создание условий,  обеспечивающих движение, поиск  и хранение документов в процессе  делопроизводства).

С появлением документов началась регламентация работы с  ними, которая сейчас называется делопроизводство.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д. Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число  реквизитов строго ограничено. Очень  важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

 От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Правила составления  и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ 6.38-2004 «Унифицированные системы  документации Республики Беларусь. Систем организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Современное делопроизводство означает организацию информационного  сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению. Значение термина  определяет главную цель делопроизводства – информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное  обеспечение управления» (ДОУ).

Из главной цели  делопроизводства вытекают основные задачи:

- создание документов, т.е. фиксация их на каком  либо носителе (бумажном, электронном  и др.);

- регистрация документов;

- передача документов  для их последующего использования  или принятия по ним решений;

- систематизация  документов;

- организация документооборота  в организации.

3. Нормативная  регламентация службы ДОУ

  Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

 Структура, функции,  задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами  закрепляется в ряде внутренних  документов: положении, инструкциях  и правилах.

  В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

  Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

  Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

  Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

  Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

  Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

  Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

  Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный  справочник должностей руководителей,  специалистов и других служащих, который содержит регламентированный  перечень требований к квалификации  специалистов различных категорий. 

2. Унифицированная  система ОРД (УСОРД), Государственная  система ДОУ (ГСДОУ) и другие  нормативные документы, в которых  закреплены формуляр и структура  текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о  структурном подразделении организации.  Положение и должностные инструкции  – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые  документы, т. к. обязанности  каждого работника устанавливаются  исходя из всего комплекса  функций, выполняемых службой  ДОУ. 

 Поскольку должностные  инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое  положение работника, то необходимо  их составление для каждой  должности, предусмотренной штатным  расписанием. 

  Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

  Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

  Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

 ГСДОУ. Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

 Основные правила  работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

  Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

  В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

  Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

  Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

  Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

  Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

  После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

 Альбом форм  документов организации. Наряду  с Табелем форм документов, любая  организация должна иметь Альбом  форм документов, который является  сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

  Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

  Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

Заключение

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

 Изучить литературу, раскрывающую  тему моей работы;

 Рассказать о службе  документационного обеспечения  управления;

 Перечислить основные  задачи и функции службы ДОУ; 

 Изучить нормативную  регламентацию службы ДОУ; 

 Рассмотреть структуру  служб ДОУ и описать их основные  функции

 Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного  обеспечения управления (далее –  ДОУ) документационное обеспечение  управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной  службой — службой документационного  обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• внедрение на предприятии  единого порядка работы с документами  в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

• осуществление методического  руководства организацией работы с  документами в структурных подразделениях предприятия;

• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

• совершенствование форм и методов работы должностных  лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение  управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и  управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации  и предприятия.

Документационное обеспечение  управления в организациях, учреждениях  и на предприятиях осуществляется специальной  службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.