Организация и проведение кофе-брейка на 50 персон

Государственное общеобразовательное учреждение среднего профессионального образования

Колледж гостиничного хозяйства

« Царицыно»  № 37 
 
 
 
 

Курсовая  работа

 на тему: «Организация и проведение кофе-брейка на 50 персон»

по дисциплине: «Организация обслуживания» 
Специальность: «Организация обслуживания в общественном питании» 
 
 
 
 
 
 

                                                                            Выполнила(а):

студентка: Табатадзе Карина

                                           дата сдачи работы: «23»ноября 2011 г.

Личная  подпись____________

Руководитель: Богданова В.В. 
 
 
 
 

Москва 2011 г.

      Содержание 

Введение 

1.Теоретическая  часть.

1.1.Основная характеристика кофе-брейков. 
1.2.Требования, предъявляемые к организации и проведению кофе-брейков.

1.3.Особенности  составления меню.

1.4.Роль менеджера в организации и проведении кофе-брейков. 

2.Практическая  часть.

2.1.Описание объекта.

2.2.Подготовка кофе-брейков.

2.3.Составление меню.

2.4.Расчет белья, посуды, приборов, а также площади столов исходя из составленного меню.

2.5.Численность обслуживающего персонала.

Приложения.

Список  использованной литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

Ежегодно  в мире проводятся сотни тысяч  деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.

     Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых отношений и контактов. При этом следует отметить, что прием пищи и дегустация напитков создают приятную обстановку, в то время как главная цель на приеме – расширение уже имеющихся и установление новых деловых контактов, получение информации, улучшение деловых отношений.

Кофе-брейк (от английского coffee break- небольшой перерыв  во время работы) - немаловажная деталь в серьезной работе или в важных переговорах. Иногда правильно организованный перерыв дает больший результат, чем непрерывный рабочий штурм. Кофе-брейк может стать способом разрядить обстановку или поводом отложить решение ключевого вопроса. Запах горячего свеже-сваренного кофе, постепенно наполняющего помещение, просто не оставит другого выбора, как на время забыть о делах и расслабиться.

Грамотная организация кофе-брейка позволит превратить его в искусный инструмент делового общения. За чашкой кофе процесс налаживания  деловых связей упрощается, и часто  бывает так, что именно во время кофе-паузы  или легкого коктейля решаются ключевые моменты встречи. Чашка согревающего кофе или прохладительного напитка, свежая выпечка или фрукты снимут напряжение, прибавят энергии — в этом волшебное действие кофе-брейка.

Правильно организованный кофе-брейк может  одновременно внести в общение неформальную нотку и, напротив, настроить на рабочий лад.

Стоит заметить, что иногда бывает намного  легче решить какие-то проблемы именно во время небольшого отдыха, в неформальной обстановке. Для новых деловых  знакомств тоже устраивается кофе-брейк, ведь за чашечкой кофе намного легче общаться, договариваться.

Цель  работы – исследовать процесс  организации и проведения кофе-брейков.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

- организовать и провести кофе-брейк

- составить меню

- рассчитать необходимое количество белья, а также посуды и приборов.

- определить  численность, обслуживаемого персонала. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.1.Основная характеристика кофе – брейков.

Кофе-брейк - показатель имиджа. Сегодня почти ни одно деловое мероприятие не обходится без банкетно-ресторанного обслуживания. На первый взгляд, кажется, что нет ничего сложного – накрыть обычный банкет, фуршет, кофе-брейк. Но если питание на мероприятии не удалось, деловые и профессиональные впечатления от события тоже будут смазаны. 

 Во время напряженного делового дня, серьезных переговоров, затянутых конференций, совещаний так приятно сделать небольшой перерыв, выпить чашечку кофе, пообщаться с коллегами и, наконец, посмотреть и оценить свою работу со стороны. Сегодня этот момент приятного отдыха стало модно называть английским словом "Кофе-брейк".

Принято считать, что кофе-брейк пришел к  нам с Запада в последние десятилетия, хотя и в советское время в  солидных учреждениях на конференциях устраивались перерывы, где участникам предлагалось, по нынешним меркам, незатейливое угощение –  кофе,чай, бутерброды, прохладительные напитки. 

Одним из наиболее востребованных направлений  ресторанного бизнеса является организация  кофе-пауз, или как их ещё называют кофе-брейков. В переводе с английского (Coffee break) — шоколадный, передышка. 

Кофе-брейк  – исключительно деловой формат шведского стола. Он проводится перед  началом заседаний, конференций  или переговоров, а также в  кратковременных перерывах и  занимает не более 15-20 минут. Чашка кофе перед мероприятием позволяет сосредоточиться на предстоящей программе и обсудить ее в неформальной обстановке с другими гостями. Небольшой перекус с бодрящим напитком в перерыве способствует «перезагрузке», улучшает настроение, дает возможность посмотреть на обсуждаемые вопросы по - новому. 

Будучи  неотъемлемой частью большинства современных  деловых встреч, кофе-брейки могут  быть организованы и проведены на самых различных уровнях презентабельности. Представляя собой небольшой  перерыв продолжительностью в 20-40 минут, участники и гости конференций, семинаров и презентаций во время кофе-пауз имеют возможность не только пообщаться в неформальной обстановке, но и завязать новые деловые контакты.

Если  Вы планируете провести важное корпоративное  или деловое мероприятие - семинар, конференцию, переговоры, презентацию или различные тренинги, немаловажно продумать все детали организации мероприятия, что бы получить максимальный и полезный эффект от данного корпоративного или делового мероприятия! Кофе-брейк – именно так именуется перерыв на кофе или просто краткий отдых между насыщенными событиями и переговорами дня. Перерыв, во время которого организуется кофе-брейк или кофе-пауза необходим для полноценного отдыха и неформального обращения за чашкой кофе. Кофе–брейк - один из проверенных и заслуженных способов отдыха – выпить чашечку только что сваренного кофе!  

За такое  короткое время человек не просто наслаждается чашечкой ароматного бодрящего  напитка, а и не заметно для  себя  обсуждает большое количество информации. Кофе-брейк устраивают в основном минут на 20 – 30 именно тогда, когда у человека уже нет сил, обсуждать те или иные вопросы, или же рассматривать и решать какие либо проблемы. Многие предпочитают пить кофе с кофейной выпечкой, а другие могут пить чай, сок или минеральную воду. Ведь название «Кофе-брейк» (перерыв на чашечку кофе) ни к чему не обязывает. 

Именно  своевременно организованный кофе-брейк  может существенно повлиять на итог очень  важных для фирмы или компании переговоров. Организация и проведение кофе-брейка очень похоже на проведение фуршета. Но наряду с этим, не зависимо от того сидя или стоя, Вы получите только удовольствие от своего отдыха. 

Однако  такой перерыв имеет не только положительные моменты, но и определенные недостатки. К примеру, это довольно таки ограниченное во времени мероприятие. 

Очень часто дома, после какого либо утомительного  занятия, мы тоже устраиваем кофе-брейк, и даже не подозреваем об этом. Ведь так приятно отдохнуть, расслабится  за чашечкой кофе на удобном диване. 

Так что, если Вы стремитесь достичь успехов на деловых переговорах или же сдвинуться с мертвой точки на пути разработки очередного проекта – сделайте перерыв, передохните, сделайте небольшую паузу, отведайте чашечку отменного кофе, а результатом будет решение всех Ваших проблем.

1.2. Требования, предъявляемые к организации и проведению кофе – брейков. 

Будучи  неотъемлемой частью большинства современных  деловых встреч, кофе-брейки могут  быть организованы и проведены на самых различных уровнях презентабельности.

 
Организация любого банкета включает прием и оформление заказа, подготовку банкета к обслуживанию и обслуживание. Организация и четкая работа по подготовке к обслуживанию банкета зависят от того, насколько подробно и своевременно обусловлены и согласованы все детали проведения мероприятия между заказчиком и исполнителем (администрацией ресторана).

Любое серьезное корпоративное мероприятие, такое как семинар, конференция  или бизнес-тренинг требует немалого напряжения от всех участников. Лучшим способом ненадолго расслабиться, пообщаться с коллегами, завести новые дружеские связи и деловые отношения станет кофе-брейк. Качественная организация кофе-брейка может стать надежным залогом успешных переговоров и бизнес-встреч.  

Однако  при заказе услуги по организации  кофе-брейка важно помнить, что, несмотря на то, что продолжительность кофе-паузы, как правило, ограничивается 20-40 минутами, важно уделить внимание каждой мелочи. Ведь уровень организации кофе-брейка также является отражением имиджа компании-организатора деловой встречи. 

Организацией  кофе брейк занимаются профессиональные компании, которые занимаются оказанием  кейтеринг услуг. Подготовку к мероприятию  компании ресторанного бизнеса ведут  загодя. При организации заказа оговаривают  время проведения мероприятия, примерное меню заказа, численность гостей. Необходимое снабжение, столики, посуду, сервировку, напитки и закуску привозят из ресторана. Особенностью кофе брейка являются сжатые сроки по времени и немногочисленный выбор блюд. Данная услуга является популярной, в то же время дорогостоящей. Кофе брейк это вероятность обсуждения различных ситуаций в неформальной обстановке и обрядить атмосферу переговоров.

Главный совет организаторам конференций  или презентаций для партнеров, дилеров, журналистов – необходимо чувствовать формат и структуру мероприятия. Прежде всего, рекомендуется заранее – примерно за два месяца до события – определиться с датой и забронировать свободные залы. В московских отелях, к примеру, за две недели или даже за месяц до события забронировать залы сложно. Юбилеи компаний, банков и ассоциаций, приемы в честь выставок, презентации новых проектов – таковы могут быть деловые вечерние мероприятия. Дневные события – это совершенно другой формат, иная подача блюд, более деловой стиль. 

1.3. Особенности составления меню.

Тщательно продуманное и сбалансированное меню в зависимости от повода события (корпоративное или бизнес мероприятие, день рождение или юбилей, свадьба  или teambuilding) и формата (банкет, фуршет, кофе-брейк и проч.) является неотъемлемой составляющей удачного торжества.

Перефразируя  известный афоризм, трудно поспорить, что путь к сердцу коллег и деловых  партнеров тоже лежит через желудок. Не хватило еды (самый досадный и  элементарный прокол)? Не учли вкусы  вегетарианцев и постящихся? Не продумали рассадку, посадив рядом на торжественном гала-ужине «заклятых друзей»? Только профессиональный ресторатор, банкетный или кейтеринг - менеджер может дать верные рекомендации, и эти советы помогут сделать событие более ярким, четко организованным и запоминающимся – неважно, деловое оно или развлекательное. Необходимо чувствовать стилистику и атмосферу события, подсказать клиенту выбор блюд и напитков в зависимости от характера мероприятия и состава гостей, подобрать оптимальные рецепты блюд в соответствии с временем года и условиями работы на банкете. Главное в работе «за кулисами» – это слаженная команда кухни, официантов, капитанов и менеджера банкета. Для успешной продажи разнообразных мероприятий в отеле или ресторане необходимо разработать несколько стандартных вариантов меню с разными ценовыми предложениями завтраков, обедов, ужинов, банкетов, фуршетов, кофе-брейков для конференций, два–три предложения по алкогольным и безалкогольным напиткам. Необходимо иметь заранее сформированные пакеты предложений для таких мероприятий, как барбекю, конференции, презентации, юбилеи, свадьбы. 

Итак, пойдем от простого к сложному. Кофе-брейк  – простейшее занятие: кофе, чай, сласти, иногда сок. Более сложные кофе-брейки предполагают сэндвичи, подаваемые к  чаю и кофе. А еще более «модные» и продвинутые кофе-брейки пропагандируют культ здорового питания: энергетические или мюсли-батончики, свежевыжатые соки. Но в Москве столь необычный вариант, в отличие от США, пока не предлагают. Тонкостей в этом вопросе предостаточно. Для вегетарианцев в меню – рыба, овощи. Лето и зима – совершенно разные сезоны. Зимой не предложишь окрошку, а летом – холодец. Стандартный конференц-буфет может состоять из 12 салатов, одного вида супа, рыба, мясо, два гарнира, овощи, четыре вида десертов. Важно учесть, что русские и зарубежные гости имеют разные предпочтения. Иностранцы больше любят фиксированный обед/ужин из 5–6 блюд, подаваемых шаг за шагом. А наши уважают шведский стол или закуски, расставленные на столе с начала трапезы.

Кофе  брейк - формат обслуживания, который предусматривает лёгкое меню и сервировку столов без возможности рассаживания гостей. Во время coffe break гостям предлагается свежая выпечка, бутерброды, а также безалкогольные напитки, кофе, чай. Сoffee break предполагает умеренность, которая не помешает деловому настрою. 

От фуршета  – кофе брейк отличается более  легким ассортиментом закусок и  строгими временными рамками. Поскольку кофейная пауза является сравнительно непродолжительным мероприятием, нет смысла делать меню обширным. Среднестатистический набор экономичного уровня состоит из кофе эспрессо, пакетированного чая, трех видов канапе (крошечные бутерброды на один укус), двух типов пирожков или печенья, двух вариантов пирожных, сока и минеральной воды. Из горячих закусок могут подаваться сендвичи и жульены.

Напитки – важная часть меню кофе-брейка. Минимальный набор – кофе и  чай, поскольку всегда найдутся те, кто не употребляет кофеин. По приблизительной  статистике, около 70 процентов гостей в деловых перерывах предпочитают кофе и около 30 – чай, хотя вкусы отдельных групп могут расходиться в зависимости от возраста, статуса, национальных традиций.

Кофе  готовится американский, так как  он предполагает большие объемы. Растворимый  напиток уже не подается практически  нигде, если организацией мероприятия заняты профессионалы. Чай можно предложить пакетированный, он должен быть как минимум двух видов – черный и зеленый. Уместно и незатратно разнообразить ассортимент чая дорогими и интересными сортами. Изысканный вариант кофе-брейка иногда включает в себя и другие напитки – какао, горячий шоколад. Рядом выставляют сахар( в профессиональном варианте – пакетированный, а не рафинад), тоноко нарезанный лимон, молоко и сливки. Обязательно наличие питьевой воды с газом и без, желательно – пакетированных соков.

Закуски и кондитерские изделия на кофе –  брейке не должны быть сложными. Изначально европейский характер формата предполагает его деловой настрой, а значит умеренность. Традиционно в кофейной паузе подают печенье, желательно хотя бы двух видов: более сладкое, с начинкой, и пресное – галеты, крекеры или хрустящие хлебцы. Гармоничным дополнением к кофе будут сырная тарелка и орехи. В России в меню кофе-брейка встречаются рыбные закуски, что может удивить иностранцев: все-таки соленая и копченая рыба обладает специфическим запахом.

 Строгость  ассортимента не означает однообразия  и не отменяет обязанности  позаботиться о вкусах гостей. Отели, где регулярно проходят  деловые мероприятия, предоставляют  большой выбор сет-меню для  кофейных пауз. Например, в «Холидей Инн Сокольники» помимо стандартного приветственного набора Welcome предполагатся: кофе с датской выпечкой, французский кофе – брейк с птифурами, американский – с сэндвичами, русский – с пирожками, а также кофе – брейк «Здоровье» с полезными и энергетически богатыми блюдами (сыром, орехами, сухофруктами, шоколадом), который обычно выбирают спортсмены.

Кофе  – брейк не предусматривает спиртных напитков. Мероприятие, где к закускам подают различные виды алкоголя, автоматически превращается в фуршет.

Ценовая планка кофе – брейка, как правило, невысока – от 400 до 800 рублей в расчете  на одного гостя. Кофейная паузаVIP – уровня ограничивается максимальным бюджетом в 1 тысячу рублей на персону, предполагая небольшой набор деликатесных закусок и подачу высококачественных сортов чая и кофе.

В зависимости  от статуса мероприятия кофе-брейк  может быть сервирован совсем просто и элегантно. Но в любом случае деловая обстановка не допускает броских украшений и чрезмерно ярких цветов в оформлении основной линии и гостевых столиков.

 Одна  из разновидностей кофе-брейка  — это бранч, или поздний  завтрак. Этот вид приема предполагает  более расширенный ассортимент  закусок, во время бранча сервируются  и горячие закуски, разделенные  на удобные мини-порции.

При составлении  меню также учитывается общая  продолжительность мероприятия. Если мероприятие длится не больше трех часов в первой половине дня, то в  кофе-брейк мы рекомендуем подавать кофе, минеральную воду, чай, соки, бутерброды, выпечку и сэндвичи. Если же мероприятие длится в течение всего дня, то лучше утром сделать кофе-брейк, а ближе к полудню организовать ланч для всех участников встречи. Меню такого ланча обычно состоит из холодной закуски, горячего блюда и десерта. А потом во второй половине дня мы снова советуем устроить небольшой кофе-брейк. 

Кроме того, необходимо обратить внимание и  на сезонность. Так, летом следует  увеличить количество напитков и  свежих фруктов, а зимой – предпочесть  калорийные блюда. Отнеситесь внимательно  и к этническому составу участников, что позволит Вам избежать недоразумений во время кофе-брейка. 

1.4. Роль менеджера  в организации  и проведении кофе-брейков.

Структурное подразделение (службу, отдел) питания  и напитков гостиницы возглавляет  даректор службы питания и наптков. Он подчиняется генеральному менеджеру и несет ответственность за эффективность работы следующих напрвлений:

    кухня/ буфеты/ банкеты;

    ресторан/ обслуживание в номерах/  мини-бары;

    комнаты отдыха/ бары/ уборка и  мойка посуды;

Требования, предьявляемые к руководителю такого ранга, обычно включает не только его профессиональную подготовку, но и наличие особых свойств характера, знаний, умений и опыта, без которых обязанности руководителя такого подразделения просто навозможно.

Кухня находится в ведении шеф-повара, который подчиняется директору службы питания и напитков и отвечает за качество приготовляемой пищи и за эффективность деятелности кухни. Шеф - повар должен стремиться к тому, чтобу не только удовлетворят, но и превзойти требования клиентов к качеству, количеству пищи и ее сервировке. Горячие блюда должны подаваться горячими, холодные закуски - холодными. Шеф - повар управляет кухней в соответствии с политикой компании и старается достичь запланированных финансовых результатов.

История человеческой цивилизации была бы куда беднее, не будь у людей традиции собираться по разным поводам, чтобы "преломить хлеб" в приятной компании. Сначала это называлось пиром, потом банкетом, но суть мероприятия одна и та же - хозяин показывет свое уважение гостям, приглашая их, а они - свое уважение хозяину, принимая приглашение. Естественно, богатые люди всегда изощряются друг перед другм в хлебосолстве. В наши дни массовые мероприятия с едой и спиртными напитками могут организовываться по самым разным поводам и проводиться и проводиться на самых разных уровнях.

Конечно, обслуживание массовых мероприятий  не ограничивается банкетами. Банкет обычно устраивается в связи с каким - либо событием. Более широкое понятие - массовое мероприятие. Оно может  быть организовано по какому - то поводу, а порой и без всякого повода.

Руководитель  отдела обслуживания массовых мероприятий  подчиняется непосредственно директору  службы питания и напитков и отвечает за обслуживание банкетов, совещаний, выставок и прочих массовых мероприятий. Одна из его важнейших задач - превзойти ожидания клиентови одновременно принести своей гостинице прибыль. Руководитель отдела работет в тесном сотрудничестве с офисом главного администратора, поскольку для размещения участников мероприятия требуются гостиничные номера. Необходимы также рабочие контаткты с кухней. Шеф - повар предлагает меню, директор рассматривает его с точки зрения приемлемости для клиентов и наличия сервисных возможностей.

Менеджер  отдела обслуживания массовых мероприятий  должен:

1) Организовывать  обслуживание конференций, банкетов, и прочих, масоовых мероприятий;

2)  Руководить  командой своих подчиненных;

3)  Планировать  работу отдела, ставя перед служащими  очередные цели и задачи, а  такжеучитывать их предложения;

4) Устанавливать план по продажам и расходам как отдела в целом, так и для отдельных служащих в частности;

5)   Устанавливать стандарты высокого  уровня обслуживания и поддерживат  их;

6)   Обеспечивать номальную работу  отдела;

7) Хорошо  разбираться в винах, блюдах  и сервисе, т.е. товарах и услугах, предлагаемых отделом, и творчески подходит к обслуживанию гостей;

8) Знат  что любят и чего не любят  представители разных этнических  общин, особенно еврейской, арабской  и европейской;

Руководитель  отдела обслуживания массовых мероприятий должен много знать и уметь. Руководить подобным отделом и сложно и ответственно: здес высокие рабочие темпы и необходимость быть всегда в поиске. Выполнять перечисленные требования можно, только имея сложившуюся клиентуру, зная заранее о всех готовыщихся выставках, ярмарках, конференциях, постоянно поддерживая связи с различными фирмами, концернами, ассоциациями, а также образовательными, религиозными, общественными, военными и студенческими организациями. Без этих знаний и связей функции руководителя отдела массовых мероприятий успешно выполнять невозможно.

Заказ на проведение массового мероприятия  оформляется отдельно и содержит гавную инфрмацию о том, что и  когда должно происходить, т.е. памятку  и для клиентов, и для обслуживающего персонала.

Заказ составляется на основании переписки  с клиентом, а также во время  личных встреч, на которых обговаривали детали. Там оговариваются все  основные пункты мероприятия: организация  встречи гостей, время подачи еды, меню и др.особенности обслуживания. Все эти детали клиент должен подтвердить менеджеру или руководителю отдела. Обычно клиенту высылаются две копии заказа, одна из котрых предназначена для клиента, вторую он подписывает и возвращает устроителям банкета.

Менеджер  по обслуживанию массового мероприятия отвечает за обслуживание, качество которго должно даже превышать ожидания клиента. С того самого момента как директор отдела или его заместитель представил его клиенту, менеджер принимает подготовку мероприятия на себя. Учитывая, сто данное мероприятие - не единственная забота менеджера, работа по его обеспчению может оказатся весьма непростой. Успех зависит прежде всего от того, насколько хорошо все операции синхронизированы и насколько четко налажено материально - техническое обеспечение его указаний. Часто между окончанием совещания одной группы гостей и началом приема другой, проходит всего несколько минут.

Менеджер  должен вызывать к себе уважение гостей и в то же время быть прекрасным организатором и руководителем  для своих подчиненных. Он должен быть сильной личностью и прирожденным лидером, иначе ему просто не справиться со всеми своими служебными обязанностями:

 руководить  обслуживанием всех массовых  мероприятий;

 следит  за работой оформителей помещения,  где будет проходить конкретное  мероприятие;

 составлять  график работы старших официантов  и утверждать бригады, ответственные  за каждое конкретное мероприятие;

 согласовывать  с шеф - поваром по банкетам  меню и процедуры обслуживания;

 удостоверится,  что клиент удовлетворен расстановкой  стульев и столов, едой   напитками и сервисом;

 проверить  список уточнений, сделанных в  последнюю минуту;

 подават  клиенту счет сразу же по  окончании мероприятия;

 строго  следовать процедурам, принятым  в данной гостинице для отдела  обслуживания массовых мероприятий, включая меры по противопожарной безопасности и недопущению чрезмерного употребления спиртных напитков, участниками мероприятия;