Организация использования архивных документов в архивах

Министерство общего и профессионального  образования свердловской области

Красноуральский филиал

Государственное бюджетное образовательное  учреждение

среднего профессионального образования

Свердловской области

«Нижнетагильский государственный  профессиональный колледж имени Н.А.Демидова»

 

 

 

 

 

Комплексная курсовая работа

 

Тема «Организация использования  архивных документов в архивах»

по дисциплине «Архивоведение» 

 

 

                                                   Исполнитель:

                                                                                     Мещерякова Татьяна Алексеевна,

                                                           студентка группы

                                                                           дневного отделения ДОУ31

_______ _________________________

                                                                                              дата                                  подпись 

                                                                  

 

 

                                                                     Научный руководитель:

                                                                            Стукова Нелли Михайловна 

 

                                                                                           ___________  ___________________

                                                                                                   дата                                подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Красноуральск 2013 г

Содержание

 

Введение …………………………………………………………………………....3

Глава  1. История использования  архивных документов……………………..…6

1.1.Организация использования  архивных документов в дореволюционный  период………………………………………………………………………...……..6

1.2. Использование архивных документов в советский период……………..….9

1.3. Использование архивных  документов в постсоветский период ................13

Глава 2. Анализ форм использования  архивных документов………...………17

2.1. Исполнение запросов………………………………………………………..17

2.2. Представление документов пользователям для исследования в читальном зале……………………………………………………………………….………..23

2.3. Экспонирование документов на  выставках ……………………………….25

2.4. Организация информационных  мероприятий……………………………..26

2.5. Выдача подлинных документов  и дел во временное пользование……………………………………………………………….……...26

2.6. Публикационная деятельность  архива…………………………………….28

2.7. Типы, виды и формы публикаций  документов……………………………29

Заключение ………………………………………………………………………30

Список литературы…………………………………………………………...….33

Приложения ……………………………………………………………………...35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность  исследования заключается в том, что деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.

Каждому человеку хотя бы один раз в течении своей жизни  приходится составлять документы, а  работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Архивоведение – это  комплексная дисциплина, изучающая все аспекты архивного дела. В ее состав входит целый ряд  специальных дисциплин: теория и методика архивоведения, история и организация архивного дела, археография, архивное право, архивный менеджмент, архивная статистика, автоматизированные архивные технологии [2:4]. 

Реформы в архивном деле, направленные на сохранение архивных богатств, на более эффективное их использование, задумывались еще в  первой половине ХIХ века, попытки их проведения в жизнь наблюдались на протяжении всего ХIХ века и начало ХХ - го. Реформы архивного дела в первые годы советской власти вскоре были фактически дезавуированы. Только в конце ХХ– го века начинается – хоть и не всегда последовательное,- реформирование всего отечественного архивного дела. Современные российские архивы являются научно-исследовательскими учреждениями, не уступающих по собранием хранимых в них ценнейших документов, по уровню подготовки сотрудников, по ряду других критериев архивам других развитых стран [10:3].

Организация использования  архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам ретроспективной документной информации.

Постоянное информирование государственных и общественных организаций об архивных документов по актуальным проблемам политического и экономического развития страны, по вопросам науки и культуры, предоставление документов исследователям в читальных залах архивов, выдача копий документов, организация документальных выставок, публикации в печати, привлечение материалов для подготовки кинофильмов, теле- и радиопередач, исполнение запросов учреждений и граждан социально-правового характера, подготовка сборников документов — вот далеко не полный перечень форм использования архивных документов в деле удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Таким образом,  все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного Фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

Целью  курсовой работы является полная и объективная характеристика направлений использования архивных документов.

Задачи:

- изучить теоритические  основы использования архивных  документов, а так же состояние отечественного законодательства в области организации использования архивных документов;

- охарактиризовать формы использования архивных документов;

- исследовать специфику использования архивных документов;

- определить значимость  всестороннего использования документального богатства нашей страны.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. История использования  архивных документов

1. Организация использования архивных документов в дореволюционный период.

 

Изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещений и утрат материалов, т.е. формирование «архивного наследия», его состав, размещение, организацию.

Поскольку история становления архивов тесно связана с исторической наукой, периодизация возникновения архивохранилищ пересекается с этапами становления и развития государственности [1:9].

Письменные документы в Древнерусском  государстве были распространенным явлением. Многочисленные находки надписей на пряслицах, сапожных колодках, а  также берестяные грамоты XI-XII вв. являются подтверждением широкого распространения  грамотности. В результате деятельности великокняжеского двора и таких должностных лиц, как «печатник» (хранитель княжеской печати), «металник» (исполнял обязанности секретаря на суде) и «писец», возникали документы, отлагавшиеся в казне. На местах административные и судебные функции выполняли «посадники». В процессе их деятельности также отлагались документы. В городах архивы помещались в храмах. Большие комплексы документов складывались в церковных учреждениях и монастырях.

Документы имели большое  политическое значение, в них фиксировались феодальные отношения, взаимодействие с другими странами,

заключались торговые и мирные договора. Борьба между феодальными княжествами  тоже приводила к заключению договоров, которые фиксировались в грамотах. Документально оформлялось приглашение князей на княжение, в грамотах излагались условия, на которых тот или иной князь приглашался [2:9].

Период феодальной раздробленности XII-XIII вв. на Руси ознаменован рассветом летописных традиций отдельных княжеских уделов (земель). В архивах русских княжеств можно найти такие документы, как междукняжеские договоры, многочисленные протоколы, приговоры княжеских судов, а так же жалованные грамоты в которых фиксировались захваты князьями общинных земель  [18:6].

Большое количество письменных источниках отлагалось в церквах и монастырях, которые являлись крупными феодалами. Делопроизводство в церковных учреждениях и монастырях вели «диаки». С XVI века так стали называть лиц ведущих письменное делопроизводство и руководящих канцилярией.

Письменные документы в этот период являлись средством укрепления феодального землевладения, использовались в междукняжеских и внешних сношениях [2:10].

С конца 90-х гг. XV в. документы изымаются из государственной Казны и передаются в отдельный государственный архив, история деятельности которого приходится в основном на период существования Русского централизованного государства.

В XVI в. происходит укрепление государства, которое сформировалось в форме монархии с сильной верховной властью [1:13].

В начале XVII в. в результате польско-литовской и шведской интервенций церковным архивам был нанесен серьезный урон. Поэтому судить об их былом составе в наши дни можно лишь по сохранившимся описям и копийным книгам (копии с наиболее важных документов). Кроме того, в архивах церквей и монастырей хранились документы светских феодалов, подтверждавшие их права на владение землей, крестьянами и другим имуществом [1:14].

В XVIII в. стала проводиться работа по собиранию исторических документов. Важно отметить, что в результате петровских реформ государственного аппарата архивы были отделены от канцелярий учреждений и стали самостоятельными структурными подразделениями. Юридически это было закреплено в Генеральном регламенте 1720 г., по которому предусматривалась обязательная сдача учреждениями документов в архивы по истечении определенного срока.

Подобная ситуация существовала до 70-х гг. XVIII в., когда в результате реформы государственного аппарата (1775—1785), проведенной в царствование Екатерины II (1762-1796), количество местных учреждений и соответственно архивов при них возросло [1:17].

В конце XVIII в. и особенно в первой половине XIX в. в России проявляется кризис феодально-крепостнических отношений, в недрах которых зарождались элементы капиталистического уклада.

В начале XIX в. правительство Александра I (1801 —1825) было вынуждено под давлением объективных обстоятельств приступить к модернизации страны. В этой связи был проведен ряд реформ государственного управления.

Коренным изменениям подвергся центральный аппарат власти. Вместо коллегий вводились министерства, в которых министр являлся единоличным руководителем и подчинялся непосредственно императору. Министерства имели подчиненные им учреждения на местах. Это позволило лучше организовать руководство той или иной отраслью государственного управления[1:19].

В годы Первой мировой войны (1914—1918) многие архивы понесли существенные потери, так как не были своевременно эвакуированы; сократились и без того малые ассигнования на нужды архивного дела в стране.

После свержения монархии в марте 1917 г. были предприняты попытки чиновниками государственного аппарата уничтожить документы, компрометирующие действия властей. Наибольший ущерб был нанесен архивам полицейских охранных отделений, судов. Уничтожались важные документы, и в первую очередь — агентурные [1:22].

Таким образом, хотя в дореволюционной России и сложилась значительная сеть архивов, над ними не было единого руководящего органа, все они находились в подчинении различных ведомств. Дореволюционная Россия была одним из немногих европейских государств, в котором не произошла централизация архивного дела, хотя подобные проекты предлагались правительству учеными.

 

2. Использование архивных документов в советский период.

 

В советской литературе начало коренных преобразований в архивном деле связывали с Октябрьской революцией и последовавшими Декретами об архивах и архивном деле. Однако работы современные отечественные исследования по истории архивного дела показали, что изменения в архивном деле произошли раньше, а проекты архивной реформы, как было показано выше, появлялись уже с начала XIX века. Сутью всех предложений об архивной реформе уже тогда было требование централизации архивов, подготовки квалифицированных архивных кадров.

К 1917 году архивисты и историки единодушно выступали за необходимость архивных реформ. В это период свой проект архивной реформы предложил военный архивист Ф.А.Ниневе. 18 марта 1917 года Ниневе направил Временному правительству “Записку об организации архивов в России” и написал соответствующее письмо в Государственную Думу. Он предлагал централизацию, концентрацию архивов Морского, Военного и других министерств. Однако эта реформа также не была реализована [10:112].

2 апреля 1918 г. был создан Центральный комитет по управлению архивами. На него была возложена функция по временному управлению архивами, а также поставлена задача по разработке нормативного документа о реорганизации архивного дела в стране.

Буквально через несколько месяцев, 1 июня 1918 г., Совет Народных Комиссаров РСФСР принял Декрет о реорганизации и централизации архивного дела в Российской Социалистической федеративной Советской Республике, который многие десятилетия был основополагающим законодательным актом в организации архивного дела в СССР [1:25].

В ленинских декретах об архивах и архивном деле содержался ряд очень важных положений: 1 - все архивное дело в стране (в центре и на местах) централизовывалось, теперь все архивные документы и архивные фонды принадлежали государству и составляли Единый Государственный архивный фонд РСФСР (ЕГАФ РСФСР); все архивы правительственных учреждений ликвидировались как ведомственные учреждения; 2 - в целях научного использования архивных документов архивы освобождались от ведомственного контроля: теперь ведомства не могли произвольно распоряжаться своими архивами, их делами и документами; 3 - частные архивы умерших деятелей отечественной науки и культуры, переданные на хранение в библиотеки и музеи тоже становились собственностью государства. В целом декреты стали важным шагом на пути архивной реформы и создания условий для научного использования документов, они провозглашали принцип гласности в пользовании исследователей архивными документами [10:117].

В марте 1925 года состоялся I съезд архивных работников РСФСР, на котором были приняты постановления об издании правил публикации документов, правил составления архивных справочников и указателей, организации картотек фондов.

Вторая конференция архивных работников РСФСР, состоявшаяся 11 января 1927 года, признала успешной деятельность архивных учреждений по выполнению решений I съезда. За два года были собраны основные фонды дореволюционного прошлого в государственные архивы, началась планомерная передача в архивы документов действующих учреждений, увеличилось количество справок, выдаваемых архивными учреждениями в соответствии с запросами, усилилась роль архивов в исследовательской деятельности [2:31].

Передача Главному Архивному  управлению НКВД СССР в 1938 г. руководства  всеми направлениями архивного  дела создала условия для жестко централизованного управления архивной сферой. Многочисленные документы и даже целые фонды стали недоступны для научного и практического использования.

В годы войны главной задачей  архивистов стали спасение документов, их эвакуация, реэвакуация, использование материалов для решения народнохозяйственных задач в интересах победы. Архивы предоставляли плановым и хозяйственным учреждениям страны ценные чертежи, планы и др. материалы, позволявшие сократить сроки изыскательских работ и строительства важных промышленных объектов [2:35].

Развитие архивного дела СССР в 1940-е гг. было предопределено Великой Отечественной войной 1941 —1945 гг. На первый план вышли проблемы физического сохранения документального наследия страны: эвакуация, реэвакуация и последующая за этим первичная научно-техническая обработка, розыск и возвращение документов, вывезенных оккупантами.

С конца 1940-х - начала 1950-х гг. XX в. начинается активное выявление документов для использования их в народнохозяйственных целях: при восстановлении разрушенных предприятий, шахт, коммуникаций, электростанций, памятников архитектуры, при поиске полезных ископаемых и т. п. (Подробнее об использовании архивных документов см. в соответствующем разделе.)

После XX съезда партии в 1956 г. изменилась внутриполитическая ситуация в стране. Произошли преобразования и в управлении архивным делом. Важной вехой стало принятие в 1958 г. постановления Совета Министров СССР «Об утверждении положения о Государственном архивном фонде СССР и сети центральных государственных архивов СССР». В состав ГАФ были включены новые категории материалов (документы учреждений и предприятий, образованных немецко-фашистскими и другими оккупационными властями в период Великой Отечественной войны на временно захваченной территории СССР), а также материалы всех органов власти, управления и негосударственных объединений, существовавших на территории СССР до установления советской власти (в Прибалтике, Западной Украине, Западной Белоруссии, Северной Буковине и др.) [1:30].

 Таким образом,  документы Государственного архивного фонда СССР широко использовались при решении крупных политических, народно-хозяйственных, научных и социально-культурных проблем, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Читальные залы архивов ежегодно предоставляли документы более 40 тыс. исследователей – ученым, инженерам, преподавателям, журналистам, деятелям литературы и искусства.

Важное место принадлежало архивным документам в арсенале средств  идеологической работы. Выступая в  качестве активных организаторов использования документов, расширяя культурно-просветительскую и организационно-пропагандистскую работу, архивы постоянно совершенствовали её формы и методы.

Велика роль средств массовой информации в деле популяризации  архивных материалов. Широта аудитории и эмоциональное восприятие информации позволяют расширить границы знаний исторических событий в жизни нашей страны, заложенных в документальных источниках.

Большое значение архивы придавали  письмам и заявлениям трудящихся, непосредственно связанным с удовлетворением их законных прав и интересов. Без этой работы немыслима реализация конституционных прав советских граждан на пенсионное обеспечение, улучшение условий жизни.

 

 

 

 

3. Использование архивных документов в постсоветский период.

 

После распада СССР и создания Содружества Независимых Государств (СНГ) 6 июля 1992 г. главами СНГ было подписано Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего СССР. По этому Соглашению стороны, исходя из принципа целостности и неделимости фондов, образовавшихся в результате деятельности высших государственных структур и хранящихся в государственных архивах, которые находятся за пределами их территорий, не претендуют на право владения этими комплексами документов. Стороны взаимно признают осуществленный в соответствии с их национальным законодательством переход под юрисдикцию государственных и других архивов союзного уровня, включая находящиеся на их территории государственные отраслевые архивные фонды бывшего СССР [1:34].

В соответствии с Соглашением о правопреемстве центральные государственные архивы бывшего СССР перешли под юрисдикцию Российской Федерации в ведение Государственной (Федеральной) архивной службы России.

В табл. 1 приводится перечень федеральных архивов, а также центральных архивов КПСС и ВЛКСМ на территории Российской  Федерации, оставшихся в наследство от СССР.

Таблица 1

№ п/п	Центральные государственные архивы СССР по Положению о Государственном архивном фонде СССР от 4 апреля 1980 г.	Федеральные архивы по Положению о Комитете по делам архивов РФ и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации от 24 июня 1992 г.	Федеральные архивы по Постановлению правительства РФ «О федеральных государственных архивах» от 15 марта 1999 г.
1	Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР) г. Москва	Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) г. Москва	Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) г. Москва
2	Центральный государственный архив древних актов (ЦГАДА СССР) г. Москва	Российский государственный архив древних актов (РГАДА) г. Москва	Российский государственный архив древних актов (РГАДА) г. Москва
3	Центральный государственный исторический архив (ЦГИА СССР) г. Ленинград	Российский государственный исторический архив (РГИА) г. Санкт-Петербург	Российский государственный исторический архив (РГИА) г. Санкт-Петербург
4	Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА СССР) г. Москва	Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) г. Москва	Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) г. Москва
5	Центральный государственный архив Военно-Морского Флота СССР (ЦГАВМФ СССР) г. Ленинград	Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) г. Санкт-Петербург	Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) г. Санкт-Петербург
6	Центральный государственный архив народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР) г. Москва	Российский государственный архив экономики (РГАЭ) г. Москва	Российский государственный архив экономики (РГАЭ) г. Москва
7	Центральный государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР) г. Москва	Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва	Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва
8	Центральный государственный архив Советской Армии (ЦГАСА СССР) г. Москва	Российский государственный военный архив (РГВА) г. Москва	Российский государственный военный архив (РГВА) г. Москва (к РГВА присоединен ЦХИДК)
9	Центральный государственный архив РСФСР Дальнего Востока (ЦГА РСФСР)* г. Владивосток	Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) г. Владивосток	Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) г. Владивосток
10	Центральный государственный архив научно-технической документации (ЦГАНТД СССР) в г. Куйбышеве с филиалом в г. Москве	Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г. Самаре с филиалом в г. Москве	Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г.Москве с филиалом в г. Самаре
11	Центральный государственный архив звукозаписей СССР(ЦГАЗ СССР) г. Москва	Российский государственный архив фонодокументов(РГАФД) г. Москва	Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД) г. Москва
12	Центральный государственный архив СССР (ЦГА СССР) -«Особый архив»* г. Москва	Центр хранения историко-документальных коллекций (ЦХИДК) г. Москва	Присоединен к Российскому государственному военному архиву (РГВА) г. Москва
13	Центральный государственный архив страхового фонда документов Государственного архивного фонда СССР (ЦГАСФ СССР)*	Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ)	Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ)
14	Научно-исследовательский центр космической документации СССР (НИЦКД СССР)* г. Москва	Российский научно-исследовательский центр космической документации (РНИЦКД) г. Москва	В составе Российского государственного научно-технического архива (РГНТА)
15	Центральный государственный архив кинофотодокументов СССР (ЦГАКФД СССР) г. Красногорск Московской обл. + Центральный государственный архив кинофотодокументов PC ФСР* г. Владимир	Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) в г. Красногорске Московской обл. с филиалом в г. Владимире	Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) в г. Красногорске Московской обл.
16	Центральный партийный архив Института истории и теории социализма (ЦПАИИТС)* г. Москва	Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) г. Москва	Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) г. Москва
17	Архив ЦК ВЛКСМ* г. Москва	Центр хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО) г. Москва	Присоединен к Российскому государственному архиву социально-политической истории (РГАСПИ) г. Москва
18	Архив общего отдела ЦК КПСС* г. Москва	Центр хранения современной документации (ЦХСД) г. Москва	Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) г. Москва

 

* Архив в Положении о ГАФ не указан. [1:35].

 

В 1998 г. Правительством РФ было принято постановление «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России», законодательно оформившее ее место и роль в системе государственных учреждений Российской Федерации.

Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ.

В систему Росархива входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Федеральной архивной службе, а также органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и подчиненные им учреждения. Нынешний высокий статус архивной службы страны позволяет надеяться на качественное и быстрое развитие архивной сферы. В силу уникальности своей истории Россия сконцентрировала в архивах ценнейшие исторические источники, в том числе и по истории других стран. Их всестороннее использование имеет огромное политическое, экономическое, научное и культурное значение. Архивы являются национальным богатством любой страны, основной составляющей социальной памяти общества, позволяющей проникнуть в тайны прошлого для лучшего понимания настоящего и прогнозирования будущего[1:37].

Таким образом, в настоящее время деятельность Архивного фонда Российской Федерации на федеральном уровне регламентируется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации (в редакциях указов от 1 апреля 1996 г. № 3460, от 1 декабря 1998 г. № 1447, от 11 ноября 2003 г. № 1365), постановлением Правительства Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 290 «О Федеральном архивном агентстве» и Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ форм использования архивных документов

2.1. Исполнение запросов.

 

Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

- выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- публикация документов;

- информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий) [1:165].

Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, отличаются мало.

Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.

Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах[1:166].

Архив организует прием  и рассмотрение запросов граждан  в установленном законодательством порядке.

Исполнение запросов в архиве организуется при наличии  в запросе названия организации (для граждан — фамилии, имени  и отчества), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок  запрашиваемой информации. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

Архив осуществляет прием  граждан в приемных и столах справок. Учет граждан, лично обратившихся в архив, ведется в специальном журнале (приложение А). Прием проводится в установленные дни и часы. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

Существуют следующие виды запросов:

- тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);