Организация процессов

     Содержание

     Введение

     Все организации развиваются в соответствии с определенными законами и принципами: организации, являясь сложными  системами,  состоят  из  отдельных  элементов,  звеньев,  подсистем.  и вырабатывает  стратегию  и  тактику  своего  поведения, имеет  свои  цели  и  интересы.

     Внутри  организации существуют функциональные подразделения  с  налаженным  взаимодействием.  В ней создается определенный социальный  микроклимат,  регулируемый  системой  управления  организацией. Иными словами, можно сказать, что все организации возникают и функционируют в условиях неких законов и принципов, общих для всех организаций. Рациональный подход к управлению организацией, соблюдение ее принципов являются основой  создания всех необходимых условий для корректной работы  и обеспечивают качественное и своевременное выполнение поставленных перед коллективом целей и задач.

     Следует отметить, что принципы организации трансформировались на протяжении всего времени становления теории организации. Основные же принципы актуальны и на сегодняшний день.

     Цель  данной работы – рассмотреть принципы теории организации.

     Для достижения цели следует решить задачи:

     1.Определить  модели организационных систем,

     2. Рассмотреть содержание принципов организации,

     3.Описать принципы организации, характерные для жизнедеятельности организации на современном этапе,

     4.Дать оценку реализации принципов организации на конкретном примере.

     В процессе подготовки использовалась учебно – методическая литература, а также  ресурсы Интернет.

     В качестве эмпирической базы использованы данные по СГМУТП «Книга».  

     Глава 1. Методология принципов  современных организаций

     1.1. Понятие организации и модели организационных систем в условиях рыночной экономики  

     Особенность экономических организаций заключается  не только в ограниченности формальных моделей, с помощью которых можно  описать подобные системы, но и в  их способности адаптироваться и быть целеустремленными, противостоять разрушающим (энтропийным) процессам, в изменчивости и непредсказуемости поведения. Принципиальной особенностью организационных систем является наличие в них людей [17, с.110].

     В силу общественного разделения труда организацию можно представить как характеристику социально-экономической общности. В этом смысле, по словам К. Эрроу, саму рыночную экономику можно рассматривать как большую организацию с характерной для нее децентрализацией решений и преобладанием рыночного механизма координации [4, с.35].

     С точки зрения принципа дополнительности организация есть экономическая  форма, дополнительная по отношению  к рынку, в силу чего рыночная экономика  представляет собой сосуществование  двух различных механизмов управления: организации и рынка.

     Экономисты  с мировым именем определяют организацию  и как совокупность средств, предназначенных  для измерения производительности и вознаграждения, и как группу людей, сознательно объединившихся, чтобы реализовать интересы группы [11, с.182]. Общим для выдвигаемых определений экономической организации является специфическая процедура координации, успешно осуществляемая в условиях, когда рыночные механизмы становятся непригодными в целом или частично.

     В современной экономической литературе рынок предстает главным образом как институт особого рода, обеспечивающий реализацию механизма передачи прав собственности. Свойство же организации, обеспечивающее во многих случаях ее превосходство над рынком, – это гибкая способность изменять внутренние правила игры, зачастую в предельно сжатые сроки.

     Институт, которым является организация, как  пишет профессор Парижского университета К. Менар, характеризуется тем, что  он реагирует на структурные ограничения, порождая новые ограничения, а рынок  – тем, что он содержит механизмы выбора, реализованного под принуждением, причем принуждение (ограничение) носит преимущественно конъюнктурный характер.

     Таким образом, понятие «организация» предстает на стыке этих двух определений. Приноравливаясь к ограничениям, порожденным институциональной средой, она может или изменить их, или приспособиться к ним. В той мере, в какой организация обладает властью рынка (какой бы малой и локально действующей та ни была), она обладает и властью над институтами. Параллельно с этим организация характеризуется созданием внутренних ограничений: она представляет собой всегда институционализацию экономических отношений между агентами посредством выбранной иерархической структуры, стимулирующих механизмов, правил внутренних изменений и т. д.

     Потребность в организации объясняется существованием трансакционных издержек, под которыми понимаются издержки, связанные с использованием рынка при размещении ресурсов и передачей прав собственности.

     Организация превосходит рынок в том случае, если требуется детализация процедур. Система цен, выполняющая в рыночной экономике информационную функцию, в процессе своего функционирования порождает помехи, которые понижают степень точности сигналов-цен. Манипулирование огромным количеством цен ведет к большим издержкам.

     Чем масштабнее рынок, тем более обезличены акты обмена, что ведет к формированию и развитию институциональных механизмов. Экономическая организация посредством  своей деятельности снижает издержки и гарантирует совершение актов  обмена на рынке [8, с.59].

     В ситуации конкуренции агенты рыночных отношений могут вести себя эгоистически, а наведение порядка связано  с дополнительными издержками.

     Поток информации, обрушивающийся на агентов  рынка, не может эффективно восприниматься без упорядочения этого процесса организацией и приведения ее в рациональную форму. Снижает организация и число конфликтов на рынке, которые могут возникнуть в силу рациональности поведения субъектов рыночных отношений. В этом случае организация оказывается способной уменьшить поводы для конфликтов путем использования внутренних процедур (мотивации, обусловленные наличием иерархии, и т. д.).

     Учет  невозможности предсказания и принятия во внимание всех возможных ситуаций, в том числе создаваемых эгоистическими стратегиями (экзогенной и эндогенной неопределенности), подтверждают мысль о важной роли организаций, которые становятся фактором стабилизации рыночной среды, когда агенты рыночных отношений сталкиваются с неопределенностью. И чем выше неопределенность, тем больше преимуществ у организации по сравнению с рынком.

     Таким образом, есть параметры, которые объясняют  причину существования организации  и ее роль по отношению к рынку. Более того, в силу возрастающего  взаимодействия между организацией и обществом растет значение системных целей и ценностей организации. Информационный взрыв, проявляющийся в возросшей сложности управленческих решений, ведет к существенным изменениям внутри организации. Отчасти он связан с переходом от централизации к самостоятельности, бурным развитием технологий, возросшими размерами организации и т. д. Возрастание сложности организации как поведенческой системы предъявляет более высокие требования к квалификации работников и согласованности их деятельности в условиях децентрализации принимаемых решений.

     И. Ансофф более двух десятилетий назад  сделал следующий прогноз относительно будущего организации: она станет человекоемкой  и более, чем когда-либо, будет  зависеть от человеческой фантазии, творчества и инициативы. Сокращение численности  рабочих за счет автоматизации будет компенсировано творческим вкладом главных руководителей, ученых, теоретиков управления и экспертов в области технологии [3, с.177].

     Таблица 1

     Основные  модели организации

     Современная теория организации рассматривает  несколько моделей, содержание которых приведено в табл. 1 и основано на классификации, предложенной профессором А. И. Пригожиным [4, с.91].

     Организация, представленная механической моделью, действует как единый механизм, но она не учитывает мотивацию людей, работающих в организации. Работник рассматривается как механизм по исполнению функций, а сама организация – как инструмент решения задач.

     Общинная  модель функционирования организации  демонстрирует ее как общность людей. Самоуправляющаяся община построена  на принципах взаимных симпатий человека и группы, групповых интересах, групповых нормах поведения, поскольку взаимодействие людей вырабатывает свои специфические связи и определяет стихийную самоорганизацию. В подобных моделях неформальная структура малодоступна управлению, которое в большей степени ориентировано на мотивирование исполнителей.

     Социотехническая  модель организации основана на взаимозависимости  внутригрупповых связей от технологии производства, равно как и на влиянии  на производительность труда отношений  в группе. Данная модель как бы сочетает в себе общинную и техническую составляющую организации, что позволяет оперативно внедрять изменения в организации, поскольку наряду с техническими изменениями предусматриваются и учитываются изменения социальные.

     Системная модель организации позволяет учесть все факторы, которые воздействуют на организацию, однако человек в силу его несистемного поведения вносит искажения и помехи в системную работу организации, что приходится учитывать в других моделях. Эта модель организации ориентирована на упорядоченность как на типичное состояние системы, позволяющую ей поднастраиваться по мере выявления рассогласования и осуществления регулирующих воздействий с помощью обратной связи.

     Органическая  модель организации позволяет через метафоры описывать происходящие процессы (зарождение, рост, стабильное функционирование, болезнь, смерть) и объяснять то или иное поведение организации во внешней среде. Взаимодействие людей и других элементов организации должно носить уравновешенный естественный характер (например, границы формальных и неформальных групп совпадают – так формируются команды, из системы которых состоит вся организация) [15, с.48].

     В основе бюрократической модели организации лежат рационализация поведения человека в коллективе и стандартизация его деятельности. Власть в организации строится на принципах компетентности и рационального ее распределения между работниками организации.

     Естественная  модель свидетельствует о том, что организация объективно функционирует как составная часть всеобщей природы и самоорганизуется в ней сообразно целям своего развития.

     Политическая  модель организации заключается в выработке и согласовании политики ее деятельности, что достигается путем переговоров. В центре жизнедеятельности организации находятся взаимодействия личных и групповых интересов субъектов целеполагания.

     Организация как «дело» имеет свою логику функционирования, которая подчинена исключительно «делу» (например, мафия, партийные организации, религиозные секты и т. п.).

     Приведенные модели, с одной стороны, отражают только отдельные стороны организаций вообще, а с другой – могут сочетаться одновременно в отдельно взятой организации [8, с.74].

     Но  при всей кажущейся заданности, организации  имеют собственную логику развития, направленную на преодоление противоречий между планомерностью и спонтанностью, индивидуальным и общим, разделением и объединением. 

     1.2. Сущность закономерностей и принципов при функционировании   организации

     Организации развиваются не сами по себе, деятельность каждой из них основана на зависимостях, законах и закономерностях [11, с.184]. Зависимость – основа формирования закона, показывающая связь между входным воздействием и результатом его преобразования. Зависимости делятся на объективные (формируется независимо от воли и сознания людей) и субъективные (вырабатываются руководителем или специалистами на какое-то ограниченное время для реализации корпоративных целей). Зависимости могут быть кратковременными (например, зависимость сверхурочной производительности труда от величины оплаты) и долговременными (например, зависимость заработной платы работника от его личной производительности) [13, с.90-96].

     Также зависимости можно разделить  на моральные (связаны с соблюдением  в обществе норм поведения) и аморальные (связаны с обычаями, которые нарушают международные права человека). Иногда зависимости подразделяют на общие и частные, детерминированные и вероятностные.

     Понятие закона вытекает из понятия зависимости. Условия перерастания зависимости  в закон: 1) фиксация зависимости в законодательных документах; 2) приобретение зависимостью статуса общепринятой для большого количества организации; 3) признание и поддержка зависимости учеными. Закон – это устойчивая объективная связь явлений или событий, которая присуща достаточно большому числу организаций и обладает повторяемостью в сходных условиях.

     Социальные  законы определяют отношения между  работниками и группами и проявляются  в процессе их деятельности. В соответствии с социальными законами складываются отношения между организациями и людьми, работающими в этих организациях. В отличие от законов материального мира действие одного и того же социального закона может обладать различной степенью интенсивности в однотипных ситуациях, что вынуждает рассматривать его не как постоянную характеристику, а как некоторую тенденцию, имеющую определенную степень достоверности. Проявление действия законов социальных организаций всегда содержит элемент неопределенности, так как развитие организации связано с деятельностью людей. Типы неопределенностей: неизвестность (для вновь созданной организации изменения в политической ситуации: обвал цен, войны), случайность (факторы, подчиняющиеся социальным законам) и расплывчатость (формулировка закона, допускающая неоднозначность толкования).

     Законы  имеют большое значение для деятельности организации, так как формируют теоретический фундамент теории организации, способствуют переходу от эмпирического подхода к профессиональному, позволяют оценивать возникающие ситуации, позволяют анализировать накопленный опыт, способствуют повышению управленческой культуры в компаниях. Законы, также как и закономерности, можно разделить на объективные (законы организации) и субъективные (законы для организаций) [7, с.121].

     Законы  и закономерности имеют механизм действия (формирование зависимости выходных параметров от входных) и механизм использования (набор правил и норм для работника, реализующего механизм действия). Для эффективной деятельности организации необходимо, чтобы данные механизмы были согласованы между собой.

     В теории организации сформулированы также и принципы, на основе которых осуществляется построение, функционирование и развитие организаций[9, с.211].

     Итак, принцип – оптимальное правило (норма), которое сформулировано людьми и носит объективный характер. Принципы организации являются отражением объективных закономерностей практики управления. Они определяют требования к конкретной системе, структуре и организации. В соответствии с этими требованиями образуются органы управления, устанавливаются взаимоотношения между его уровнями, между организацией и государством, применяются те или иные методы управления.

     С изменениями экономической жизни  меняются и принципы организации. Например, в начале ХХ в. применялись принципы, выработанные Ф. Тейлором и А. Файолем, в настоящее время уделяется внимание социальному аспекту. В соответствии с классификацией А.А. Беляева и Э.М. Короткова их можно подразделить на общие, частные и ситуационные. Э.А. Смирнов выделяет принципы статического и динамического состояния, а также общие принципы организации. Объединяя эти подходы, можно подразделить все принципы на:

     – Общие – для всех организаций  и ситуаций;

     – Частные и ситуационные – характерные  только для определенной сферы или  ситуации в деятельности организации;

     – Динамического или статического состояния, характерные для определенной организации.

     Помимо  этого, в литературе принципы организации  подразделяются на три группы (рис. 1). [12, с.182].

     Рис. 1 – Принципы организации

     Правильно сформированная организация должна отвечать всем признакам. 

     1.3. Характеристика общих и частных принципов  организации

     Рассмотрим  конкретно группы  принципов организации.

     Принцип обратной связи: социально-экономические системы – это открытые и неравновесные системы. Их регулирование возможно по принципу обратной связи. Любая система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем. Между ними имеются разнообразные коммуникационные связи, являющиеся каналами передачи управленческой информации, циркуляция которой позволяет установить соотношение между информацией на входе и выходе управляемой системы. Сопоставление уровней информации дает возможность оценить состояние как управляемой подсистемы в целом, так и отдельных ее элементов. Оценка информации субъектом управления должна быть оперативной и достоверной, чтобы не произошла потеря качества управления [6, с.133].

     Принцип развития (необратимое  направленное изменение  системы): движение неравновесной системы к притягателю устойчивости, которое обеспечивается благодаря отклонениям значений величин от их средних значений на любом из этапов жизненного цикла организации. Различают две формы развития: эволюционную (постепенное количественное и качественное изменение) и революционную (скачкообразный неосознанный переход от одного состояния системы, процесса управления к другому). Существует прогрессивное и регрессивное развитие, которое может вначале охватывать не всю систему, а только какой-либо ее компонент.

     Принцип конкурентности: жизнеспособность организации зависит от степени соревновательных начал, которые выявляют наиболее эффективные пути развития [11, с.92].

     Принцип дополнительности: амбивалентный подход к раскрытию функционирования и развития организаций – это сочетание в организации, с одной стороны, объективных, устойчивых тенденций, равновесных, организованных, прогнозируемых начал; а с другой стороны – случайных, неустойчивых, стихийных, самопроизвольных, вероятностных, непрогнозируемых начал.

     Три принципа соответствия:

     1) целей и ресурсов: ключевые цели, принятые в организации, должны своевременно обеспечиваться ресурсами. Данному принципу соответствует программно-целевая технология процесса производства и разработки решений, условия использования которой следующие: а) штат работников должен составлять 100-2000 чел.; б) время выполнения задания не должно превышать 1 год с момента его выдачи; в) доступность управленческих и производственных ресурсов должна обеспечиваться в срок; г) разделение управленческого и производственного труда должно быть ярко выраженным; д) выпуск серийной и массовой продукции должен осуществляться в течение длительного срока;

     2) распорядительства  и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный (выполняет административную, технологическую или патронажную функцию) и любое количество функциональных руководителей при выполнении конкретной работы;

     3) эффективности производства  и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами [эффект (результат) определяется уменьшением затрат] (рис. 2).

     Рис.2 - Принципы организации

     Принцип оптимального сочетания  централизации и  децентрализации  производства и управления: необходимо, чтобы было найдено наилучшее сочетание объемов административных, технологических и патронажных функций производства и управления. Данный принцип требует вовремя производить объединение или разъединение организаций или подразделений. Внешними сигналами для проведения этой работы является: снижение спроса на товары, рост затрат на управленческий аппарат, рост незапланированных увольнений персонала [13, с.122].

     Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений. Например, ценная информация, проделав долгий путь, может оказаться недостоверной.

     Принцип ритмичности и синхронизации: производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов для обеспечения согласованности производительности труда на различных участках единого технологического процесса. При этом среди производственных подразделений надо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под режим деятельности которого должны подстраиваться другие процессы или подразделения организации. Динамика рыночных отношений требует гибкости в организации бизнес-процессов: что-то временно усилить, кого-то выделить, переориентировать на новые подразделения или процессы [9, с.156].

     Частные и ситуационные принципы организации имеют ограниченное распространение в организациях, они обусловлены складывающейся ситуацией или особым характером деятельности. Их подразделяют на следующие группы: 1) применяемые в различных подсистемах общества (экономической, социальной, политической, семейно-бытовой); 2) применяемые в процессе различных видов организационной деятельности (принципы госслужбы, принципы управления персоналом); 3) управления организацией.

     Например, американский исследователь Д. Коллинз  при формировании команды рекомендует  руководствоваться следующими принципами:

     – «руководство осуществляется при помощи вопросов, а не ответов»;

     – «обсуждаются ошибки, а не обвиняются работники»;

     – «при неудачах руководитель смотрит  в зеркало, а при удачах в окно».

     Принцип приоритета цели: наивысший приоритет имеет цель в системе «цель-задачи-функции-структура-персонал». При создании, реструктуризации или ликвидации организации наиболее хорошо должна быть разработана общая цель и представлена более мелкими целями по областям деятельности (экономическими, организационными, технологическими) или по видам выпускаемой продукции (услугам, товарам, информации). Каждая цель должна быть конкретизирована в виде задач с указанием объемов, сроков, ресурсов. Для их решения формируются функции управления и производства с указанием сложности и схожести. На их базе создается оптимальная организационная структура, которая, в свою очередь, служит основанием для формирования контингента работников организации.

     Принцип приоритета функции  над структурой: наивысший приоритет имеет функция в системе «функция-структура». Руководитель сначала формирует набор необходимых функций, затем в соответствии с ним создает организационную структуру.