Организация рабочего места

Содержание

Введение

Рабочее место является первичной ячейкой, составной частью предприятия, в которой, как правило, представлены все основные элементы производственного процесса. В оптимальной организации рабочего места кроются немалые резервы, так как хорошо организованное рабочее место не только позволяет с меньшими усилиями производить больше продукции, но и способствует сохранению здоровья человека, экономии рабочего времени, расходуемой энергии, формированию мотивированного отношения к труду.

От организации рабочего места во многом зависят результаты работы отдела, службы, участка, цеха, предприятия в целом. Его рациональная организация способствует сокращению затрат рабочего времени, улучшению качества продукции, снижению себестоимости, расхода материалов, энергии и т.п. И, наоборот, на рабочем месте проверяются качество и слаженность работы всех подразделений предприятия, в результате чего рациональность организации рабочего места превращается в показатель организации труда, производства и управления в целом.¹

В связи с этим первостепенное значение приобретают вопросы организации рабочего места с целью повышения эффективности деятельности работника, предприятия, что и определяет актуальность выбранной темы курсовой работы.

Целью данной курсовой работы является проектирование рабочего места менеджера по маркетингу ООО ИСК «ВЫСОТА». В связи с чем в курсовой работе был поставлен и решен ряд задач, а именно:

• изучить организацию рабочего места и ее роль в повышении эффективности деятельности работника, предприятия;
• выполнить анализ рабочего места специалиста информационно-договорного отдела ООО ИСК «ВЫСОТА»;
• спроектировать рабочее место менеджера по маркетингу ООО ИСК «ВЫСОТА».

Объектом исследования в данной курсовой работе выступает ООО «Инвестиционно-строительная компания «ВЫСОТА» (далее ООО ИСК «ВЫСОТА»).

Предметом исследования является рабочее место менеджера по маркетингу ООО ИСК «ВЫСОТА». 

1. Организация  рабочего места и ее роль  в повышении эффективности деятельности  работника, предприятия

1.1. Сущность  и содержание организации рабочего  места

Долгое время конструирование  рабочих мест подчинялось двум правилам:

1. рабочее место создавалось с учетом решения в первую очередь технологических задач. Далее исполнитель подбирался «под задачу». Однако очевидно, что выигрыш за счет более эффективного использования технологических ресурсов приводил к потерям в использовании человеческих ресурсов;
2. рабочее место рассматривали как некое статичное образование, которое длительное время не нуждается в пересмотре и оптимизации. Предполагалось, что необходимость изменения конфигурации самого рабочего места наступает только в случае закупки нового оборудования или, крайне редко, при изменении процессов.

Однако эргономические исследования, накопление знаний по общему и стратегическому управлению, появление  отдельного направления под названием «реинжиниринг организаций» помогли в конечном итоге сформировать современный взгляд на рабочие места. Теперь конфигурация рабочего места во всех ее проявлениях (задействованное оборудование и его расположение, условия труда, чистота и порядок на рабочем месте и др.) рассматриваются как переменные величины, которые должны быть объектом изучения и постоянной оптимизации.²

Для этих целей в современных  организациях внедряются подходы по непрерывной рационализации рабочих мест (табл. 1.1).

Информация о существующих рабочих местах (шаг 2) может быть использована:

1. для проектирования рабочего места (шаг 7) и выбора оптимального сочетания рабочих элементов, обязанностей и задач работника. Спроектированные варианты подвергаются всесторонней проверке с целью выявления и устранения возможных недостатков;
2. для формирования перечня критериев оценки кандидатов на работу в конкретной должности.

Таблица 1.1

Стадии анализа и  конструирования (рационализации) рабочего места

На содержание работы влияют намерения организации и конкретного подразделения, требования к исполнителям, обусловленные поставленной целью, структура организации, процессы и виды деятельности, изменения в технике и окружающей среде. Помимо этого необходимо учитывать те факторы, которые относятся к самому рабочему месту, а именно:

1. процесс внутренней мотивации. Существует теория, согласно которой, если работа предоставляет возможность удовлетворять определенный набор потребностей человека и может являться средством для достижения личных целей (в первую очередь через получение и трату вознаграждения за свой труд), то она приносит удовольствие, а кроме того, при этом достигается эффективная деятельность. Поэтому человек сам создает свою мотивацию, определяя для себя, чем полезна и выгодна для него эта работа;
2. характеристики структуры задачи. Проектирование рабочего места требует объединения рада задач. Сложность конкретного участка является отражением количества и разнообразия заданий, которые необходимо выполнять, различных навыков и видов квалификации, диапазона и масштаба решений. Внутренняя структура каждой задачи включает три компонента: планирование, выполнение и контроль;
3. мотивирующие особенности работы. Ситуация, когда планирование, исполнение и контроль собраны на одном рабочем месте, идеальна. На практике же руководители сосредотачивают в своих руках планирование и контроль, оставляя работникам лишь исполнение. Такой подход существенно снижает возможности формирования привлекательности работы за счет особенностей самой работы;
4. модель характеристик работы. Дж. Хэкман и Г. Олдхэм выдвинули гипотезу, согласно которой удовлетворенность работой зависит от следующих условий: критические психологические состояния, осознанное значение работы, ответственность за нее и знание о реальных результатах деятельности¹. Этот подход базируется на представлениях о системе поощрений: поощрения предоставляются тогда, когда человек знает (знание результатов), что несет ответственность (испытанная ответственность), и продемонстрировал хорошие результаты при решении той задачи, за которую он отвечал (осознанное значение);
5. обеспечение внутренней мотивации. Лоулер различал три особенности, которые необходимы для того, чтобы работа была внутренне мотивирующей:

• обратная связь – работники должны получать содержательную обратную связь по поводу своих показателей работы;

• применение способностей – работа должна представлять работникам возможности для полноценной реализации своих способностей;
• самостоятельный контроль – работники должны ощущать достаточную свободу действий и степень самостоятельности для определения целей, планирования и контроля.³

Под рабочим  местом работника управленческого  труда понимается зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда. ⁴

Организация рабочих  мест этой категории работников включает:

• планировку служебных помещений и размещение в них рабочих мест;
• планировку рабочих мест сотрудников;
• оснащение рабочих мест необходимой мебелью и современной организационной техникой.⁵

Критерием рациональности организации рабочих мест является экономия рабочего времени, создание комфортных условий труда, снижение затрат труда работников.

Планировка помещений и размещение рабочих мест. Рациональная планировка служебных помещений предполагает такое распределение структурных подразделений и размещение в них служебной мебели, которое предотвращает потери времени на лишние перемещения, обеспечивает экономное использование площади и комфортные условия труда.

При планировке служебных  помещений следует руководствоваться следующими правилами:

1. Движение рабочего потока должно быть прямоточным, без лишних возвращений и пересечений.
2. Структурные подразделения и наиболее часто вступающие в деловой контакт работники должны располагаться близко друг от друга.
3. Служебная мебель коллективного пользования должна быть доступна и удобна для пользования всеми сотрудниками данного подразделения.
4. В служебных помещениях не должно находиться ничего лишнего, ненужного для работы.
5. Площадь отдельных рабочих мест должна соответствовать санитарным нормам и специфике выполняемой работы.
6. Подразделения, связанные с большим потоком посетителей (отдел кадров, отдел снабжения и т.п.), целесообразно размещать вблизи входов, лифтов, на первых этажах здания.
7. Рабочие мест сотрудников, связанных с приемом посетителей, следует размещать ближе к входу в служебное помещение.
8. Подразделения, услугами которого пользуются многие подразделения (канцелярия), должны размещаться приблизительно на равном расстоянии от всех отделов.
9. Рабочие столы целесообразно размещать перпендикулярно линии окон, так, чтобы свет падал слева (справа менее рационально, но допустимо, лицом к окну – нерационально, а спиной – недопустимо).
10. Рабочие столы не рекомендуется располагать вблизи отопительных приборов (либо они должны быть закрыты специальными защитными экранами).

В практике устройства и  планировки служебных помещения  различают два вида: кабинетная система планировки и зальная по принципу «большой конторы».⁶

Кабинетная система предполагает размещение работников в отдельных помещениях. В зависимости от количества человек, это могут быть:

1. Отдельные кабинеты для одного или двух работников с комнатой для секретаря.
2. Небольшие служебные помещения для размещения отдела, состоящего из 4-10 чел.
3. Большие комнаты, в которых работают по 10-30 чел.

Наиболее удобными считают  служебные помещения прямоугольной  формы с соотношением сторон 1:1 или 1:1,5 (предельно 1:2) с минимальной высотой 3,25 м и минимальной шириной 2,5-3 м. При двустороннем естественном освещении  наибольшая ширина (глубина) помещений не должна превышать 12-15 м, при одностороннем – 6-7 м. Минимальная площадь одного рабочего места составляет 4 кв. м в соответствии действующими санитарными нормами. Для некоторых профессий эта норма может быть выше – для конструктора 5-6 кв. м, так как это рабочее место оснащено специальным оборудованием. Для руководителей учреждения – 24-55 кв. м, руководителей отдела – 8-24, делопроизводителя – 3-4, машинисток – 4,6-5 кв. м.

Кабинетная система  устройства служебных помещений  не считается в настоящее время (хотя в нашей стране она наиболее распространена) по следующим причинам:

• трудно обеспечивается прямоточность рабочего потока;
• удлиняются маршруты перемещения сотрудников и документальных потоков;
• разбивка помещения на отдельные кабинеты значительно снижает коэффициент полезной площади здания;
• осложняет проблему отопления, освещения, вентиляции;
• затрудняет и удорожает перепланировку.

Зальный принцип устройства помещений предполагает размещение сотрудников аппарата управления в одном большом зале, занимающем, как правило, один этаж и рассчитанном на 1000 чел. Такой зал должен быть оборудован кондиционерами, звукоизоляцией, освещением.

За рубежом даже руководителей, относящихся к высшему уровню, нередко размещают в одном  помещении с подчиненными, отделяя рабочие места передвижными перегородками. При зальном устройстве служебных помещений размещение работников производится только в соответствии с рабочим процессом и потоками движения документов. Группировка работников по технологии выполнения работ может легко перестраиваться в случае необходимости. Стоимость строительства и содержания таких помещений, а также потребная площадь на одного служащего значительно сокращаются. Этот принцип устройства служебных помещений широко распространен за рубежом.

Концепция комбинированного офиса получила свое развитие за рубежом. Эта концепция применима как для зального (открытого) типа устройства служебных помещений, так и для кабинетного (закрытого) типа. Основная идея этой концепции заключается в создании необходимых условий для работы, требующей общения и для уединенной творческой работы. С этой целью открытая планировка помещений дополняется небольшими изолированными помещениями для индивидуальной творческой работы (кабины) и наоборот – в условиях закрытой планировки создаются общие помещения для коллективной работы, выполнение которой невозможно без частого общения.

Планировка рабочих мест работников управленческого труда предполагает такое размещение средств и предметов труда на рабочем месте, которое создает удобные условия для выполнения трудового процесса. Рациональная планировка достигается использованием в размещении параметров рабочей зоны, зоны максимальной и оптимальной досягаемости.

Большое значение при  планировке рабочих мест управленческих работников имеет снижение затрат времени на поиск средств и предметов труда, а также сокращение их физических усилий. Для этого необходимо соблюдать следующие требования:

1. На столе не должно находиться ничего лишнего. Зарубежные консультанты по организации труда советуют использовать принцип «свободного стола» – на его рабочей поверхности находится только одна работа, которая находится в производстве.
2. Все канцелярские принадлежности находятся в специальных приспособлениях, в ящиках с разделителями, что сокращает время для их использования.
3. Средства коммуникационной техники находятся слева или на специальной подставке.
4. Документы располагаются в специальных лотках, позволяющих обрабатывать их в порядке поступления.

Оснащение рабочих мест предполагает наличие необходимых технических средств, средств связи и служебной мебели (оргтехники). Решая проблему выбора оргтехники на рабочих местах необходимо руководствоваться не только спецификой каждого рабочего места, объемом и трудоемкостью работ. Наиболее оптимальный вариант должен учитывать экономичность выполняемых работ. Но кроме экономичности следует также учитывать и издержки на приобретение и эксплуатацию технических средств, на привлечение и обучение персонала.

1.2. Критерии  оценки высокого уровня организации  рабочего места

В зарубежной практике наряду с традиционной системой используются и другие подходы к организации  рабочих мест. Одним из распространенных является японский подход, под названием система 5S⁷.

Система 5S – это система наведения порядка, чистоты и укрепления дисциплины – разработана в Японии и характеризуется пятью словами, которые начинаются с буквы S.

5S – это решимость правильно организовать рабочее место, держать его в чистоте, убирать, сохранять стандартизированные условия и поддерживать дисциплину, которая необходима для того, чтобы работать производительно.

Данная система позволяет  практически без капитальных  затрат не только наводить порядок  на производстве – повышать производительность, сокращать потери, снижать уровень брака и травматизма, но и создавать необходимые стартовые условия для реализации сложных и дорогостоящих производственных и организационных инноваций, обеспечивать их высокую эффективность – в первую очередь за счет радикального изменения сознания работников, их отношения к своему делу.

Пять шагов для поддержания  порядка, обозначенные японскими терминами, заключаются в следующем:

Сэйри (Seiri) – организация, т.е. организация рабочего места – отделение вещей, которые необходимы для работы, от тех, которые не нужны, и поддержание их числа на минимально возможном уровне и в нужном месте;

Сэйтон (Seiton) – аккуратность, т.е. расположение предметов так, чтобы они наилучшим образом отвечали требованиям безопасности, качества и эффективности работы; упорядочение размещения предметов;

Сэйсоо (Seiso) – чистота, т.е. поддержание рабочих зон всеми, от уборщицы до директора, в идеальной чистоте;

Сэйкэцу (Seiketsu) – стандартизация, т.е. постоянное поддержание и повторение установленных выше принципов организации, аккуратности и чистоты, как в отношении персонала, так и в отношении оборудования (стандартизация правил уборки, упорядочения и очистки);

Сицукэ (Sitsuke) – дисциплина, т.е. внедрение ответственности за то, что все должно делаться так, как это должно быть сделано, т. е. создание качественного рабочего места должно стать привычкой (дисциплина, соблюдение всеми работниками предприятия установленных правил поведения и норм общения).⁸

Одним из основных направлений  в теории организации рабочего места, является подход, рассматривающий рабочее место как функциональное. Данный подход применим к организации рабочего места и трудового процесса работников управления.⁹

Функциональное рабочее  место – это совокупность специально подготовленной среды для достижения цели рабочего места, для чего оно  и создано, и работника (специалиста) соответствующей квалификации, способного в данной среде достигать целей рабочего места, или это сочетание среды, в которой функционирует рабочее место, его потенциальных возможностей и работника соответствующей квалификации со своими способностями, а именно: оборудование, оснастка, средства связи и управления, организационные приспособления, документация, деловая информация, материальное обеспечение и т.п.; работник со всеми свойственными ему особенностями, требованиями и нуждами.

Цель рабочего места – это конечный продукт его деятельности или ожидаемый результат его функционирования, который получает работник, выполняя свои функциональные обязанности. Поэтому перед каждым рабочим местом имеется определенная для него цель, технологически взаимоувязанная с целями других рабочих мест в одной системе. Этой цели подчинено все остальное на рабочем месте. Цели функционально объединенных рабочих мест, технологически взаимоувязанных между собой, являются составляющими общей цели объекта и должны быть взаимоподдерживающими и взаимодополняющими в общей структуре объекта.

На каждом функциональном рабочем месте следует рассматривать  сферу причин (работник и потенциальные  возможности) и сферу следствий (исполнение работником функциональных обязанностей и результаты его труда в виде достигнутой цели).

Основное внимание на функциональном рабочем месте следует уделять  хорошему качественному состоянию  потенциальных возможностей рабочего места и высокому уровню подготовленности работника, т.е. его квалификации.

Потенциальные возможности  рабочего места складываются из возможностей использования шести главных функций алгоритма достижения цели (по К.А. Павлову), а именно: сбора, обработки, анализа, хранения и использования информации в интересах целей рабочего места, а также наличие самой информации в удобном для использования виде.

Сотрудник (его способности, квалификация и опыт работы) является второй составляющей функционального рабочего места. Он также должен отвечать требованиям шести главных функций. Для каждого рабочего места требуется специалист, по уровню своей подготовки, квалификации и опыту работы способный выполнить предусмотренную для этого рабочего места технологическую для получения ожидаемого результата в необходимом объеме, соответствующего качества и в установленные сроки.

Потенциальные возможности  рабочего места и способности  работника на нем необходимо рассматривать  как их двуединое сочетание по шести функциям и как сферу  причин, обеспечивающую эффективное  функционирование рабочего места в сфере следствий. Если все шесть функций на технологическом рабочем месте оцениваются высоко, а сам сотрудник в совершенстве знает теорию их применения – результаты его деятельности тоже будут высокими. Если функции находятся в неудовлетворительном состоянии – результаты будут заведомо плохими. Поэтому за состоянием функций должен следить как сам работник, так и его непосредственный руководитель, начальники функциональных служб, а иногда и руководитель объекта, а им всем надо прилагать постоянные усилия улучшению их качественного состояния.

Для достижения целей рабочего места работник (сотрудник, специалист, исполнитель) обязан квалифицированно и добросовестно выполнять определенную для этого рабочего места рутинную работу в соответствии с перечнем обязательных для исполнения операций. Этот перечень называется функциональными обязанностями. Функциональные обязанности определяются руководителем или технологом на основе выбранных методов и средств для выполнения предусмотренных планом мероприятий в рамках трудового законодательства и соблюдения мер безопасности, а также исходя из требований выполнения шести главных функций на рабочем месте. В функциональных обязанностях оговариваются все действия и мероприятия, которые работник должен выполнять для достижения целей рабочего места.

Рабочее место называется «функциональным», если оно имеет точно определенную цель в общей технологической взаимосвязи с другими рабочими местами и в соответствии с его функциональной предназначенностью, высокие потенциальные возможности, заложенные при его создании или совершенствовании, наличие работника соответствующей специальности и квалификации, а также четкие функциональные обязанности работника для выполнения технологических операций по достижению цели.

2. Анализ организации рабочего места специалиста информационно-договорного отдела ООО ИСК «ВЫСОТА»

2.1. Общая характеристика  ООО ИСК «Высота» и анализ  основных экономических показателей его деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «Инвестиционно-строительная компания «ВЫСОТА» было создано в январе 2006 года.

В настоящее время  компания ведет застройку большого жилого комплекса «ВЫСОТА» в престижном и перспективном районе г. Иркутска в границах улиц Ядринцева, Красноярская, Трилиссера и Пискунова (ост. 23-я  школа).

Почти за 7 лет работы компанией построены 16 объектов жилого и  коммерческого назначения. В настоящее время в стадии строительства и проектирования находится 12 блок-секций общей площадью 30 тысяч кв. м.

Основное направление  деятельности Инвестиционно-строительной компании «ВЫСОТА» – строительство жилья эконом-класса в Иркутске. Это жилье для массового потребителя, решающего свои насущные жилищные проблемы. Уже в ближайшее время «ВЫСОТА» представит  своим покупателям  новый вариант – квартиры серии «стандарт». Это полноценные квартиры небольшого метража в современных  кирпично-монолитных домах со стандартной кухней от 8 кв. м, ванной, комнатами от 11, 5 кв. м, балконом или лоджией. Отличие квартир «стандарт» от других предложений  на  рынке  – в функциональности каждого метра площади, за счет чего не нужно переплачивать за неиспользуемый метраж. Это по-настоящему доступные квартиры.

Таким образом, миссия компании «ВЫСОТА» – предоставление услуг строительства жилья потенциальным клиентам – жителям г. Иркутска и Иркутской области – высокого качества и по приемлемой цене.

Составим таблицу 2.1 основных показателей, комплексно характеризующих деятельность предприятия в отчетном году, проанализируем и сделаем развернутое заключение о состоянии производственно-экономического потенциала и результативности финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Таблица 2.1

Основные показатели деятельности ООО ИСК «ВЫСОТА»

Таким образом, на основании  представленной таблицы и предварительного анализа данных можно сделать вывод, что ООО ИСК «ВЫСОТА» улучшило свою работу в отчетном году по сравнению с предыдущим.

О тенденциях роста производства свидетельствуют увеличивающиеся показатели выручки от реализации, объема выполненных работ, численности персонала и прибыли от продаж.

В целом, можно утверждать, что финансовый кризис 2008 года прекратил  свое влияние на строительную отрасль, когда наблюдалась тенденция  общего спада производства.

Сопоставим темп роста выручки от реализации и темп роста объема выполненных работ в натуральном выражении (таблица 2.2). Данное соотношение также позволит рассчитать индекс цен.

Таблица 2.2

Сопоставление темпов роста  выручки от реализации и объема выполненных  работ ООО ИСК «ВЫСОТА»

Как видно из таблицы 2.2, темп роста объема выполненных работ в натуральном выражении (145,2%) ниже, чем темп роста выручки от реализации (169,9%). Таким образом, можно сделать вывод об увеличении стоимости одного квадратного метра. Средний темп роста цен составил 17,0% (2.1).

                                     (2.1)

где J_V – темп роста выручки от реализации;

J_q – темп роста объема выполненных работ в натуральном выражении;

J_ц – темп роста цен.

В таблице 2.3 представлена динамика стоимости одного квадратного метра в ООО ИСК «ВЫСОТА».

Таблица 2.3

Динамика стоимости  одного квадратного метра в ООО  ИСК «ВЫСОТА»