Организация работы с документами. 2

    Содержание 

Введение…………………………………………………………………………   3

Глава 1. Организация работы с документами

1.1.Документооборот и его основные этапы.…..……………………………….6

1.2. Прием и первичная обработка входящих документов.……………………9

1.3. Регистрация поступивших документов  .………………………………… 14

1.4. Вынесение  резолюции …………………………………………...…………18

Глава 2. Технология обработки поступающих документов в обществе с ограниченной ответственностью рекламно-издательской фирме «Тагильский Рабочий. Маркет» (ООО РИФ«ТРМ»)………………………............................20

Заключение………………………………………………………………………..23

Список  литературы………………………………………………………………25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   ВВЕДЕНИЕ

   В настоящее время информация рассматривается  как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет  силу, практического применения, пока она грамотно не переработана, не сохранена. Для того, чтобы она приобрела  дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена  в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.д. Документированная  информация составляет основу управления, поскольку пронизывает все ее органы.

   Деятельность  любого  учреждения, организации, предприятия неразрывно связана с документацией. Посредством документа информация передается во времени и пространстве. Тему данной работы  можно назвать актуальной по следующим причинам. Документ, как носитель информации выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. Документы циркулируют в учреждении в большом количестве. Несомненно, каждый из них имеет свое назначение. Неотъемлемою частью документооборота учреждения являются входящие и исходящие документы. Они важны, т.к. связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

   Стоит отметить, что в настоящее время  во многих организациях уделяется большое внимание современным технологиям для работы с документами (компьютеры, факсы и т.д.) тем самым ускоряя процесс документооборота.

   Так же для ускорения организации  работы с документами созданы нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов , в том числе правила работы государственных и ведомственных архивов, унифицированные системы документации, различные инструкции по делопроизводству, список документов с необходимым сроком хранения и т.д.

   Для полноценной работы с документами, работникам службы ДОУ , секретарям и всем тем кто связан  с документацией, необходимо постоянно пополнять свои знания и отслеживать малейшие изменения в данной сфере деятельности в чем, несомненно, способствуют профильные журналы и брошюры («Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», « Справочник секретаря и офис-менеджера»), а так же (и это является наиважнейшим моментом  в управлении документацией) правовое обеспечение. 

   Несомненно, весь процесс документоведения  не развивался хаотично, а существующие правила и стандарты это труды исследовательской работы многих ученых. Работы этих ученых имеют преимущественно характер учебников, учебных пособий, справочников. Наиболее известны труды Кузнецовой Т.В., Андреевой В.И., Румыниной  Л.А.,  Алексенцева А.И.  А в работе Копылова В.А. указаны все действующие правовые акты необходимые для работы с документами и их хранением.

   Объектом  курсового исследования  является документационное обеспечение управления.

   Предметом исследования: технология работы с  входящими документами.

   Целью курсовой работы: рассмотреть технологию обработки поступающих документов.

   Задачи:

   1. Рассмотреть понятие документооборота  и его основные этапы.

   2. Изучить, кем и как осуществляется технологический процесс приема и первичной обработки входящих документов.

   3. Описать технологию работы с документами в обществе с ограниченной ответственностью рекламно-издательской фирме «Тагильский Рабочий. Маркет».

   Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

   В введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и  содержание работы.

   В первой главе описаны теоретические  понятия и процессы работы с входящими документами. Во второй главе на практике представлена работа с входящими документами на примере конкретного предприятия. В заключение подведены итоги данной курсовой работы. Список литературы содержит источники, которые были использованы для данного исследования. Приложения включают в себя документы используемые в работе с входящими документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Организация работы с документами.

   1.1. Документооборот и его основные этапы.

   Организация работы с документами в организации  включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых  систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив. 
"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" [3;4] называется документооборотом.

   Для перемещения документов сегодня  широко используются как традиционные средства (почта (обычная, авиа), фельдъегерская связь, курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова). В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

   Вся документация учреждения делится на три документопотока:

   - входящие (поступающие) документы;

   - исходящие (отправляемые) документы;

   - внутренние документы.

   Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. [9, 117].

   Каждый  поток документов движется по своему маршруту. Входящие документы движутся от момента поступления в организацию  до исполнения и направления в  дело. Исходящие документы - от момента их создания до отправки. Внутренние документы от момента создания до исполнения и направления в дело.

   Движение  входящих документов включает:

   - первичную обработку 

   - правильность рассмотрения;

   - регистрацию документов в учетных  формах;

   - рассмотрение документов руководителем  и принятия управленческих решений  (постановка резолюции);

   - передачу на исполнение;

   - исполнение документов;

   - контроль за исполнением;

   - направление исполненного документа  в дело.

   Каждый  из документопотоков имеет свою особенность  в составе, количестве, обработке и движении.

   Количество  документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения.

   Величина  документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается только зарегистрированные документы, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки,  и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Так же, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства,  существенно увеличивают общее количество документов.

   Типичной  ошибкой, допускаемой при подсечете объема входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всём объёме.[7; 87] 
 

   1.2. Прием и первичная  обработка входящих  документов.

   В организациях прием и первоначальную обработку  поступающих документов могут осуществлять:

   Специальное подразделение службы ДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);

1. Работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);
2. Секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).
3. Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, непременное условие рациональной организации документооборота.

   Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:

• Организовать работу с применением различных средств организационной техники, что в значительной степени повышает производительность труда;
• Обеспечить своевременную, в день поступления (согласно требованиям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения; проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов;
• Организовывать доставку документов курьером.

   Как правило, корреспонденцию, адресованную организации, сотрудники экспедиции привозят из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступающей корреспонденции в экспедиции должна быть закончена в первой половине дня, так как во второй половине начинается обработка отправляемых документов, которые в конце рабочего дня должны быть доставлены в почтовое отделение для отправки по назначению.

   В экспедиции должен быть разработан четкий распорядок работы с указанием времени  выполнения и работников, ответственных  за ту или иную работу. Работы, выполняемые  экспедицией, носят преимущественно  технический характер и хорошо поддаются  механизации и автоматизации.   

   Как уже говорилось, документы могут  быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, также документы  могут быть  приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

   Передача  документов с использованием электронной  почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки. Кроме того, если  принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путём сканирования).

   При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. При обнаружении повреждения упаковки составляют акт об обнаруженных повреждениях с их перечислением, который подшивается с документом. Никакие обнаруженные недостатки не должны замедлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Такие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятия решения руководству службы ДОУ.

   Заказная  корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометкой "Срочно" проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

   После вскрытия конвертов проверяется  правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа  и всех приложений. Для факса так  же проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

   Производится  сортировка корреспонденции на вскрываемую  и невскрываемую.  Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой «ЛИЧНО», адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции  проставляют отметка о получении  на упаковке, после чего она передается на сортировку.

   Остальная корреспонденция (даже если в адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию. При больших объемах  документооборота при вскрытии конвертов  используют конвертовскрывающие машины.

     Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением следующих случаев:

1. Если получена доплатная корреспонденция;
2. Если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при получении заявлений, жалоб и предложений граждан, которые указывают обратный адрес только на конверте;
3. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения или с отсутствием даты вообще. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Если только по дате почтового штемпеля можно определить, соблюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, исковые заявления и т.п.).

     Кроме того, при получении по  почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

   При скреплении документов с конвертами используются различного рода сшиватели  документов (ручные, электрофицированные).  Конверты, которые нет необходимости  сохранять, позже будут уничтожены с помощью бумагоуничтожающих машин.

   На  всех входящих документах, на первом листе  документа в правом нижнем углу  должна быть проставлена отметка  о поступлении документа в  организацию (реквизит 29) . В эту отметку входят порядковый номер и дата поступления ( при необходимости часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа, в правом нижнем углу. [2;14] Кроме того в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя хотя упомянутым выше гостом это не предусмотрено. Необходимо отметить, что проставление отметки о получении в экспедиции не означает регистрацию полученных документов. Учётный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов, эти данные необходимы прежде всего для учета объема документооборота и фиксации факта получения.

   Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс как правило выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают копию.

   В последнее время получили распространение  факсимильные аппараты, позволяющие получать документы на обычной бумаге и следовательно не нуждающиеся в копировании. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом и последующей, при необходимости, распечаткой факсов на обычном принтере.

   Далее производится сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые и невскрываемой корреспонденции  по адресатам-структурным подразделениям организации. Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные устройства, где каждая ячейка имеет  наименование конкретного структурного подразделения. Документы, присланные из разных организаций в адрес  какого-либо структурного подразделения, концентрируется в его ячейке. Если в адресате документа нет  указания структурного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан  в службу ДОУ, как документы, адресованные руководителю и его заместителям.

   Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20% общего количества документов. Это существенно снижает  нагрузку руководителей, увеличивает  оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

   Нерегистрируемые  документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

   И в заключении организуется доставка адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представителем структурных  подразделений в определенное врем (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы  из экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных  регистрационных номеров. 
 
 

   1.3. Регистрация поступивших документов.

   Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.[11; 211]

   Из  этого следует, что регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

   Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

   Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

   Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой индивидуальный регистрационный номер, включающий в себя порядковый номер журнала (карточки и т.д.) регистрации и номер регистрационного журнала (карточки) согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 - порядковый номер записи, 5 – номер журнала.[8;58]

   Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы  регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

   Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

   Из  документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

   - дата получения;

   - входящий № (индекс);

   - дата документа;

   }  его основные поисковые признаки

   - индекс документа 

   - регистрационный номер документа;

   - автор (корреспондент) - т.е. чей  это документ;

   - заголовок (о чем документ);

   - резолюция;

   - срок исполнения;

   - исполнитель (кто с ним работает);

   - ход исполнения (фиксируются все  передачи документа и как исполнен)

   - № дела (куда документ помещен  после исполнения)

   При регистрации отдельных видов  документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные  формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

   Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

   Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

   Журнальная  система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

   Можно оставить журнальную систему и в  том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. (Приложение №1)

   Во  всех остальных случаях эта форма  регистрации устарела, так как  затрудняет ведение контроля за исполнением  документов и справочную работу по ним.

   Более удобной является карточная система  регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. (Приложение № 2)

   Вычертив  на формате А5 или А6 такую форму  карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

   Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

   Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек (РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

   Наиболее  рациональной является сегодня регистрация  документов на компьютере. Но и в  этом случае на экран выводится форма  карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.[10;58-65] (Приложение №3)

   Карточку  на документ можно заполнить сначала  не полностью, до передачи документа  руководителю, т.е. без резолюции, срока  исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка до заполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

   При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает  полученную корреспонденцию, можно  сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его  резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

   Заполнив  карточку, одну из них помещают в  сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

   При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.