Организация работы с бухгалтерскими документами в современных условиях

26

Федеральное агентство по образованию

Байкальский государственный университет экономики и права

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Бухгалтерское дело»

на тему «Организация работы с бухгалтерскими документами в современных условиях»

Исполнитель __________                           УУБ 2-10 Ханаева О.А._

                    (дата, подпись)                                (группа, Ф.И.О.)

Руководитель ____________                        канд. экон. наук, доц.

                        (дата, подпись)                      Максимова Г.В.                          

                                                                         (должность, Ф.И.О.)

Иркутск, 2011

Оглавление

Введение _____________________________________________________3                                                                                                             

1.      РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ__________________5

2.      РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ О БУХГАЛТЕРИИ______________6

3.      РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ______________8

4.      СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА_________11

5.      РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ______________________12

6.      ПОРЯДОК ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ__________18

7.      ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ__________________20

8.      ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ДЛИТЕЛЬНОМУ ХРАНЕНИЮ_________24

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ____________________________________28

Заключение___________________________________________________33

Список использованных источников______________________________34

ВВЕДЕНИЕ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

21 ноября 1996 года впервые в истории России был подписан Федеральный закон «О бухгалтерском учете» N 129-ФЗ. Он начи­нается с определения бухгалтерского учета: «Бухгал­терский учет представляет собой упорядочен­ную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций». Таким образом, уже в первой статье за­кона была указана необходимость непрерывного до­кументирования учета всех хозяйственных опера­ций.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» вместе с Гражданским кодексом Рос­сийской Федерации (части 1, 2 и 3) является законодатель­но-нормативным актом первого уровня по ведению бухгалтерского учета для всех учреждений, органи­заций и предприятий.

Коммерческие фирмы используют также Феде­ральный закон от 14.06.95 N 88-ФЗ «О госу­дарственной поддержке малого предприни­мательства в Российской Федерации» и глава 26.2 Налогового кодекса РФ «Упрощенная система налогообложения».

Таким образом, тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

Исходя из актуальности темы, целью данной курсовой работы будет являться рассмотрение основных  этапов создания системы управления документооборотом в бухгалтерии:

1. Разработка Штатного расписания;

2. Разработка Положения о бухгалтерии;

3. Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии, а также других работников фирмы, имеющих отношение к учету;

4. Составление графика документооборота;

5. Создание технологии обработки учетной информации;

6. Разработка номенклатуры дел;

7. Определение порядка текущего хранения документов;

8. Экспертиза ценности документов;

9. Подготовка дел к длительному хранению.

1. РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в зависимости от объема учетной работы в фирме, предусматривает четыре варианта организационных форм ведения бухгалтерского учета:

а) бухгалтерскую службу, как структурное подразделение, возглавляемую главным бухгалтером;

б) штатную должность бухгалтера;

в) передачу на договорных началах веде­ния бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организа­ции или бухгалтеру-специалисту;

г) ведение бухгалтерского учета лично руководителем организации (фирмы).

Выбранная организационная форма ведения бухгалтерского учета отражается в организационных документах. Из всех организационных документов бухгалтерии одним из самых главных является штатное расписание, которое в обязательном порядке должно предъявляться при проверке. Во многих фирмах штатное расписание не соответствует разработанным стандартам, что вызывает нарекания со стороны проверяющих органов.

Штатное расписание составляется на бланке унифицированной формы, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Штатное расписание согласовывается с заинтересованными лицами и утверждается руководителем фирмы. При изменении заработной платы сотрудников необходимо внести коррективы в штатное расписание. Это оформляется приказом директора компании. Еще одной причиной корректировки штатного расписания может быть реорганизация фирмы (изменение ее структуры, введение новых должностей и т. п.).

2. РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ О БУХГАЛТЕРИИ

Устав - главный организационный документ предприятия. Он включает в себя несколько разделов, в разделе «Положение о структурных подразделениях» отражается распределение функций между отделами компании.

Если бухгалтерским учетом на предприятии занимается не один работник, а специальное структурное подразделение — бухгалтерия, то обязательно составляется Положение о бухгалтерии (как и о каждом другом структурном подразделении). «Положение» является правовым актом, определяющим права, обязанности и организацию работы каждого структурного подразделения.

Положение о бухгалтерии - документ, имеющий постоянный срок хранения, входящий в систему унифицированной организационно-распорядительной документации. Оно обычно включает следующие разделы:

• общие положения;

• цели и задачи;

• функции;

• права и обязанности;

• ответственность;

• взаимоотношения (служебные связи);

• организация работы.

Раздел «Общие положения», как правило, начинается с указания того, что бухгалтерский учет в компании ведется бухгалтерией, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

В следующем пункте говорится, что численность и штаты бухгалтерии определяются штатным расписанием. Так как положение носит долгосрочный характер, в этом пункте не стоит указывать конкретное количество работников бухгалтерии, должности, занимаемые ими на момент составления данного документа, иначе очень часто придется вносить коррективы. В обязательном порядке должны указываться законодательно-нормативные акты, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности.    Заканчивается        раздел        «Общие положения» пунктом о руководстве бухгалтерии.

Раздел «Цели и задачи» содержит формулировку задач, поставленных перед бухгалтерией. Практически, в нем излагается статья 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в котором указаны основные задачи бухучета.

В разделе «Функции» перечисляются все виды работ, осуществляемые бухгалтерией. Именно этот раздел больше всего отражает специфику работы бухгалтерии. В данном разделе указываются и такие общие для любой бухгалтерии положения, как правила учета основных фондов, денежных средств, организации контроля за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведения расчетов по заработной плате и т. д.

Отдельным пунктом в этом разделе оговаривается обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм, своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухучете, обеспечение сохранности бухгалтерских документов.

Чем подробнее будет расписан раздел «Функции», тем легче потом составлять должностные инструкции для работников бухгалтерии, закрепляющие за ними эти функции.

За разделом «Функции» следует раздел «Права и обязанности», который наделяет руководителя и других должностных лиц бухгалтерии правами для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие, как право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного, в соответствии с графиком, представления необходимых документов, не принимать к исполнению неправильно оформленные документы и т. п.

Далее следует раздел «Ответственность», в котором указывается, что главный бухгалтер несет личную ответственность за невыполнение возложенных на бухгалтерию задач, в частности, за недостоверность документации, за неправильное применение инструкций и нормативно-законодательных актов, за нерациональную организацию труда подчиненных и состояние трудовой дисциплины.

В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» определяются взаимосвязи и взаимообязательства всех служб, как внутри фирмы, так и среди сторонних организаций (банк, налоговая инспекция и т. д.), а также указывается наименование документации, которой обмениваются службы и ее периодичность.

Последний раздел «Организация работы» может содержать лишь пункт о том, что бухгалтерия работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка фирмы. Сегодня в этот раздел зачастую вписывается и пункт о ежегодном проведении аудиторских проверок деятельности бухгалтерии.

Даже из такого краткого изложения содержания Положения о бухгалтерии видно, что это сложный и многопрофильный документ, требующий ответственного отношения.

Положение о бухгалтерии разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с руководителями других служб и утверждается директором предприятия. Утвержденное Положение доводится до работников бухгалтерии под роспись. Если, со временем, возникнет необходимость внести изменения в текст Положения, то для этого должен быть издан соответствующий приказ.

3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Значимость должностных инструкций состоит в том, что они позволяют осуществить объективную оценку деятельности сотрудников и служат нормативной основой для применения к ним мер дисциплинарного воздействия. Только  ка­чественно составленная должностная инст­рукция может служить основой для решения вопросов профессиональной пригодности ра­ботника и его соответствия занимаемой должности, а также для применения на прак­тике к некачественно работающему специа­листу соответствующих статей Трудового ко­декса РФ для освобождения его от занимае­мой должности (например, п. 3 ст. 81 ТК РФ - «не­соответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квали­фикации, подтвержденной результатами аттестации»). Если в компании отсутствуют или некачественно со­ставлены должностные инструкции, то ваше решение об увольнении непрофессионального работника может быть опротестовано в суде. Вас могут заставить не только оплатить все судебные издержки и восстановить уволенного сотрудника на работу, но и выплатить ему зарплату за вынужденные прогулы. При зачислении на должность вновь принимаемый работник в обяза­тельном порядке должен расписаться в инст­рукции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять.

Должностные инструкции также имеют унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

• общие положения;

• функции;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения (связи по должности);

• организация работы.

Структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой Положения о бухгалтерии. Если в вашей компании ведением бухгалтерского учета занимается одно должностное лицо - бухгалтер, то все задачи и функции по бухучету, указанные в Положении о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию.

«Общие положения» содержат в себе следующий набор информации: основные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, порядок замещения сотрудника при его отсутствии, перечень нормативных документов, которыми он руководствуется в своей работе.

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляются конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Этот раздел следует сделать как можно детальнее. Чем больше в нем информации о том, что и как должен делать работник, тем ценнее должностная инструкция.

В разделе «Права» разъясняются полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Здесь указываются такие права работника, как право принятия решений, получения информации, необходимой ему для работы, право визирования документов и т. п.

В разделе «Ответственность» можно написать примерно следующее: «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией». При желании это положение можно детализировать, перечислив все обязанности, за выполнение которых работник несет ответственность.

Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем должно быть четко обозначено, от кого и кому, какую информацию и в какой документальной форме получает и передает работник.

В последнее время в должностные инструкции часто включается раздел «Организация работы». Он необходим, прежде всего, тогда, когда существует совмещение отдельных видов работ.

Должностная инструкция утверждается руководителем фирмы. При необходимости внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ.

4. СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Необходимо знать, что на все хозяйственные операции должны оформляться первичные (оправдательные) документы. Они составляются в момент совершения хозяйственных операций, а если это не представляется возможным -  непосредственно после их окончания.

Согласно пункту 15 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» «создание первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота».

По сути, график документооборота — это узаконенный директором фирмы документ, который четко определяет, кто и когда должен составлять первичные документы, кому и в какие сроки их предъявлять. Этот документ организует взаимодействие всех должностных лиц и структурных подразделений фирмы, а также устраняет разногласия и взаимные претензии, которые могут возникнуть в работе.

График документооборота разрабатывается на основании структурной схемы фирмы, Положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников. В соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. N 105 работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Готовый график утверждается руководителем организации.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждой службой, а также конкретными исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

Работники фирмы, имеющие отношение к учету, создают и, представляют документы строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются наименования документов и сроки их представления.

5. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

В процессе своей работы бухгалтерия получает и создает достаточно большое количество документов. После их использования в оперативной работе для решения текущих вопросов, документы становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Для того, чтобы ускорить процесс поиска этой информации, необходимо создать четкую классификацию документов.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает такое определение этому понятию. Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизиро­ванный перечень наименований дел, заводи­мых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел -это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (де­лам) для их оперативного поиска в случае надобности. Каждое дело, включенное в номенкла­туру, имеет свои сроки хранения документов, поме­щенных в него. Таким образом, с помощью номенкла­туры дел производится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении любого учреждения, организации, предприятия, фирмы и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные (индивидуальные), типовые и примерные.

Индивидуальная номенклатура дел может составляться для всей фирмы в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших компаниях, не имеющих отделов, подразделений, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заведенных в течение года. На крупных предприятиях номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит, как составная часть, в общую сводную номенклатуру.

Разработка номенклатуры дел должна начинаться в 4-м квартале и завершаться не позднее декабря месяца, чтобы с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Главным определителем при составлении номенклатуры дел являются сами документы, вся их совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности бухгалтерии. Дела, предусмотренные в типовой и примерной номенклатуре дел, могут быть разъедены или объединены, это зависит от объемов документации или специфики работы. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения документов. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

Определив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точность, т. к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:

«Годовой отчет по основной деятельности»;

«Месячные отчеты по заработной плате» и т. д.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например:

«Годовой отчет о работе производства по форме Б-36»;

В заголовках с распорядительной документацией, после указания вида документа, указывается его автор и год создания. Например:

«Приказы директора за 2010 год (копии)».

В делах не должно быть общих заголовков, не раскрывающих сути, содержания и вида документов. При составлении заголовка дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с разными сроками хранения, даже если они очень близки по содержанию, не могут группироваться в одно дело.

Для установления сроков хранения документов ва­шей фирмы нужно воспользоваться «Перечнем ти­повых управленческих документов, обра­зующихся в деятельности организации с ука­занием сроков хранения», утвержденным Росархивом 06.10.2000 г.. и «Перечнем типовых доку­ментов, образующихся в деятельности госко­митетов, министерств, ведомств и других уч­реждений, организаций, предприятий с ука­занием сроков хранения», утвержденным Госар­хивом СССР 15.08.88, с учетом последующих измене­ний и дополнений.

Если дело формируется из документов, которые отсутствуют в перечнях, то сроки их хранения согласовываются с экспертной комиссией фирмы. Экспертная комиссия назначается руководителем фирмы, в ее состав включаются наиболее компетентные работники основных структурных подразделений. Каждый из них должен знать, что организации любых форм собственности обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность в течение любых сроков, но не менее пяти лет.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, так как в номенклатуре дел они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов.

Первыми рекомендуется помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы вышестоящих органов, а затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности бухгалтерии. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самой фирмы (приказы, распоряжения, решения собраний учредителей). За этой группой дел последовательно идут дела с отчетными документами (годовые, квартальные и месячные) и переписка. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Номенклатура дел бухгалтерии рассматривается экспертной комиссией и, при отсутствии замечаний, визируется руководителем бухгалтерии, утверждается руководителем организации.

Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т. е. условным обозначением каждого дела. Если фирма маленькая, то индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре (1, 2, 3, 4, ...). В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения (в нашем случае бухгалтерии) и порядковый номер заголовка дела в пределах бухгалтерии. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и повторяется из года в год.

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения (02-бухгалтерии) и порядкового номера дела в пределах бухгалтерии. В конце номенклатуры надо оставить несколько резервных порядковых номеров на случай, если в бухгалтерии придется завести еще несколько непредусмотренных заранее дел.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В третьей и четвертой графах указываются сроки хранения дел со ссылкой на номера статей Перечней документов (типовых или ведомственных), в соответствии с которыми эти сроки установлены.

Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив, о незавершенных делах, делах, переходящих на следующий год и т. п. Для бухгалтерской документации характерны отметки: «После истечения срока действия договора», «при условии завершения ревизии», «после списания», «после окончания расчетов», «после увольнения материально-ответственного лица».

Печатается номенклатура дел не менее чем в 2-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе (у секретаря), а второй направляется в структурные подразделения (в бухгалтерию) для заведения по ним дел. Если ваша фирма передает свои документы в ведомственный или государственный архивы, то количество печатаемых экземпляров соответственно увеличится с 2-х до 3-х или 4-х.

Номенклатура вводится в действие с 1-го января следующего календарного года. Если функции и задачи бухгалтерии не меняются, то уже имеющаяся номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и включается в новую сводную номенклатуру, которую и утверждает руководитель фирмы.

Для быстрейшего поиска необходимых документов можно прикрепить рабочий экземпляр номенклатуры дел к внутренней дверце шкафа, в котором хранятся папки с делами. Это поможет быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

В заключение, можно привести еще несколько полезных практических советов по формированию бухгалтерских дел.

• Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

• В бухгалтерских книгах и журналах в начале года нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись «В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)». Кроме того, кассовая книга и приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошнурованы и опечатаны, а количество листов заверено подписями руководителя фирмы и главного бухгалтера.

• Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который собираются в деле документы, а внизу указывается срок их хранения.

• Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение года. Исполненные и проверенные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

• Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и копии документов, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

• Толщина каждого дела не должна превышать 30 - 40 мм (около 250 листов). Если документ больше, то дело разделяется на два (или более) тома.

• Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1997 год будет составлен в 1998 году, но помещаться в дело 1997 г. И наоборот, план на 1998 год составляется в 1997 году, а помещается в дело 1998 года.

• Бухгалтерская документация группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе они могут формироваться за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

• Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и в хронологическом порядке. При этом приказы по основной деятельности подшиваются отдельно от приказов по личному составу.

• Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом.

• Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки из банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация.

6. ПОРЯДОК ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются и хранятся в бухгалтерии до передачи в архив фирмы. Сохранность документов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Дела должны размещаться в закрывающихся шкафах, сейфах или картотеках, защищающих их от пыли и света. Дела располагаются на полках, как правило, вертикально и на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре (закрепленной на внутренней стенке шкафа), а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих особо ценные документы, может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ.