Организация работы с документами в ООО "Курьер Доставка"

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Волгоградский  государственный университет»

Институт филологии  и межкультурной коммуникации

Кафедра документной  лингвистики и документоведения

КУРСОВАЯ РАБОТА

ТЕМА: Организация  работы с документами в ООО  «Курьер Доставка»

                                                                            ВЫПОЛНИЛ:

                                                                            Студент гр. Дз-081

                                                                            Блинова Ксения Александровна

                                                                             НАУЧНЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ:

                   Ассистент

                   Лосева Олеся Викторовна

Волгоград  2012

Содержание

Введение                                                                                                                2-4

Глава 1. История и организационная структура ООО «Курьер Доставка»

1.1 История создания компании, ее задачи, функции, структура                   5-7

1.2 Организация документационного обеспечения управления ООО «Курьер Доставка»                                                                                                            8-18

Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения в ООО «Курьер Доставка»                                                                                                       

2.1 Организация  документооборота                                                               19-22

2.2 Порядок работы  в компании с входящими   документами                     22-24

2.3 Порядок работы  в компании с исходящими документами                    24-26

2.4 Регистрация  документов                                                                            26-29                                                         

2.5 Организация  контроля исполнения документов                                     29-32                                 

2.6 Составление  номенклатуры дел                                                                32-33                                      

2.7 Формирование  и оформление дел                                                            33-35                                 

2.8 Подготовка документов в архив                                                               35-36

Заключение                                                                                                       37-39

Литература                                                                                                       40-42

Введение

Каждое предприятие, в независимости от формы собственности,  масштабов и структуры, стремится  к повышению эффективности своей  деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.

Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной разработкой проблемы документационного обеспечения  управления в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Объектом исследования является пищевая компания ООО «Курьер  Доставка». Предметом рассмотрения становятся организация и технология документационного обеспечения деятельности компании.

Цель исследования данной работы состоит в том, чтобы, опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, изучить текущее состояние и проанализировать организацию работы с документами в обществе с ограниченной ответственностью на примере ООО «Курьер Доставка».

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

• ознакомиться с организационной структурой ООО «Курьер Доставка»;
• изучить функции, задачи, основные виды деятельности компании;
• проанализировать работу кадровой службы в области документирования.

Для решения поставленных в работе задач использовались следующие методы: стилистического,  описательного,  документоведческого анализа. При написании  курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует  подразделить их на  две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно–методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Этот документ  представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».  Настоящий  стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли.

Ко второй категории  изданий  относится научная литература.

Были изучены  труды следующих специалистов в  области документоведения: Т.В. Кузнецовой, А.В. Кудряева, И.К. Корнеева. В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В издании «Организация работы с документами» А.В. Кудряева, И.К. Корнеева дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводство.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство». В статье  «Рекомендации по разработке должностных инструкций» В.С. Иритикова очень подробно описаны все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря-референта», «Должностная инструкция секретаря руководителя», «Должностная инструкция: рекомендации по составлению» и, соответственно, «Как составить должностную инструкцию секретаря» изложены рекомендации по составлению должностной инструкции секретаря-референта. 

Все вышеперечисленные  издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных  и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

В соответствии с поставленными задачами данная курсовая работа состоит из введения, двух глав и заключения. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, цели и задачи работы, характеристика использованных источников. В первой главе рассматриваются структура и функции ООО «Курьер Доставка». Во второй главе подробно рассматривается анализ системы документационного обеспечения управления ООО «Курьер Доставка». В заключении подводятся итоги курсовой работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

Глава 1. Организационная структура ООО «Курьер Доставка»

1.1. История создания  компании ООО «Курьер Доставка»

Общество с  ограниченной ответственностью «Курьер  Доставка» (далее  – Общество, Компания, Предприятие) было создано в 2011г., и действует в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами России. Правовое положение Общества регламентируется законодательством РФ и Уставом.

Общество в  соответствии с законодательством  вправе открывать расчетные и  иные счета в банках, в том числе  за рубежом и в иностранной валюте. Общество имеет самостоятельный баланс (баланс Общества), а также составляет сводную отчетность (включая баланс) по всем филиалам, представительствам. Общество имеет право совершать как на территории РФ, так и за рубежом сделки; заключать контракты и иные юридические акты с организациями и физическими лицами, в том числе проводить экспортно-импортные операции, заключать договоры, в том числе купли-продажи, аренды, страхования, поручения, комиссии, совместной деятельности и другие.

Общество обязано обеспечить своим работникам безопасность условий труда, и несет ответственность за ущерб, причиненный здоровью и трудоспособности работников.

ООО «Курьер  Доставка» является коммерческой организацией. В основном организационном документе  ООО «Курьер Доставка» – Уставе определены основные цели и виды деятельности компании. ООО «Курьер Доставка» специализируется на производстве и доставке пиццы и японской кухни.

ООО «Курьер  Доставка» является юридическим  лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

ООО «Курьер  Доставка» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Целью деятельности Общества является получение прибыли  и удовлетворение потребностей граждан и организаций в товарах и услугах, производимых в соответствии с видами деятельности Общества.

Общество самостоятельно планирует и осуществляет свою деятельность, исходя из спроса на производимую продукцию  и оказываемые услуги, определяет уровни расчетных цен и порядок расчета за продукцию и услуги.

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, незапрещенные законом, в том  числе:

- торгово-закупочную деятельность, в т. ч. оптовую и розничную торговлю;

- производство продукции;

- хранение товаров  на складах;

-маркетинговые   исследования;

- реклама;

- реализация  товаров;

-розничная торговля  алкогольными напитками, включая  пиво;

-розничная торговля  товарами бытовой химии, синтетическими  моющими средствами, обоями и напольными покрытиями;

-розничная торговля, осуществляемая через телемагазины  и компьютерные сети (электронная  торговля, включая интернет);

-производство  готовых и консервированных продуктов  из мяса, мяса птицы, мясных  субпродуктов и крови животных;

-предоставление услуг по тепловой обработке и прочим способам переработки мясных продуктов;

-переработка  и консервирование рыбы и морепродуктов;

-переработка  и консервирование овощей;

-осуществлять  другие виды деятельности, не  запрещенные и не противоречащие  действующему законодательству Российской Федерации.

Все вышеперечисленные  виды деятельности осуществляются в  соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Возглавляет ООО  «Курьер Доставка» генеральный  директор. Он является единоличным  исполнительно-распорядительным лицом  Общества, который возглавляет дирекцию, представляет   все интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию  генерального директора входит совершение различных сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры предприятия, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников компании, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

Трудовые отношения  работников ООО «Курьер Доставка»  регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений, должностные  обязанности работников компании и  квалификационные требования к ним  закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

1.2. Структура,  функции и сотрудники кадровой службы ООО «Курьер Доставка»

Кадровое делопроизводство ООО «Курьер  Доставка» начиналось с составления  штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, бухгалтер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую для формирования внешнего кадрового резерва [7,80]. Персонал организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

В штатном расписании ООО «Курьер Доставка» численный состав работников – 30 человек. Среди них: генеральный директор, главный бухгалтер, бухгалтер-калькулятор, менеджер по персоналу, администратор, оператор, диспетчер, менеджер по закупкам, кладовщик, старший суши повар, суши повар, уборщица, разнорабочий (рис. 1.). На данный момент в организации имеются три вакантные должности: диспетчер, оператор, суши повар. Общая численность работников кадровой службы ООО «Курьер Доставка» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).

Рис. 1. Схема  организационной структуры ООО  «Курьер Доставка».

Текучесть кадров составляет 6–7% в месяц. С появлением объема работ, возникает потребность в работниках по специальностям: суши повар и оператор. Отдел кадров размещает объявление в бегущей строке местного канала и газете «Блокнот».

Деятельность  всех работников ООО «Курьер Доставка»  регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.

Требования  должностной инструкции являются обязательными  для сотрудника с момента его  ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства [8,76] .

Функции кадровой службы ООО «Курьер Доставка»:

- изучение движения  и причины текучести кадров, разработка  мероприятий по их устранению;

- оформление  приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

- формирование  и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных  с трудовой деятельностью; 

- заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

- подсчет трудового  стажа; 

- оформление  справок о прошлой и настоящей  трудовой деятельности работников  организации; 

- ведение учета  предоставления работникам очередных  отпусков;

- контроль за  составлением и ведением графика очередных отпусков;

- оформление  документов, необходимых для назначения  пенсий работникам организации  и их семьям;

- подготовка  документов к сдаче в архив; 

- составление  установленной отчетности [18,44].

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу [16,10].

Продвижение по службе помогает организации, поскольку  позволяет ей заполнять вакансии служащими, которые проявили уже свои способности. Оно помогает и служащим, поскольку удовлетворяет их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что работник будет работать более эффективно на другой должности [9,19].

1.3 Основные  виды документов, использующиеся  в деятельности кадровой службы  ООО «Курьер Доставка»

Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие [28,67].

При оформлении организационно-распорядительных и информационно-справочных документов ООО «Курьер Доставка» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Реквизиты документа влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов [29,39].

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 [5]. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» [10,14].

К организационно-правовым документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО «Курьер Доставка», относятся: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков [30,9].

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности [11,27].

Основой для  разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ [31,24].

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой  основы служебной деятельности  сотрудников;

- повышение  ответственности сотрудника за  результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

- обеспечение  объективности при аттестации  сотрудника, его поощрении и при  наложении на него дисциплинарного  взыскания [2].

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие  положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и  выдается сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Правила внутреннего  трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию  работы предприятия. Он состоит из следующих  разделов: общие положения, порядок  приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации [12,28]. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно [1].

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах,  надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию в ООО «Курьер Доставка» составляет 30 человек.

Наименование  структурных подразделений и  должностей в них пишутся в  именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными  Министерством труда и социального  развития Российской Федерации. 

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года [17,58].

Утвержденный  график отпусков доводится до сведения всех работников ООО «Курьер Доставка». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала [13,24].

В связи с  тем, что в графике отпусков указывается  точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления  об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. 

Распорядительная  деятельность организации документируется  в основном посредством издания  приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным  документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной  деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Распорядительные  документы ООО «Курьер Доставка»: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ООО «Курьер Доставка». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

По текущим  оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководитель организации может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую» .

Приказы по личному  составу в настоящее время  имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Другие приказы  по личному составу оформляются  в текстовой форме на обычном  бланке приказа. При этом следует  иметь в виду, что унифицированные  формы должны быть введены официальным  распорядительным документом.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.