Организация работы с входящими документами

 

Бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования  Удмуртской Республики

«Глазовский политехнический колледж»

 

Отделение среднего профессионального  образования

 

МДК 01.01 Документационное обеспечение  управления

 

 

 

 

Организация работы с входящими  документами

 

Курсовая работа

 

 

 

Специальность 

 

 

032002 «Документационное 

обеспечение управления

и архивоведение»

 

Автор курсовой работы    Ю.С. Сунцова

группа С-31

 

 

Руководитель работы   преподаватель

специальных дисциплин

В.В. Ушакова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глазов 2012 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Организация документооборота………………………………………..

2. Технология работ с входящей  документацией……………………………..

2.1. Прием и первичная обработка документов…………………………………

2.2. Предварительное рассмотрение и распределение документов……………

2.3. Регистрация документов…………………………………………………

2.4. Рассмотрение документов руководством………………………………

2.5. Передача документов на исполнение………………………………….

3. Электронный документооборот………………………………………….

3.1. Понятие электронного  документооборота……………………….

3.2. Преимущества и недостатки  электронного документооборота……..

4. Прохождение документа в организацию  на примере входящего письма…………………………………………………..

Заключение

Список  использованных источников и литературы

Приложение 1……………………………………………………….

Приложение 2…………………………………………………………

Приложение 3………………………………………………………..

 

ВВЕДЕНИЕ

Организация работы с входящими  документами в современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение  стратегических и тактических задач  определяет жизнеспособность любой  организации. Одной из таких задач  и является правильная организация  работы с документами, иначе –  документооборот. 
 Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. 
 Вообще, термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них –"делопроизводство"– возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин"документационное обеспечение управления"вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. 
 Но вернёмся к современному закреплению понятия: в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т. е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носителем при этом может  выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и  хранения на нем речевой, звуковой или  изобразительной информации, в том  числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую  силу документа.  
 Помимо того, говоря о теоретической разработанности, достижениях науки в области изучения делопроизводства, необходимо отметить, что в современном мире в отношении этого вопроса нет недостатка в информации, касаемо как теории, так, собственно говоря, и практики - сейчас делопроизводство в своём превалирующем большинстве случаев находится в состоянии чётко работающей системы. В любой организации, все процессы самого «движения документов» обязательно исполняются под строгим контролем уполномоченных на то лиц. 
 Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Именно входящие документы, как первичные носители информации, представляют собой наибольший интерес, поэтому на них в своей работе буду делать максимальный акцент. Хотя, разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны, но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами. 
 Кроме того, помимо основных задач, которые ставятся мной в данной работе (изучение приёма и регистрации входящих документов, исполнение и контроль и др.), следует выделить в изучении процесса документооборота такую проблему как выявление регламента системы документооборота, использование которой решает заранее поставленную цель и приводит к заранее предсказуемым последствиям. 
 В связи с тем, что документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами - изучение документов является актуальной задачей и темой для исследования, особенно в наше время.

По причине острой нуждаемости  каждого человека в умении правильно  пользоваться документами, а соответственно и самому принимать участие в  документообороте, необходимо абсолютно  точно знать те правила, установленные  правовыми нормативными актами или  выработанные традицией по которым  и осуществляется «движение документов». 
 Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

Эти составные части  взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они  обе, причем действующие в тандеме.

Таким образом, подходя  к непосредственному изложению  изученного мною материала о функционировании систем документооборота, считаю необходимым  подчеркнуть тот факт, что исследование происходило с учётом разрешения поставленных вопросов и задач, а  также достижения целей, преследуемые в данной работе

Целью курсовой работы является изучение технологии обработки входящих документов.

Задачи:

1. Рассмотреть понятие документооборота и его основные этапы.
2. Изучить, кем и как осуществляется технологический процесс приема и первичной обработки входящих документов, регистрация, порядок исполнения.
3. Рассмотреть электронный документооборот
4. Рассмотреть регистрацию, технологический процесс и порядок исполнения на примере входящего письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация документооборота.

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.]

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. [Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. 125 с.]

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. До нашего времени  дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. В настоящее  время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.) [ Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 – 26 с].

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX века с изобретением пишущей  машинки стали применяться средства механизации труда. В 1980 - е годы в  управленческую деятельность внедрились персональные компьютеры и стали  широко использоваться для создания документов. В настоящее время  почти все компьютеры имеют программное  обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами [Андреева В.В. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. – 200 с.].

В процессе деятельности учреждения создается и функционирует большое  количество документов. Документ - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать  любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной  информации, в том числе в преобразованном  виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую  силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения [Басаков  М. И. Делопроизводство. - М.: «Тандем», 2006 – 99 с ].

С помощью документации осуществляется: 
 1)планирование; 
 2)финансирование; 
 3)управление; 
 4)бухгалтерский учет; 
 5)отчетность.

Отобразив информацию, документ обеспечивает:

1)ее сохранность; 
 2)сбор (накопление); 
 3)многократное использование; 
 4)возможность передачи; 
 5)возможность обработки информации; 
 6)использование информации в дальнейшем [Ватолина М.В. Организация работы с документами. Ростов Н/Д: Феникс,2004. 45 с ].

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных  этапов может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 126 с.]

Вследствие того, что  документооборот отражает систему  управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен  для совершенствования работы управленческого  аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный  документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов [В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"] :

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. [Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.]

Количество документов всех потоков, независимо от способа  создания, получения (доставки), т.е. включая  факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный  объем документооборота организации. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.]

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 61.]

Как уже отмечалось выше, в документационном обеспечении  учреждения можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы  и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности  обработки и прохождения.

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов: 
 1. Прием и первичная обработка документов. 
 2. Предварительное рассмотрение и распределение документов. 
 3. Регистрация документов. 
 4. Рассмотрение документов руководством. 
 5. Передача документов на исполнение. 
 6. Контроль исполнения. 
 7. Подшивка документов в дела. [Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва - Новосибирск. Инфа -М - Сибирское соглашение,2006. 123 с]

Таким образом, документооборот  представляет собой главную организационную  деятельность службы делопроизводства и  технологии документационных процессов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Технология работ с входящей документацией.

 

2.1. Прием и первичная  обработка документов

 

Прием поступающих в  организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

ошибочно полученная корреспонденция  возвращается на почту или пересылается адресату;

полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту  присланных материалов и наличие  механических повреждений.

При получении факсимильного  сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения  или плохом качестве отдельных страниц  сообщается отправителю.

В экспедиции вскрывается  вся корреспонденция, за исключением  имеющей гриф "Лично".

После вскрытия конвертов  проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие  всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к  полученным документам следует приложить  перечень выявленных дефектов. В особо  серьезных случаях повреждения  или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием  корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих  случаях:

1. в полученных документах  нет обратного адреса и фамилии  отправителя, но они есть на  упаковке;

2. в документах не  проставлена дата и ее приходится  устанавливать по почтовому штемпелю;

получена доплатная корреспонденция;

3. полученный документ  по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично"  отсутствует. [Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 85-86 с.]

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже  просроченным сроком исполнения. В  этом случае штемпель на конверте может  служить доказательством дня  получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику.  Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.

Отметка о поступлении  может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа  в виде штампа, от руки или электрическим  штемпелевателем. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. 127с.]

При проставлении отметки  о поступлении документа в  организацию необходимо учитывать  следующие моменты:

• если корреспонденция  не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;

• если к письму прилагается  документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;

• если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа  в верхнем правом или нижнем левом  углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";

• если на конверте имеются  надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время  их получения;

• если документ является повторным, то при его получении  устанавливается по информационно-поисковой  системе местонахождение ранее  присланного документа по данному  вопросу и на поступившем документе  делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются  дежурным сотрудником. Первичная обработка  документов должна осуществляться в  день их поступления в службу ДОУ  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время. [Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.]

 

2.2. Предварительное рассмотрение  и распределение документов.

 

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное  рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения  обязанностей. [Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.]

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру  организации и должностные обязанности  сотрудников. Эффективную помощь при  предварительном рассмотрении оказывает  разработка серии справочных материалов:

• примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
• перечня должностных лиц и их обязанностей;
• технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
• реальная срочность исполнения документа;
• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. [Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 452 с.]

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным  подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается  очередность исполнения. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. –  156 с.]

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться  в день их поступления или в  первый рабочий день при поступлении  документов в нерабочее время. [Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.]

Таким образом, организация  первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес  руководства организации, руководства  структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения  документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

 

2.3. Регистрация документов.

 

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 66.]

Регистрация – подтверждение  факта создания или получения  документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную  форму с присвоением номера и  записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. В процедуре регистрации можно выделить три цели:

• учет документов,
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных  лиц.

Однако существуют и  нерегистрируемые документы, к которым  обычно относят:

• рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения;
• программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометкой "лично";
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы.