Організація роботи бухгалтерії при використанні технологій автоматизованого обліку

ЗМІСТ

Стр.

ВСТУП.................................................................................................................3-4

РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ БУХГАЛТЕРІЇ ПРИ ВИКОРИСТАННІ ТЕХНОЛОГІЙ АВТОМАТИЗОВАНОГО ОБЛІКУ........................................5-9

РОЗДІЛ 2. ЕФЕКТИВНІСТЬ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВІ..................................................10-21

РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ НАЯВНОСТІ ТА ВИКОРИСТАННЯ ГОТОВОЇ ПРОДУКЦІЇ

3.1. Нормативно-довідникове забезпечення обліку наявності та руху готової продукції...........................................................................................................22-25

3.2. Збір та накопичення  первинної інформації з обліку  ………………… 25-30

3.3. Обробка облікової інформації, аналітичний та синтетичний облік наявності та руху готової продукції ..............................................................30-32

3.4. Підготовка та подання  звітності за результатами автоматизованого  обліку на СТОВ «Удай-Агро»........................................................................32-36

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ  ПРИ РОБОТІ З КОМП’ЮТЕРНОЮ ТЕХНІКОЮ......................................................................................................37-41

ВИСНОВКИ......................................................................................................42-44

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ........................................................45-46

ДОДАТКИ

ВСТУП

Більшість факторів, що заважають розвитку та процвітанню підприємства, так чи інакше пов’язані з проблемами в організації управління, це: прорахунки в плануванні, помилки управлінського та бухгалтерського обліку, робота з дебіторсько-кредиторською заборгованістю та ряд інших. Тому задача оптимізації управління завжди є актуальною. Але, як відомо, оптимізації неможливо досягнути без автоматизації. Сучасний стан інформаційних технологій обумовив достатньо швидкий розвиток систем автоматизації управління підприємством, яких на сьогодні існує багато як від закордонних, так і вітчизняних розробників програмного забезпечення.

На вітчизняному ринку  вже з’явилися потужні програмні  продукти, які можна використовувати  в якості управлінських систем. Але, слід зауважити, що дані продукти мають  наступні недоліки з точки зору вітчизняних користувачів:

1. висока вартість;
2. середні та крупні підприємства за закордонними мірками не відповідають таким за вітчизняними мірками;
3. ядром цих систем є бухгалтерський облік, а вітчизняний бухгалтерський облік щойно переходить на зарубіжні стандарти;
4. складність з адаптацією систем до наших умов;
5. висока вартість «гарячої лінії».

Вітчизняні  продукти набагато дешевші і при  цьому за функціональними можливостями не набагато поступаються закордонним  аналогам.

Оскільки в СТОВ «Удай-Агро» облік ведеться вручну, при написанні курсової роботи виникла необхідність обґрунтування вибору програмного забезпечення, яке б найбільш враховувало специфіку діяльності підприємства та дозволило з найменшими доопрацюваннями автоматизувати облік.

Для автоматизації діяльності СТОВ «Удай-Агро» можна застосувати програмне забезпечення «1С: Бухгалтерія 7.7» автоматизації обліку, оскільки комплексні інформаційні системи, які мають як облікові модулі, так і модулі автоматизації аналізу господарської діяльності, планування тощо, набагато дорожчі і СТОВ «Удай-Агро» на даному етапі не має можливості їх придбання.

Метою роботи є визначення доцільності та ефективності впровадження автоматизованого обліку, його основні переваги та недоліки, а також організація бухгалтерської служби та робочого місця виконавця облікової роботи з реалізації товарів (робіт, послуг) при автоматизованому обліку.

Основними завданнями автоматизованого обліку реалізації товарів (робіт, послуг) є:

1. документування операцій з обліку реалізації товарів (робіт, послуг);
2. ведення інформаційної бази реалізації товарів (робіт, послуг);
3. визначення стану розрахунків з реалізації товарів (робіт, послуг);
4. перевірка виконання планів із відвантаження й реалізації товарів;
5. визначення фінансових результатів від реалізації товарів (робіт, послуг).

 Об’єктом дослідження є облікові процедури відображення господарських операцій щодо наявності та використання готової продукції у СТОВ «Удай-Агро» Лубенського району за умови впровадження системи бухгалтерського обліку.

РОЗДІЛ 1

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ БУХГАЛТЕРІЇ ПРИ ВИКОРИСТАННІ ТЕХНОЛОГІЇ АВТОМАТИЗОВАНОГО ОБЛІКУ

Відповідно  до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність  в Україні" питання організації  обліку відноситься до компетенції  його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства й установчих документів. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення відображення фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах, зберігання й обробки документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку (але не менше 3-х років) несе власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством згідно з чинним законодавством і установчими документами.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно вибирає форми  його організації:

• введення в штат підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби, як самостійного структурного підрозділу, на чолі з головним бухгалтером;
• користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
• ведення на договірних началах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою; 
• самостійне ведення бухгалтерського обліку і складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. [3]

Важливою передумовою  раціональної організації обліку на підприємстві є правильна розстановка  кадрів на окремих ділянках облікового процесу, встановлення такої структури апарату бухгалтерії, яка якнайбільше відповідала б конкретним умовам роботи підприємства. Чисельність облікового апарату і його структура значною мірою залежать від обсягу облікових і контрольних робіт, від форми організації й автоматизації обліку, а також від таких факторів, як масштаби виробництва і структура управління ним.

Найбільш поширена така структура апарату бухгалтерії, коли в її складі виділяють групи  з обліку матеріальних цінностей, праці і заробітної плати, затрат на виробництво, готової продукції та її реалізації, а також узагальнення всіх даних обліку і складання звітності.

Обліковим  підрозділом  на підприємстві є спеціальна управлінська служба – бухгалтерія.  Бухгалтерія – це самостійний структурний підрозділ апарату управління (служба, відділ), в якому працюють спеціалісти, що здійснюють бухгалтерський облік господарсько – фінансової діяльності підприємства.

Бухгалтерія підприємства може мати такі відділи (сектори):

фінансово-розрахунковий - здійснює облік коштів у касі і банку, розрахункових і кредитних операцій, а також підзвітних сум. Якщо на підприємстві не відокремлено фінансову службу, ця група забезпечує також фінансове планування, контролює додержання платіжної дисципліни;

праці і заробітної плати (оплати праці) - здійснює облік виробітку і розрахунків по заробітній платі з робітниками і службовцями, облік розрахунків з депонентами, фінансовими органами по податках, утриманих із заробітної плати робітників і службовців, органами соціального страхування, а також складає звітність про використання фонду заробітної плати;

матеріального обліку - веде облік матеріальних цінностей, придбання і витрачання їх, здійснює облік розрахунків з постачальниками і підрядчиками, контролює стан складського обліку, бере участь в інвентаризації цих цінностей, складає встановлену звітність;

виробництва і калькуляції - здійснює облік затрат на виробництво, складає калькуляції собівартості продукції (робіт і послуг), виявляє результати роботи окремих виробничих Підрозділів і підприємств в цілому, бере участь в інвентаризації незавершеного виробництва, складає звітність про виконання плану виробництва і собівартості продукції;

готової продукції та її реалізації - обліковує надходження з виробництва готової продукції на склади підприємства, а відвантаження і реалізацію, веде розрахунки з покупцями, а також складає звітність про виконання плану реалізації;

зведено-балансовий - здійснює облік решти господарських операцій (облік доходів, фінансових результатів, внутрішньовідомчих розрахунків тощо), веде узагальнюючі і облікові регістри, складає баланс та інші форми звітності з основної діяльності підприємства, організовує бухгалтерський архів.[5]

Роботу кожного  відділу очолює старший бухгалтер.

Особливості роботи підприємств  зумовлюють різні структурні варіанти бухгалтерії. Так, на період здійснення підприємством капітального будівництва  створюється відповідна група, яка  забезпечує облік і складання  звітності щодо капітальних вкладень і джерел фінансування їх. При наявності великого житлово-комунального господарства спеціальна група бухгалтерії здійснює облік операцій цього господарства тощо. Деякі відділи можуть бути укрупнені, а на малих підприємствах облікові роботи розподіляють між окремими працівниками бухгалтерії без створення самостійних груп.

Головний бухгалтер  призначається на посаду і звільняється з посади власником (або першим керівником) підприємства.

Головний бухгалтер (або особа, на яку покладено ведення  бухгалтерського обліку) підприємства:

• забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені строки фінансової звітності;
• організовує контроль за відображенням на рахунках всіх господарських операцій;
• забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку в філіях, представництвах, відділах та інших відокремлених підрозділах підприємства;
• бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею і відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжок і псування, активів підприємства. Разом з іншими службами головний бухгалтер повинен забезпечити економічний аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства для виявлення внутрішньогосподарських резервів і визначення шляхів подальшого розвитку підприємства.

Усі працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за рекомендацією головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов'язки і контролює їх виконання.

Розпорядження головного бухгалтера щодо порядку і строків документального оформлення господарських операцій, подання в бухгалтерію належних документів є обов'язковими для всіх працівників підприємства, які причетні до обліку.[12]

Право розпоряджатися господарськими засобами і пов'язане з цим право першого підпису на грошових і розрахункових документах, фінансових і кредитних зобов'язаннях, господарських угодах (контрактах) тощо належить керівникові господарства. Головний бухгалтер контролює дотримання чинного законодавства і має право другого підпису: його підпис є контролюючим. Без підпису керівника господарства чи головного бухгалтера документ вважається недійсним.

Головному бухгалтеру (або особі, на яку покладено функції  ведення бухгалтерського обліку на підприємстві) забороняється приймати до виконання документи по операціях, що порушують чинне законодавство, фінансову дисципліну. При отриманні від керівника підприємства розпорядження на здійснення такої операції головний бухгалтер, не підписуючи такий документ, повинен письмово попередити керівника про незаконність даного розпорядження. Якщо керівник письмово наполягає на здійсненні такої операції, головний бухгалтер підписує документ. У цьому випадку всю повноту відповідальності за незаконність операції несе керівник підприємства[15].

РОЗДІЛ 2

РОЗРАХУНОК  ВПРОВАДЖЕННЯ КОМП'ЮТЕРИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Програма „1С: Підприємство 7.7” є універсальною програмою  автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних  ділянок  бухгалтерського обліку.

Мета проектування —  забезпечити ефективне функціонування інформаційної системи обліку в  СТОВ «Удай-Агро», а також взаємодія  автоматизованої інформаційної  технології з фахівцями, які використовують в сфері обліку, контролю та аналізу сучасну комп’ютерну техніку.

Основними принципами утворення автоматизованих інформаційних  систем є системність, стандартизація та уніфікація, сумісність, розвиток, ефективність.

 Принцип системності дозволяє виявити на основі цілісності взаємозв’язки між структурними елементами, які забезпечують направлену діяльність системи та реалізовані нею функції.

Системний підхід дозволяє використовувати математичний опис функціонування, дослідження різноманітних властивостей окремих елементів системи в цілому.

Системний підхід та моделювання дозволяють у доступній  формі відображати всі необхідні  дані, а також використовувати  ПК для дослідження поведінки  системи в конкретних експериментальних умовах.

Принцип стандартизації та уніфікації дає змогу в разі необхідності застосування типових, уніфікованих та стандартних елементів функціонування автоматизованої інформаційної  системи обліку.

Цей принцип  дозволяє скоротити термін впровадження автоматизованої інформаційної системи обліку, а також трудові та вартісні витрати на створення цієї системи.

Принцип сумісності дозволяє забезпечити здатність  взаємодії автоматизованої інформаційної  системи різних видів, рівнів у процесі  їх сумісного функціонування. Цей принцип дозволяє забезпечувати нормальне функціонування економічних об’єктів, підвищувати ефективність управління підприємством.

Принцип розвитку дає змогу постійно поповнювати  і оновлювати функції системи  та види її забезпечення. Цей принцип  передбачає, що інформаційна система обліку має постійно нарощувати свої потужності новими технічними та програмними засобами, постійно розширятися новим колом завдань та поновлювати інформаційний фонд.

Принцип ефективності полягає у раціональному співвідношенні між витратами на створення автоматизованої інформаційної системи обліку та ефектом, який отриманий завдяки її функціонуванню.

Наведені основні  принципи використовують на всіх стадіях  створення та функціонування автоматизованої  інформаційної системи обліку, тобто упродовж усього їх життєвого циклу[1].

Життєвий цикл автоматизованої інформаційної  системи обліку поділяють на такі стадії:

1. Дослідження та обґрунтування створення автоматизованої інформаційної системи обліку.

2. Технічне завдання.

3. Ескізний проект.

4. Технічний проект.

5. Робоча документація.

6. Впровадження в дію.

7. Промислова експлуатація.

На стадії дослідження  першим етапом є обстеження структури  бухгалтерії та інших служб підприємства, які виконують облікові роботи, та самого обліку як інформаційної системи. Обстеження має здійснюватися відповідно до складеного плану і виділеними для цього робочими групами. Для проведення обстеження заздалегідь розробляють інструктивно-методичні матеріали (методику обстеження)[10].

Застосування  автоматизованої інформаційної системи обліку має забезпечити перебудову організаційної та функціональної структури бухгалтерії. Тому спочатку, на стадії обстеження, визначають структуру бухгалтерії підприємства та функціональні обов’язки працівників. При цьому використовують порівняльний аналіз організаційної структури бухгалтерій споріднених підприємств, особливо тих, які функціонують з АРМ.   Процес обстеження має не тільки охоплювати систему облікової інформації, а й враховувати остаточні рішення з автоматизації обліку (уточнення комплексу облікових завдань, склад технічних засобів і засобів передавання даних, визначення режимів роботи, організація АРМ, постановка облікових завдань). Крім того, давати змогу розробляти рішення з організаційного забезпечення (організаційна структура бухгалтерії, організаційно-правове забезпечення автоматизованої системи обліку), технічного (остаточне рішення щодо складу і структури комплексу технічних засобів); інформаційного (утворення інформаційної бази — складу та обсягу нормативно-довідкової інформації, структури бази даних, складу і характеристики вхідної і вихідної інформації та ін.); забезпечення обміну між локальними ПК і центральним ПК; лінгвістичного забезпечення (визначення технологічної предметної області, вибір мов); програмного (визначення принципів побудови та структури програмного забезпечення, його складу); методичного забезпечення проектно-кошторисної документації. При цьому погоджують рішення щодо зв’язку  видів забезпечення між собою та розкладають замовлену документацію на компоненти і комплекси технічних засобів[20].

Організаційну структуру вивчають у взаємозв’язку  з обстеженням функцій управління, робіт, які виконує апарат бухгалтерії, підрозділи підприємства і окремі виконавці, що здійснюють облікові функції.

При обстеженні функцій бухгалтерії вивчають організаційну структуру і функції, що виконують інші підрозділи та служби апарату управління підприємством.

              На стадії технічного завдання  виконуються такі роботи:

1. Науково-дослідні роботи.

2. Розробка аванспроекта.

3. Розробка технічного завдання на автоматизовану інформаційну систему обліку.

На етапі  науково-дослідних робіт визначаються напрями проведення цих робіт, розробляються  рекомендації щодо використання результатів  НДР при проектуванні інформаційної системи обліку.

На  етапі розробки аванпроекту виконуються  роботи з попередньої розробки проектних  рішень. Це стосується розробки варіантів  функціональної структури систем обліку, порівняльна техніко-економічна оцінка варіантів розробки інформаційної  системи обліку, вибір типових проектних рішень з автоматизації обліку, контролю й аналізу.

Технічне завдання є основним документом для створення  автоматизованої інформаційної  системи обліку.

На стадії «Технічний проект» проводяться такі етапи  робіт:

1. Розробка закінчених рішень з загальносистемних питань.

2. Розробка рішень щодо організаційного забезпечення.

3. Розробка або вибір алгоритмів автоматизованої діяльності.

4. Розробка рішень щодо інформаційного забезпечення.

5. Розробка рішень щодо лінгвістичного забезпечення.

6. Розробка рішень щодо програмного забезпечення.

7. Розробка рішень щодо методичного забезпечення.

Участь  користувачів у розробці та впровадженні АІСО має забезпечити як оперативне і якісне рішення облікових, контрольних, аналітичних завдань, так і скорочення часу на впровадження нових технологій.[18]

На першому  етапі проводять роботи з підготовки початкових даних для проведення аналізу застосування інформації при  розв’язанні завдань обліку, контролю й аналізу в умовах використання АРМ бухгалтера. Ці роботи виконують на етапі технічного проектування, коли з кожного завдання визначено початкову, проміжну і вихідну інформацію. На основі цих даних визначають склад документів і баз даних, показники у цілому по підсистемах, упорядковують їх і готують для проведення аналізу.

Після проведення підготовчої роботи переходять до другого  етапу робіт, який включає:

· аналіз термінології, застосовуваної у проектних матеріалах;

· аналіз ідентичності інформації у документах та базах даних з метою усунення надмірності;

· розробку рекомендацій з кожного виду аналізу.

На третьому етапі на основі розроблених рекомендацій за результатами аналізу здійснюють:

- коригування  постановки завдання як підсистеми  обліку, контролю й аналізу, так  і інших інформаційно пов’язаних з ними підсистем;

- коригування  схеми документообороту;

- складання  моделей інформаційних зв’язків  завдань обліку, контролю та аналізу  з іншими інформаційними системами  підприємства.

Важливим документом технічного проекту є розробка «Описання  постановки завдань».

Постановка  завдань — це опис завдань за визначеними правилами, які дають  змогу уявити сутність, логічне перетворення інформації для отримання результату.

У сучасних умовах автоматизації обліку використовують чотири основних напрями використання ПК для обробки обліково-аналітичної інформації.

Першим  характерним напрямом є використання режиму пакетної інформації. Основні етапи технології пакетної обробки такі:

· кодування первинних документів;

· контроль, сортування;

· підготовка первинної інформації, формування бази даних;

· формування різних показників і вихідних даних;

· друкування вихідних документів.

Другий напрям — це створення автоматизованих  робочих місць бухгалтера на основі ПК, об’єднаних у локальні системи  обробки обліково-економічної інформації.

Процес обробки обліково-аналітичної  інформації на основі АРМ бухгалтера включає такі етапи:

· складання (або виписування) первинних документів з використанням автономних АРМ бухгалтера на основі ПК з одночасним відображенням аналогів документів на машинному носії;

· оформлення їх відповідними підписами, передавання первинних документів та їх аналогів по мережах зв’язку або на машинних носіях відповідним дільницям обліку;

· приймання бухгалтерської первинної інформації (документів) та їх аналогів на машинних носіях, перевірка повноти і правомірності заповнення показників ручним способом або з використанням АРМ бухгалтера;

· автоматизоване приймання через мережі зв’язку або автоматизоване введення бухгалтером з машинного носія даних первинних документів у ПЕОМ, автоматизований контроль, коригування, сортування, автоматизовані розрахунки, групування і нагромадження даних первинних документів у машинних аналогах облікових реєстрів;

· оперативне автоматизоване одержання і виведення на друкування або дисплей даних поточного і підсумкового обліку.

Третій  напрям створення автоматизованого облікового процесу на основі багаторівневого  неоднорідного технічного комплексу  з використанням АРМ бухгалтера, контролера, аналітичного робітника, тобто функціонування розподільної системи обробки інформації (РСОІ).

Технологія РСОІ з  використання АРМ бухгалтера — це нова технологія людино-машинної системи, яка дає змогу контролювати ряд  складних ситуацій автоматизованого трудового процесу з участю бухгалтера. Вона передбачає включення у технологічний процес логічно зумовлених точок входу та умов переривання для оперативного втручання бухгалтера. Інструкційно-методичне та організаційно-технічне забезпечення АРМ бухгалтера, а також розміщення на машинних носіях РСОІ даних включає нормативно-довідкову й інструктивну інформацію з організації обліку, аналізу та контролю на конкретній дільниці.

Технологія  обліку, аналізу та контролю в умовах використання РСОІ передбачає:

· дані первинних документів вводяться з клавіатури АРМ з одночасним відображенням на машинному носії, а також системне розміщення інформації в інформаційних базах РСОІ;

· автоматизацію операцій з контролю, систематизації й узагальнення облікових, аналітичних та контрольних даних;

· організацію технології без проміжної служби обробки інформації;

· використання користувачем РСОІ і локальної бази даних;

· інформаційний обмін між АРМ, а також підсистемами автоматизованої інформаційної системи обліку;

· організацію одного нормативно-довідкового господарства;

· розподіл інформації за рівнями обробки і дільницями обліку, аналізу та контролю;

· захист даних і додержання юридичних норм доступу до баз даних, зміну і знищення їх;

· доступ до баз даних безпосередньо з робочого місця бухгалтера.

Новий підхід до технології РСОІ з використанням  АРМ бухгалтера сприяє гнучкості  технології в експлуатації, створює  можливість поетапного впровадження.

Четвертий напрям полягає у використанні засобів  обчислювальної техніки, не пов’язаних мережами передавання інформації.

Для реалізації четвертого напряму ПЕОМ розміщують на робочих місцях. При цьому обмін  інформацією між АРМ здійснюється перезаписування інформації з однієї бази даних на іншу. Цю технологію впроваджують на підприємствах, де для автоматизованого обліку використовують одне або два АРМ.

Для того щоб реалізувати  дані у технічному проекті, необхідно  відбити їх у різних робочих документах — експлуатаційних, методичних, організаційних тощо. Це здійснюється на наступній стадії створення автоматизованої системи обліку, що передбачає розробку проектно-кошторисної і робочої документації з інформаційного забезпечення розв’язання облікових завдань (технології розв’язання завдань, форм та способів облікової документації, реєстрації, вихідної інформації та ін.), з організаційного (положень, посадових інструкцій, програмних засобів, програмної і експлуатаційної документації та ін.).

На стадії впровадження об'єкта в дію здійснюються такі етапи: підготовка бухгалтерії і  в цілому підприємства до впровадження автоматизованої системи у дію; навчання персоналу користувача (організація навчання роботи бухгалтерів-операторів та інших працівників на ПЕОМ на робочому місці з виконанням безпосередніх функцій, забезпечення їх робочими інструкціями, впровадження класифікаторів і кодифікаторів  
та ін.); комплектація системи автоматизованого обліку (отримання комплектуючих, матеріалів); будівельно-монтажні роботи; проведення експериментальної експлуатації, випробувань; усунення недоліків, здавання системи автоматизованого обліку у промислову експлуатацію