Організація роботи з документами, що містять комерційну таємницю

План 

     Вступ

1. Що таке комерційна таємниця.
2. Оформлення допуску до комерційної таємниці.
3. Робота з документами, що містять комерційну таємницю.
4. Заборона розголошення, відомостей, що складають комерційну таємницю.
5. Захист комерційної таємниці та конфіденційної інформації на підприємстві.
6. Наявність збитку і несприятливі наслідки для осіб, що заподіяли збиток власникові комерційної таємниці.

Висновок

     Список  використаної літератури 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Вступ 

     Економічні  та політичні зміни, які відбулися  в Україні на початку 90-х років  створили умови для розвитку ринкових відносин і підприємницької діяльності. Розвиток ринкових відносин спричинив виникнення нових понять, наприклад, комерційної таємниці. У нових умовах зростають потреби у пошуку нових форм управління економікою, забезпечення економічної стабільності підприємств в умовах загострення конкурентної боротьби за ринок збуту товарів, за споживача.

     Дедалі  актуальнішим стає захист прав суб'єктів  господарювання. Таким правом є право  суб'єкта господарювання на комерційну таємницю, захист якої — невід'ємний  елемент ринкових відносин і потребує певних знань про форми та методи правового захисту комерційних  секретів та прийняття практичних заходів  для забезпечення економічної безпеки  підприємництва.

     Метою даної роботи є визначення і аналіз терміну «комерційна таємниця», організація роботи з документами, що містять комерційну таємницю і захист цих документів.

     Сьогодні  в Україні, як і в інших країнах  світу, в процесі підприємницької  діяльності, при створенні нових  технологій, в результаті інтелектуальної  праці, виникають насичені найрізноманітнішими  відомостями інформаційні об’єкти, що мають комерційну цінність. Це можуть бути методики робіт, перспективні технічні рішення, результати маркетингових  досліджень тощо, націлені на досягнення підприємницького успіху.

     Неправомірним збиранням комерційної таємниці вважається добування протиправним способом відомостей, що відповідно до законодавства України становлять комерційну таємницю, якщо це завдало  чи могло завдати шкоди суб'єкту господарювання (підприємцю). 
 

Що таке комерційна таємниця 

     Визнання  прав приватної власності, відмовлення  держави від монополії в сфері  управління економікою і проголошення свободи підприємницької діяльності спричинили за собою появу великої  кількості суб’єктів підприємницької  діяльності. Підприємці одержали право здійснювати у встановленому законом порядку будь-які види діяльності, вибирати торговельних партнерів і укладати угоди, наймати працівників, самостійно визначати порядок використання отриманого прибутку.

     Одночасно з новими економічними відносинами  з’явилися нові економічні правопорушення серед самих підприємців —  несумлінна конкуренція. Одним із проявів неконкурентних дій є неправомірне використання відомостей, що складають комерційну таємницю суб’єкта підприємницької діяльності.

     Поняття комерційної таємниці сформульоване  в ст. 505 Цивільного Кодексу України:

     Комерційною таємницею є інформація, яка є  секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових є невідомою  та не є легкодоступною для осіб, які звичайно мають справу з видом  інформації, до якого вона належить, у зв'язку з цим має комерційну цінність та була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка  законно контролює цю інформацію.

     Комерційною таємницею можуть бути відомості  технічного, організаційного, комерційного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які відповідно до закону не можуть бути віднесені до комерційної  таємниці.

     Крім  того, зміст поняття "комерційна таємниця" розкривається також  у ст. 36 "Неправомірне збирання, розголошення й використання відомостей, що є  комерційною таємницею" Господарського Кодексу України.

     Відповідно  до даної статті комерційною таємницею  можуть бути визнані відомості, пов'язані  з виробництвом, технологією, керуванням, фінансовою й іншою діяльністю суб'єкта господарювання, що не є державною  таємницею, розголошення яких може завдати  шкоди інтересам суб'єкта господарювання.

     Цивільний Кодекс України (ст. 420) і Господарський  Кодекс України (ст. 155) відносять комерційну таємницю до об'єктів прав інтелектуальної  власності, які охороняються відповідно до чинного законодавства.

     Таким чином, з вищесказаного можна  виділити сукупність ознак, необхідних для кваліфікації інформації як комерційної  таємниці:

• вона не є державною таємницею;
• має безпосереднє відношення до статутної діяльності підприємства;
• її розголошення може заподіяти підприємству істотний матеріальний збиток;

  - на підприємстві діє адекватна система заходів по її захисту.

     Предмет «комерційної таємниці». Предметом  «комерційної таємниці» є відомості, пов’язані з комерційною і  господарською діяльністю підприємства: виробнича і технологічна інформація, інформація про управління, фінанси  й іншу діяльність. Це можуть бути документи  про комерційні переговори підприємства і методи ціноутворенні, документи  пов’язані з маркетинговими дослідженнями  ринку, відомості про організацію  праці і підбір працівників, інформація про умови збереження документів, тобто відомості, що мають комерційну цінність.

     Термін  «комерційна таємниця» часто  ототожнюють з терміном «конфіденційна інформація». На думку автора термін «конфіденційна інформація» є родовим стосовно терміна «комерційна таємниця». Згідно Закону України «Про інформацію» від 02.10.1992р. конфіденційна інформація це відомості, що знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних або юридичних осіб і поширюються за їхнім бажанням відповідно до передбаченими ними умовами. Особливістю відомостей, що складають комерційну таємницю, як вид конфіденційної інформації, є їх комерційний і господарський характер. Іншими словами, це інформація, що має економічну цінність, здатна впливати на фінансове становище суб’єкта підприємницької діяльності, розмір одержуваного ним прибутку.

     По-перше, відомостями, що складають комерційну таємницю, не можуть бути відомості, що складають державну таємницю. Державна таємниця — це вид секретної інформації, що включає відомості в сфері  оборони, економіки зовнішніх відносин, державної безпеки й охорони  правопорядку, розголошення яких може заподіяти шкоду життєво важливим інтересам України і які визнані  законом державною таємницею  і підлягають охороні з боку держави.

     По-друге, Кабінетом Міністрів України  затверджений перелік відомостей, що не складають комерційну таємницю. Ці відомості використовуються при  здійсненні перевірок контролюючими  органами, аудиторами для проведення аудита, при здачі звітності в  різні фонди. До них відносяться:

     1) статутні документ, документи, що  дозволяють займатися підприємницькою  або господарською діяльністю  і її окремими видами;

     2) інформація з усіх установлених  форм державної звітності; 

     3) дані, необхідні для перевірки  вирахування і сплати податків  і інших обов’язкових платежів;

     4) зведення про чисельність і  склад працюючій, їхній заробітній  платі в цілому за професіями  і посадами, а так само наявність  вільних місць; 

     5) документи про сплату податків  і обов’язкових платежів;

     6) інформація про забруднення навколишнього  природного середовища, недотриманні  безпечних умов праці, реалізацію  продукції, що заподіює шкоду  здоров’ю, а так само інших  порушень законодавства України  і розмірах заподіяних при  цьому збитків; 

     7) документи про платоспроможність; 

     8) відомості про участь посадових  осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, союзах, об’єднаннях  і інших організаціях, що займаються  підприємницькою діяльністю;

     9) відомості, що відповідно до  діючого законодавства підлягають  розголошенню.

       Суб’єктами «комерційної таємниці»  є: 

1) суб’єкт  підприємницької діяльності;

2) персонал, працівники суб’єкта підприємницької  діяльності;

3) службові  особи державних організацій  і органів, що проводять перевірку  підприємства.

     Суб’єктом підприємницької діяльності — власником  відомостей, що складають комерційну таємницю, — є як юридичні особи, так і фізичні особи — підприємці.

     Працівники  мають право користуватися відомостями, що складають комерційну таємницю, для виконання своїх трудових обов’язків. Ступінь доступу кожного  з працівників до такої інформації визначається підприємцем самостійно, а умови користування -документами, затвердженими підприємцем, і трудовим договором (контрактом).

     Службовці державних організацій і органів, що проводять перевірки підприємця, одержують доступ до комерційної  таємниці на підставі відповідних актів  державних органів і організації. Інформацію про «комерційну таємницю» підприємця вони одержують у рамках адміністративних правовідносин. Обсяг їхнього доступу до такої інформації обмежується напрямком перевірки, про що повинно бути зазначене в документах на перевірку. За розголошення комерційної таємниці службовці державних органів і організації несуть відповідальність, установлену законодавством України.  
 
 

Оформлення  допуску до комерційної таємниці 

     По  оцінках українських і закордонних  фахівців головним джерелом витоку конфіденційної інформації, є персонал підприємства. Причому дії його, у переважній більшості випадків, носять свідомий характер. Вони можуть бути обумовлені, наприклад, бажанням помститися за несправедливість із боку керівництва, корисливими мотивами.

     Тому  для підприємства дуже важливо зафіксувати  індивідуальну відповідальність співробітників за довірену їм комерційну таємницю. Здійснюється це шляхом оформлення допуску до комерційної  таємниці при прийомі на роботу або  переведенні на відповідну посаду.

     Усвідомлення  співробітником можливості покарання  за розголошення комерційної таємниці відіграє важливу роль у профілактиці, її витоку.

     В основу системи допуску можуть бути покладені відповідні положення  Закону "Про державну таємницю" N 3855 від 21 січня 1994 року, адаптовані до завдань захисти комерційної  таємниці.

     Визначення допуску й доступу до державної таємниці, сформульовані в ст. 1 "Визначення термінів" зазначеного Закону:

• допуск до державної таємниці - оформлення права громадянина на доступ до секретної інформації;
• доступ до державної таємниці - надання уповноваженою посадовою особою дозволу громадянинові на ознайомлення з конкретною секретною інформацією й здійснення діяльності, пов'язаної з державною таємницею, цією посадовою особою відповідно до її службових повноважень.

     Таким чином, під допуском до комерційної  таємниці треба розуміти письмове розпорядження  керівника підприємства, що дає конкретному  співробітнику право на ознайомлення або роботу з інформацією, яка  становить комерційну таємницю.

     Відомості, які складають комерційну таємницю, можуть бути диференційовані підприємством  за ступенем важливості, із присвоєнням  відповідного грифу. Наприклад:

• комерційна таємниця - конфіденційно (КТ-К);
• комерційна таємниця - строго конфіденційно (КТ-СК);
• комерційна таємниця - особливої важливості (КТ-ОВ).

     У цьому випадку в допуску необхідно  вказувати рівень конфіденційної інформації, з якою може знайомитись або працювати  співробітник.

     Надання допуску передбачає:

1. визначення потреби співробітника в конфіденційній інформації, при виконанні ним службових обов'язків;
2. перевірку співробітника у зв'язку з допуском до комерційної таємниці;
3. ознайомлення співробітника з мірою відповідальності за порушення законодавства про незаконний збір, використання або розголошення комерційної таємниці;
4. оформлення письмового зобов'язання про нерозголошення комерційної таємниці, яка буде йому довірена.

     При перевірці співробітника на допуск необхідно враховувати:

     -    досягнення ним дієздатного віку 18 років;

     - наявність судимості за злочини, які пов'язані, насамперед, з розголошенням державної або комерційної таємниці, а також у фінансово-господарській сфері;

     -   наявність психічних захворювань, схильність до вживання алкоголю й наркотиків;

     - факти надання в процесі підготовки матеріалів для оформлення допуску недостовірних відомостей про себе;

     -   наявність підозрілих зв'язків із співробітниками конкуруючих фірм.

     Комплекс  використовуваних підприємством перевірочних заходів не повинен порушувати прав і свобод громадянина.

     З метою визначення правдивості наданих співробітником або кандидатом на роботу відомостей все частіше застосовуються тестові методики й поліграфи. Останні демонструють гарні результати й для їхнього застосування немає перешкод у чинному законодавстві України. Перевірка на поліграфі повинна провадитися за згодою співробітника, а її результати повинні бути доведені до його відома.

     Згода співробітника прийняти на себе зобов'язання про нерозголошення комерційної  таємниці оформляється письмовим зобов'язанням  про її нерозголошення.

     У той же час, співробітник, що має  допуск може бути позбавлений його у зв'язку із грубими порушеннями  встановленого порядку захисту  комерційної таємниці, на підставі обставин, що відкрилися і які були приховані ним раніше при оформленні допуску, а також у зв'язку з  переведенням на іншу роботу, де такий  допуск не потрібен.

     У випадку звільнення співробітника, допущеного до комерційної таємниці, від нього відбирається попередження - зобов'язання про нерозголошення комерційних  секретів підприємства, які стали  йому відомі в процесі роботи.

     Ціль  відбору такого попередження - зобов'язання - профілактика розголошення співробітником, що звільняється, секретної комерційної  інформації й створення юридичних  підстав для відшкодування збитків  у випадку розголошення ним таких  відомостей.

     Під доступом до комерційної таємниці мається  на увазі дозвіл уповноваженої посадової  особи на ознайомлення з конкретною конфіденційною інформацією співробітника, який має до неї допуск. 
 
 
 
 

Робота з документами, що містять комерційну таємницю 

        Відомості про комерційну таємницю  підприємства умовно можна поділити  на дві групи: науково-технічну (технологічну) і ділову.

      До  науково-технічної відносяться дані про конструкцію машин і устаткування: креслення, схеми, рецептури, методи й  способи виробництва, нові технології, напрями модернізації відомих технологій, прогресивне забезпечення ПЕОМ.

      Ділова  містить:

      • дані про фінансову діяльність підприємства, за винятком звітів (стан розрахунків  з клієнтами, заборгованість, кредити  тощо);

      • плани розвитку підприємства (тактичні й стратегічні);

      • плани й обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяги торгових операцій, наявність  запасів товарів);

      • аналіз конкурентоспроможності продукції, що випускається, ефективність експорту та імпорту;

      • план рекламної діяльності;

      • список торгових та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості  про взаємовідносини.

      Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту  й допуску до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником.

      Основна мета охорони конфіденційної інформації у тому, щоб вона не потрапила  до конкурентів.

      Забезпечення  захисту комерційної таємниці передбачає:

      • визначення правил внесення інформації до КТ;

      • розробку й доведення до відома осіб, допущених до інформації, що становить  комерційну таємницю, інструкцій за дотриманням  режиму конфіденційності;

      • обмеження доступу до носіїв інформації з КТ;

      • таке ведення діловодства, яке забезпечує виділення, облік і зберігання документів з КТ;

      • використання організаційних, технічних  та інших засобів захисту конфіденційності документів;

      • здійснення контролю за дотриманням  режиму охорони КТ.

      Для збереження доступу до інформації КТ керівник видає спеціальний наказ  про введення "Переліку відомостей, що містять КТ підприємства", заходів  з охорони цих відомостей, встановлення кола осіб, які мають доступ до такої  інформації, правил роботи з документами, позначеними грифом "КТ". Співробітники  підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатками  до нього.

      Ведення діловодства, що забезпечує облік і  зберігання документів КТ, передбачає виконання ряду рекомендацій.

      Наказом керівника підприємства визначається посадова особа, відповідальна за облік  та зберігання таких документів. На цих документах проставляється гриф конфіденційності у правому куті першого аркуша й вказується номер  примірника.

      Наприклад,

      КТ

      Прим. № 1

      Конфіденційно Прим. № 2

      Такі  грифи лише вказують, що право власності  на інформацію, яка є в документі, належить підприємству й охороняється законом.

      На  документі з грифом "КТ" вказується кількість примірників і місцезнаходження кожного з них. Наприклад:

      Складений у двох примірниках:

      Прим. № 1 — на адресу;

      Прим. № 2 — до справи № 3.

      Усі документи з конфіденційною інформацією  повинні реєструватися у журналі реєстрації документів з грифом "КТ".

      Документи з грифом "КТ" приймаються й  відсилаються спеціально призначеною  посадовою особою або секретарем-референтом. У разі відсутності чи неповної комплектності в конвертах документів з грифом "КТ" складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику. Документи з грифом "КТ" формуються в окрему справу. Видача й повернення документів з грифом "КТ" відображається в журналі обліку видачі документів з грифом "КТ". Документи з грифом "КТ" забороняється виносити з офісу. Усі справи з грифом "КТ" обов'язково вносяться до номенклатури справ підприємства.

      При передачі справ до архіву на документи  з грифом "КТ" складається окремий  опис. На документи з грифом "КТ", що відібрані для знищення, складається  акт. Знищуються вони в присутності  комісії. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заборона  розголошення, відомостей, що складають  комерційну таємницю 

     Заборона  розголошення, відомостей, що складають  комерційну таємницю. Відомості, що складають  комерційну таємницю, не повинні бути загальнодоступні в силу своєї популярності необмеженому колу суб’єктів, або вимог  закону про обнародування, або за іншими підставами. Тільки власник  може визначити коло зведень підметів розголошенню, установлювати випадки  й осіб, через які може відбуватися  таке розголошення і при тім воно буде вважатися правомірним з  погляду права. Крім того, нормативними актами України може бути передбачені  обов’язкове надання або публічне обнародування відомостей, що складають  комерційну таємницю. Будь-яке інше розголошення зазначених відомостей не є правомірним.

     Вимога  не розголошення комерційної таємниці має подвійну спрямованість: внутрішню  і зовнішню. Внутрішня спрямована на працівників суб’єкта підприємницької  діяльності, зовнішня — на службових  осіб організацій і органів, що проводять  перевірку підприємства.

     Згідно  Закону України «Про захист від несумлінної  конкуренції» від 07.06.1998р. розголошення комерційної таємниці — це ознайомлення іншої особи без згоди особи, уповноваженого на це, з відомостями, що відповідно до діючого законодавства  України, складають комерційну таємницю, особою, якій ці відомості були довірені у встановленому порядку або  стали відомі в зв’язку з виконанням службових обов’язків, у випадку  якщо це заподіяло або могло заподіяти  шкоду суб’єктові, що хазяює, (підприємцеві).

     У Законі України «Про підприємства в  Україні» право визначати коло відомостей, що складають комерційну таємницю, надано підприємцеві, а згідно Закону України «Про захист від несумлінної  конкуренції» такі відомості визначаються відповідно до діючого законодавства. У результаті законодавцем допущена помилка. Підприємцеві надане право самостійне визначати коло відомостей, які є комерційною таємницею, а нормативними актами України встановлюються тільки обмеження на віднесення інформації до комерційної таємниці, відповідальність за порушення, пов’язані з використанням комерційної таємниці, порядок її охорони. Таке захоплення відсильними нормами права часто приводить до того, що виникає нерозв’язна ситуація: є реальне правовідношення, є відсильна норма права, але немає норми до якої вона відсилає.

     У Законі України «Про підприємства в  Україні» установлені дві форми  розголошення відомостей, що складають  комерційну таємницю: передача і витік  відомостей, що складають комерційну таємницю. З юридичної точки зору зазначені форми являють собою  самостійні склади правопорушень. Передача відомостей, що складають комерційну таємницю — це незаконне ознайомлення третіх осіб із відомостями, віднесеними  суб’єктом підприємницької діяльності до комерційної таємниці, особою, якій такі відомості відомі в зв’язку  з виконанням своїх трудових обов’язків або в якого мається доступ до них і зв’язку з виконанням посадових обов’язків. Під витоком  відомостей, що складають комерційну таємницю, розуміються навмисні або  ненавмисні дії осіб, що мають доступ до комерційної таємниці, що сприяють ознайомленню з такими відомостями  третіх осіб.

     Способи розголошення відомостей, що складають  комерційну таємницю, можуть бути різними: передача інформації конкурентам підприємця; ознайомлення з комерційною таємницею  службових осіб державних організацій  і органів без належних на те прав і основ як з боку розголошувача, так і з боку державного службовця, розголошення відомостей, що складають  комерційну таємницю, через засоби масової інформації; використання в  особистих цілях — передача родичам, знайомим для заняття власною  підприємницькою діяльністю. Мотиви розголошення так само можуть бути різні: користь, особисті неприязні  відносини, халатне відношення до трудових і службових обов’язків.

     Вимога  дотримання і нерозголошення комерційної  таємниці є не тільки правом, але  й обов’язком суб’єкта підприємницької  діяльності. Без належного дотримання вимог до користування і збереження інформації, що складає комерційну таємницю, неможливо забезпечити  необхідну охорону такої інформації як цивільно-правовими мірами, так  і державно-примусовими.

     Обов’язок зберігати в таємниці зазначені  відомості так само може бути встановлена  в нормативних актах України. Наприклад, у Положенні про порядок  заключення контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників визначено, що роботодавець зобов’язаний не розголошувати  конфіденційні умови контракту  з працівником. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Захист  комерційної таємниці та конфіденційної інформації на підприємстві