Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

Содержание

Введение

Глава первая. Особенности управления документацией за рубежом

1.1 Правовое регулирование  управления документацией

1.2 Система международных  стандартов

1.3 Нормативное регулирование  электронного документооборота  и управления документацией

1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

1.3.2 Особенности нормативного  регулирования электронного документооборота  в странах Европейского союза

1.3.3 Особенности управления  документами и нормативное регулирование  электронного документооборота  в США

1.3.4 Особенности нормативного  регулирования организации работы  с документами в Италии

1.3.5 Особенности нормативного  регулирования электронного документооборота  во Франции

1.3.6 Особенности нормативного  регулирования электронного документооборота  в Германии

1.3.7 Особенности нормативного  регулирования электронного документооборота  в Великобритании

1.3.8 Проблемы международного  электронного документооборота

Глава вторая. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

2.1 Сравнительная характеристика  российского и зарубежного направлений  развития систем документооборота

2.2 Проблемы совершенствования  документационного обеспечения  управления в России и пути  их решения

2.3 Изменение системы  национальных стандартов в сфере  документационного обеспечения  управления как фактор интеграции  России в мировое сообщество

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 Переход к экономике  рыночного типа ставит вопрос  о создании соответствующих современным  условиям единых норм и требований  к системе документационного  обеспечения управленческой деятельности.

 Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на переход от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

 Одним из важных  компонентов этой работы является  исследование относительно нового  понятия в российском документоведении  – управления документацией и  введение его не только в  научный оборот, но и в практику.

 Термин «управление  документацией» широко распространен  в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название «Национальный  архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration). Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документами1.

 Особенностью современного  общества является непрерывный  обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация  является необходимым условием  успешного функционирования любой  организации.

 Управленческая деятельность  связана с информационным обменом  между субъектами и объектами  управления. При отсутствии необходимой  информации невозможно принятие  своевременных решений, определение  стратегии развития организации.

 Одним из основных  факторов влияния научно-технического  прогресса на все сферы деятельности  человека является широкое использование  информационных технологий. На современном  уровне их развития работа  с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности2.

 Мы под управлением  документацией будем понимать  одно из ключевых направлений  деятельности, осуществляемой в  рамках документационного менеджмента  организации, и включает текущее  функционирование и оптимизацию  подсистемы документационного менеджмента.

 В процессе управления  документацией организации решаются  следующие основные задачи:

 организация рационального  документооборота;

 контроль исполнения  документов;

 оперативное хранение  документов, включая их надлежащую  подготовку к передаче на архивное  хранение в государственный или  ведомственный (по принадлежности  организации) архив;

 последующее хранение  документов в архиве3.

 Конечной целью управления  документацией является создание  условий, обеспечивающих эффективную  обработку документированной информации  в обусловленные содержанием  деятельности организации сроки  и с наименьшими материальными  затратами.

 Мы считаем, что актуальность представленной курсовой работы очевидна, т.к. для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

 Высокая значимость  и недостаточная практическая  разработанность проблемы определяют  несомненную новизну данного  исследования.

 Изучение вопросов, связанных  с данной тематикой, носит как  теоретическую, так и практическую  значимость.

 Результаты исследования  могут быть использованы для  разработки методики анализа  «Организации документооборота  за рубежом». Теоретическое значение  заключается в том, что избранная  для рассмотрения проблематика  находится на стыке сразу нескольких  научных дисциплин.

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.

 Для достижения поставленной  цели определены теоретические  и научно-практические задачи:

 изучение системы источников  правового регулирования документооборота  в России;

 исследование особенностей  законодательного регулирования  документооборота как на международно-правовом  уровне, так и на национальном;

 анализ содержания  юридических требований к электронному  документообороту;

 проведение сравнительно-правового  анализа российского законодательства  и нормативно-правовых актов других  государств в сфере работы с документами;

 определение роли зарубежного  опыта при организации и функционировании  систем документооборота в России.

Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота.

Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в России и за рубежом.

 Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет  утверждать, что интерес к зарубежному  опыту работы с документами  растет.

 В процессе подготовки  курсовой работы были использованы  многочисленные периодические публикации  в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Секретарь-референт».

 При написании курсовой  работы использовались труды  российских специалистов в области  документационного обеспечения  управления (А.Ю. Арнд, М.Н. Костомаров, С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, О.А. Романов, О.И. Рысков, Н.А. Храмцовская и др.).

 Особое внимание уделено  стандартам ИСО 15489-2001 «Информация  и документация – Управление  документацией» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава первая

Особенности управления документацией за рубежом

Правовое регулирование управления документацией

 Глобализация международных  отношений на современном этапе  привела к возрастанию значения  международно-правового регулирования  документооборота.

 Создание специальных  актов на внутригосударственном  уровне не способствует развитию  международных отношений, т.к. законодательство  разных стран по-разному подходят  к определению основных правовых  институтов и принципов правового  регулирования.

 В последние годы  в европейских странах особое  внимание общественности уделяется  не только вопросам работы  с архивными документами длительного  срока хранения, но и управлению  документами как важнейшему элементу  оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ  управления документами и разработке  корпоративных стратегий в области  информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

 Прежде всего к таким факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных и иных нормативных актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Кроме того, могут быть установлены права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, в законодательстве о свободе информации), требования к формату документов (например, в законодательстве о защите персональных данных), передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах), процессам управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок индексации (регистрации) документов в целях улучшения их хранения)4.

 Открытость документов, представляющих общественный интерес  или необходимых для реализации  прав, свобод и обязанностей граждан, требует защиты информации о  частной жизни, обеспечения конфиденциальности  персональных данных, а упрощенность  поиска, обращения с электронными  документами требует, в свою очередь, защиты персональных данных, содержащихся  в автоматизированных информационных  системах.

 В ряде развитых  стран действует Конвенция о  защите физических лиц при  автоматизированной обработке персональных  данных от 28 января 1981 года, которая  гарантирует каждому частному  лицу соблюдение его права  на личную жизнь. Законы о защите  данных, отражающие положения Конвенции  Совета Европы о защите данных (1981 год) и Директивы Евросоюза  о защите данных (1995 год), сегодня  приняты во всех странах-членах  ЕС. Законодательство о защите  данных требует от организации  ответственного подхода к управлению  документами по личному составу, разработки стандартов и практических  руководств по работе с такими  документами. Внешним признаком  перехода большинства стран к  информационному обществу стало  применение перед названием государств  латинской буквы e, что означает появление «Электронных США» (e-USA), «Электронной Европы» (e-Europe), «Электронной Франции» (e-France), «Электронной Великобритании» (e-Great Britain) и т.д. Несомненно, что в этот ряд входит и «Электронная Россия» (e-Russia), о чем свидетельствует принятие федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия», а на региональном уровне программ «Электронная Москва», «Электронный Санкт-Петербург».

 Облегчение доступа  к информации и услугам государственных  органов путем применения современных  информационных технологий является  одним из главных элементов  проекта экономического и социального  обновления Европы – инициативы  «e-Европа», объявленной Европейской  комиссией 08 декабря 1999 года и предназначенной  для ускорения развития цифровых  технологий в Европе. Главы европейских  государств в 2002 году приняли  План действий по достижению  целей «Электронной Европы». Правильное  управление документами приобретает  особое значение в связи с  принятием Европейской комиссией  и национальными правительствами  законодательства в области электронной  коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы Евросоюза  признают правомочными электронный  обмен данными, электронную форму  сделки и цифровую подпись. Все  это лежит в основе развития  практики управления электронными  документами.

Система международных стандартов

 В современном мире  постоянно растет значение стандартов. Основной причиной этого являются  изменения в экономике и общественной  жизни, связанные с глобализацией  мирового рынка, стиранием границ  на пути движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический  прогресс, стремительное развитие  информационных технологий и  активное их внедрение – все это также способствовало активизации процесса разработки и внедрения международных стандартов во все сферы человеческой деятельности, в т.ч. и в управлении документацией5.

Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации. Подготовка международных стандартов обычно ведется в соответствующих технических комитетах ISO. Каждая организация-член ISO имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых соответствует ее интересам. В этой работе также принимают участие международные организации как правительственные, так и неправительственные.

ISO, например, тесно сотрудничает  с Международной электротехнической  комиссией (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.

 Благодаря успешному  использованию стандартов качества ISO, а также в связи с общемировой  тенденцией ужесточения законодательно-нормативных  требований к ведению финансово-экономической  деятельности, во всем мире растет  потребность в выработке единого  подхода в решении наиболее  общих вопросов, важных для любой  из существующих систем делопроизводства.

Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг

 Первыми широко распространенными  стандартами, в которые были включены  требования к ведению документации, стали стандарты серии ISO 9000 по  управлению качеством продукции  и услуг. Впервые в истории  международных стандартов делопроизводство  и документооборот не только  были отмечены в качестве важной  составной части деятельности  организации, но и начали проверяться  в ходе сертификации.

 Во многих случаях  налаживание правильной работы  с документами составляет как  минимум половину всей деятельности, выполняемой в связи с сертификацией. В результате все большая популярность ISO 9000 стала одним из важных  факторов, стимулирующих развитие  делопроизводства и повышение  статуса службы документационного  обеспечения управления и ее  сотрудников во внутренней иерархии  компании.

 В тексте стандартов  этой серии (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) управлению  документацией посвящен целый  раздел, который начинается с  разъяснения значения документации  для организации. Особо подчеркивается, что разработка документации по качеству не должна становиться самоцелью – эта деятельность должна приносить ощутимую пользу компании.

 Каждая организация  самостоятельно определяет необходимый  объем документирования и используемые  носители информации. Здесь важно  учесть все факторы: тип и размер  организации, сложность производимой  продукции, нужды потребителей, законодательные  и нормативные требования в  отрасли, в которой работает компания, реальные возможности персонала  и т.д.

Стандарты ISO серии 14000 по управлению окружающей средой

 По аналогии со стандартами  управления качеством продукции  и услуг стали разрабатываться  стандарты для других видов  деятельности. Достаточно широкое  распространение получили стандарты  серии ISO 14000 по управлению окружающей  средой, в которые также были  включены разделы по управлению  документацией.

 От организаций требуется  разработать правила работы с  документами, включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения  и контролируемого уничтожения  документов с истекшими сроками  хранения.

 Для соответствия требованиям  стандарта необходимо подготовить  большое количество внутренних  нормативных документов и регулярно  вносить в них изменения и  улучшения.

 Особое внимание обращается  на контроль за версиями используемых на рабочих местах внутренних нормативных документов, а также на организацию удобного к ним доступа.

 Отмечено, что в организациях, помимо своих собственных, могут храниться и документы «внешнего происхождения», которые требуются для планирования и эксплуатации системы управления окружающей средой. Необходимо обеспечить их сохранность и возможность оперативного доступа к таким документам.

Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности

 С развитием системы  международных стандартов к делопроизводству  и документообороту стали проявлять  внимание представители самых  различных профессий, в том числе  – специалисты в области информационных  технологий и информационной  безопасности.

 Требования по защите  документов организации включены  в стандарт ISO/IEC 17799-2000 «Информационные  технологии – Практическое руководство  по управлению информационной  безопасностью». Очень символично, что этот стандарт, разработанный  специалистами в области ИТ-технологий для собственных нужд, впервые зафиксировал требования к работе с документацией организации.

 Обеспечить надлежащую  информационную безопасность можно  только при условиях, что управление  документами на всех видах  носителей ведется по единой  системе и установленные требования  распространяются на все информационные  ресурсы организации. Для ИТ-службы это большой шаг вперед к пониманию необходимости сотрудничества со специалистами в области управления документацией, которые обладают профессиональными навыками, нужными для выполнения ряда требований прежде всего для обеспечения соответствия организации документооборота законодательно-нормативным требованиям.

 В условиях России  такое сотрудничество еще более  актуально, поскольку основная часть  документов у нас по-прежнему  хранится на бумажных носителях.

20 июня 2005 года Международная  организация по стандартизации ISO опубликовала новую версию стандарта ISO/IEC 17799. По сравнению с версией 2000 года в нее внесено значительное  количество изменений и дополнений. Основные усилия разработчиков  были направлены на придание  стандарту большей универсальности. Многие положения, формулировавшиеся  ранее как требования только  к программному обеспечению, изменены  таким образом, чтобы распространить  их действие и на другие  сферы деятельности и виды  ресурсов.

 Разработчики стандарта постарались отследить все изменения, произошедшие за последние 5 лет: рост объемов электронной торговли, повышенное внимание к созданию электронных реестров, к защите персональных данных и прав интеллектуальной собственности и соответствующее усиление требований к обеспечению информационной безопасности.

 В новой версии стандарта  учтены наблюдающиеся во всем  мире ужесточение требований  к обеспечению соответствия деятельности  организаций законодательно-нормативным  и иным требованиям, растущая  популярность стандарта по управлению  документами ISO 15489, а также накопленный опыт работы с определенными видами электронных документов.

 За подробными указаниями  по управлению документами организации  новая версия предлагает обратиться  к стандарту ISO 15489-1.

 Ссылка на то, что  организация должна обеспечивать  свою информационную безопасность  в области управления документами, основываясь на положениях первого  в мире международного стандарта  по делопроизводству, является очень  важной, поскольку фактически обязывает  специалистов в области информационных  технологий и информационной  безопасности использовать требования ISO 15489-1 в своей работе.

Международные стандарты по управлению документацией

ISO 15489 «Информация и документация  – Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation – Records management) был издан в 2001 году Международной организацией по стандартизации. Он подготовлен техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и документация, подкомитет SC 11, Архивное дело/управление документами.

 В стандарте определено, что регламент (политика) в области  управления и сохранения документации  должен быть принят на самом  высоком уровне в организации  и его действие должно распространяться  на всех ее сотрудников, создающих  документы в ходе своей работы. В нем следует указать ответственность  по всем должностным рангам  за любой документ в организации.

 Появление ISO 15489 стало  важным событием для профессионалов  в области управления документами. Стандарт ISO вобрал в себя передовой  практический опыт ряда стран  и, самое главное, впервые обозначил  делопроизводство как важную  отрасль деятельности человека. В ближайшее время технический  комитет ISO, утвердивший стандарт, планирует  рассмотреть вопрос о разработке  его новой версии.

 Нужно отметить, что ISO 15489 существенно отличается от  знакомого нам ГОСТ тем, что  провозглашает основные принципы  работы с документами и системами  документооборота. В нем отсутствуют  жесткие требования к оформлению  документов, поскольку в каждой  стране существуют свои особенности.

 Задача стандарта –  закрепить основные, наиболее общие  требования и положения, обеспечивающие  надежное документирование деятельности  любой компании и организацию делопроизводства и документооборота на соответствующем мировым требованиям уровне.

 К сожалению, главным  препятствием в распространении  стандарта в России является  незнание о нем специалистов  в области управления документацией, а также отсутствие качественного  перевода стандарта на русский  язык.

Международные стандарты ИСО 23081 и ИСО 15801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также послужат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира.

 Метаданные – структурированные  данные о данных – это информация, которая позволяет идентифицировать  информационные ресурсы, управлять  ими, осуществлять поиск. Особое  значение метаданные имеют при  работе с электронными документами.

 Универсальный набор  метаданных содержит так называемое  Дублинское ядро – применимый  для любых информационных ресурсов  международный стандарт ИСО 15836, принятый в 2003 году. Указания по  применению Дублинского ядра  в Европе содержит немецкий  стандарт, вышедший в 2000 году. Государственные  стандарты метаданных на основе  Дублинского ядра приняты во  многих развитых странах.

 Стандарты делопроизводственных  метаданных – особый тип стандартов  метаданных – призваны обеспечить  значимость, управляемость и длительность  существования документации организации.

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта (ISO/TS 23081-1-2004 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records) содержит определение сущности делопроизводственных метаданных, их роли в управленческой деятельности, описание процессов управления метаданными. В ней установлены требования к различным категориям делопроизводственных метаданных, исходя из требований ИСО 15489.

Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR 15801 Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability) регламентирует внедрение и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность аутентичность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения.

 В Великобритании в настоящее время действуют различные национальные стандарты по вопросам управления документацией: сохранности, транспортировке и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации, управлению информационной безопасностью, управлению документацией, легальной допустимости и юридической силе информации, содержащейся в системах управления электронными документами, информационному менеджменту, практическому применению закона 1998 года о защите данных.

 Во Франции принят  национальный стандарт (NF Z 42-013), призванный  гарантировать целостность электронных  документов в компьютерных системах  с использованием технологии  неперезаписываемых оптических дисков. Он устанавливает процедурные и технические требования6.

 Подчеркнем, что архивные  органы европейских стран, так  же как и во многих других  зарубежных странах, стремятся принимать  участие в управлении документами  различных форматов уже на  стадии их создания в делопроизводстве  и в процессе их полного  жизненного цикла – от создания  до уничтожения или передачи  на государственное хранение. В  частности, Национальный архив Великобритании (National Archives) является центральным консультативным и экспертным органом, оказывающим поддержку управляющим документацией. Основное внимание в настоящее время Национальный архив Великобритании уделяет вопросам управления документацией, в том числе электронной документацией, оцифровке документов. На данный момент британский архив можно признать наиболее прогрессивным и активным разработчиком методик управления документами среди европейских архивных органов.