Основные понятия и принципы проектирования организационных структур управления

ВВЕДЕНИЕ

Функции управления деятельностью  предприятия реализуются подразделениями  аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические  и другие отношение друг с другом.

Актуальность данной курсовой работы состоит в том, чтобы решить стоящие перед организацией задачи, поэтому проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации, а её структура – обеспечивать реализацию стратегии организации. Кроме того, проектирование должно учитывать ситуацию, в которой находится организация и которая складывается из факторов внешней среды, технологии организации и её размера.

Целью данного исследования является изучение эволюции структур управления и принципов построения организациями.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:

- изучить основные понятия и принципы проектирования организационных структур управления;

- рассмотреть эволюцию организационных структур управления;

- изучить современные тенденции развития и динамику структур управления;

- проанализировать структуру управления и организацию работы  Государственного  Архива Кемеровской области в г. Новокузнецке;

- разработать  рекомендации по совершенствованию деятельности Государственного учреждения.

Предметом исследования выступают принципы проектирования и виды организационных структур  управления организацией.

Объектом исследования является Государственный Архив Кемеровской  области в г. Новокузнецке.

При написание курсовой работы использовались статистические и сравнительные методы.

Глава 1 Теоретические  основы принципов построения и эволюции структур управления организациями

1.  Основные понятия и принципы проектирования организационных структур управления

«Структура управления организацией», или «организационная структура управления» (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций [1].

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и  развитие организации как единого  целого. ОСУ определяется также как  форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим  функциям, направленным на решение  поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций  структура управления представляется в виде системы оптимального распределения  функциональных обязанностей, прав и  ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими  в ее состав органами управления и  работающими в них людьми.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято  подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

При двухуровневой структуре  создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно  руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в  ОСУ формируется так называемый средний слой, который в свою очередь  может состоять из нескольких уровней.

В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи. Первые суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между  так называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими  за деятельность организации или  ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или  иными функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения. Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.

Между всеми названными выше составляющими ОСУ существуют сложные  отношения взаимозависимости: изменения  в каждой из них (скажем, числа элементов  и уровней, количества и характера  связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Так, если руководством организации принято решение о введении в ОСУ нового органа, например, отдела маркетинга (функции которого ранее никто не выполнял), нужно одновременно дать ответ на следующие вопросы: какие задачи будет решать новый отдел? кому он будет непосредственно подчинен? Какие органы и подразделения организации будут доводить до него необходимую информацию? На каких иерархических уровнях будет представлена новая служба? Какими полномочиями наделяются работники нового отдела? Какие формы связей должны быть установлены между новым отделом и другими отделами?

Увеличение количества элементов  и уровней в ОСУ неизбежно  приводит к многократному росту  числа и сложности связей, возникающих  в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко  является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации [2].

К структуре управления предъявляется  множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах формирования ОСУ, разработке которых было посвящено немало работ отечественных авторов в дореформенный период. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом.

1. Организационная структура  управления должна, прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

2. Следует предусматривать  оптимальное разделение труда  между органами управления и  отдельными работниками, обеспечивающее  творческий характер работы и  нормальную нагрузку, а также  надлежащую специализацию.

3. Формирование структуры  управления надлежит связывать  с определением полномочий и  ответственности каждого работника  и органа управления, с установлением  системы вертикальных и горизонтальных  связей между ними.

4. Между функциями и  обязанностями, с одной стороны,  и полномочиями и ответственностью  с другой, необходимо поддерживать  соответствие, нарушение которого  приводит к дисфункции системы  управления в целом. 

5. Организационная структура  управления призвана быть адекватной  социально-культурной среде организации,  оказывающей существенное влияние  на решения относительно уровня  централизации и детализации,  распределения полномочий и ответственности,  степени самостоятельности и  масштабов контроля руководителей  и менеджеров. Практически это  означает, что попытки слепо копировать  структуры управления, успешно функционирующие  в других социально-культурных  условиях, не гарантируют желаемого  результата.

Реализация этих принципов  означает необходимость учета при  формировании (или перестройке) структуры  управления множества различных  факторов воздействия на ОСУ.

Главный фактор, «задающий» возможные контуры и параметры структуры управления, - сама организация. Известно, что организации различаются по многим критериям. Большое разнообразие организаций в Российской Федерации предопределяет множественность подходов к построению управленческих структур. Подходы эти различны в организациях коммерческих и некоммерческих, крупных, средних и малых, находящихся на разных стадиях жизненного цикла, имеющих разный уровень разделения и специализации труда, его кооперирования и автоматизации, иерархических и "плоских", и так далее. Очевидно, что структура управления крупными предприятиями более сложна по сравнению с той, какая нужна небольшой фирме, где все функции менеджмента подчас сосредоточиваются в руках одного - двух членов организации (обычно руководителя и бухгалтера), где соответственно нет необходимости проектировать формальные структурные параметры. По мере роста организации, а значит, и объема управленческих работ, развивается разделение труда и формируются специализированные звенья (например, по управлению персоналом, производством, финансами, инновациями и т.п.), слаженная работа коих требует координации и контроля. Построение формальной структуры управления, в которой четко определены роли, связи, полномочия и уровни, становится императивом.

Важно обратить внимание на сопряжение структуры управления с  фазами жизненного цикла организации, о чем, к сожалению, нередко забывают проектанты и специалисты, решающие задачу совершенствования управленческих структур. На стадии зарождения организации  управление нередко осуществляется самим предпринимателем. На стадии роста происходит функциональное разделение труда менеджеров. На стадии зрелости в структуре управления чаще всего  реализуется тенденция к децентрализации. На стадии спада обычно разрабатываются  меры по совершенствованию управленческой структуры в соответствии с потребностями  и тенденциями в изменении  производства. Наконец, на стадии прекращения  существования организации структура  управления или полностью разрушается (если фирма ликвидируется), или происходит ее реорганизация (коль скоро данную фирму приобретает или присоединяет к себе другая компания, приспосабливающая  структуру управления к той фазе жизненного цикла, в которой она  находится).

На формирование структуры  управления оказывают влияние изменения  организационных форм, в которых  функционируют предприятия. Так, при  вхождении фирмы в состав какого-либо объединения, скажем, ассоциации, концерна и т.п., происходит перераспределение  управленческих функций (часть функций, естественно, централизуется), поэтому  меняется и структура управления фирмы. Впрочем, даже если предприятие  остается самостоятельным и независимым, но становится частью сетевой организации, объединяющей на временной основе ряд  взаимосвязанных предприятий (чаще всего для использования благоприятной  ситуации), ему приходится вносить  в свою управленческую структуру  ряд изменений. Это связано с  необходимостью усиления функций координации  и адаптации к системам менеджмента  других компаний, входящих в сеть [3].

Важный фактор формирования управленческих структур - уровень  развития на предприятии информационной технологии. Общая тенденция к  децентрализации «электронного интеллекта», то есть к росту числа персональных компьютеров при одновременном расширении использования на уровне предприятия локальных сетей, ведет к ликвидации или сокращению объема работ по ряду функций на среднем и низовом уровнях. Это относится, прежде всего, к координации работы подчиненных звеньев, передаче информации, обобщению результатов деятельности отдельных сотрудников. Прямым результатом использования локальных сетей может быть расширение сферы контроля руководителей при сокращении числа уровней управления на предприятии.

Рассматривая понятия  и принципы проектирования организационных  структур можно сделать вывод: ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами ОСУ могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Реализация принципов ОС означает  учёт факторов воздействия на ОСУ.

2. Эволюция организационных структур управления

Организационная структура  управления является не только основой существования количественно определенной системы управления, но и формой, в рамках которой протекают изменения, зреют предпосылки для перехода системы в целом в новое качество. Вместе с тем ОСУ является наиболее консервативным элементом системы управления. Этот консерватизм объясняется не только тем, что изменения ОСУ затрагивают интересы целых коллективов, но и объективными требованиями сохранения устойчивости системы. Вместе с тем, история развития менеджмента в ХХ веке показывает, что консерватизм этот достаточно относителен. В ХХ веке ОСУ претерпели значительную эволюцию. Анализ эволюции ОСУ предусматривает определенную типизацию [4].

При всем многообразии подходов к решению этого вопроса, по нашему мнению, можно принять следующую  классификацию типов организационных структур управления, которая представлена на схеме 1.

Схема - 1 Организационная структура управления

Формирующиеся рыночные отношения, децентрализация управления, быстрое  устаревание информации обусловливают  высокие требования к современному руководителю. Знание и умелое использование  положений менеджмента существенно  облегчают труд руководителя, помогают ему определять приоритеты и систематизировать  работу.

Базой, на которой строится вся управленческая деятельность, служат организационные структуры. Правда, в последнее время появляются публикации, авторы которых утверждают, что талантливый руководитель способен привести свое предприятие (подразделение) к успеху при любой организационной  структуре. Возможно, это и так. Однако не следует забывать, что наряду с талантливыми руководителями есть и менее даровитые.

В простейшем случае под  структурой понимается совокупность элементов  системы и организация взаимосвязей между ними. Так как функциональные элементы во всех системах во многом схожи, то основным критерием отличия структур считают организацию взаимосвязей. Исходя из этого, принято различать линейную, линейно-функциональную, дивизиональную, функциональную и матричную системы [5].

Безусловный приоритет в  России сейчас принадлежит линейно-функциональной структуре, хотя в научных организациях и других творческих коллективах  часто предпочтение отдается матричной  структуре. При этом нередко авторы ссылаются на успешный опыт применения последней в таких компаниях, как IBM, 3М, General Motors, забывая отметить, что далеко не все разделяют их мнение. Большинство специалистов, а также ряд сотрудников указанных фирм склонны рассматривать структуру этих организаций как сетевую или дивизиональную. Более того, некоторые считают, что в настоящее время вообще нет примера успешного использования матричной модели. Следует также подчеркнуть, что в случае построения предприятия по матричной схеме нарушается один из основных организационных принципов - прямоточность прохождения информации по всем инстанциям.

В целом на Западе предпочтение отдается дивизиональной структуре. Так, по оценке некоторых экономистов, из 500 крупнейших зарубежных компаний 95% построены по дивизиональному принципу. При этом практически все эксперты признают неэффективность построения организации по функциональному принципу.

За последнее время  взгляды на организационные структуры  существенно изменились, и в наибольшей степени это коснулось дивизионального принципа.

3.  Современные тенденции развития и динамика структур управления

Определенная организация  наблюдалась еще на стадии индивидуального  труда ремесленника. Она зародилась из многократно повторяющихся производственных функций, выполняемых ремесленником для достижения конечной цели своего труда. Устойчивая реализация производственных функций и образует простейшую форму организации процесса производства, т. е. его первоначальную структуру, существующую еще в скрытом состоянии. Основой этого явления было кооперированное производство, развитие которого привело к выделению функций управления, формирующих организационную структуру [6].

Таким образом, главным фактором формирования организационной структуры  управления производством было разделение труда, появление функции управления. Совместный труд, кооперация рабочей  силы породили новый тип отношений, сложившийся как отношения между  участниками производственного  процесса, между руководителями и  подчиненными.

На стадии машинного производства произошло полное обособление функций  управления. Появились полностью  освобожденные от производственных функций руководители. Возникает  опосредованный контроль с помощью  ведомостей, отчетов, докладов и т. п. Налаживается обратная связь. Все это, и в особенности рост масштабов  производства, способствовало быстрому развитию организационных структур управления.

В рамках этой структуры  протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором  участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным  для того, чтобы все протекающие  в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций [7].

Структурные взаимосвязи  в организациях находятся в центре внимания многих исследователей и руководителей. Для эффективного достижения цели необходимо понимание структуры работ, подразделений  и функциональных единиц. Организация работы и людей во многом влияет на поведение работников. Структурные и поведенческие взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации, ориентированы на их достижение. Вот почему необходимо ознакомиться с разных сторон со структурным подходом, который применяется в различных организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Структурный подход предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализации и департаментализации.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и  развитие организации как единого  целого. Организационная структура  управления определяется также как  форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим  функциям, направленным на решение  поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций  структура управления представляется в виде системы оптимального распределения  функциональных обязанностей, прав и  ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими  в ее состав органами управления и работающими в них людьми [8].

Вот почему организационную  структуру любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения или органов с любым видом  деятельности следует рассматривать  с разных позиций и с учетом разных критериев. На ее действенность  и эффективность влияют:

1) действительные взаимосвязи,  возникающие между людьми и  их работой. Это отражается  в схемах организационных структур  и в должностных обязанностях;

2) действующая политика  руководства и методы, влияющие  на человеческое поведение;

3) полномочия и функции  работников организации на различных  уровнях управления (низшем, среднем,  высшем).

При умелом сочетании указанных  трех факторов в организации может  быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность  достижения высокого уровня эффективности  производства.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной  структуры управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в  которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято  подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели [9].

При двухуровневой структуре  создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно  руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в  структуре формируется так называемый средний слой, который в свою очередь  может состоять из нескольких уровней.

В заключении важно подчеркнуть, что экспериментирование с разработкой  и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XX в. В ходе этих экспериментов  нередко используются самые разнообразные  комбинации известных видов и  типов структур, приспосабливаемых  организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, что каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими [10].

Глава 2 Анализ деятельности «Государственного Архива Кемеровской  области в г. Новокузнецке» и его совершенствование

1. Общая характеристика Государственного Архива Кемеровской области в г. Новокузнецке

Архив относится к архивной отрасли, является государственным  учреждением, подведомственным Архивному  управлению Кемеровской области, осуществляющему  координацию и регулирование  деятельности Архива. Учредителем Архива является Архивное управление Кемеровской  области. Архиву были переданы функции  упраздненного Новокузнецкого филиала  Государственного архива Кемеровской  области.

Юридический адрес и местонахождение  юридического лица: г. Новокузнецк,   ул. Куйбышева, 10.

Архив имеет право:

1. Осуществлять деятельность за счет средств областного бюджета в пределах утвержденных бюджетных ассигнований и доведенных лимитов бюджетных обязательств. Заключение и оплата Архивом контрактов, иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств, производятся в пределах доведенных ему по кодам бюджетной классификации расходов бюджета лимитов бюджетных обязательств и с учетом принятых и неисполненных обязательств в соответствии с Бюджетным Кодексом РФ.
2. Получать  в установленном  порядке  от  государственных 
   организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности, а также от  негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных и межведомственных архивов и  организации документов в делопроизводстве.
3. Иметь своих представителей в экспертных комиссиях  организаций  для решения вопросов сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
4. В установленном порядке давать организациям обязательные для 
   исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в    делопроизводстве.    Работники    Архива    для    выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения организаций.
5. По поручению Архивного управления Кемеровской области 
   информировать руководителей организаций, а при необходимости органы государственной власть о  выявленных  недостатка в    сохранности документов  и  организации  работы  с  документами   в  делопроизводстве; участвовать   в   работе  других   совещательных   органов организаций   при рассмотрении ими вопросов, относящихся к компетенции архива.
6. Привлекать в установленном порядке из других организаций 
   квалифицированных специалистов в качестве консультантов, экспертов.

2. Анализ структуры управления и организации работы Государственного Архива Кемеровской области в г. Новокузнецке

В данном Государственном учреждении применяется линейная структура управления.

Линейная организационная  структура относится к простейшему  виду бюрократических структур, в  ней воплощены принципы централизма  и единоначалия. Руководитель наделен  всеми видами полномочий и осуществляет единоличное руководство. Руководитель несет полную ответственность за результаты деятельности вверенного ему  объекта.

Представляет собой взаимодействие руководителя и подчиненных. Применяется  в основном на низших ступенях управления [11].

Каждый подчиненный имеет  только одного руководителя, а каждый руководитель − нескольких подчиненных  в соответствии с нормами управляемости. Поэтому рост предприятия ведет к увеличению числа уровней управления.

Область применения:

− предприятия с численностью до 300-500 человек с высоким уровнем технологической и предметной специализации (металлообработка, оказание однородных услуг, сборка и т. п.);

− предприятия местной промышленности (изготовление продукции из местного сырья, производство товаров широкого потребления);

В Государственном Архиве Кемеровской области в г. Новокузнецке существует следующая организационная структура, представленная на схеме 2:

Схема 2 – Организационная  структура ГУ Архива Кемеровской обл. в г. Новокузнецке

Функции выполняемые всеми работниками архива:

Директор архива выполняет следующие управленческие процессы: организует деятельность  Архива  и  несет  персональную 
ответственность за выполнение возложенных на Учреждение задач.

Заместитель директора по основной деятельности - осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора учреждения.

Главный бухгалтер - осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и вести контроль за, экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.