Основные преимущества автоматизации в сфере общественного питания

Содержание

Введение......................................................................................................3

Глава 1. Основные преимущества автоматизации в сфере общественного питания....................................................................................4

Глава 2. Основные программы для автоматизации  ресторанов.........13

Глава 3. Новые тренды в ресторанных технологиях.

Расчет эффективности и срока  окупаемости внедрения систем автоматизации...................................................................................................21

Заключение.............................................................................................33

Приложения...........................................................................................35

Библиографический список...................................................................37

Введение

Система автоматизации  необходима в любом предприятии  общественного питания  с целью  достижения эффективного управления заведением, высокого уровня обслуживания, скорости в работе, а также для уменьшения возможности злоупотребления положением со стороны персонала.

Тема курсовой работы актуальна, поскольку успех любого ресторана, бара или кафе зависит не только от хорошей кухни, продуманного стиля, отличного сервиса, но и от оперативной работы персонала, и грамотного управления.

Целью данной курсовой работы является изучение основных преимуществ и сложностей внедрения автоматизации в сфере общественного питания.

Задачи работы:

1.  изучить основные программные продукты автоматизации;

2. изучить схему работы и основные требования к системе автоматизации;

3.  познакомиться с новыми трендами в ресторанных технологиях;

4.  проанализировать сложности внедрения систем автоматизации в общественном питании.

Глава 1. Основные преимущества автоматизации в сфере общественного питания

Система автоматизации  представляет собой специализированную систему управления с реализацией  всех необходимых функций. Это может  быть как приём заказа так и  выставления счёта или оплаты. Система комплексной автоматизации может включать в себя самые разнообразные аспекты: совершенствование системы коммуникаций, обеспечение надежных и удобных рабочих мест, обучение сотрудников предприятия работе с системой и другое.

Благодаря программам автоматизации  осуществляется быстрое и качественное оформление заказа от посетителей, обработка  и передача информации, контроль за персоналом, чётко распределяются права и обязанности. За счёт высокого качества сервиса, скорости обслуживания, гибких систем скидок и бонусов привлекаются новые клиенты.

В процессе автоматизации, в первую очередь, стоит определиться со сроками. То есть, если предприятие  новое – запускать процесс  автоматизации лучше на этапе  ремонта помещения. Если предприятие уже функционирует – процесс автоматизации будет более затянут во времени. Это обуславливается тем, что возможно потребуется прокладка коммуникаций и установка автоматизированных рабочих мест в уже отремонтированных помещениях. Но для руководителей ставящих своей задачей усовершенствовать производственный процесс, это не должно стать препятствием.

Программа автоматизации ресторана позволяет не только автоматизировать учет материалов и денежных средств, но и организовать работу персонала таким образом, чтобы исключить возможность злоупотреблений на различных участках производственного процесса, повысить качество обслуживания посетителей, а вследствие чего и повысить популярность заведения. Поэтому на сегодняшний день автоматизация – это залог успешной работы любого типа предприятий общественного питания.

Система автоматизации  позволяет владельцам и директорам ресторанов сделать свой бизнес прозрачным, вести  учет, видеть остатки товаров, продажи и рентабельность, оперативно отслеживать взаиморасчеты с контрагентами

Основные модули автоматизации  в сфере общественного питания:

• Оперативный и складской учет: учет товародвижения на складах и в зале ресторана, автоматическое списание ингредиентов согласно калькуляционных карт, контроль персонала и пресечение злоупотреблений.

Все проданные через  кассу товары автоматически раскладываются на составляющие их ингредиенты, которые списываются со складов бара и производственных цехов. Таким образом, сравнением реальных и расчетных количественных остатков можно обнаружить пути утечки продукции предприятия. Кроме этого, становится видна реальная доходность ресторана.

• Управление Производством: Планирование, разделка-приготовление, расчет себестоимости.
• Управление меню  
• Управление залом ресторана
• Планирование: формирование планов и контроль факта по различным аспектам деятельности.
• Управление Запасами: заказы, поставки, анализ поставщиков, анализ товарных запасов.
• Управление Ценообразованием: расчет розничных цен, система лояльности и дисконтирования.
• Управление Маркетингом: Планирование маркетинговых мероприятий, анализ эффективности рекламных акций, анализ предпочтений гостей и конкурентов.
• Управление финансами: бюджетирование, планирование, план-фактный анализ.
• Учет Денежных средств: банк, касса, ККМ, подотчетные лица.
• Учет Взаиморасчетов: предоплаты, отсрочки платежа, зачеты авансов, планирование платежей.
• Автоматизированные «Бизнес-процессы»: управление цепочками технологических операций.
• Анализ данных: ABC-XYZ анализ, гибкая система отчетности, произвольные запросы к данным, анализ деятельности предприятия.
• Бухгалтерский и налоговый учет: автоматическое отражение данных оперативного учета на бухгалтерском плане счетов и регистрах налогового учета, настраиваемые учетные политики.
• HelpDesk: контроль действий пользователей, управление доступом и полномочиями.

С помощью систем автоматизации возможно получить преимущества:

В части управления производством блюд в цехах:

• Производство в условиях расширенной структуры подразделений (несколько залов, кухонь, баров, разные этажи и пр.)
• Составление технологических карт
• Использование в калькуляционных картах аналогов, вложенных блюд и сезонных коэффициентов
• Вести историю  изменения технологии производства
• Централизовать работу  с технологическими картами (для сетей ресторанов)
• Оперативная калькуляция себестоимости
• Контролировать  отклонения от технологии производства
• Планировать  производство (для производств полуфабрикатов, кулинарий, банкетов) Общее и по местам производства продукции
• Централизованное планирование  (для сетей ресторанов)
• Проводить План-фактный анализ производства
• Делать Централизованную проработку блюд

Использование данных функций  позволит существенно упростить  контроль над производством, снизить  количество злоупотреблений персонала, сократить количество персонала за счет централизации управления.

В части управления себестоимостью блюд

• Проводить анализ себестоимости блюда
• В реальном времени оценивать  влияние ингредиента  на себестоимость блюда  
• Быстро спрогнозировать себестоимость при разных вариантах закладки
• Получать сравнение реальной и плановой себестоимости блюд

Данный набор инструментов позволит эффективно управлять бизнесом, снизив затраты на производство –  увеличить прибыль, снизить розничные  цены для получения конкурентного  преимущества и сохранения установленной нормы прибыли.

В части управления запасами:

• Автоматический расчет размера заказа по готовым алгоритмам с учетом прогноза спроса и пиковых периодов
• Персональные правила расчета размера заказа для каждого товара и ресторана
• Централизованный заказ поставщику
• Снижение затрат на закупку в рамках сети ресторанов
• Сокращение злоупотреблений со стороны персонала на этапе закупки
• Приход заказанных продуктов, как через центр, так и непосредственно в рестораны
• Реестр договоров поставки с перечнем товаров и цен
• Анализ динамики цен поставщика, сравнение цен поставщиков
• Контроль номенклатуры и цен по договорам поставки
• Сопоставление поставки с заказом по сформированным критериям
• Проводить рейтинг поставщиков по критериям оценки

Результат  управления запасами и отношениями с поставщиками позволяет сократить затраты на закупку и хранение продуктов для производства, и как следствие – снизить себестоимость конечного блюда и увеличить прибыль ресторана.

В части управления меню:

• Анализ эффективности меню
• ABC-анализ XYZ-анализ
• План-фактный анализ продаж
• Централизованное меню для сети ресторанов

С помощью этой функции  можно определить, насколько эффективно меню ресторана, какие блюда следует продвигать, а какие наоборот исключить  из продажи.

В части управления ценообразованием:

• Любые правила ценообразования для блюд меню и их групп
• Автоматический расчет цен
• Централизованное назначение цен для сети ресторанов

Это гибкий инструмент который позволит управлять розничной ценой блюда, добиваясь оптимального баланса между его конечной стоимостью и спросом на него.

Для привлечения новых и удержания постоянных гостей:

• Настраивать  автоматические скидки по времени и дням недели
• Настраивать пороговые скидки на сумму и количество
• Использовать дисконтные карты
• Внедрить внутренние платежные карты ресторана
• Проводить  тематических промо-акций, приуроченных  к заметному событию или  празднику
• Устанавливать специальные цены
• Устанавливать  Специальные скидки
• Использовать такие скидки как M товаров по цене N ,третья кружка бесплатно или при покупке десерта чай за счет заведения и т.д.
• Централизовать  депозитную схему для сети ресторанов с мгновенной  актуализацией баланса

В части управления продажами:

• Структуру выручки по официантам, блюдам, рабочим станциям
• Лучшие/худшие продажи
• Количество заказов в день
• Распределение заказов по времени суток и дням недели
• Размер среднего заказа
• Номенклатурный состав заказов в зависимости от суммовых диапазонов
• Чековую ленту

Это помогает проводить детальный анализ продаж в сети ресторанов с точностью до ресторана, дня, заказа, секунды; получить количественное описание посещаемости ресторана, его дневной загрузки, скорости обслуживания гостей.

В части управления залом ресторана:

• Анализ выручки по столам
• Оборачиваемость стола
• Анализ занятости стола
• Средняя сумма заказа

Посмотрев данные об эффективности  работы зала можно сделать выводы о том, насколько долго задерживаются  посетители в ресторане, как работает персонал зала. Возможно, если стол используется наравне с другими, но люди с него уходят быстрее, следует подумать о том, чтобы сделать его более уютным. В ресторане, рассчитанном на быстрое обслуживание, показатель оборачиваемости поможет выявить за какими столами гости задерживаются дольше (или персонал их дольше обслуживает).

В части управления финансами и бюджетирования:

• На основе готовых конструкторов сформировать свой уникальный бюджет;
• Сформировать собственные статьи планирования или воспользоваться готовой библиотекой показателей;
• Автоматически получать фактические данные о выполнении планов;
• Настроить схемы прохождения и утверждения заявок;
• Дать пользователям доступ только к той финансовой информации, которая находится в их зоне ответственности.

В части видеонаблюдения, охрана («Система безопасности»):

Современная компьютерная техника позволяет сделать то, что недоступно традиционным системам безопасности. Компьютерная система безопасности может

• вести запись фотографий всех входящих (выходящих),
• регистрировать приход на работу персонала,
• пропускать в подсобные помещения только допущенных лиц,
• наблюдать за работой персонала с экрана компьютера, подсоединившегося по телефону или по компьютерной сети,
• регистрировать телефонные звонки,
• выполнять функции охранной сигнализации с управлением по телефону.

В части управление световыми и иными электрическими приборами:

Правильно подобранные  световые эффекты на дискотеке, в зале ресторана, на сцене улучшают восприятие шоу-программ и создают качественный имидж ресторана. Генератор световых сцен позволяет записать все световые, звуковые и иные эффекты один раз, а затем управлять ими одним нажатием клавиши компьютера.

Дополнительные возможности:

• Автоматизация работы персонала в зале
• Мобильные терминалы официантов
• Проведение банкетов
• Питание по схеме «Шведский стол»
• Резервирование столов на определенный день недели и время
• Учет питания сотрудников
• Автоматизация службы доставки
• Проводить Внешние и внутренние проверки персонала
• Разработать и внедрить критерии оценки качества работы и шкал оценок
• Проводить  мониторинг качества работы  по сотрудникам или бригадам сотрудников (официанты, бармены, менеджеры, охрана и т.д.)
• Анализировать результаты проведения мониторингов качества

Общая схема автоматизации выглядит так:¹

Официант на кассовом терминале (рабочей станции  официанта) формирует заказ для  клиента, выбирая на сенсорном экране заказанные блюда. На кухонных принтерах (на кухне и в баре) автоматически печатаются чеки заказа с указанием номера стола заказчика, официанта и блюд данной кухни (бара), входящих в заказ. По этим чекам официант получает блюда из кухни и бара.

Марочник на кухне и бармен в баре проверяют отпуск блюд. Таким образом ограничивается недокументированное получение блюд и одновременно увеличивается скорость обслуживания.

Одновременно  на одном терминале могут работать несколько официантов и обслуживаться множество клиентов.

Для расчета  с клиентом официант печатает счет. Если у клиента имеется дисконтная карта, то официант регистрирует ее и  клиент автоматически получает скидки. Кассир принимает деньги у официанта  и выдает фискальный чек.

Администратор ресторана имеет возможность на своей рабочей станции наблюдать все заказы. Обычно только менеджер подтверждает заказы, возвраты, обмен блюдами между столами, продажу по свободной цене, дает скидки.

Существуют модификации  данной схемы работы - с мобильными терминалами (электронной записной книжкой) официанта, с кухонным дисплеем (вместо принтера) и т.д.

По отзывам владельцев ресторанов, установивших подобные системы, улучшение контроля за продажей блюд увеличило кассовую выручку на десятки процентов.

Глава 2. Основные программы для автоматизации ресторанов»

Среди основных требований к системам автоматизации ресторанов является – понятный интерфейс, преемственность данных, возможность удаленного доступа, открытость, предполагающая возможность доработки системы силами собственных или приглашенных IT-специалистов. 

Выбирая ту или  иную систему автоматизации, необходимо прежде всего определиться с задачами, которые призвана решить автоматизация кафе или ресторана. Часто в погоне либо за демократичной ценой, либо за модой, рестораторы берут совсем не то, что им требуется. 

Нужно понимать, что внедрение в ресторане комплексную систему автоматизации подразумевает не только технические, но и организационные мероприятия, связанные с изменением сложившегося стиля работы персонала и может потребовать дополнительных усилий.

Компьютерные системы  в ресторане можно использовать для следующих целей:                      

1. Учета продаж готовых  блюд («кассовая программа»), контроля  действий персонала («программа  менеджера»).

2. Калькуляции блюд, расчет  остатков на складах ресторана («программа «Калькуляция и склад»).

3. Бухгалтерии («бухгалтерская  программа»).

4. Планирования закупок,  контроль отклонений («программа управления рестораном»).

5. Видеонаблюдения, охраны («система безопасности»).

6. Безопасного и надежного  хранения данных («программа ограничения доступа»).

7. Управления световыми  и иными электрическими приборами («генератор световых сцен»).

В зависимости от требований ресторатора можно использовать всю систему или только ее часть.

Отечественные разработчики сумели вовремя предложить рестораторам продуманные, адаптированные для российского бизнеса и менее затратные по сравнению с западными решениями программные продукты. На основании экспертных оценок, ведущим российским "брендам" принадлежит около 75% рынка. Среди них:

34% занимает  широко известный R-Keeper компании USC.

 Далее идут популярные решения на базе "1С":

"РАРУС-общепит" (18%)1,

"Трактиръ" (10%),

"АСТОР-ресторан" (7%),

а также системы "РСТъ:Рестораторъ", и "ТillyPad" (по 3%).

Автоматизация ресторанов - R-Keeper V6²

Система автоматизации  ресторанного бизнеса R-Keeper разработана  московской фирмой «UCS», основанной в 1992 г.

R-Keeper - полнофункциональная  компьютерная система автоматизации  деятельности ресторанов, кафе, достойно  конкурирующая с зарубежными аналогами, полностью отвечающая требованиям самых взыскательных заказчиков и учитывающая особенности организации ресторанного бизнеса в России. Основан на базе клиент-серверной системы с интерфейсом на базе Windows 95.R-Keeper - один из лидеров среди программ автоматизации ресторанного бизнеса по количеству внедренных версий.

R-Keeper V6 более 19 лет работает на рынке автоматизации ресторанов, удобен для автоматизации ресторана любого типа и сетей ресторанов с неограниченным количеством концепций, предлагает большое количество отчетов для эффективного управления, возможность просмотра информации о ресторане в режиме реального времени, в том числе и из любой точки мира, через Интернет, прост в использования,  обеспечивает высокое качество и надёжность в работе ресторана, имеет множество гибких настроек и модификаций, позволяющих автоматизировать все сферы и конфигурации ресторанного бизнеса.

Высокая функциональность R-Keeper V6 позволяет проводить авторизацию кредитных карт непосредственно на кассовом терминале, что обеспечивает более высокую скорость осуществления платёжных транзакций и минимизирует работу кассира.

При использовании  системы R-Keeper V6 возможна выдача гостям именных магнитных карт (Персональная Дисконтная Система). Персональная карта клиента может совмещать функции дисконтной, бонусной и платежной карты.

Система R-Keeper V6 может быть установлена на переносных терминалах (Pocket PC), что позволяет ускорить обслуживание и улучшить сервис. При работе с переносным терминалом общая схема автоматизации остается неизменной, но официант формирует заказ, выбирая блюда и напитки непосредственно находясь около столика гостя. На переносном терминале устанавливается прикладное программное обеспечение «Мобильный Официант R-Keeper», позволяющее полностью реализовать все возможности, предусмотренные стационарным POS-ТЕРМИНАЛОМ. Удобный интерфейс позволяет официанту безошибочно внести информацию о заказанных блюдах и напитках. После оформления и сохранения заказа информация поступает по WI-FI во все подразделения ресторана (кухня, бар, касса). Через секунду официант готов уделить внимание следующему гостю.

Использование технологии передачи пейджинговых сообщений позволяет усовершенствовать взаимодействия различных служб ресторана, сократить временные затраты на общение между сотрудниками зала и кухни, повысить скорость и качество обслуживания гостя.

• Официант получает сообщения о готовности блюд (или другие сообщения) на свой пейджер или на экран отображения вызова.
• Менеджер может, не выходя в зал, отправить сообщение официанту из офиса со своего менеджерского компьютера
• Использование устройств вызова, расположенных на столиках, избавляет посетителей ресторана от необходимости разыскивать официанта, привлекая его внимание к своему столику
• Использование специального экрана отображения вызова позволяет официантам получать детализированные сообщения.

Эта технология становится просто необходимой при  больших расстояниях между залом, кухней, баром и офисом, или, если планировка зала не дает возможности  визуального контроля за всеми столикам. Например, наличие нескольких залов, использование в интерьере различных перегородок, ниш, кабинетов и т.д.

Система «Контроль заказов» позволяет официантам информировать кухню о начале приготовления заказов, отслеживает количество заказов, длительность их пребывания на производстве. При превышении установленного времени приготовления, система сигнализирует об этом, выделяя установленное значение времени другим цветом. Чтобы отправить вызов официанту на пейджер, достаточно отсканировать соответствующий штрих-код сервис-чека. Данный способ может служить альтернативой вызова официанта со специального устройства. Преимущества: сканер занимает меньше места на кухне, уменьшается время, затрачиваемое поваром на отправку вызова. С помощью этой технологии можно получить достоверную информацию о времени затраченном на приготовление блюда и скорости обслуживания гостя, что позволит принять меры для улучшения качества обслуживания в ресторане.

При использовании технологии «Разлив на столах» гость имеет возможность самостоятельно управлять разливом пива прямо со столика. Количество отпущенного пива учитывается с помощью расходомера, управляемого контролером, имеющим интерфейс с кассовой системой R-Keeper. Количество отпущенного пива автоматически попадает в счет гостя, и по установленной в R-Keeper цене рассчитывается сумма напитка.

Для усиления контроля над  кассовыми операциями в системе R-Keeper создан модуль «Видеонаблюдение», который позволяет контролировать работу кассиров (барменов) посредством видеорегистрации действий персонала при работе на кассе.

Для анализа действий персонала  возможен просмотр чеков, удалений и  всех протоколируемых операций вместе с соответствующим видеороликом. В состав системы может входить  неограниченное количество Интернет-камер, что позволяет сконфигурировать систему видеонаблюдения в любом объёме при минимальных затратах.

«1С:Предприятие 8. Ресторан»³ позволяет автоматизировать:

• Одиночные или сетевые рестораны, бары и кафе с официантским обслуживанием,
• Одиночные или сетевые предприятиях быстрого питания (fast-food, fast-casual),
• Столовые и буфеты на предприятиях или комбинатах питания,
• Школьные столовые и буфеты,
• Любые предприятия питания со схемами обслуживания:
• без предварительного заказа (быстрая продажа),
• с отложенными заказами (классический ресторан),
• со смешанными схемами обслуживания. 

При помощи программного продукта «1С:Предприятие 8. Ресторан» можно автоматизировать рабочие места:  

• Кассира,
• Официанта,
• Бармена,
• Буфетчика,
• Хостес, 
• Администратора (метрдотеля).

Программа «1С:Предприятие 8. Ресторан»  позволяет решать следующие задачи:

• Учет продаж, 
• Повышение качества и скорости обслуживания гостей,
• Контроль действий персонала,
• Уменьшение ошибок при работе с гостями (человеческий фактор), 
• Централизованное управление меню и прейскурантом,
• Повышение лояльности посетителей, 
• Получение аналитической отчетности.

«Трактиръ»⁴ разработанных специалистами группы компаний «СофтБаланс» - один из крупнейших российских системных интеграторов; разработчик собственных программных решений для автоматизации самых разных сфер бизнеса. На рынке автоматизации с 1993 года.