ЧОУ СПО

Казанский кооперативный техникум 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

По дисциплине: «Организация обслуживания в гостиницах и туристских комплексах»

Тема: «Основные виды организационных структур управления гостиницей» 
 
 

Выполнила студентка  Гайнуллина Гулина Разифовна.

Группа 351 специальности 100105 Гостиничный сервис.

Руководитель: Организация обслуживания в гостиницах и туристских комплексах Мурзаева Галина Викторовна. 
 

Дата сдачи:                           2011 год.

Дата защиты:

Оценка: 

Задание

Выполнение  курсовой работы по дисциплине: «Организация обслуживания в гостиницах и туристских комплексах».

Студентки Гайнуллиной Гулины Раифовны группы 351.

Специальности 100105 Гостиничный сервис.

Тема  курсовой работы: «Основные виды организационных структур управления гостиницей». 

ПЛАН  КУРСОВОЙ РАБОТЫ

Введение.

Содержание

1. Теоретические основы организационных структур

     1.1Типы организационных структур

     1.2Формальная и неформальная структуры организации

2.Организационная структура гостиницы

     2.1 Структура управления предприятиями индустрии гостеприимства

     2.2 Основные службы гостиницы 

Заключение 

Список  использованной литературы

Cрок сдачи: 2011 года.

Руководитель: Мурзаева Галина Виктровна.

Введение

     Исторически до начала прошлого века в мировом  гостиничном хозяйстве доминировала европейская классическая модель, которая строилась вокруг двух важных управленческих должностей - метродотеля и шеф-повара. Первый являлся лицом, следящим за взаимодействием между персоналом отеля и гостями, чтобы обслуживание последних протекало должным образом, быстро и в соответствии с политикой отеля. А второй являлся хозяином кухни и руководил процессом выбора и подготовки блюд, предлагаемых гостиницей.

     В наши дни в маленьких гостиницах обычно мало существует проблем связанных  с организационной структурой. Распределение задач, определение полномочий и обязанностей, а также взаимоотношения между членами предприятия можно построить на персональной и неформальной основе. Но большинство гостиниц требуют какую-нибудь структуру, с помощью которой межличностные отношения разделяются и координируются. В крупных гостиницах существует необходимость в аккуратно составленной и целеустремленной организационной структуре.

     Организационная структура гостиничного предприятия  определяется назначением гостиницы, ее местоположением, спецификой гостей и другими факторами. Она является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого ее работника. Но это не мешает определить основные службы, имеющиеся в любой гостинице:

• Служба  управления номерным фондом (отдел обслуживания гостей);

• Служба  общественного питания;

• Административная  служба;

• Коммерческая  служба;

• Инженерные (технические службы);

• Вспомогательные и дополнительные службы.

     В независимости от факторов, влияющих на размер гостиничного предприятия и состав его структуры, существует понятие «гостевого (или технологического) цикла», который определяет минимальный набор служб гостиницы, необходимых для производства и реализации качественного гостиничного продукта.

     Актуальность  и значимость темы работы состоит в том, что в современных условиях туристского бизнеса и экономической интеграции Российской Федерации вопросы индустрии гостеприимства являются значимыми для экономики страны. Поэтому разработка методики исследования систем управления в гостиничных комплексах носит практическую значимость для развития экономики России в целом на теперешнем этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций. Изучение вопросов гостиничной индустрии в целом, и деятельности отдельных гостиничных предприятий города Москвы в частности, является практически значимым и актуальным.

Раздел 1. Теоретические  основы организационных  структур

1.1 Типы организационных структур

   В управленческой практике индустрии  гостеприимства наиболее распространены следующие типы организационных структур:

• линейный;

• функциональный;

• линейно-функциональный.

   Линейная  организационная  структура управления. Линейные связи в гостинице отражают движение управленческих решений и информации, исходящих от так называемого линейного менеджера, то есть лица, полностью отвечающего за деятельность гостиницы (как правило, небольшой) или ее структурных подразделений (в крупной). Это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий все функции управления (рис.)

Рис.1.1. Линейная структура управления организацией

     Как видно из рисунка 2.1, при линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность" за результаты всей деятельности управляемых ими объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ и принимает решения, связанные с управлением данным объектом. Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке "сверху вниз", а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого уровня, формируется своего рода иерархия руководителей конкретной организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

     Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения проблем, требующих узких, специальных знаний. Линейная организационная структура управления имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества  линейной организационной системы  управления:

1. единство и четкость распоряжений;
2. согласованность действий исполнителей;
3. простота управления (один канал связи);
4. четко выраженная ответственность;
5. оперативность в принятии решений;
6. личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

Недостатки  линейной организационной системы  управления:

1. высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечить эффективное руководство по всем функциям управления;
2. отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений;
3. перегрузка информацией, множество контактов с подчиненными, вышестоящими и сменными структурами;
4. концентрация власти в управляющей верхушке.

   Функциональная  организационная  структура управления. Функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления

     Идея  состоит в том, что выполнение отдельных функций возлагается  на специалистов. В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в структурные подразделения (отделы), например отдел маркетинга, отдел приема и размещения, плановый отдел и т.д.

     Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название –функциональная структура управления.

     Рис. 1.2. Функциональная структура управления организацией 

     Функциональное  управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей.

Как видно из рисунка 1.2, вместо универсальных менеджеров (см. рис. 1.1), которые должны разбираться и выполнять все функции управления, появляется штат специалистов, имеющих высокую компетенцию в своей области и отвечающих за определенное направление (например, планирование и прогнозирование). Такая функциональная специализация аппарата управления значительно повышает результативность деятельности гостиницы.

Как и  линейная, функциональная структура  имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества  функциональной структуры:

1. высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;
2. освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов;
3. стандартизация, формализация и программирование явлений и процессов;
4. исключение дублирования и параллелизма в выполнении управленческих функций;
5. уменьшение потребности в специалистах широкого профиля.

 Недостатки  функциональной структуры:

1. чрезмерная заинтересованность в реализации целей и задач "своих" подразделений;
2. трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;
3. появление тенденций чрезмерной централизации;
4. длительность процедур принятия решений;
5. относительно застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения.

Недостатки  как линейной, так и функциональной структуры в значительной степени устраняются линейно-функциональными структурами.

     Линейно-функциональная (штабная) структура  управления гостиницей. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов ему помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.д.)

     В данном случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

     Рис. 1.3. Линейно-функциональная структура управления

     Таким образом, линейно-функциональная структура  включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях.

     Линейно-функциональная структура также имеет свои положительные  моменты и недостатки.

Преимущества  линейно-функциональной структуры:

1. лучшая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;
2. освобождение главного линейного менеджера от детального анализа проблем;
3. возможность привлечения консультантов и экспертов.

Недостатки  линейно-функциональной структуры:

1. отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;
2. недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение, как правило, в его реализации не участвует;
3. чрезмерно развитая система связей по вертикали, то есть тенденция к чрезмерной централизации.

1.2 Формальная и неформальная структуры организации 

     Отношения в любом коллективе носят не только формальный, но и неформальный характер, в соответствии с чем складываются формальная и неформальная структуры  организационных отношений.

Формальные  (официальные) отношения в организации составляют основу руководства и регламентируются соответствующими инструкциями, приказами, распоряжениями. Отношения и связи между работниками организации описываются в должностных инструкциях. Неформальные отношения никем и нигде не регламентируются, но зачастую оказывают существенное влияние на эффективность функционирования организации.

     В менеджменте туризма одинаково  важно изучать оба аспекта  организационных отношений, так  как вся туристская деятельность сосредоточена на взаимодействии персонала  организации с потребителем услуги и проблемы в формальной, а особенно в неформальной структуре отношений отражаются на эффективности работы туристских менеджеров.

     Формальный  коллектив — это группа людей, объединившаяся по воле руководителя для достижения целей организации. Члены коллектива занимаются аккумулированием организационных ресурсов для решения поставленных перед ними задач. Отношения между ними регулируются нормативными документами — законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и др.

     Неформальная  группа — это группа людей, добровольно объединившихся для достижения определенных целей в соответствии со своими проблемами и интересами. Основу отношений между членами такой группы составляют личные симпатии, а функции и роли между ними распределяются без какой-либо официальной документации. Иногда в основе создания коммерческой организации лежат дружеские отношения и интересы, которые впоследствии трансформируются в бизнес - отношения и оказывают существенное влияние на формирование организационной структуры управления. Практика показывает, что в современной России руководитель организации чаще всего подбирает помощников и заместителей из своего дружеского окружения. С одной стороны, это позволяет повысить эффективность управления и снизить риск проникновения в бизнес «чужих людей», но с другой стороны, дружеские отношения зачастую мешают развитию бизнеса, так как руководитель, пренебрегая уровнем профессионализма коллег, при подборе персонала отдает приоритет личным отношениям, не проводит объективную оценку профессиональной пригодности кандидата, что в дальнейшем проявляется в качестве его работы.

     Доминирование неформальных групп над формальными  чревато нарушением исполнительской  дисциплины, коммуникационного процесса и властными злоупотреблениями. Мощная неформальная группа может приостановить или заблокировать процесс реализации управленческого решения посредством бездействия, шантажа, передачи ложной информации, несанкционированного установления производственных норм и т.п.

     Неформальные  группы могут оказывать и благотворное влияние на деятельность организации путем коллективного творчества, объединения усилий на решении организационной задачи, инициативности и т.п. Таким образом, умелое управление неформальными группами может продвинуть вперед организацию или затормозить ее развитие. Поэтому задачами менеджера являются направление их потенциала в нужное русло и минимизация их отрицательного влияния.

     Неформальную  группу можно выявить по признакам, ее характеризующим:- социальный контроль над своими членами — осуществляется в любой неформальной группе. Неписаные нормы и правила, устанавливаемые членами коллектива, должны быть предметом постоянного мониторинга менеджмента организации;

- сопротивление  переменам — отторжение инноваций  в организации, которое исходит,  как правило, от неформальных групп, поскольку нововведения воспринимаются как угроза для существования группы или угроза изменения ее структуры;

- неформальный  лидер — индивид, авторитет  которого группа признает и  подчиняется его неформальным  указаниям. Лидер помогает группе в достижении ее целей и поддерживает, укрепляет ее существование. Иногда сфера влияния неформального лидера выходит за административные рамки формальной структуры, что ставит под угрозу авторитет формального лидера — руководителя организации.

     Основой организации любой неформальной группы является взаимодействие, которое, согласно законам человеческой психики, порождает чувства, а из чувств рождается консенсус. Мотивация участников группы может быть самой разнообразной:

- общение  — обмен информацией с коллегами, обсуждение организационных, личных и других проблем;

- взаимопомощь  — оказание поддержки работникам  не только по профессиональным  вопросам, но и по личным;

- защита  — объединение как средство  противостояния давлению формальной  структуры;

- чувство принадлежности — потребность в социальных контактах, которая зачастую не реализуется в профессиональной жизни работников;

- интересы, симпатия — обнаружение в коллеге  родственных интересов, привычек, подпадание под его харизматическое  влияние. В сфере туризма мотивацией для объединения в неформальные группы может быть:

- профессиональный  статус участников, когда турагенты  объединяются с турагентами, туроператоры  — с туроператорами, администраторы  гостиниц — с администраторами  и т.п. Иногда туроператоры и агенты объединяются в неформальные группы с целью повысить эффективность работы с определенными клиентами, например спортсменами, любителями экзотики и приключений. В основе их взаимоотношений лежит потребность обмена опытом и повышения профессионального уровня;- локализация по месту работы, когда менеджеры офисов образуют неформальную группу в границах здания, в котором они контактируют, горничные взаимодействуют в пределах гостиницы, которую обслуживают, и т.п.

     Менеджер, имеющий в подчинении формальную группу, должен согласиться с тем фактом, что в этой группе уже существует неформальная группа. Для того чтобы она не мешала, а способствовала выполнению поставленных задач, необходимо:

- выявить  лидера и установить с ним  взаимоотношения, заинтересовать его работой;

- согласовать  цели и мотивы членов неформальной  группы с целями формальной  организации;

- постоянно  осуществлять мониторинг отношений  в неформальной группе и не  пытаться ее разрушить.

Чтобы управлять неформальной группой  и направить ее потенциал в полезное для организации русло, рекомендуется использовать следующие способы:- провести собрание членов коллектива с целью информирования и разъяснения целей и задач организации и определения роли каждого работника в их достижении;

- привлечь  неформального лидера к участию в решении организационных проблем и задач;

- создать  инициативные группы, способные  аккумулировать и реализовывать  предложения членов трудового  коллектива по совершенствованию  деятельности организации;

- проводить  спортивные и культурно-массовые мероприятия, укрепляющие неформальные отношения в организации и формирующие корпоративную культуру.

Раздел 2. Организационная структура гостиницы

2.1Структура  управления предприятиями  индустрии гостеприимства

     Гостиницы и рестораны – это не только важнейший вид предприятий экономической деятельности, но и сложная организационная структура, характеризуемая распределением целей и задач управления между целыми подразделениями и отдельными работниками.

     Под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

     Организационная структура управления складывается из состава, соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено, прежде всего, на распределение между отдельными подразделениями организации прав и ответственности.

     В структуре управления гостиницей выделяются следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи – горизонтальные и вертикальные.

     К звеньям управления относятся структурные  подразделения, а также отдельные  специалисты, выполняющие соответствующие  функции управления либо их часть (например, менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений).

     В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся  между отделами связи имеют горизонтальный характер.

     Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления гостиницей. Ступени управления находятся  в вертикальной зависимости и  подчиняются друг другу: менеджеры  более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.

     Изменение приоритетов предпринимательской  деятельности (функционирования бизнеса) - от получения бизнеса (в 50-е годы) к принятию теории социального контракта (бизнес своим существованием обязан обществу и должен нести ответственность не только перед своими акционерами, но и перед обществом) - привело к изменению принципов функционирования производства , что непосредственно сказалось и на работе с персоналом.

2.2 Основные службы гостиницы

Для осуществления  замкнутого технологического цикла  обслуживания гостей в гостинице предусмотрены следующие основные службы:

* бронирования;

* обслуживания;

* приема  и расчетная часть;

* служба  эксплуатации номерного фонда. 

Рис.2.1Технологический цикл обслуживания гостей. 

     Это минимальный набор служб, обеспечивающих предоставление основных гостиничных  услуг.

     На  гостиничных предприятиях различных  типов и разной вместимости число  служб может быть больше или меньше приведенных выше. Их функции также могут различаться. Например, только в структуре крупных гостиничных комплексов службы бронирования и обслуживания являются самостоятельными структурными подразделениями. На малых же и средних предприятиях функции бронирования и обслуживания клиентов выполняют отдельные сотрудники службы приема и размещения. Это относится также и к службе маркетинга, инженерно-эксплуатационной, финансово-бухгалтерской, коммерческой службам.

Рис2.2.Основные службы гостиницы 

   Как показано на рисунке 2.9, гостиничные  службы в зависимости от наличия  контакта с гостем расположены на двух уровнях. На первом уровне - службы, персонал которых имеет непосредственный контакт с гостем (контактные службы), на втором уровне - службы, персонал которых практически не контактирует с гостем (неконтактные службы). В гостиничной индустрии подобное разграничение служб является очень важным, так как влияет на требования, предъявляемые к персоналу. Так, важнейшими требованиями, предъявляемыми к персоналу контактных служб, являются следующие:

• опрятный и привлекательный внешний вид (соответствующая прическа, маникюр, макияж, одежда, украшения и т.д.);
• безупречная манера поведения;
• знание этики и психологии общения;
• коммуникабельность;
• знание иностранных языков;
• ограничение возраста (например, для портье по приему - возраст до 30 лет).

Среди специалистов в области гостиничного и ресторанного менеджмента популярна  классификация персонала контактных служб, которая включает следующие  типы: