Основные возможности системы 1С: Бухгалтерия

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ

Бурное  развитие науки и техники в  конце ХХ века привело к широкому распространению  информационных технологий в различных сферах деятельности. Все большее значение приобретают  информация и информационные технологии. При этом методы и способы обработки информации должны соответствовать двум принципам: точность и скорость получения.

На данный момент существует множество программ и  программных продуктов, обрабатывающих информацию о вашем предприятии. К программным продуктам, способным на основании первичных документов выдавать различную обобщенную бухгалтерскую и финансовую информацию, относится и «1С: Бухгалтерия».

Тема моей дипломной работы «Основные возможности системы 1С: Бухгалтерия» в настоящее время из-за развития экономики страны очень актуальна. Автоматизированное ведение бухгалтерского учета с жесткой привязкой к первичным документам, с формированием баланса без кропотливых вычислений и горы бумаг. Такое стало возможным благодаря сочетанию невероятного роста вычислительной мощности процессоров с изощрениями разработчиков и опытных бухгалтеров и благодаря программе «1С: Бухгалтерия». Хотя программа «1С: Бухгалтерия» не лишена недостатков, работать с ней значительно удобнее, чем с аналогичными программами этого же ценового диапазона. Недаром, «1С: Бухгалтерия» занимает около 80% рынка бухгалтерских программ. В последнее время умение работать с этой программой стало обязательным условием для устройства бухгалтера на хорошую высокооплачиваемую работу.

2. ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ

2.1 Назначение  программы  «1С: Бухгалтерия»

Комплекс программ «1С: Бухгалтерия» предназначен для автоматизации довольно обширного списка участков экономической деятельности предприятия. В систему входят решения для производственных и торговых предприятий, финансового планирования, бухгалтерского учета, расчета зарплаты и кадрового учета, а также другие специализированные и отраслевые решения, разработанные непосредственно для конкретных предприятий.

Систему «1С: Бухгалтерия» можно представить как конструктор. Составными частями конструктора являются конфигурации, а средством управления конфигурацией - программная оболочка. Конфигурация создается средствами системы, поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Конфигурации  предназначены для автоматизации  отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета, расчета заработной платы. Но существуют конфигурации, которые обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе. Данная возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

1. Типовая конфигурация «1С: Бухгалтерия»

«1С: Бухгалтерия» - это программа для автоматизации бухгалтерского учета.

Типовая конфигурация содержит план счетов, настроенный  в соответствии с действующим  законодательством, позволяет печатать основные первичные документы, применяя унифицированные формы. При отражении хозяйственных операций по различным разделам учета, а также при вводе регламентных операций в конце месяца в типовой конфигурации происходит автоматическое формирование бухгалтерских проводок. Кроме того, данная программа поставляется с набором типовых операций, полностью настроенных и готовых к применению. С помощью стандартных бухгалтерских отчетов можно получить бухгалтерские итоги в различных разрезах. Набор регламентированных отчетов типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия» позволяет пользователю подготовить квартальную и годовую отчетность для передачи в различные контролирующие инстанции.

В типовой конфигурации возможен бухгалтерский учет по следующим  разделам:

• Операции по банку и кассе, учет валютных операций;
• Основные средства и нематериальные активы;
• Материалы, товары и услуги, выполнение работ;
• Учет производства продукции;
• Расчет НДФЛ и ЕСН, расчеты с бюджетом;
• Расчеты с подотчетными лицами, начисление зарплаты.

2. Основные работы в системе  «1С: Бухгалтерия»

Система «1С: Бухгалтерия»  может работать в двух основных режимах: Конфигуратора и Пользователя.

Режим Конфигуратор позволяет настраивать компоненты системы автоматизации и запоминать их в специальной базе данных.

Режим Пользователь предназначен для непосредственного  использования созданной настройки  в работе с целью ввода, обработки, хранения и выдачи сводной информации о деятельности предприятия.

Окно Запуск 1С: Бухгалтерия (рис.2) позволяет указать  режим запуска исполняемого файла  1CV7.EXE системы «1С: Предприятие» и выбрать рабочую базу данных.

После этого программой будет выведено диалоговое окно, в котором мы выбираем, с какой из имеющихся информационных баз будем работать. Чтобы выбрать  необходимую базу, достаточно щёлкнуть два раза левой кнопкой мыши на соответствующей строке или, отметив  необходимую строку однократным  нажатием левой кнопкой мыши, нажать кнопку ОК. Также в этом окне можно корректировать список имеющихся информационных баз при помощи кнопок Изменить, Добавить, Удалить и выбирать режимы запуска программы из раскрывающегося списка в левом верхнем углу окна .

Рис.1. Запуск программы 1С: Бухгалтерия

Обзор интерфейса программы «1С: Бухгалтерия»

Прежде чем  начать работу с программой «1С: Бухгалтерия», необходимо познакомиться с интерфейсом программы и принципами работы с основными его элементами. Программа «1С: Бухгалтерия» имеет привычный интерфейс, основные элементы которого повторяются в других программах, предназначенных для работы в операционной системе Windows.

Структура окна программы и размещение основных элементов управления

Окно  программы «1С: Бухгалтерия» состоит из следующих элементов (Рис. 2):

• Заголовок окна содержит название программы, а также стандартные кнопки управления окном;
• Главное меню расположено под заголовком окна и служит для выполнения команд, необходимых для работы с программой;
• В нижней части окна программы находится Строка состояния, на которой отображается различная информация в процессе работы программы;
• Пространство между Панелями инструментов верхней части окна программы и Строкой состояния называется Рабочей областью. В рабочей области открываются окна программы, и с ними выполняются необходимые действия.

Рис. 2. Структура окна программы «1С: Бухгалтерия»

Обзор главного меню программы

При первом запуске программы «1С: Бухгалтерия» в состав Главного меню входят следующие группы команд:

• Файл. Содержит команды создания нового файла, открытия и сохранения 
  существующих файлов, а также команды управления печатью;
• Операции. Эта группа команд содержит команды вызова основных модулей программы и команды управления объектами;
• Справочники. Из этой группы команд Главного меню вызываются различные справочники, входящие в состав программы;
• Документы. Содержит команды для работы с формами различных документов;
• Журналы. Из этой группы команд вызываются многочисленные журналы, входящие в состав программы;
• Отчеты. Служит для вызова различных форм отчетов;
• Налоговый учет. В этой группе команд находятся команды вызова документов налогового учета;
• Сервис. Осуществляется доступ к настройке различных параметров программы и вызов дополнительных инструментов;
• Окна. Команды этой группы служат для управления активными окнами;
• Помощь. Группа команд служит для доступа к справочной информации по программе «1С:Бухгалтерия».

2.2. Организация бухгалтерского учета в программе

«1С: Бухгалтерия»

Программа «1С: Бухгалтерия» поставляется с так называемой типовой конфигурацией, основу которой составляет план счетов. «Заложенный» в программу план счетов максимально приближен к «Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий...», утвержденного приказом Минфина. План счетов содержит все необходимые счета и субсчета, а также настройки аналитического, валютного и количественного учета. Эти настройки позволяют вести учет в требуемых разрезах, в соответствии с действующими нормативными документами и сложившейся практикой.

Диалоговое окно с планом счетов открывается при  выборе в главном меню Операции пункта План счетов.

План счетов очень  похож на справочник, каждая строка которого отражает определенный счет или субсчет бухгалтерского учета. В таблице плана счетов выводятся колонки, отражающие различные данные счета (Рис. 4):

- "Пиктограмма " — самая левая колонка плана счетов, которая отражает состояние счета (имеет ли счет субсчета или он является собственно счетом, заведен он в конфигурации или непосредственно в окне плана счетов, помечен счет на удаление или нет).

- "Код" — полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов.

-  "Наименование" - краткое наименование счета (субсчета) — строка, отражающая назначение счета.

- "Вал." - признак ведения валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе "Вал." ставится "+".

- "Кол." - признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе "Кол." ставится "+".

- "Заб." - признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе "Заб." ставится "+". Забалансовые счета не могут корреспондировать с балансовыми счетами. Забалансовые счета помогают пользователю вести дополнительный учет, не отраженный в балансе. В программе ведется учет по ряду забалансовых счетов. Пользователь может вести учет по своим забалансовым счетам с помощью ручных проводок.

- "Акт. " - признак активности счета. Данный признак может иметь значения: "А" - активный, "П" - пассивный, "АП" - активно-пассивный. Активность счета определяет отображение остатков по счету. Активный счет всегда имеет дебетовый остаток: если кредитовый оборот превысит дебетовый, то дебетовый остаток будет отрицательным. Пассивный счет всегда имеет кредитовый остаток: если дебетовый оборот превысит кредитовый, то кредитовый остаток будет отрицательным. Активно-пассивный счет может иметь любой остаток, т. е. остаток будет дебетовым или кредитовым, но всегда положительным. По умолчанию счет считается активно-пассивным.

- "Субконто1, ... "Субконто5" - виды субконто счета. Количество этих колонок определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов. Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке "Субконто 1" вида субконто "Номенклатура" определяет ведение учета по данному счету в разрезе товаров, продукции, услуг или работ.

Рис. 4. Окно План счетов

Приемы  работы со списком счетов в плане  счетов такие же, как и в справочниках, другое дело, какие именно действия имеют смысл. Для балансовых счетов имеет смысл добавлять только субсчета. Вести учет по добавленным субсчетам можно только ручными операциями, а вводить счет, которого нет в балансе, вообще бессмысленно. Что касается забалансовых счетов, то бухгалтеру целесообразно вести учет по своим счетам.

Обычно план счетов имеет двухуровневую структуру: на первом уровне находятся счета, на втором — подчиненные субсчета. Структура из двух уровней вложенности отвечает схеме счет-субсчет. При просмотре плана счетов можно просматривать счета в соответствии с их уровнем подчинения, т.е. в окно просмотра можно вывести только счета, не показывая при этом подчиненных им субсчетов. Для этого в программе «1С: Бухгалтерия» надо выбрать режим Иерархический список.

Включить (выключить) этот режим можно следующим образом:

• Нажмите кнопку Установка (отключение) режима вывода списка по группам. Окно План счетов изменит свой вид (Рис.5).

Рис. 5. Окно План счетов в режиме вывода списка по группам

План счетов, отображаемый в виде иерархического списка, содержит теперь только счета первого уровня, без подчиненных им субсчетов.

Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет просмотреть субсчета, имеющиеся у какого-либо счета с использованием следующего действия:

• Дважды щелкните мышью на пиктограмме в служебной колонке окна плана счетов. На экране возникнет окно План счетов с развернутым счетом (Рис.6).

Если же режим Иерархический список отключен, то в окно просмотра плана счетов будут выведены все имеющиеся счета и подчиненные им субсчета, в одном списке.

Рис. 6. Окно План счетов с развернутым счетом

2.2.1. Организация аналитического учета

Для организации  аналитического учета применяется  механизм субконто. Термином Субконто обозначаются объекты аналитического учета, такие, как: сотрудники, материалы, товары, основные средства, нематериальные активы. Под видом субконто понимают совокупность объектов аналитического учета одного типа. Например, все основные средства образуют вид субконто Основные средства, все склады - вид субконто Места хранения. Вид субконто, прикрепленный к счету бухгалтерского учета, определяет требуемый разрез, в котором будет вестись аналитический учет на этом счете.

В плане счетов, который входит в типовую конфигурацию программы «1С: Бухгалтерия», уже проведена настройка аналитического учета, соответствующая инструкции по использованию плана счетов, утвержденной приказом Минфина. Рекомендуется использовать именно эту настройку аналитического учета.

Тем не менее, не всегда включенная в программу настройка  аналитического учета устраивает пользователя. Изменить настройку аналитического учета в программе можно двумя  способами: организовать аналитический  учет на счете, используя существующие виды субконто, или создать новый  вид субконто, чтобы вести учет в разрезе, не предусмотренном в типовой конфигурации.

Для изменения  аналитического учета для счета (субсчета) необходимо войти в режим  редактирования счета и изменить значения в полях ввода со списком Субконто 1... Субконто 3 (Рис. 7).

Рис. 7. Выбор вида субконто в окне Ввод счета

При изменении  включенных настроек аналитического учета (видов субконто) иногда возникает необходимость очистки значений в полях Субконто 1 ... Субконто 3. В этом случае в открытом диалоге Ввод счета необходимо выполнить следующие действия:

• Поместите текстовый курсор в нужное поле ввода с кнопкой выбора Субконто 1 ... Субконто 3.
• Нажмите кнопку (Выбор). В открывшемся списке Виды Субконто нажмите кнопку Очистить.

При добавлении видов  субконто к счетам, на которых уже  ведется аналитический учет по одному или двум разрезам, необходимо обратить внимание на следующую важную особенность. Существующие в типовой конфигурации документы и отчеты ориентированы на настройку аналитического учета, изначально заложенную в типовую конфигурацию. Поэтому, при добавлении еще одного измерения аналитики к тем счетам, которые уже используют одно или два субконто, необходимо очень аккуратно включить это субконто в структуру проводок, генерируемых документами. Как правило, такие изменения осуществляются специалистом по конфигурированию и программированию системы программ «1С: Предприятие».

Программа «1С: Бухгалтерия» обеспечивает ведение аналитического учета по 5-ти субконто (можно меньше, но не больше), однако в типовой конфигурации задействованы только 3 разреза.

При изменении  аналитического учета для счета (субсчета) диалог Виды субконто помимо задания вида субконто позволяет дополнительно настроить аналитический учет путем установки (сброса) флажков Только обороты, Учет по сумме, Учет по валютной сумме, Учет по количеству.

Если установить флажок Только обороты, то на данном счете по этому субконто будут разворачиваться только обороты счета.

Флажки Учет по сумме, Учет по валютной сумме, Учет по количеству позволяют регулировать использование данного субконто с точки зрения суммового, валютного и количественного учета. Флажки Учет по валютной сумме и Учет по количеству могут быть недоступны, если для данного счета (субсчета) не установлено ведение валютного и количественного учета.

2.2.2. Количественный и валютный учет

Количественный  учет в программе «1С: Бухгалтерия» используется для накопления итоговой информация в количественном (натуральном) выражении. Количественный учет обычно применяется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета, например, наличие товаров на складе.

Знак «+» в колонке Кол. таблицы Плана счетов указывает на то, что на счете ведется количественный учет. Изменим состояние признака ведения количественного учета на счете (субсчете).

• Дважды щелкните мышью на ячейке таблицы Плана счетов в колонке Кол. на строке с корректируемым счетом (субсчетом).

В зависимости  от состояния флажка Редактировать в диалоге на экране возникнет либо окно Ввод счета, либо в активной ячейке таблицы появится кнопка выбора В окне Ввод счета установите или сбросьте флажок Количественный. Что касается таблицы Плана счетов, то каждое нажатие кнопки выбора приводит к изменению признака количественного учета на противоположный.

Валютный учет в программе «1С: Бухгалтерия» может вестись по нескольким валютам. Все валюты задаются в справочнике валют. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом. Итоговая информация на счете по каждой валюте накапливается как в валютном выражении, так и в эквиваленте базовой валюты. При наличии в справочнике валют курса, при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки, как по валютной сумме, так и в эквиваленте базовой валюты по текущему курсу.

Знак «+» в  колонке Вал. таблицы Плана счетов указывает на то, что на счете ведется валютный учет. Изменение признака ведения валютного учета на счете (субсчете) выполняется аналогично изменению признака ведения количественного учета.

2.2.3. Налоговый учет

Типовая конфигурация программы «1С: Бухгалтерия» позволяет вести налоговый учет одновременно с бухгалтерскими или отдельными налоговыми документами. В конфигурации предусмотрена классификация бухгалтерских операций в бухгалтерском и налоговом учете для автоматизированного формирования проводок по налоговому учету при проведении документов. Для отражения информации о хозяйственной операции в бухгалтерском учете используются данные, вводимые пользователем (бухгалтерские счета и объекты аналитического учета по ним, т.е. субконто). По этим данным определяется счет и объект аналитического учета, по которым должна быть сделана запись в налоговом учете.

Управлять способом ведения налогового учета может  бухгалтер. Для этого предназначена  константа Способ ведения налогового учета, изменяя значение которой, можно установить нужный способ ведения налогового учета.

Рассмотрим, как  практически можно посмотреть и  при необходимости изменить способ ведения налогового учета.

• Выберите команду меню Операции ♦ Константы. На экране появится окно Список констант (Рис. 8).

Рис. 8. Окно Список констант

• Найдите константу Способ ведения налогового учета. Ее значение по умолчанию установлено в Одновременно с бухгалтерским учетом - это значит, что налоговые проводки формируются документами автоматически.
• Для изменения способа ведения налогового учета щелкните мышкой в колонке Значение на строке с константой Способ ведения налогового учета.

Нажмите кнопку выбора и установите значение константы в Отдельными налоговыми документами. В этом случае бухгалтеру самому придется позаботиться о необходимых проводках налогового учета.

2.2.4. Назначение и использование

 констант в системе «1С: Бухгалтерия»

Константы в программе «1С: Бухгалтерия» используются для хранения постоянной или редко изменяющейся информации. Информация, содержащаяся в константе, может быть изменена. Сохранив информацию в константе один раз, можно затем использовать ее многократно при формировании документов, в расчетах, при построении отчетов.

Практически в  каждом отчете, генерируемом в программе «1С:Бухгалтерия», присутствуют такие константы, как Наименование предприятия, Руководитель, Главный бухгалтер. Используя константы, вы избавляете себя от кропотливой работы по редактированию бланков отчетов после, скажем, смены руководителя или изменения названия организации. Достаточно будет внести изменения в указанные константы, и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где эти константы используются.

• Выберите команду меню Операции ♦ Константы. На экране появится окно Список констант в виде таблицы с тремя колонками:  Код, Наименование, Значение.
• Найдите нужную константу, например, Наименование организации.
• Перейдите в колонку Значение и измените, если нужно, название организации.

Типовая конфигурация программы содержит необходимый  набор констант. Пользователю необходимо лишь ввести «свои» данные в значения этих констант. Невнимательность при заполнении значений констант может обернуться ошибками в документах, расчетах, отчетах. Поэтому будьте внимательны и аккуратны - программа не терпит небрежности.

2.2.5. Периодические константы и их применение

Само название «константа» предполагает постоянство  значений, хранимых в них. Однако иногда информацию, содержащуюся в константе, приходится корректировать. Конечно, внести изменения в соответствующие  константы труда не представляет. Но, как быть, если необходимо получить какой-то документ или отчет за период, когда эта константа имела «старое» значение. Для таких случаев в программе «1С: Бухгалтерия» некоторые константы могут хранить историю своего изменения. Такие константы называются периодическими. В отличие от обычных констант программа «1С: Бухгалтерия» хранит значения периодической константы по датам ее изменения. При обращении к значению периодической константы па некоторую дату выдается ее значение на эту дату, либо, если такое значение отсутствует, - на ближайшую предыдущую дату.

Периодическими  константами являются, например, такие  константы как: Руководитель, Гл. бухгалтер, Кассир.

В программе «1С: Бухгалтерия» для периодической константы можно вызвать окно История, отражающее изменение значения константы по датам. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• В окне Список Констант выберите периодическую константу, например, Руководитель.
• Нажмите кнопку (История) в окне Список Констант. На экране появится окно История (Рис. 9).

Рис. 9. Окно История константы Руководитель

Окно История представляет собой таблицу, состоящую из двух граф: Дата изменения значения константы и Значение на эту дату. Окно История позволяет редактировать историю изменений значения константы напрямую: вводить новые строки, редактировать или удалять существующие.

2.3. Справочники

Справочник - это список, в котором хранятся возможные значения объекта. Применение справочников обусловлено исключением неоднозначности при вводе информации. Это значит, что все пользователи программы должны одинаково называть один и тот же объект, не должно быть неопределенности при рассмотрении конкретного значения предметной области.

Все объекты  бухгалтерского учета и их свойства описываются в справочниках. В этом разделе мы рассмотрим общие методы работы с ними и конкретно каждый из них.

Справочники делятся на несколько категорий: объекты учета, аналитические, для расчетов, вспомогательные и подчиненные.

К первой категории относятся следующие  справочники:

-  "Номенклатура"