Основы проектирования организационных систем

Основные данные о работе

Содержание

  Основные данные о работе

  Содержание

  Введение

  Основная часть

    1. Понятие проектирования организационных  систем

    2. Процесс проектирования организационных  систем

  Заключение

  Глоссарий

  Список использованных источников

  Приложения

Введение

Одной из актуальных задач современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов рыночной экономики является научно обоснованное формирование организационных структур управления. Сейчас  требуется  широкое использование принципов и методов проектирования организации управления на основе системного подхода. Если методы проектирования структур управления не будут развиваться, то невозможно будет совершенствовать управление и повышать эффективность производства. В новых условиях в большинстве случаев не следует оперировать старыми организационными формами, не удовлетворяющими требованиям рыночных отношений, создающими опасность деформации задач управления.

Комплексный подход  совершенствования организационного механизма во многом подменялся тем, что  внедряли и использовали автоматизированные системы управления (АСУ). Работа эта, безусловно, очень важная, но не единственная в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления часто ведется в отрыве от улучшения структуры управления, она мало связана с организационными факторами. Создание структуры должно опираться, в первую очередь,  на научные методы организационного проектирования, а не только на опыт, аналогию, привычные схемы, интуицию. Проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, которые владеют методологией формирования организационных систем.

Современная наука должна представить проблему формирования и совершенствования производственных систем как научную задачу организационного проектирования. Это ее важная особенность.

Организационное проектирование  - это процесс упорядочения организационно-структурных характеристик системы для  того, чтобы достичь или улучшить их эффективность, адаптивность и результативность.

Предмет организационного проектирования в нижнем звене народного хозяйства (на предприятии, в учреждении) – это система организации производства, труда и управления не только в организации в целом, но и в ее подразделениях, и отдельных видах деятельности.

В таких условиях цель организационного проектирования – разработка новых организационных систем, а также предложений по изменению уже существующих систем, а результат - комплект технической, организационной и планово-экономической документации, которая необходима для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

Цель работы: раскрыть сущность проектирования организационных систем для бизнес-процессов.

В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:

1.      Дается понятие и определение  сущности организационных систем  и бизнес-процессов.

2.      Проводится проектирование организационных  систем для бизнес-процессов на  примере конкретного предприятия???

При исследовании использовались труды российских и зарубежных ученых в области научно-инновационной сферы.

Основная часть

1 Понятие проектирования организационных систем

1.1. Сущность организационного проектирования

Важной особенностью современной науки является стремление представить проблему формирования и совершенствования производственных систем как научную задачу организационного проектирования.

Организационное проектирование как процесс – это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности, это метод формальной организации целостных систем и процессов, обладающих высокой надёжностью, устойчивостью и экономичностью. Продуктами организационного проектирования являются любые организационные нововведения, то есть новые структуры или процессы.  Частным случаем организационного проектирования является проектирование организационной структуры управления. Формирование организационной структуры имеет важнейшее значение для управленческой практики, так как она во многом определяет эффективность деятельности организации.

Понятие «проектирование» значительно содержательнее, чем близкие к нему по значению понятия «конструирования» и «планирование» Проектирование (от лат ргоиесШв - брошенный вперед) - процесс создания проекта, протот типа, прообраза предполагаемого или возможного объекта, состояния В отличие от конструирования оно заключается в описании не только технических аспектов будущего объекта, его состава и свойств, но и экономических, социальных, организационных аспектов моделируемых систем.

Организационная система является совокупностью двух частей:

1) механизма внутреннего функционирования, включающий элементы, необходимые  для процесса управленческой  и производственной деятельности (функциональные и организационные структуры, положения об отделах и службах должностные инструкции, производственное оборудование, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и системы документооборота)

2) механизма отношений с внешней средой, который содержит элементы, необходимые для формирования благоприятного делового поля внешних отношений организации (законодательные акты, договоренности, контракты).

Системы, выступая объектами проектирования, придают ему признаков комплексности и системной целостности. С точки зрения определения этого этапа в системе организационной деятельности проектирование может рассматриваться как подготовка действия или продукта, то есть подготовительная действие, является осмыслением того, что готовится.

Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства – на предприятии, в учреждении – является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом – комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

Современные подходы к организационному проектированию целесообразно рассматривать по следующим направлениям:

1. Проектирование организационной  системы как задача синтеза структуры из некоторых элементов. Эта задача двуедина: решаются задачи формирования, во-первых, производственной структуры на основе исследования протекающих в системе производственных процессов; а во-вторых – структуры системы управления путем группировки работ, должностей, элементов информационного процесса и т. д.

2. Проектирование организационной  системы как задача рационализации  технологии организационных процессов. Здесь на основе разных подходов  разрабатываются собственно организационные процессы.

3. Проектирование системы показателей  и оценки результатов деятельности  организационной системы.

Без развития методов проектирования структур управления затрудняется совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами;

в-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

в-четвертых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

1.2 Подходы к организационному проектировании.

Проектирование организационных систем - безусловно, социальное явление. Высокий динамизм изменений, происходящих в сфере общественных отношений, привел к возрастанию роли организационного фактора в современном индустриализованном мире при прочих равных условиях повышающего эффективность функционирования создаваемых систем. Это придает особую важность проектированию организационных систем, или методу формальной организации целостных систем. На современном этапе развития общества ни одно из целостных образований, будь то экономика, политика, образование, наука, культура и т. п., не в состоянии встроиться в существующие структуры без проектирования его организационной системы. Иначе говоря, любые нововведения структурного и процессного характера требуют предварительного проектирования их организации.

Можно выделить четыре подхода к решению задачи проектирования организационных структур: нормативно-функциональный, организационного моделирования, функционально-технологический и системно-целевой.

1. Нормативно-функциональный подход (метод аналогий) основан на обобщении  опыта управления передовыми  ПХС (производственно-хозяйственными  системами), применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в сходных условиях (цели, характер продукции, тип технологии и т. п.). Иными словами, этот подход основан на методе аналогии и прототипов, на допущении, что высоким результатам деятельности обязательно соответствует рациональная организационная структура, но это не всегда так.

2. Нормативно-функциональный подход, ориентирующийся на положительный  опыт организации управления, не  содержит собственно метода проектирования  рациональной структуры управления. Он оправдан в силу общности принципов и методов управления. Применение типовых структур явилось первым шагом на пути внедрения принципов научно обоснованного построения организационных структур и способствовало унификации организационных структур управления в определенных отраслях экономики.

До недавнего времени нормативно-функциональный подход имел наибольшее распространение и был положен в основу методических рекомендаций по построению организационных структур ПХС. Однако в настоящее время значение этого подхода снижается. Причина заключается в том, что он ориентирован на типовую номенклатуру функций управления и структурных управленческих подразделений. В условиях значительного разнообразия видов организаций и конкретных условий их деятельности возможности этого подхода ограничены.

3. Функционально-технологический подход  к построению организационных  структур основан на рационализации  потоков информации и технологии  ее обработки. Для определения  характеристик организационной  структуры: численности управленческого персонала, количества уровней управления, степени централизации, структуризации и диапазона управления и др. -- предлагается установить корреляционные зависимости этих характеристик от внутренних и внешних факторов и рационализировать функции по вертикали и горизонтали. Однако рассчитанные на основе этих зависимостей характеристики ориентируют на некоторый сложившийся уровень организации управления в отрасли. При данном подходе можно достаточно полно учесть особенности конкретной организации. Он универсален, но вместе с тем трудоемок, ориентируйся на стабильную номенклатуру сложившихся функций травления, подчинение организационной структуры схеме документооборота в ПХС. Это ограничивает возможности использования данного метода.

В условиях действующего предприятия попытки совершенствовать организационную структуру будут наталкиваться на стремление управленческих работников сохранить сложившуюся, привычную для них схему документооборота, которая не всегда рациональна. В условиях проектирования нового объекта использование функционально-технологического подхода вызовет серьезные трудности из-за отсутствия информации, необходимой для его реализации.

4. Метод организационного моделирования  представляет собой разработку  формализованных математических, графических, иных отображений распределения полномочий и ответственности в субъекте управления, что является базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. В управленческой практике широко применяются следующие типы организационных моделей:

* математико-кибернетические модели  иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи  и отношения в виде систем  математических уравнений или  же с помощью машинных имитационных языков;

* графоаналитические модели организационных  систем, представляющие собой сетевые, матричные и иные графические  и табличные отображения распределения  функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают  возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности

1.3 Значение и задачи организационного  проектирования

Без развития методов проектирования структур управления затрудняются совершенствование управления и повышение эффективности производства в силу ряда причин:

– в новых условиях нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений;

– в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления;

– создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

– проектирование сложнейшего механизма – механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем. Организационная структура управления: включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей.

Сюда же относятся состав подразделений, которые связаны определенными отношениями; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура – это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации.

Сначала формулируются цели, а затем – механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразной роли в развитии экономики.

На построение организации влияют внешняя среда и система связей элементов структуры с элементами внешней среды.

Системность подхода к формированию организационной структуры проявляется в следующем:

1) не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной;

2) выявить и взаимоувязать применительно  к этим задачам систему функций, прав и ответственности по  вертикали управления – от  генерального директора предприятия  до мастера участка;

3) исследовать и организационно  оформить все связи и отношения  по горизонтали управления, т. е. по координации деятельности  разных звеньев и органов управления  при выполнении общих текущих  задач и реализации перспективных  межфункциональных программ;

4) обеспечить органическое сочетание  вертикали и горизонтали управления, имея в виду нахождение оптимального  для данных условий соотношения  централизации и децентрализации  в управлении. Все это требует  тщательно разработанной поэтапной  процедуры проектирования структур, детального анализа и определения системы целей, продуманного выделения организационных подразделений и форм их координации.

Проектирование организационной должно включать в себя не только описание организации на начальный момент ее существования, но и прогноз ее дальнейшего развития. Особое место в этом процессе отводится формированию организационной структуры.

Научно обоснованный процесс формирования организационных структур управления основан на использовании методов системного подхода, который базируется на соблюдении следующих принципов:

- корректная формулировка целей  и подцелей проектируемой организации  с учетом их актуальности, новизны  и возможности практической реализации;

- постановка всех управленческих  задач, без решения которых реализация целей окажется невыполнимой;

- обоснованное распределение применительно  к этим задачам функций, прав  и ответственности по вертикали  управления – от генерального  директора предприятия до исполнителей;

- выявление всех необходимых связей  и отношений по горизонтали управления, с целью координации деятельности всех функциональных звеньев и вспомогательных служб в рамках выполнения общих текущих задач и реализации перспективных производственных программ;

- ограниченное сочетание вертикали  и горизонтали управления путем нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации управления;

- соблюдение правил композиции  и декомпозиции, сформулированных  в законе единства анализа  и синтеза.

При проектировании организации и прогнозировании ее поведения в настоящее время используются два способа научного предсказания будущего:

- интуиция – свободный полет  фантазии без привлечения результатов  формально-логического анализа и  методов математического прогнозирования, основанный на предчувствии возможных результатов. аналогии – сравнительный анализ, когда рассматривается деятельность и результаты работы известного предприятия и оценивается возможность их использования на проектируемом предприятии

- экстраполяция – метод научного исследования, заключающийся в распространении выводов, полученных из наблюдений над одной частью явления, на другую его часть; в этом случае выполняется математический расчет отчетливо наметившихся тенденций в работе предприятия

2 Процесс проектирования организационных систем

2.1 Этапы организационного проектирования

Процесс организационного проектирования представляет собой целенаправленную последовательность актов принятия проектных решений, приводящую к построению описания проектируемой организационной системы. Процесс проектирования реализуется в соответствии со схемой, которая отражает очередность выполнения основных проектных процедур. Проектная процедура представляет собой формализованную совокупность действий, в результате выполнения которых принимается некоторое проектное решение. При этом под проектным решением понимается промежуточное или конечное описание объекта проектирования, необходимое и достаточное для рассмотрения и определения дальнейшего направления или окончания проектирования. Проектными процедурами являются процедуры построения организационной модели, оптимизация прогнозирования. Проектная процедура состоит из элементарных проектных операций. Проектной операции соответствует действие или совокупность действий, составляющих часть проектной процедуры, алгоритм которых остается неизменным для ряда проектных процедур. В свою очередь, алгоритм проектирования отражает совокупность предписаний, необходимых для выполнения проектирования. Реализация процесса организационного проектирования требует использования соответствующей технологии.

Организационное проектирование – метод формальной организации целостных систем, обладающих высокой надежностью, устойчивостью и экономичностью.

Предметом организационного проектирования являются новые структуры, системы, управляемые процессы. Организационное проектирование настроено на создание новых объектов, модификацию существующих и коренную реконструкцию объектов и процессов.

Этапы организационного проектирования:

1. Предпроектный (исследовательский) –  включает в себя проведение прикладных исследований, анализ работ и предварительную оценку эффективности организационных решений. Этап заканчивается разработкой технического задания. Ключевым моментом исследования является моделирование – адекватное замещение реального объекта моделью, которая более удобна для изучения поведения и свойств реального объекта. Модели используются для моделирования функций, структур и процессов развития. Моделирование функций сводится к их описанию. Для моделирования структур чаще всего применяют математическую модель граф. Граф – это схема, на которой указано множество вершин и ребер, соединяющих пары отдельных вершин. Вершины обычно обозначают объекты или события. Ребра обозначают работы, временные связи или отношение к административному подчинению. Наиболее распространенными являются графы в виде дерева и сетевой граф (схема, на которой указана последовательность и взаимосвязь комплекса работ).

Моделирование развития – описание изменения структуры и функций моделируемого объекта во времени. Предсказание таких изменений позволяет принимать решения по изменению структуры объекта путем модернизации, коренной реконструкции или реорганизации объекта.

Модернизация – усовершенствование объекта в соответствии с современными требованиями.

Реконструкция – перестройка объекта с целью его улучшения. Коренная реконструкция предполагает большой объем работы по совершенствованию технологий производства, замене средств труда и организации производственного процесса.

Реорганизация – перестройка объекта на новых началах.

2. Этап технического проектирования – предполагает выбор окончательного варианта организационного решения.

3. Этап рабочего проектирования  – заключается в разработке  конкретной рабочей документации  и экспертизы проект. Главной  целью экспертизы является оценка качества проекта с точки зрения соблюдения определенных правил и требований и предотвращения экономических потерь. Экспертизу производят специалисты высокой квалификации определенного профиля деятельности, а так же ученые, имеющие практический опыт в данной сфере. Экспертизу проводят применяя качественные оценки (соответствует или не соответствует; допустимо или не допустимо), а так же на основе расчета количественных показателей.

Этапы экспертизы:

- внутренняя – проводится в  форме:

А) контроля технической документации;

Б) рассмотрения проектов специалистами организации, для которой разрабатывают проект;

В) обсуждение проекта в коллективе работников организации для конкретного выполняемого объекта;

Г) научный или научно-производственный совет.

- внешняя – проводят государственные вневедомственные органы пожарного, технологического, санитарного и прочего надзоров, а так же инвесторы.

Иногда требуется согласование проекта с отдельными министерствами или их региональными представительствами, если он затрагивает их интересы. Экспертиза проекта проводится по заранее разработанной единой методике. При этом оценивают коммерческую (последствия проекта для его участников), бюджетную (последствия проекта для федерального, регионального и местного бюджетов) и народно-хозяйственную (последствия проекта для отраслей, регионов, учитывая экономические последствия) эффективность проекта.

Частным случаем организационного проектирования является проект организационной структуры  управления. При его разработке необходимо помнить, что организационная структура – это сложный объект, который включает в себя совокупность взаимосвязанных целей, распределения задач, функций, полномочий и ответственности между подразделениями и звеньями организации, подготовки информации и документов

Согласно классической теории организации, с выводами которой по данному вопросу согласно большинство менеджеров, структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Нет ничего удивительного, что последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи — подобно тому, как в планировании сначала формулируются общие задачи, — а потом составить конкретные правила.

Таким образом, последовательность действий следующая:

1. Осуществите деление организации  по горизонтали на широкие  блоки, соответствующие важнейшим  направлениям деятельности по  реализации стратегии. Решите, какие  виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие — штабными.

2. Установите соотношения полномочий  различных должностей. При этом  руководство устанавливает цель  команд, если необходимо, производит  дальнейшее деление на более  мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.

3. Определите должностные обязанности  как совокупность определенных  задач и функций и поручите  их выполнение конкретным лицам. В организациях, деятельность которых в значительной мере связана с технологией, руководство разрабатывает даже конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворительное выполнение.

Важно понять, что появившаяся в итоге разработки организационная структура  это не застывшая форма, подобная каркасу здания. Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре. И в самом деле, в действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к реорганизации, т.к. этот процесс, как и все функции организации, бесконечен. В настоящее время успешно функционирующие организации регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют внешние условия.

2.2 Оценка методологии и эффективности  проектирования организационных  систем

В методологическом плане важно определить методику, с помощью которой оценивается эффективность организационной структур  управления.  Одним из главных недостатков применявшихся методик опенки являлась их функциональная ориентация, строгая регламентация процессов управления, а не их результатов

Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Прежде всего он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления. Однако применительно к реализации системных принципов формирования внутренней структуры аппарата управления следует учитывать, что организационная структура является сложной характеристикой системы управления,