Особенность и стиль деловых документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Гуманитарный Университет

 

 

 

 

 

Курсовая работа по

 «Документационному обеспечению  СКС и Т»

 

на тему

«Особенности и стиль деловых  документов».

 

 

 

 

Студентки III курса

з/о отделения (2001г)

Ф-та «Соц. психология»

Спец. «Сервис и туризм»

Симоновой Е.Ю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2004

Содержание.

 

Введение…………………………………………………………………….….3

 

Глава 1.Особенности деловых документов…………………………………..4

1.1Документ и информация…………………………………………………...4

1.2.Формуляр документа………………………………………………………5

1.3.Юридическая сила  документа…………………………………………..…6

1.4.Вид документа…………………………………………………….………...7

1.5.типология документов…………………………………….……….……….8

1.6.форматы бумаги и  поля…………………………………………….….….11

1.7.общие требования  к составлению и оформлению документов………..13

 

Глава 2 Стиль деловых  документов………………………………………….15

2.1.Официально-деловой  стиль………………………………………………15

2.2.Специальная лексика  документов……………………………………….18

2.3.Употребление устаревшей  лексики……………………………………..20

2.4.Употребление неологизмов……………………………………………..20

2.5.Употребление заимствованных  слов……………………………………21

2.6.Употребление слов с «универсальным»  значением…………………….21

2.7.Употребление сокращений……………………………………………….22

2.8.Употребление языковых формул………………………………………..24

2.9.Употребление слов в одной падежной форме…………………………..25

2.10.Ограниченная сочетаемость слов………………………………………25

2.11.Конструкции с отглагольным  существительным……………………...26

2.12.Ограниченное употребление глаголов  в личной форме………………26

2.13.Построение предложений………………………………………………27

 

Глава 3.Типичные языковые ошибки в текстах документов………………30

3.1.Ошибки, связанные с незнанием значений слов………………………...30

3.2.Неправильное употребление  стилистически окрашенной лексики……31

3.2.Неправильное употребление  стилистически окрашенной лексики…...32

 

Заключение…………………………………………………………………….33

 

Список использованной литературы………………………………………...34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

  Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация)- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы - это основание для принятия управленческих решений, они служат доказательством  их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности.

Исходя из этого, целью  курсовой работы является: изучение особенностей и стиля деловых документов. В  связи с поставленной целью в  работе решались следующие задачи: 1)выяснить требования к текстам документов; 2)разобраться в употреблении специальной лексики документов; 3)изучить типичные языковые ошибки в текстах документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.Особенности деловых документов.

 

1.1Документ и информация.

 

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, первая функция любого документа - информационная.

Документ в переводе с латинского - доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа. Документ служит основой  для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, Т. к. обладает определенной юридической силой.

Коммуникативная функция  документа - это его свойство служить  средством связи, коммуникации между  различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т. д. Документ обладает этой функцией, т. к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве.

Таким образом, любой  документ полифункционален. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражают все формы управленческой деятельности.¹ Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.

Понятие «документ» нельзя смешивать с понятием «информация».

Законодательно закреплено следующее определение "Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления"² Из этого определения следует, что, понятие "информация" много шире понятия "документ".

В управленческой практике информация создается и используется для целенаправленного управления каким-либо объектом, производством, структурой. К управленческой информации предъявляют ряд требований - полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Кроме того, существенны требования своевременности и достаточности информации.

 

1.2.Формуляр документа.

 

Каждый документ состоит  из набора отдельных элементов (автор  документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др.), которые  получили название реквизитов. Набор  реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа.³ Формуляр складывался в течение длительного времени и формировался под влиянием, с одной стороны, необходимости закрепления официального характера информации документа, придания ему юридической силы, а с другой стороны, отражения на документе его "пути" в аппарате управления, т. е. прохождение таких операций, как рассмотрение, исполнение, обработка, передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основной функцией документа является запечатление и сохранение официальной информации.

Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Еще в середине 1980-х п. установлен обязательный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности:

- автор документа (наименование  организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы);

- дата создания документа;

- регистрационный индекс;

- текст (содержание);

- подпись 

Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.

В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже от способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наименование вида документа (слово "заявление"), текст(предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя будет иметь другой формуляр. Он должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа "приказ", заголовок, текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят рукописном виде. Он печатается на пишущей машине или готовится на компьютере и распечатывается с Принтера. Поэтому формуляр современного приказа включает еще и такой реквизит, как идентификатор электронной копии документов. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения руководителя, заверенный печатью.

Таким образом, отдельные  элементы документа (реквизиты) составляют формуляр того или иного вида документа.

 

1.3.Юридическая сила документа.

 

Носителем информации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, - официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием "юридическая сила документа".

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Одни документы, например правовые акты федеральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управленческой деятельности юридическая сила документа обеспечивает его официальность для работников как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа - это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.⁴

Из этого определения  следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

- соблюдать при его  подготовке действующие нормы  законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Таким образом, юридическая  сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

 

1.4.Вид документа.

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения». Вид документа указывается на каждом управленческом документе кроме письма). В соответствии с определенным видом (наимеименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала ХVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт,акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. получил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения - перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в ХVIIIв виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи opгaнизации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. ⁵Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной 6азой. Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названии видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием «информация», «предложение», «служебная записка» и т. д.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие «разновидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др.

 

1.5.ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ.

 

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку , воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служе6ной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных - удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.

По способу документирования различают документы:

- рукописные письменные (текстовые); - изобразительные (документы,  фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

- графические (документы,  выполненные графическим способом);

- фотодокументы;

- фонодокументы (звуковые  документы, зафиксированные на  магнитной ленте);

- кинодокументы (документы, зафиксированные  с помощью кино- и видеотехники);

- документы, созданные с помощью  компьютерной  техники.

В зависимости от отношения к  аппарату управления различают документы:

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из  организации);

- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделении, учреждении. таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом "Для служебного пользования".

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка.

Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов - это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.). в документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов т. е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текстобразец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы  делятся на подлинники, оригиналы, копии  и дубликаты.

Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность-(об авторе, времени 11 месте создания), считается Подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все они обладают одинаковой юридической силой, составляются, как минимум, в двух экземплярах (например, договор). Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом пли распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может  быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в

подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все официально незаверенные виды копии не имеют юридической силы.

Дубликат - это копия  официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «дубликат».

Подлинность документа, полученного из автоматизированной информационной системы устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

По срокам хранения документы  делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологические) и др.

Документы можно классифицировать по их назначению. Распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование - посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет - составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; регламентация отдельных направлений деятельности проводится В виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил.

По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.

 

1.6.ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ

 

Материальным носителем информации в управленческой практике чаще всего является бумага. Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в практике работы и доступным по своей стоимости. Бумага отвечает всем этим требованиям. Существующие способы документирования позволяют использовать бумагу для закрепления информации документа.

Для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ-9327-60 "Бумага. Потребительские форматы". Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)1.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. 

Форматы делятся на три основных ряда - А, В, B.

В управленческой практике документы оформляются 

главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А 5 (148 х210).

 

Потребительские форматы рядов А и В. 

 

 

Ряд А		Ряд Б		Ряд В
А0	841х1189	В0	1000х1414	С0	917х1278
А1	594х841	В1	700х1000	С1	648х917
А2	420х594	В2	500х707	С2	452х648
А3	297х420	В3	353х500	С3	323х458
А4	210х297	В4	250х353	С4	229х324
А5	148х210	В5	176х250	С5	162х229
А6	105х148	В6	125х176	С6	114х162
А7	74х105	В7	88х125	С7	81х114
А8	52х74	В8	62х88	С8	57х81
А9	37х52	В9	44х62
А10	26х37	В10	31х44
А11	18х26	В11	22х31
А12	13х18	В12	15х22
А13	9х8

 

 

 

Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и прочее,   оформляются на формате АЗ (297 х 420 мм).

Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; Нижнее - 20 ММ.

Это минимальные размеры  полей, при их дальнейшем сокращении будет затруднено и оформление и последующее хранение документов, но большие поля допустимы.

В соответствии со стандартом ISO 3535-1977 "Структура бланков и схема расположения" за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны - 20 мм +-10 мм; верхнее поле - 10 мм +-10 мм.

 

1.7.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

 

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических норм и требований.

Требования к составлению  и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты  предназначены также для обеспечения  качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить "полезную" площадь - место для размещения текста, основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов - легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.