Особенности функционирования АРМБ по учету производственных запасов

МИНИСТЕРСТВО  АГРАРНОЙ ПОЛИТИКИ И  ПРОДОВОЛЬСТВИЯ УКРАИНЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АГЕНТСТВО РЫБНОГО  ХОЗЯЙСТВА УКРАИНЫ

КЕРЧЕНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  МОРСКОЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ 

УНИВЕРСИТЕТ

Технологический факультет

Кафедра учета и аудита 
 

Особенности функционирования АРМБ по учету производственных запасов 

на примере

Государственного  предприятия

«Керченский комбинат хлебопродуктов» 
 

Курсовая  работа

По дисциплине «Управленческие информационные системы  в анализе и аудите» 
 
 
 
 

                                                                     Курсовую работу

                                                              Выполнил

студент группы ЗБУ- 6

_________________________

_________________________  
 
 
 
 
 
 
 

Керчь, 2011 

Введение

    Современный бухгалтер занимает одно из ведущих  мест в управлении предприятием. Он занимается не только ведением бухгалтерских  счетов, но и осуществляет большую  работу, включающую планирование, контроль, анализ, оценку, обзор деятельности, проводит аудит и разработку управленческих решений относительно деятельности предприятия.

    Организация материального учета - один из наиболее сложных участков учетной работы. На промышленном предприятии номенклатура материальных ценностей исчисляется  десятками тысяч наименований, а  информация по учету производственных запасов составляет более 30% всей информации по управлению производством. Поэтому  организация учета и контроля за движением, сохранностью и использованием материальных ценностей связана с большими трудностями. Важное значение имеет автоматизация всех учетных работ, начиная от выписки учетных документов и заканчивая составлением необходимой отчетности.

    Необходимым условием совершенствования учета  и управления является коренная реконструкция  его технической и информационной базы на базе автоматизированной системы  учёта с использованием автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМБ). Одной  из важнейших задач является дальнейшее развитие и совершенствование информационных систем предприятий с использованием современных методов управления и технических средств.

    Рациональное  использование материальных ресурсов и снижение материалоемкости может  быть обеспечено только в условиях функционирования современных средств  вычислительной техники с использованием АРМ бухгалтера. Таким образом, из вышесказанного вытекает, что вопрос автоматизации учета производственных запасов весьма актуален.

    Целью работы является изучение особенностей функционирования АРМБ по учету производственных запасов предприятия.

    Для реализации цели нами поставлены следующие  задачи:

• дать заключение о состоянии бухгалтерского учета на предприятии;
• рассмотреть экономическое содержание производственных запасов, дать их классификацию и оценку;
• изучить степень автоматизации учетных, контрольных и аналитических работ на ГП «Керченский КХП»;
• осуществить постановку одной из управленческих задач, решаемой на предприятии.

    Для написания курсовой работы были использованы как законы Украины, инструкции, так  и другая учебная литература. 

Глава 1. Особенности автоматизации  учетных работ  на предприятии

1. Учет производственных запасов в условиях его автоматизации.

    К информационным системам учета, действующим  на предприятии, следует отнести  комплекс программ и баз данных, функционирующих в среде программного комплекса «1С: Бухгалтерия 7.7». А именно в данной программе осуществляются следующие работы: производственным сектором - ввод первичных документов и формирование оборотных ведомостей по счетам 361, 362, 363, 641, 643, 649, 635, 638; материальным сектором – учет по счетам 631, 632, 372 (в части наличного расчета). На предприятии создано автоматизированное рабочее место бухгалтера по учету кассовых операций и расчетам с подотчетными лицами при помощи пакета прикладных программ автоматизации 1С: Бухгалтерия 7.7.

    Следует отметить, что, не смотря на частичную  автоматизацию, значительный объем  учетных работ по-прежнему выполняется вручную.

    Заместителями главного бухгалтера на основании составляемых журналов вводятся все бухгалтерские  проводки, на основании которых составляются Баланс, Отчет о финансовых результатах, Отчет о собственном капитале, Отчет о движении денежных средств, а также Примечания к годовой отчетности.

    Учетные информационные системы на предприятии  реализованы в виде автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМБ) на базе персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть с возможностью, на отдельных АРМ, выхода в Интернет. В качестве операционной системы на предприятии выбрана Windows XP. Система автоматизации ГП «Керченский КХП» требует коренного изменения. Для совершенствования управления предприятием необходимо использовать современные технические средства построения информационных систем. И прежде всего необходимо произвести реконструкцию информационной базы и программного обеспечения на основе внедрения автоматизированной системы учета, контроля и анализа.

    Бухгалтерский учет отличается от других функций  управления целями, задачами и методами решения. Эти отличия позволяют разграничить функции между собой. Такие разграничения следует учитывать при организации АРМБ, чтобы избежать дублирования одних и тех же задач. На предприятии необходимо автоматизировать весь комплекс задач, связанных с бухгалтерским учетом, контролем, анализом и управлением предприятием. Если какая-либо задача не будет автоматизирована, то это непосредственно скажется на эффективности функционирования всего комплекса. Автоматизация обработки учетной и контрольной информации на предприятии должна охватывать весь комплекс задач по синтетическому и аналитическому учету.

    Автоматизированное  рабочее место бухгалтера (АРМБ) является массовым средством автоматизации  труда учетного персонала, и представляет собой функциональную специализированную человеко-машинную систему, включающую программно-технический комплекс, информационное и дополнительное инструктивно-методическое и организационно-технологическое  обеспечение. Основная концепция построения АРМБ заключается в децентрализованной автоматизированной обработке информации на рабочих местах учетного работника, создании персональных баз данных, целей, знаний, локальных, глобальных сетей АРМБ на базе персональных ЭВМ и интеллектуальных терминалов.

    Бухгалтерские документы, соответственно обработанные в бухгалтерии и сгруппированные  по принципу однородности в пачки, сдаются  в вычислительный центр, где переносятся  на материальные носители. После этого  на ЭВМ производится обработка первичных  данных, учетная регистрация, обобщение  текущей информации и получение выходной информации.

    Решение учетных задач с помощью таблично - автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета позволило увеличить действенность выполняемых учетных работ, обеспечить упорядоченное формирование и получение информации.

    Учет  запасов на предприятии обеспечивает контроль за их наличием, движением, сохранностью на складах и расходованием производстве, а также выявления неиспользуемых (для реализации). Условием правильной постановки учета является:

1. соблюдения установленного порядка документации;
2. нормальная организация склада учета;
3. наличие измерительных и других приборов;
4. заключение договоров о материальной ответственности
5. наличие технически разработанных норм расхода материалов на детали
6. периодическое проведение инвентаризации.

    С помощью ПК на ГП «Керченский КХП» автоматизирована работа по выписке  и обработке первичных документов.

    Для автоматизации учета ТМЦ применяются  следующие классификаторы:

1. подразделений предприятия;
2. складов и МОЛ;
3. синтетических счетов и субсчетов;
4. операций движения ТМЦ;
5. затрат;
6. ТМЦ
7. единицы измерения.

    Большое значение для совершения учета материалов и его автоматизации на ГП «Керченский  КХП» имеет, рационализация форм первичных  документов. Применение типовых форм обусловлено тем, что учет на промышленных предприятиях осуществляется преимущественно  по единой методике.

    Функционирование  назначение АРМБ по учету материальных ценностей состоит в выполнении следующих системных учетных  операций:

1. Автоматизация документирования всех операций по движению ТМЦ, выявление и отражения затрат, связанных с их заготовлением;
2. Оперативный контроль за движением материальных ценностей, соблюдением установленных нормативным законодательством, прав. отпуском материальных ценностей на производство;
3. Обеспечения процесса слежения за остатками материальных ценностей;
4. Систематизация и обобщения данных в различных аспектах о наличии и движению производственных запасов, выдача выходной информации по запросам.

    При функционировании  на ГП «Керченский  КХП» АРМБ по учету материальных ценностей  упорядочено делятся на комплексные  системы организации первичной  и выходной информации, которая обеспечивает организацию трех категорий (уровней) информации обменивающейся между ними.

    На  АРМ I категории возлагаются задачи по документированию, оформлению операций и первичной обработке данных по учету материальных ценностей, а также ведется аналитический учет в местах хранения материальных ценностей.

    На  основании вводимой информации создается  информационная база – складская  картотека, в которой отражается движение и остатки материальных ценностей: приход, расход, списание, остатки  на определенную дату или за определенный период времени сформированная информация складской картотеки отображается на устройстве или в виде карточки складского учета. В запросном режиме выходная информация выдается по требованию пользователя.

    На  АРМ II осуществляется расчет и формирование выходной информации регламентного, и справочного характера.

    На  АРМ III производится анализ, прогнозирование, аудит и принятие управленческих решений в целом по предприятию или структурному подразделению.

    АРМ по учету производственных запасов  тесно взаимосвязаны с другими  смежными АРМ и информационными  системами АСУП.

    При решении задач по учету производственных запасов единая база бухгалтерских  записей, в диалоговом режиме позволяет  получить всю необходимую информацию для аналитического, синтетического и управленческого учета и  отчетности.

    Входная информация поступает из различных  источников в виде первичных данных, отражающие разнообразные хозяйственные  операции по движению материалов, а  также в  виде информации на магнитных  носителях.

    Процесс обработки состоит в выполнении всех необходимых операций по вводу, обработке, хранению и выдаче требуемой  информации, группировке данных на счетах, с целью контроля за наличием и расходами производственных запасов со своевременным отчетом.

    Конечным  результатом решения всех задач  по учету материальных ценностей  является формирование сведений о хозяйственных  операциях различной степени  обращения, которые отражаются на уровнях  аналитического и синтетического учета.

    Функции АРМ по учету материальных ценностей  предусматривает применение типовых  классификаторов, используемых при  автоматизации бухгалтерского учета  предприятия.

    Работа  комплекса программ АРМБ по учету  производственных запасов и выбор  функций осуществляется автоматично  в диалоговом режиме через головной модуль учета материальных ценностей  с использованием меню.

    Работа  с помощью АРМБ  УМЦ  предполагает выполнения четырех функций:

1. ввод данных;
2. печать отчетов;
3. специальные режимы;
4. выписка документов.

     Первая  функция предназначена для ввода, корректировки и печати текущей информации с первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей. Она включает следующие режимы:

1. Режим «Оформление прихода» обеспечивает внимательность ввода информации с первичных документов. Информация вводится по документам с обращением к БД НСИ для дописания цены, а если цена отсутствует, пользователь вводит ее сам и заносит в ценник материальных ценностей. Экранная форма документа состоящий из 2 частей. Первая часть включает постоянные реквизиты документа: склад, синтетический счет и субсчет, шифр затрат. Вторая часть содержит переменные данные: материальные ценности, единица измерения, количество. Цена, сумма.
2. Режим «Оформление расхода» обеспечивает ввод данных с расходных документов по той схеме, что и для прихода.
3. Режим « Корректировка, просмотр» позволяет выполнить просмотр и корректировку введения информации по приходу и расходу (обычно журналы документов)

     Вторая  функция «Печать отчетов» выполняется  обычно после того, как закончен ввод информации по приходным и расходным  документам. Для получения каждые фирмы выполняют такие процедуры: расчет, выбор нужных реквизитов для  сводки, просмотр или печать сводок.

     Функция «специальные режимы» включает следующие  режимы:

1. работа с НСИ – позволяет производить корректировку имеющихся данных НСИ:
• справочник внешней организации;
• справочник сотрудники;
• справочник структурных подразделений;
• справочник счетов;
• справочник ТМЦ;
• справочник коррекции счетов и типовых операций.
2. коррекция остатков – предназначен для ввода и корректировки остатков ТМЦ.

     Функция «Выписка документов» необходима для формирования первичных документов типовой формы. 

1.2 Особенности организации  учетных работ  на предприятии.

    На  современном этапе развития экономики  важнейшее место в системе  управления хозяйствующего субъекта занимает бухгалтерский учет. При этом с  увеличением трудоемкости учетных  процедур возрастает необходимость  совершенствования методологии  бухгалтерского учета и его автоматизации.

    Бухгалтерский учет на ГП «Керченский КХП» организован в соответствии с  Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

    ГП  «Керченский КХП» ведет бухгалтерский  учет имущества и результатов  своей производственно-хозяйственной  и финансовой деятельности в натуральных, трудовых измерителях и в обобщенном денежном выражении путем непрерывного, документированного и взаимосвязанного их отражения в национальной денежной единице Украины. Цель учета заключается в том, чтобы обеспечить получение достоверной, качественной, своевременной и доступной для понимания информации с целью контроля за хозяйственной деятельностью и принятия  действенных управленческих решений.

    Для достижения данной цели перед бухгалтерским  учетом ставятся следующие задачи:

• обеспечение контроля за выполнением обязательств, наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• своевременное недопущение негативных явлений финансово - хозяйственной деятельности;
• формирование полной достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах хозяйственной деятельности.

    Главная бухгалтерия ГП «Керченский КХП» является самостоятельным структурным подразделением в системе управления заводом и подчиняется непосредственно генеральному директору. Возглавляется она главным бухгалтером, который назначается на эту должность генеральным директором, и на которого возложена вся ответственность за организацию бухгалтерского учета.

    На  ГП «Керченский КХП» применяется мемориально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета.

    Мемориально-ордерная форма учета основана на использовании принципа систематизации и накапливания данных первичных документов непосредственно в регистрах аналитического и синтетического учета. Основными регистрами при мемориально-ордерной форме учета являются мемориальные ордера, которые ведутся по кредиту синтетических счетов и дебету корреспондирующих. Используются также регистры аналитического учета: ведомости, таблицы, книги, карточки. В конце каждого месяца итоговые данные кредитовых оборотов из мемориальных ордеров переносятся в Главную книгу, в которой подсчитываются обороты по дебету каждого счета. Главную книгу используют для обобщения данных мемориальных ордеров, взаимной сверке сделанных записей по отдельным счетам и составления баланса и отчетности.

    В соответствии с учетной политикой  предприятие использует рабочий  план счетов. Учет расходов ведется с применением 9 класса счетов. Для ведения первичного учета применяются первичные документы отраслевых форм. На ГП «Керченский КХП» все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться и представляться в главную бухгалтерию предприятия своевременно.

    Последовательность учетных записей при мемориально-ордерной форме приведена на рис. 1.21 
 
 
 
 
 

    Схема журнально — ордерной формы учета

           сверка  итогов                 последовательность учетных записей

Рис. 1.21 

    Организационная структура управления на ГП «Керченский  КХП» представлена в приложении (см. Прилож. 1).

    Глава 2. Функционирование АРМ бухгалтера по учету производственных запасов.

    2.1 Характеристика исходных  данных, формируемых  на АРМБ.

    Правильность  и своевременность учета операций, связанных с поступлением производственных запасов на предприятие, обеспечивается их документальным оформлением. Документальное оформление операций с товарно-материальными  ценностями регламентируется Приказом Минстата Украины "Об утверждении  типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов" № 193 от 21.06.1996 г. и др., в котором приведен перечень и порядок заполнения первичных типовых форм, которые заполняются для учета движения сырья и материалов.

    Все документы, оформляющие поступление  материальных ценностей, подразделяют на документы, составленные поставщиком  и направленные на предприятие, и  документы, которые составляются на предприятии.

    Важным  условием правильной организации бухгалтерского учета наличия товарно-материальных ценностей является своевременное  составление первичных документов и соблюдение правил их приемки и  отпуска. Товарно-материальные ценности, поступающие от поставщиков, принимаются  на складе материально ответственными лицами путем взвешивания, обмера, пересчета  и сличения их с данными, указанными в сопроводительных документах. Одновременно проверяется качество поступающих  ценностей и их соответствие техническим условиям.

    Вместе  с материалами от поставщика поступают  сопроводительные документы, вид которых  зависит от способа доставки товарно-материальных ценностей. К сопроводительным документам относятся: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, железнодорожные накладные, сертификаты качества и др. В этих документах содержатся сведения о поступивших товарно-материальных ценностях: наименование, количество, цена, сумма, номер договора, наименование поставщика, его адрес и номер расчетного счета, дата выписки документа, станция назначения и др.

    Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей (форма № М-20) выписывается поставщиком при отпуске ТМЦ и одновременно является основанием для:

• списания ценностей у предприятия-поставщика;
• обеспечения возможности вывоза с территории поставщика;
• оприходования этих же ценностей у предприятия-покупателя;
• ведения складского, оперативного и бухгалтерского учета.

      Накладная  выписывается  в   трех  экземплярах  на  основании  договора купли-продажи или другого  документа, регулирующего отношения  сторон. Первый экземпляр передается  покупателю и служит сопроводительным документом; второй – остается на складе предприятия-продавца и является основой для проведения списания ТМЦ; третий – выписывается при необходимости в случае отпуска ТМЦ со склада поставщика и передается на пропускной пункт для осуществления контроля вывоза.            

    Оформление  накладной производится в следующей  последовательности. Под заголовком (или непосредственно после него) указываются номер и дата выписки  накладной. Номер накладной является порядковым номером в соответствии с перечнем учета выписанных накладных. По строке «Производитель (поставщик)»  производится запись названия предприятия (организации), которое производит отпуск ТМЦ, с указа нием идентификационного кода по ЕГРПОУ. В некоторых случаях, по желанию предприятия, в накладной указываются и банковские реквизиты предприятия, то есть в некоторой степени в одном документе совмещаются накладная и счет-фактура.

    По  строке «Заказчик (получатель)» указывается  название предприятия, которое является получателем ТМЦ. В строке «Основание» указываются номер и дата договора купли-продажи или другого документа, регулирующего отношения сторон. Строка «Через кого» предназначена для указания фамилии, имени, отчества материально-ответственного лица, осуществляющего получение ценностей, а также номера и даты выдачи доверенности.

    Далее приводится полный перечень отпускаемых  предприятием материальных ценностей с указанием единиц измерения, количества, цены единицы (без НДС), а также общей суммы (без НДС) по каждому наименованию   ТМЦ. Затем приводятся итоговые данные о стоимости отпускаемых ТМЦ (без учета НДС), суммы НДС (с указанием ставки) и общей стоимости ТМЦ, состоящей из стоимости без НДС и суммы НДС. В строке «Всего отпущено» проставляется количество отпущенных ТМЦ, а в строке «На сумму» прописью указывается общая стоимость отпущенных ТМЦ. В заключение по строкам «Отпустил» и «Получил» указываются материально-ответственные лица, осуществившие, соответственно, отпуск и получение ТМЦ.

    Товарно-транспортная накладная (типовой формы № 1-ТН) (Прилож.2) – это единый первичный документ, являющийся основанием для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя при перевозке грузов в пределах Украины, а также для их складского, оперативного и бухгалтерского учета. Она оформляется грузоотправителем на каждый выезд автомобиля и для каждого грузополучателя в отдельности. Товарно-транспортную накладную выписывают в четырех экземплярах: