Особенности организации эффективной работы группы

Оглавление 

     Стр. 

Введение . . . . . . . . . . . 3 

Глава I. Теоретические основы групп в  менеджменте организации . 5

1.1. Групповая динамика в менеджменте . . . . 5

       1.2. Формальные и неформальные группы  внутри организации . 9

       1.3. Развитие и причины формирования групп . . . 11

       1.4. Группы и творческая активность . . . . . 14 

Глава II. Особенности организации эффективной  работы группы . . 16

       2.1. Критерии эффективности стратегических групп . . 16

       2.2. Влияние бизнес-групп на развитие  средних и мелких

       предприятий . . . . . . . . . 19

       2.2.1. Цели анализа и характеристика  выборки . . . 19

       2.2.2. Источники конкурентоспособности  и влияние на

       эффективность . . . . . . . . . 21 

Заключение . . . . . . . . . . 28

Список  использованной литературы . . . . . . 31

Приложения 
 

      Введение

     Большинство ситуаций, возникающих в ходе организационной деятельности, характеризует именно групповые отношения. Группы в организациях являются основой эффекта синергии, и, как правило, члены организации просто не мыслят свою деятельность вне социальной группы¹.

     Отличительная особенность организации состоит  в том, что работа в ней осуществляется всегда внутри групп или команд. При этом не имеют никакого значения особенности работы, выполняемой данной организацией

     Актуальность  настоящей курсовой работы заключается в том, что современный менеджмент сложно представить себе без такого явления как группа. То, что управлять каждым человеком персонально—занятие крайне неэффективное стало ясно уже давно. Одной из важнейших задач, стоящих перед руководством фирмы, является выработка эффективных механизмов деятельности объединений людей т. е. групп. Совершенно  понятно, что слаженная группа специалистов имеет намного больше шансов добиться успеха, в отличие от ситуации, если бы каждый человек работал в одиночку.

     Управление  группой имеет очень большое  значение в современном менеджменте. Хорошо зная групповую динамику, руководство сможет эффективно управлять формальными группами, проводить эффективные собрания, разумно использовать в деятельности своего предприятия такие структуры как комитеты.

     Залогом успешной деятельности любой группы является умелое использование сбалансированного сочетания положительных и отрицательных моментов в работе группы, в результате которого группа двигалась бы по пути созидания, а не наоборот.

     Предмет исследования: группы в организации на современном этапе управления.

     Цель  данной курсовой работе: в условиях рынка постоянно возникают вопросы, требующие своего решения. Какова роль групп в организации? Есть ли пути улучшения управления групп в организации? На эти и другие вопросы, в данной работе, сделана попытка найти ответы.

     Задачи  исследования:

     - изучить теоретические аспекты  групповой динамики в менеджменте;

     - подробно рассмотреть формальные и неформальные группы внутри организации;

     - изучить развитие и причины формирования групп;

     - определить методы, способствующие повышению творческой активности и генерации новых идей в группе;

     - проанализировать критерии эффективности стратегических групп;

     - исследовать влияние бизнес-групп на развитие средних и мелких предприятий.

      Методы  исследования: метод статистического исследования, метод моделирования социально-экономических процессов, индукция, дедукция.

     Структура работы представляет собой взаимодополняющие друг друга части: теоретическая, практическая главы, а также введение, заключения и приложений.

      Данная  тема достаточно хорошо освещена в  современной литературе.

     При написании курсовой работы использовался следующий исследовательский материал: Р. Дафт Организации: Учебник для психологов и экономистов; Дж. Дэвис. Организационное поведение; Л.В. Карташова. Организационное поведение; А. И. Кочеткова Введение в организационное поведение и организационное моделирование; Ю. Д. Красовский. Организационное поведение. Учебное пособие для вузов; И. Д. Ладанов Практический менеджмент; Л. Маллинз Менеджмент и организационное поведение; Менеджмент организации. Учебное пособие. Под ред. З. П. Румянцевой; В. Д. Немцов, Л. Е. Довгань. Менеджмент организаций; С. Д. Резник Организационное поведение (практикум: деловые игры, тесты, конкретные ситуации); Г. А. Саймон и др. Менеджмент в организациях; А. М. Сергеев Организационное поведение, а также использовались различные нормативные документы, литературные источники, приведенные в списке литературы.

      Глава I. Теоретические основы групп в менеджменте организации 

     1.1. Групповая динамика в менеджменте

     В повседневной жизни, на работе и отдыхе люди постоянно общаются друг с другом. Если постоянное общение длится довольно долго, это вызывает ощущение близости между людьми. Для индивида становится не безразличным мнение людей, с которыми он контактирует, что оказывает влияние на его поведение по отношению к этим людям. Но и контактирующие с ним люди окажут влияние на индивида. Если такие психологические процессы происходят между двумя или большим количеством людей, то эти люди становятся группой².

     Группа— это два или большее количество людей, которые вступают в такой взаимодействие, когда каждое лицо оказывает влияние на других и одновременно находится под влиянием других лиц. Группа—это семья, отдел, где человек работает, группа друзей, группа студентов и множество других.

     Однако  группа имеет значение не только для организации, она занимает важное место в жизни тех людей, которые являются её членами. В группе человек проводит немало времени, общается, получает поддержку, помощь в работе. От того, насколько дружественна обстановка в коллективе зависит не только работоспособность сотрудников, но и его жизнедеятельность вне организации.

     Организацию можно рассматривать как объединение  нескольких групп. Формируя подразделения  предприятия и уровни его управления, руководство создает группы. Большая организация может состоять из множества групп. Все они создаются по воле руководства для организации производственного процесса и носят название формальных групп. Их функциями являются выполнение конкретных задач и достижение конкретных целей.

     В любой организации (фирме, предприятии) имеются два основных типа формальных групп: руководителей и производственные.

     Руководитель  и его непосредственные подчиненные  составляют формальную группу руководителя. Например, директор завода и его заместители или заместитель директора по производству и начальники производственных цехов.

     Лица, работающие над одним и тем  же заданием, составляют рабочую (производственную) группу. Хотя у таких групп есть руководители, они пользуются правом самостоятельно планировать и обеспечивать свой производственный процесс и решать свои проблемы. Вполне понятно, что группы должны эффективно управляться и слаженно работать, так как только таким образом можно обеспечить достижение общей цели организации. Руководитель не должен забывать, что группа в целом оказывает влияние на поведение каждого члена этой группы и на повышение производительности труда.

     Изо дня в день встречаясь в формально  организованных группах и взаимодействуя между собой с целью выполнения производственных задач, люди объединяются в неформальные группы внутри формальных. Причиной их возникновения часто являются неудовлетворенные индивидуальные потребности. Неформальные группы могут объединяться в неформальные организации, которые имеют свою иерархию, лидеров, задачи, нормы поведения своих членов.

     Но  здесь нет заранее продуманного плана со стороны руководства. Почвой для возникновения неформальных групп являются дружеские отношения на основе общих интересов, приятельских чувств. Первоначально это может быть игра в шашки, шахматы, карты, совместные обеды, походы в кино, театр и так далее. При этом укрепляются межличностные отношения, создаются свои способы действий, возникают традиции. Группа становится организованной, группа становится организацией. Побуждениями вступления и группу являются: чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащита, тесное общение, заинтересованность.

     Статус  группы в рамках организации зависит от четырёх основных факторов: важности поставленной задачи; успеха группы; статуса отдельных работников и вида поощрения организацией членов группы. Организация должна повышать статус группы, если хочет получить от неё полную отдачу.

     Статус  группы: четыре основных фактора³:

1. Важность поставленной задачи
2. Уровень достижений группы
3. Статус работников в рамках группы
4. Вид поощрения организацией членов группы

     Цели групп. Группы в организации характеризуются содержанием и направлением их деятельности. Определить содержание деятельности членов группы можно по-разному. Например, можно сказать, что члены группы взаимодействуют; имеют общую цель; знают друг о друге.

     Это определение на первый взгляд может  показаться вполне удовлетворительным, хотя его можно применить и к десятку людей, которые выпивают в баре. Возможно, более рационально следующее определение: группа — это любая совокупность людей, которые воспринимают себя как группу с некоторой целью. Таким образом, и десяток лиц в баре может стать группой, если им угрожает какая-то опасность. Люди обычно стремятся объединиться в небольшие по численности группы, которые часто вырабатывают свой собственный признак; он может быть отражен в названии, территории, ритуалах и т.п.

     Представим  цели, которым группа может служить  в организации; иногда группы возникают и для решения других, менее формальных задач (некоторые из них могут не содействовать достижению целей организации). При этом руководство группы должно:

      - распределять работу между членами группы;

        осуществлять управление и контроль за выполнением работы;

      - решать проблемы и принимать решения;

      - проводить обработку информации;

      - осуществлять сбор идей и информации для деятельности группы;

      - проверять и ратифицировать решения в отношении членов группы;

      - осуществлять координацию и устанавливать связи с внешним окружением группы;

      - воспитывать у подчиненных чувство ответственности и причастности к делам;

      - вести переговоры с членами группы и разрешать конфликтные ситуации в группе;

      - проводить расследования и наводить справки о прошлой деятельности членов группы.

     Особенности групповой деятельности. Групповую деятельность людей в рамках организации (а не деятельности отдельных работников) можно считать необходимым условием достижения организационных целей. Выделим главные особенности групповой деятельности⁴:

1. По всей видимости, группы обеспечивают человеку психологический «дом».
2. Группа в целом дает лучшие идеи, хотя порождает меньше идей, чем отдельные члены группы. Однако идеи группы отличаются лучшей проработкой, всесторонней оценкой, большей степенью ответственности за них.

     Можно предположить, что группа в целом  будет работать лучше, чем самые лучшие ее члены. Но на деле так происходит далеко не всегда, поскольку успех работы группы во многом зависит от типа согласия между ее членами. На практике перед группами ставится задача быстро найти общую точку зрения, используя простые методы принятия решения, такие как голосование, осреднение, компромисс или даже жеребьевка типа орел — решка. Безусловно, эти методы могут исключить конфликтную ситуацию, но они очень неэффективны, т.к. не используют творческих идей большинства членов группы. Эффективная группа, вырабатывающая высококачественные идеи, не боится конфликта и использует разницу в мнениях ее членов. Одним из самых популярных методов для выработки группой идей является «мозговой штурм».

3. Группа принимает более рискованные решения, чем отдельные члены группы. Вероятно, развивается определенный тип группового мышления, при котором группа ощущает себя неуязвимой.

     Тенденция к принятию рискованных решений  в группах отмечается, как правило, в ситуациях, когда в выработке  решения задействованы работники, не являющиеся руководителями. Одно из предложенных объяснений этого использует понятие разделенной ответственности за принятие решений в группе, которое означает, что члены группы чувствуют меньшую ответственность, если решение оказывается неправильным 

     1.2. Формальные и неформальные группы внутри организации

     Под формальными мы будем понимать группы в организации, сознательно созданные для достижения коллективных целей организации. Данные группы осуществляют формальные функции, такие как выполнение конкретных работ, генерирование идей, поддержание связей и т.д., что содействует достижению целей организации. Ясно, что достижение каждой цели требует создания определенной структурной единицы (в отдельных случаях нескольких структурных единиц), действующей достаточно автономно, причем, согласно требованиям кооперации и осуществления совместной трудовой деятельности, эта структурная единица должна быть формально связана с другими структурными единицами организации.

     При создании формальных групп члены  организации объединяются искусственно в соответствии с порученными им официальными ролевыми предписаниями и заранее спланированной структурой организации. Наиболее существенной чертой формальной группы является наличие поставленной высшим руководством организации перед группой задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизованной системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований, т.е. формальной роли. По мнению Д. Джексона, каждая формальная роль содержит описание процедур и процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства организации или ее подразделений. При этом в качестве признаков формальных статусов и ролей выступают⁵:

      - формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры организации;

      - формальное название должности и ее место среди других должностей организации;

      - поощрения;

      - награды и наказания, которые могут быть применены к данному субъекту в соответствии с его статусом;

      - поощрения, награды и наказания, которые данный работник может применять по отношению к другим работникам организации в соответствии со своим местом в ее иерархической структуре;

      - физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации.

     Формальные  группы имеют тенденцию к сохранению относительной устойчивости, хотя их состав может изменяться. Это объясняется безличностью формальной структуры: в группах существуют только статусы независимо от индивидов, занимающих эти статусы. Конечно, в организации могут создаваться и временные формальные группы для реализации конкретной задачи. Формальные группы могут быть классифицированы по многим основаниям, например по различию в членстве, по выполняемым задачам, по позициям внутри организационной структуры.

     Неформальные группы. Как уже отмечалось, в формальной структуре любой организации существуют неформальные группы. Эти группы основаны преимущественно на межличностных отношениях, удовлетворении (или неудовлетворении) психологических и социальных потребностей, не связанных с формальными целями и задачами. В этом случае члены социальных групп в организации ориентированы не на социальные статусы и роли, а на первичные групповые отношения. В таких группах развивается взаимозависимость, ее члены постоянно оказывают влияние на поведение друг друга и способствуют удовлетворению личных потребностей, например в общении, в других социальных мотивациях, которые отсутствуют в чисто рабочих ситуациях, особенно в условиях промышленных предприятий или в профитных фирмах.

     Членство  в неформальной группе может быть прекращено через формальную структуру, в частности путем перевода работника в другую, пространственно удаленную часть организации или перехода по вертикали на другой управленческий уровень. В некоторых случаях неформальная группа может одновременно быть формальной, или частью формальной группы (актив отдела, управления, сектора или даже организации в целом).

     Итак, группы в организации могут быть как формальными, так и неформальными; неформальные группы не являются частью формальной организационной структуры; их могут возглавлять работники, которые имеют лишь небольшую власть (или вообще не имеют формальной власти) в организационной структуре. Однако такие группы могут быть очень сильными и полезными при выполнении заданий.

     Все группы оказывают давление на своих  членов, чтобы заставить их соответствовать нормам группы, к которым относятся: нормы поведения, одежда, речь, производительность труда, отношение к технике безопасности, производству, сверхурочной работе, целям организации, руководству и т.п. Это способствует социализации членов групп в организации. 

     1.3. Развитие и причины формирования групп

     Индивиды  включаются как в формальные, так и неформальные группы по причинам, связанным, во-первых, с необходимостью достижения организационных целей и выполнением заданий и, во-вторых, с потребностью в общении в ходе социальных процессов, а также на основе чувств удовлетворенности или неудовлетворенности, приязни или неприязни. Основными причинами формирования социальных групп являются следующие⁶:

      - работники приходят к пониманию, что достижение определенных целей возможно только на основе соединения, комбинирования усилий некоторого числа членов организации;

      - в ходе трудовой деятельности индивидам требуется понимание и поддержка коллег по работе, для чего они выбирают отдельных членов организации, с которыми возможны не только деловые, но и доверительные отношения;

      - в процессе идентификации у некоторой части членов организации возникает ощущение ингруппы, что, в свою очередь, приводит к формированию системы более тесных связей, отделению этой ингруппы от остальных членов организации, проведению групповых границ;

      - часть работников нуждается в защите своих интересов и потребностей, что возможно лишь при совмещении усилий в условиях организации, включении индивида в социальные институты, которые осуществляют свои функции также через деятельность организаций;

      - индивидам необходим контроль за основными нормами поведения, т.к. у них существует потребность в социальном порядке и сохранении устойчивых социальных отношений;

      - у всех индивидов имеется потребность в общении и проведении свободного времени в кругу сослуживцев, что может быть реализовано только в пределах социальной группы.

     Индивиды  испытывают различные ожидания относительно выгоды, которую приносит им членство в социальных группах. Можно сказать, что группа является постоянным источником мотивации и удовлетворенности трудом, а также главной детерминантой эффективности деятельности в рамках организации. Руководители организации должны осознавать важность деятельности групп, распознавать взаимосвязи между группами и использовать их для достижения целей организации.

     По  мере того как группы проходят четыре стадии развития (общее признание, участие в принятии решений, зрелость и контроль), увеличивается их способность решать всё более сложные проблемы. Руководство должно следить за эволюцией группы и поручать ей соответствующие задания. По мере того как группа набирается опыта, она вырабатывает стандарты ожидаемого поведения и отношения. Это групповые нормы, которые весьма важны для укрепления лояльности и усиления индивидуальных особенностей группы

     Поведение в группе согласуется с ожиданиями её членов. Ожидаемое поведение находится в диапазоне, который определяется верхним и нижнем уровнями эффективности труда, принятыми руководством и членами группы. Если руководство хочет повысить производительность работников в группе, ему следует изменить как нижнюю, так и верхнюю границу нормы производительности.

     Группы  за время своего существования проходят несколько стадий⁷:

     - Формирование - этап образования группы. Группа пока еще скопление людей, на данном этапе цели группы обсуждаются наряду с названием, руководством, кругом возможных дел. Эта стадия завершается, когда члены группы начинают отчетливо понимать, что они являются частью данной группы.

     - Становление. Люди лучше узнают друг друга, у них формируется определенное мнение относительно других - таким образом, возможны обострения отношений между членами группы. Могут возникать конфликты. Идет борьба за лидерство и распределение ролей между членами группы. После того, как эта стадия будет завершена, станет ясно, кто лидер в данной группе.

     - Нормализация. Группа устанавливает нормы и модели работы, в рамках которых она работает. На этом этапе членами группы проводится большое количество экспериментов для определения «температуры» группы и установления их уровня ответственности.

     - Работа. На данной стадии группа полностью функциональна. Энергия ее членов направлена уже не на распределение ролей и борьбу за власть, а непосредственно на обеспечение эффективной работы и достижение высоких результатов.

     - Расформирование - по решению законного руководства.  

     1.4. Группы и творческая активность

     Методы, способствующие повышению творческой активности и генерации новых идей в группе, включают мозговую атаку, номинальный групповой метод и метод Дельфи (см. Приложение 1)⁸.

     Мозговая атака используется для небольшой группы, когда требуется генерация большого количества альтернативных решений определённой руководством проблемы в короткий срок. Во время фазы генерации альтернатив не допускается никакой критики, чтобы не прерывать процесс рождения потенциальных решений. На фазе оценки каждое потенциальное решение подробно анализируется группой.

     Номинальный групповой метод используется в комбинации с деятельностью по планированию непредвиденных административных расходов и будущих проектов. При таком подходе проблема, определённая руководством, представляется небольшой группе. Каждый член группы в отдельности письменно предлагает сколь может много решений проблемы. Члены группы не общаются между собой. По прошествии заданного периода времени члены группы представляют свои идеи. Идеи каждого участника записываются. Члены группы могут задавать презентатору вопросы, чтобы понять суть идей, однако, никакой критики во время этих презентаций не допускается. По завершении презентаций всех членов группы записанные идеи обсуждаются и подвергаются критике. После группового обсуждения каждого участника просят письменно и анонимно оценить каждую идею.

     Метод Дельфи хорошо подходит для определения будущих тенденций. Его можно использовать, когда прямое взаимодействие может повлиять на качество генерируемой информации. Составляющие группу эксперты не встречаются лично⁹. Координатор группы Дельфи рассылает вопросы отдельным членам группы. Каждого участника просят анонимно ответить на эти вопросы. Оценка ответов другими членами группы также производится анонимно. Координатор сводит ответы в таблицу, подводит итог и рассылает итоговые сводки членам группы, которых просят проанализировать критику и при необходимости изменить их первоначальные ответы. Каждый член группы никогда не знает, ни кто предложил данную идею, ни кто критиковал её, сосредоточиваясь исключительно на достоинствах идеи, но никак не на отдельной личности. 

      Глава II. Особенности организации эффективной работы группы

     2.1. Критерии эффективности стратегических групп

     Организации зависят от людей, а так же в  свою очередь затрагивают жизнь  этих же людей. Вследствие этого удовлетворение потребностей различных стратегических групп рассматривается как важный критерий эффективности организации.

     Стратегическая  группа – это любая  группа лиц, внутри организации или вне ее, которая имеет какую-то  долю «капитала» в организации и заинтересованная в результатах работы организации. Например, работники организации, поставщики ресурсов, потребители выпускаемой предприятием продукции и т.д. Эти группы формируются для того, чтобы организация могла существовать или если она задевает интересы данного округа¹⁰.