Особенности подготовки документов государственных учреждений

 

Оглавление

 

Введение          3

Глава 1. Теоретические основы процесса документирования 5

1.  Понятие документирования, основные правила составления и оформления документов       5
2.  Требования к бланкам документов и изготовлению организационно-распорядительных документов   10

Глава 2. Особенности подготовки документов государственных                   учреждений          15

2.1. Распорядительные документы      15

2.2. Информационно-справочная документация    18

Заключение          26

Список использованных источников      27

Приложения          

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих  должностных лиц составлять и  оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с  документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию  телефонных разговоров и т.д. Все  это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.

На основании вышесказанного целью курсовой работы является изучение основных правил документирования деятельности государственных учреждений.

Основные задачи курсовой работы:

- анализ основных правил  составления и оформления документов  в соответствии с действующими  стандартами России;

- изучение основных правил  документирования деятельности государственных учреждений.

Предметом исследования данной работы является документирование деятельности государственных учреждений. Объектом исследований являются реквизиты, бланки, организационно-распорядительные документы, информационно-справочная документация.

Методы исследования: исторический, системный, аналитический, диалектический, метод сравнения.

В качестве источниковой базы для курсовой работы использовались: Конституция РФ, нормативные акты, пособия, учебники, статьи.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка литературы и приложений к работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы процесса документирования.

Понятие документирования, основные правила составления и  оформления документов.

Документирование — это  процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным  правилам»¹.

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. «До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)»².

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных  языках с использованием соответствующих  носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11) указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти»³.

Организация работы с документами  — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования  в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным  стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения»⁴.

 В технологию работы  с документами входит:

• прием и первичная  обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Основные правила составления  и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных  нормативно-методических документах –  государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с  учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий  работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила  документирования, в том числе:

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в  аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей  среднего звена, их право на  издание различных видов распорядительных  документов;

- порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

- обязательные требования  к оформлению и порядок работы  с документами.

Независимо от способа  документирования и вида носителя к  документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие  основные требования:

- обеспечение юридической  силы документа;

- создание условий для  оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования  для создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных  управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в  нее документы применяются в  учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений  деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований⁵.

01-Государственный герб  Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской  Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06-идентификационный номер  налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);

07-код формы документа;

08-наименование организации;

09-справочные данные об организации;

10-наименование вида документа;

11-дата документа;

12-регистрационный номер документа;

13-ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14-место составления или издания документа;

15-адресат;

16-гриф утверждения документа;

17-резолюция;

18-заголовок к тексту;

19-отметка о контроле;

20-текст документа;

21-отметка о наличии приложения;

22-подпись;

23-гриф согласования документа;

24-визы согласования документа;

25- оттиск печати;

26-отметка о заверении копии;

27-отметка об исполнителе;

28-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29-отметка о поступлении документа в организацию;

30-идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении  и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 14,16, 22, 23.

Реквизиты 13, 15, 17, 18, 19, 21, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль.

Реквизит 20 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид  документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого  реквизита на документе, которое  «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с  документом в аппарате управления.

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы  государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: «состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»⁶.

Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов.

Управленческие документы  изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также  придает документам официальный  характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят  из нескольких строк, печатают через  один межстрочный интервал. Составные  части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты  отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого  отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Текст документа на бланках  А4 печатают через полтора межстрочных  интервала, на бланках А5 – через  один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

- от границы левого  поля печатают: реквизиты «заголовок  к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений»,  «фамилия исполнителя и номер  его телефона», «отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело», наименование должности  в реквизитах «подпись», «гриф  согласования», заверительные надписи  «верно»; слова «примечания» и  «основание», если в тексте  документа имеются примечания  или выделенная в самостоятельный  абзац ссылка на документ, послуживший  основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

- отступив пять печатных  знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

- отступив 32 печатных знака  – реквизит «адресат».

- отступив 40 печатных знаков  – реквизиты «гриф ограничения  доступа к документу» и «гриф  утверждения».

- отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию  должностного лица в реквизите  «подпись».

Требования к бланкам  документов.

Официальные документы, как  правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

«Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа»⁷.

Документы изготавливают  на бланках.

Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают  над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 11, 12, 15, ограничительные отметки для реквизитов 13, 14, в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка  реквизитов начинается от левой  границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов:

- общий бланк; 

- бланк письма;

- бланк конкретного вида  документа.

Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01-Государственный герб  Российской Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак;

04-код организации;

08-наименование организации;

14-место составления или издания документа;

ограничительное поле под  дату документа;

ограничительное поле под  номер документа;

Дата и номер не указываются, так как в разных документах они  могут быть разные.

Бланк называется общим, так  как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые  на нем создаются.

Бланк письма в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя следующие реквизиты:

01-Государственный герб  Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской  Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

10-наименование организации;

09-справочные данные об организации;

ограничительное поле под  дату;

ограничительное поле под  номер;

ограничительное поле под  реквизит: «Ссылка на дату и номер  входящего документа».

На бланке для писем  наименований вида документа (слово  «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

Бланк конкретного вида документа  отличается от общего одним реквизитом (10) название вида документа, который указывается между названием организации и ограничительными полями под дату и номер документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Особенности подготовки документов государственных           учреждений.

Распорядительные  документы.

К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных  форм собственности, относятся решения, приказы, распоряжения. Посредством этих документов решаются важнейшие вопросы управления. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения решений и приказов. 

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим  на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и  оперативных задач, стоящих перед  организацией.⁸ В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

В деятельности организаций различаются: приказы по основой деятельности и по кадрам.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических  для каждой конкретной организации  видов деятельности.

Приказы по кадрам регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на специальном  бланке - бланке приказа или общем  бланке организации с указанием  вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Приказы по организационным  вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих  органов и в инициативном порядке  в целях реализации возложенных  функций и задач.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован  четко, по возможности кратко, выражая  основное содержание документа. Заголовок  к приказу строится по схеме "О  чем?", например:

"Об увеличении уставного  капитала общества"

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной. Во вводной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер:

"В соответствии с  Положением о создании, реорганизации  и ликвидации филиалов и представительств  общества, утвержденном Советом  директоров общества 15.05.1996, и на  основе решения Общего собрания  акционеров о создании филиала общества в г. Саратове (протокол от 18.03.2011 №1)

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Если проект приказа готовится  в дополнение или изменение ранее  изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок  дополняемого или изменяемого приказа.

Вводная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть  приказа излагается в повелительной  форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть  делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру  действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных  сроков выполнения или разбивке предписываемого  действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным  подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта  приказа содержит только одно задание  с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части  приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер. Последний пункт: «Контроль за исполнением приказа возложить на…»

Приказы подписываются руководителем  организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности  руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.⁹ Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что части текста разделяются словом «П Р Е Д Л А Г А Ю».

РЕШЕНИЕ – распорядительный документ, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также  совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более  неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).¹⁰

Решения оформляются в  том же порядке, как и приказы, за исключением, что ключевым словом текста является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

"Коллегия РЕШИЛА…"  или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

Информационно-справочная документация.

К информационно-справочным документам относятся письма, докладные записки, справки, акты, протоколы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а также может быть просто принята к сведению.

АКТ – информационно-справочный документ.

Составляется группой  лиц для подтверждения установленных  фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или  к компетенции которого относится  содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Текст акта состоит из вводной  и констатирующей части.

Во вводной части указывают  основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт  и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют  факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст  может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме  таблицы.

При наличии приложений отметку  об их присутствии делают после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или  практической необходимостью, место  нахождения каждого экземпляра или  адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его  составлении (должности не указывают).

Акты оформляют на общем  бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.¹¹

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.