Особенности работы секретаря коллегиального органа (на примере Комитета образования, науки и молодежной политики в Красногорске)

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

Факультет  социального  управления

Кафедра управления персоналом,

документоведения и архивоведения

 

 

Князева Елена  Сергеевна

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ  КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА

(НА ПРИМЕРЕ КОМИТЕТА ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ В КРАСНОГОРСКЕ)

 

Курсовая работа студентки 5-го курса очного отделения

по дисциплине ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Специальность 032001.65

Документоведение  и  документационное  обеспечение  управления

Научный руководитель

к.и.н., доцент Е. В. Дуплий

 

 

 

 

 

 

 

Москва    2012

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………стр.

 ГЛАВА  1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА…………………………..

 

1.1. Должностные обязанности  секретаря коллегиального органа………….

1.2.Особенности составления и оформления организационно-распорядительных  документов в коллегиальном органе……………………………………………………………………..

1.3.Нормативно-методическая база работы секретаря коллегиального органа………………………………………………………………………

ГЛАВА 2.АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ В  КОМИТЕТЕ ОБРАЗОВАНИЯ НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ В КРАСНОГРСКЕ…………………………………………………………………..

2.1.Документирование деятельности коллегиального органа на примере комитета Образования Науки и Молодежной политики в Красногорске………………………………………………….   

2.2.Недостатки в работе секретаря коллегиального органа на примере комитета Образования Науки и Молодежной политики в Красногорске………………………………………………………………..

 

2.3. План мероприятий по совершенствованию организации работы секретаря в комитете Образования Науки и Молодежной политики Красногорска………………………………………………

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………

 

Введение

 Актуальность данной работы определяется тем, что любой коллегиальный орган невозможно представить себе без секретаря. Специалисты этой профессии способствуют улучшению организации труда руководящих работников и повышению его эффективности, являются посредниками между ними и остальными членами организации. Секретарь - это лицо учреждения. В его труде все важно, в нем нет мелочей. Отписка, неряшливо оформленный служебный документ, не по адресу и не вовремя отправленное письмо, забывчивость, небрежность могут принести большой ущерб делу. Возрастание роли коллегиального органа заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в структуре управления. 

Объект секретариат коллегии комитета образования, науки и молодежной политики в Красногорске.

Предмет особенности обязанностей секретаря в комитете образования науки и молодежной политики Красногорска.

Цель разработка рекомендаций по оптимизации обязанностей секретаря коллегиального органа на примере комитета образования, науки, молодежной политики в Красногорске.

Задачи:

1. Изучить теоретические основы организации работы секретаря коллегиального органа.
2. Проанализировать организацию работы секретаря в комитете образования, науки и молодежной политики в городе Красногорске.

ГЛАВА  1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ  КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА

1. Должностные обязанности секретаря коллегиального органа

Должностная инструкция - главный  организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается  на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять  конкретный секретарь, требования к  его профессиональным знаниям и  умениям закрепляются в его должностной  инструкции.

Должностная инструкция секретаря  коллегиального органа четко регламентирует обязанности, права и ответственность.

 

Секретарь выполняет следующие  должностные обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности коллегиального органа.
• Принимает поступающую на рассмотрение в коллегиальный орган корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Принимает документы и личные заявления на подпись председателя коллегиального органа.
• Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию председателю.

 

• По поручению коллегиального органа составляет письма, запросы, другие документы.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых коллегиальным органом (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Обеспечивает совещания (доклады, протоколы) коллегиального органа необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе коллегиального органа.
• Делает выписки из протокола по поручению коллегиального органа.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Заседания коллегии протоколируются  секретарем коллегии. Оформленный в  течение 10 дней протокол подписывается  председательствующим на заседании  коллегии и секретарем коллегии.

Документы, представляемые для рассмотрения на заседании коллегии, должны быть подготовлены в соответствии с требованиями Инструкций по организации  делопроизводства   в комитете.

Документы, подготовленные с нарушением требований указанной  Инструкции, небрежно оформленные, секретарь  коллегии возвращает исполнителям на доработку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Особенности  составления и оформления организационно-распорядительных  документов в коллегиальном органе      

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.      

Протокол это отражение  коллегиального способа  принятия решений.    

Протокол  заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных  органов.     

Протокол  заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных  органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как  постоянных, так и временных.     

Протокол  заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы  в деятельности организации, требующие  коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.   

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой  организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия.

• Подготовительная  работа

 

     Как правило, заседанию предшествует большая  подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в  соответствии с повесткой дня  материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу  или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения  для проведения заседания и др.

• Регистрация участников

 

     Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация  участников, которая может проводиться  в разных формах: от записи фамилий  присутствующих непосредственно в  черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием  всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации  участников с помощью технических  средств.

• Выбор формы протокола

 

     В зависимости  от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола. Она может быть краткой, полной или  стенографической. Формы протокола  отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания, отличий  в оформлении они не имеют.     

Протокол  составляется на основании:

1. стенограммы заседания;
2. звукозаписи заседания;

 

     черновых  рукописных записей, которые ведутся  во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию;

1. справок;
2. проектов  решений;
3. повестки  дня;
4. списков участников.

• Составление стенографического  протокола        

 Стенография - способ письма посредством особых знаков и целого ряда сокращений, дающий возможность быстро записывать устную речь.

Скорость стенографического  письма превосходит скорость обычного в 4—7 раз.      

Стенографический  протокол составляется на основе стенографического  отчета о заседании (стенограммы) и  дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку  решения по нему. После вводной  части в таком протоколе делается запись "Заседание стенографировалось". Стенограмма является обязательным приложением к протоколу.

• Составление протоколов

 

     Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или магнитофонных записей, которые  ведутся во время заседания. Рукописные записи ведет секретарь, именно от его квалификации зависит качество протокола. В данном случае требуется умение вникнуть в суть обсуждаемых вопросов и суметь их точно записать. Эти записи являются черновыми материалами для дальнейшего оформления протокола. В ряде случаев выступающие на заседании передают секретарю записи (тезисы) своих выступлений, которые затем и включаются в текст протокола. Однако чаще секретарь должен рассчитывать только на свои навыки скорописи, конспектирования и стенографирования. После заседания записи секретаря перепечатываются, редактируются и оформляются как официальный документ. Срок подготовки протокола в настоящее время определен в три дня.     

Если  ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки  записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета  со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение  двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это  время необходимо для снятия возможных  вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может  быть оформлена для долговременного  архивного хранения.

• Краткий протокол

 

     Краткий протокол - это документ, в котором  фиксируются обсуждавшиеся на заседании  вопросы, фамилии докладчиков и  принятые решения. Такой протокол, как  правило, ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или когда заседание носит  оперативный характер. По такому протоколу  невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части протокола, т.е. управленческого  решения.

• Сокращенный вариант  протокола

 

     Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова  СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт  повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под  чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших - в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже - решение (постановление).

Оформление  реквизитов протокола:     

Оформление  реквизитов протокола должно соответствовать  ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".     

Протокол  оформляется на Общем бланке формата  А4. В его формуляр входят следующие реквизиты:

• наименование  ведомства,
• наименование  организации (структурного подразделения),
• указание  вида документа (протокол),
• дата  заседания,
• номер,
• место заседания,
• гриф  утверждения
• (в  случае, когда протокол подлежит  утверждению),
• заголовок,
• текст,
• подписи.

 

     Наименование  документа (ПРОТОКОЛ) печатается от границы  левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, если протокол оформляется на угловом бланке или по центру - на продольном бланке прописными буквами, полужирным шрифтом.     

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя  межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.     

Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько  дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21-24.01. 2002. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02. 2005 или 05 февраля 2005 г.     

Дата  печатается через два межстрочных  интервала ниже предыдущего реквизита     

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение  календарного года или в течение  срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные  регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.     

Место составления протокола указывается  в соответствии с принятым административно-территориальным  делением. Наименование места составления  документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская  Дума, Законодательное Собрание Тверской области.     

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически  согласован с наименованием вида документа:     

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов     

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции     

Заголовок протокола содержит указание на вид  коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: "заседания комиссии", "собрания трудового коллектива". Заголовок  оформляется в верхнем левом  углу через 2-3 межстрочных интервала  ниже реквизита “место составления  или издания” от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположении реквизитов бланка.     

После оформления заголовочной части (это  можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста.     

Текст протокола подразделяется на две части:     

1) вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка  дня,     

2) основную, где фиксируется ход  заседания.     

Вводная часть оформляется идентично  в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии  или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в  заседании с правом голоса, перечисляются  по алфавиту без указания должностей.     

Словом "председатель" начинают протокол. Оно печатается через два интервала  после заголовка, прямо от полей  с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь". Например:     

Председатель - Харченко В.И.     

Секретарь - Филимонов С.Б.     

Председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе  не указывается;     

Секретарь - лицо, отвечающее за организацию совещания  и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола.     

В постоянно  действующих коллегиальных органах  секретарь является должностным  лицом (Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).

 

 

1.3.Нормативно-методическая  база работы секретаря коллегиального  органа

В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит  из нескольких направлений: законодательное  регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Для деятельности секретаря наиболее важны такие  законы, как Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", Федеральный закон "Об архивном деле", Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации", Закон "О государственном языке Российской Федерации", Федеральный закон "О бухгалтерском учете", Федеральный закон "Об акционерных обществах", Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и другие.

Федеральный закон РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.

Целью Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле" регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Огромное значение при работе секретаря  имеют и нормативно-методические акты.

Одним из основных общегосударственных  нормативно-методических документов по организации делопроизводства является "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработанная Росархивом в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных  условий для применения технических  средств и современных технологий сбора, обработки, использования и  хранения информации, совершенствование  работы аппарата управления.

ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила оформления управленческих документов, а также рассматривает  организацию работы с документами, в т.ч. организацию рационального  документооборота, создание информационно-поисковых  систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный  архив.

Положения ГСДОУ получили развитие в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Типовая инструкция устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных  органах исполнительной власти.

В соответствии с Инструкцией организация, ведение и совершенствование  системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств  в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением  установленного порядка работы с  документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое  возложены функции по документационному  обеспечению управления - службой  ДОУ.

Основные положения об организации  архивного хранения документов изложены в Положении "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552 и в Положении "О Федеральном архивном агентстве", утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290. Данные Положения регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов являются "Основные правила работы архивов организаций", одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Несколько иным справочником, но также  имеющим нормативный характер, является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Данный документ предназначен для  использования в качестве основного  нормативного документа при составлении  номенклатуры дел организации, определении  сроков хранения, отборе на хранение и  уничтожение управленческих типовых  документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные  архивы или же не поступают.

"Квалификационный  справочник должностей руководителей,  специалистов и других служащих" (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Квалификационные характеристики, включенные в данный Справочник, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Наименования должностей служащих установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).