Отчеты в приложении Microsoft Access 2010

Содержание

 

Введение ………………………………………………………………….3

1. Общие сведения ………………………………………………………4
2. Составные части отчета ……………………………………………...6
3. Новые возможности в Access 2010 ………………………………….8
4. Технология создания отчета в Access 2010 …………………………9
5. Редактирование и форматирование отчетов в Access 2010 ……....12
6. Просмотр и печать отчетов …………………………………………18

Заключение ……………………………………………………………...19

Список используемой литературы …………………………………….20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

При работе с базой  данных для просмотра, форматирования и обобщения данных обычно используются отчеты. Например, можно создать отчет в виде списка с номерами телефонов всех контактов или сводный отчет с итогами продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В данной работе представлен обзор отчетов в приложении Microsoft Access 2010, а также сведения о новых и изменившихся возможностях, связанных с ними. Кроме того, в работе содержатся инструкции по созданию отчетов, сортировке, группировке и обобщению данных, а также предварительному просмотру и печати отчетов.

Создавать полезные отчеты намного проще, если структура таблиц базы данных и отношения между  ними хорошо продуманы.

По сравнению с другими  методами вывода данных на печать, отчеты обладают двумя принципиальными  преимуществами:

• они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;
• отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

1. Общие сведения

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов (см. рис. 1).

Рис. 1 Пример отчета в Microsoft Access

Отчеты могут содержать подробные сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и то и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании наклеек для списков рассылок и многого другого.

Можно создавать "свободные" отчеты, не отображающие никаких данных, однако в данной работе предполагается, что отчет привязан к некоторому источнику данных, например к таблице или запросу.

Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов):

• Одностолбцовые отчеты. В них в одном длинном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя поля таблицы или запроса, а справа от надписей приведены значения. Эти отчеты применяются редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.
• Ленточные отчеты. В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значения каждой записи помещаются в отдельную строку.
• Многостолбцовые отчеты. Они создаются из одностолбцовых отчетов. Для этого применяется "газетный" вариант размещения "змейкой", предусмотренный в приложениях настольных издательских систем и текстовых редакторах.
• Отчеты с группированием данных. Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп записей и представляют информацию в удобном для использования виде.
• Почтовые наклейки. Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов в группах.
• Сводные отчеты. Такие отчеты содержат подчиненные отчеты. При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источников данных, например, таблиц или запросов.

В первых пяти отчетах  в качестве источника данных применяют  таблицу или запрос, подобно формам. Отчеты такого рода называют присоединенными  к источнику данных.

В приложении Access 2010 есть новая функция, позволяющая создавать веб-базы данных путем публикации баз данных Access на сервере SharePoint, на котором работают службы Access. Если имеется веб-база данных, отчеты Access можно отображать в браузере с помощью служб отчетов SQL Server. При таком преобразовании набор доступных функций в отчетах, отображаемых в браузере, будет несколько ограничен. Однако если не нужно отображать отчеты в браузере, можно использовать полный набор возможностей, предоставляемых конструктором отчетов Access.

 

2. Составные части отчета

 

В приложении Access макет  отчета разбит на разделы. В клиентской базе данных разделы отчета можно  просмотреть в режиме конструктора. В режиме макета разделы выделены не так четко, однако они все же обозначены и их можно выбирать в раскрывающемся списке в группе «Выделенный фрагмент» на вкладке «Формат». Чтобы создавать полезные отчеты, нужно понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Далее в работе мы рассмотрим типы разделов и назначение каждого из них.

Заголовок отчета.  

Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок  включается информация, обычно размещаемая  на титульной странице, например эмблема  компании, название отчета или дата. Если в нем содержится вычисляемый элемент управления, в котором используется агрегатная функция суммирования, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул. 

Выводится на печать вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

Заголовок группы. 

Печатается перед каждой новой группой записей. Этот раздел используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по товарам, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, в котором используется агрегатная функция суммирования, сумма будет рассчитываться для текущей группы. В отчете может быть несколько разделов заголовков групп в зависимости от количества уровней группировки.

Область данных. 

Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются  элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание  группы. 

Выводится на печать в  конце каждой группы записей. В примечании группы отображаются сводные сведения о данной группе. В отчете может  быть несколько разделов примечаний групп в зависимости от количества уровней группировки.

Нижний колонтитул.

Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации  страниц и для печати постраничной информации.

Примечание  отчета. 

Печатается один раз  в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для отображения итогов и другой сводной информации по всему отчету. 

Примечание. 

В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или  предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

 

 

 

 

 

 

3. Новые возможности в Access 2010

 

Порядок создания отчета в приложении Access 2010 очень похож  на соответствующую процедуру в версии Access 2007. Однако в Access 2010 имеются и некоторые новые возможности, связанные с отчетами.

Общая коллекция  изображений.  

В приложении Access 2010 можно  прикрепить к базе данных изображение, а затем использовать его с  несколькими объектами. Обновление одного изображения приводит к его обновлению в масштабах всей базы данных.

Темы Office. 

В приложении Access 2010 теперь можно использовать стандартные  темы Microsoft Office, что позволяет применять  профессионально разработанные  наборы шрифтов и цветов сразу ко всем формам и отчетам Access.

Более функциональные инструменты условного форматирования. 

В приложении Access 2010 предусмотрены  более функциональные инструменты  для выделения данных в отчетах. Для каждого элемента управления или их группы можно добавить до 50 правил условного форматирования, а в клиентских отчетах можно использовать гистограммы для сравнения данных из разных записей.

Более гибкие макеты. 

В приложении Access 2010 при  разработке отчетов элементы управления по умолчанию размещаются в макете. Благодаря сетке можно легко выровнять элементы управления и задать их размеры. Кроме того, она необходима для всех отчетов, отображаемых в браузере. Макеты не являются новой возможностью приложения Access 2010, однако в этой версии внесены некоторые изменения в способы перемещения, выравнивания и изменения размеров элементов управления с их помощью.

4. Технология  создания отчета в Access 2010

 

Действие 1. Выбор источника  записей.

Источником записей  для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, необходимо выделить эту таблицу или запрос в области навигации и перейти к действию 2 "Выбор инструмента отчета".

Если источник записей  еще не создан, необходимо выполнить одно из перечисленных ниже действий.

Перейти к действию 2 "Выбор инструмента отчета" и воспользоваться инструментом "Пустой отчет".

Создать таблицы или запрос, которые будут содержать нужные данные, выбрать их в области навигации и перейти к действию 2 "Выбор инструмента отчета".

 

Действие 2. Выбор инструмента  отчета.

Инструменты отчетов  расположены на вкладке "Создание ленты" в группе "Отчеты". В таблице 1 кратко описано их назначение.

Веб-совместимые  отчеты. Отчеты, созданные с использованием этих инструментов, совместимы с функцией публикации в службах Access и могут быть отображены в браузере. Здесь нужно обратить внимание на то, что значки веб-совместимых объектов помечены изображением глобуса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1.

Виды инструментов веб-совместимых отчетов.

Изображение кнопки	Инструмент	Описание
	Отчет	Позволяет создать простой табличный  отчет, содержащий все поля из источника  записей, который выбран в области  навигации.
	Пустой отчет	Позволяет открыть пустой отчет  в режиме макета и отобразить область  задач "Список полей". При перетаскивании полей из этой области в отчет  в приложении Access создается соответствующий  запрос к источнику записей.

 

Клиентские отчеты. Отчеты, созданные с использованием этих инструментов, несовместимы с функцией публикации в службах Access. Если добавить клиентские отчеты в веб-базу данных, ее можно будет опубликовать, однако отчеты не будут доступны в браузере. При этом с ними можно будет работать, если открыть базу данных в приложении Access.

Таблица 2.

Виды инструментов клиентских отчетов.

 

Изображение кнопки	Инструмент	Описание
	Отчет	Позволяет создать простой табличный  отчет, содержащий все поля из источника  записей, который выбран в области  навигации.
	Конструктор отчетов	Позволяет открыть пустой отчет  в режиме конструктора и добавить в него нужные поля и элементы управления.
	Пустой отчет	Позволяет открыть пустой отчет  в режиме макета и отобразить область  задач "Список полей". При перетаскивании полей из этой области в отчет в приложении Access создается внедренный запрос, который сохраняется в его свойстве "Источник записей".
	Мастер отчетов	Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета. В результате работы мастера будет создан отчет на базе выбранных параметров.
	Наклейки	Вызывает мастер, в котором можно  выбрать стандартный или настраиваемый  размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки. В результате мастер создает отчет  с подписями на базе выбранных  параметров.

 

Действие 3. Создание отчета.

1. Выбрать нужный инструмент, нажав соответствующую кнопку. Если появится окно мастера, следовать инструкциям в нем, а на последней странице нажать кнопку "Готово". Отчет будет открыт в приложении Access в режиме макета.

2. Отформатировать отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида, выполнив действия, указанные ниже:

• изменить размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края;
• расположить поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место;
• также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Кроме того, отчет можно  сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

5. Редактирование и  форматирование отчетов в Access 2010

 

Добавление  группировки, сортировки и итогов.

 

Возможности группировки  и сортировки данных — одни из наиболее полезных в отчете. Например, если требуется узнать, какой поставщик предоставил указанную серию компьютеров, вы можете быстро получить эту информацию, сгруппировав активы по поставщику.

Можно группировать как  табличные макеты, так и макеты «в столбик».

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выбрать нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет  открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".

Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке "Конструктор" в группе "Группировка и итоги" выбрать команду "Группировка".

Нажать кнопку "Добавить" группировку или "Добавить сортировку" и выбрать поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

Помимо группировки  и сортировки данных в отчеты можно  добавлять общий итог и промежуточные  итоги, а также другие вычисления. Например, можно вычислить, сколько времени потрачено на создание определенной модели стола или кресла. 

1. Для отчета, открытого в режиме макета, откройте область Группировка, сортировка и итоги, выберите уровень группировки, а затем нажмите кнопку Больше.

2. Найдите поле «с итогами» и щелкните стрелку рядом с ним.

3. В диалоговом окне Итоги выберите поле, которое требуется вычислить, и применяемый тип вычисления (например, сумма или среднее значение), а также настройте параметры, такие как общий итог и промежуточные итоги.

4. Когда настройка будет закончена, вычисления отобразятся в отчете.

 

Выделение значений с помощью условного форматирования.

В приложении Access 2010 предусмотрены  более функциональные инструменты  для выделения данных в отчетах. Для каждого элемента управления или их группы можно добавить до 50 правил условного форматирования, а в клиентских отчетах можно использовать гистограммы для сравнения данных из разных записей.

Добавление условного  форматирования.

• Открыть отчет в режиме макета. Для этого щелкнуть его правой кнопкой мыши в области навигации и выбрать команду "Режим макета".
• Выбрать все элементы управления, к которым требуется применить условное форматирование. Чтобы выбрать несколько элементов, нужно щелкнуть их, удерживая нажатой клавишу SHIFT или CTRL.
• На вкладке "Формат" в группе "Форматирование элемента" управления выбрать команду "Условное форматирование". 
  В приложении Access будет открыто диалоговое окно "Диспетчер правил" условного форматирования.
• В диалоговом окне "Диспетчер правил условного форматирования" выбрать команду "Создать правило".
• В диалоговом окне "Новое правило форматирования" выбрать значение в поле "Выберите тип правила".

Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выбрать вариант "Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение".

Чтобы создать правило  для сравнения записей друг с  другом с помощью гистограмм, выбрать вариант "Сравнить с другими записями".

• В поле "Измените описание правила" укажите правило, которое будет определять применение форматирования, а также форматирование, которое нужно применять при выполнении условий.
• Чтобы вернуться в диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования", нажмите кнопку ОК.
• Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4. В противном случае нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

 

Придание отчету профессионального внешнего вида с  помощью тем.

 

Теперь к базе данных Access можно применять темы Office 2010, что позволяет выдерживать общий стиль во всех документах Office.  

Важно.    Выбранная тема Office, шрифт или цвет применяется не только к текущему отчету, а ко всем формам и отчетам в базе данных.

Откройте отчет в  режиме макета, щелкнув его в области навигации и выбрав команду Режим макета.

На вкладке Конструктор  в группе Темы выберите нужную тему, цвет или шрифт:

 

С помощью коллекции  Темы можно одновременно задать цвета и шрифты в соответствии с готовой схемой.

С помощью коллекций  Цвета и Шрифты можно задать цвета  и шрифты независимо друг от друга.

Добавление изображений.  

Изображения в приложении Access традиционно привязывались к  отдельным элементам управления на формах и отчетах. Чтобы изменить часто используемое изображение, присутствующее на нескольких формах и отчетах, каждый соответствующий элемент управления приходилось обновлять вручную. В приложении Access 2010 можно прикрепить к базе данных изображение, а затем использовать его с несколькими объектами. Обновление одного изображения приводит к его обновлению в масштабах всей базы данных. Это очень полезно при работе с такими объектами, как эмблемы компаний и фоновые изображения, используемые во всей базе данных.

Добавление изображения.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, в который требуется добавить изображение, и выберите команду Режим макета.
2. Щелкните то место отчета, где нужно поместить изображение.
3. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Вставить изображение.
4. Выполните одно из указанных ниже действий:                                            - используйте существующее изображение.    Если нужное изображение уже есть в коллекции, щелкните его, чтобы добавить в отчет.                                                                                                                - добавьте новое изображение.    Нажмите кнопку Обзор в нижней части коллекции. В диалоговом окне Выбор рисунка перейдите к нужному изображению и нажмите кнопку Открыть.

Выбранное изображение будет добавлено  в отчет.

Добавление фонового изображения.

 

 1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, в который требуется добавить фоновое изображение, и выберите команду Режим макета.

2. На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.

3. Выполните одно из указанных ниже действий.

Используйте существующее изображение.    Если нужное изображение уже есть в коллекции, щелкните его, чтобы добавить в отчет.

Добавьте новое изображение.    Нажмите кнопку Обзор в нижней части коллекции. В диалоговом окне Выбор рисунка перейдите к нужному изображению и нажмите кнопку Открыть.

Выбранное изображение  будет добавлено в отчет.

 

Способы изменения  отчетов.

Вносить изменения в отчет можно как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Режим макета лучше всего подходит для изменения внешнего вида отчета. Например, в нем можно переупорядочить поля, изменить их размеры или применить готовый стиль.

В отличие от режима макета, в режиме конструктора можно управлять содержимым отчета. Например, можно добавить текстовые поля с датой и временем создания отчета.

1. Чтобы открыть отчет в режиме макета, перейдите в область навигации, щелкните правой кнопкой отчет и выберите пункт Режим макета.

2. Используйте команды на вкладках Конструктор, Упорядочить, Формат и Параметры страницы. Например, на вкладке Конструктор в группе Темы выберите визуальную тему для своего отчета.

3. Выполните те же действия, чтобы открыть отчет в режиме конструктора.

4. В этом режиме можно вставлять множество элементов управления, например, флажки или элементы управления «дата-время».

6. Просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета.

1. Откройте отчет, который требуется просмотреть, или просто выберите его в области навигации.

2. На вкладке Файл выберите команду Печать, а затем — Предварительный просмотр. 

Отчет будет открыт в  режиме предварительного просмотра. С  помощью команд на вкладке Предварительный  просмотр можно выполнить следующие действия:

- напечатать отчет;

- изменить размер или макет страницы;

- изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

- обновить данные в отчете;

- экспортировать отчет в другой формат файла.

Чтобы вернуться в  рабочую область базы данных, на вкладке Предварительный просмотр в группе Закрыть выберите команду Закрыть окно предварительного просмотра.

Печать отчета.

Отчет можно вывести  на печать не только из режима предварительного просмотра.

1. Откройте отчет, который требуется распечатать, или просто выберите его в области навигации.

2. На вкладке Файл выберите команду Печать.

Чтобы сразу отправить  отчет на принтер по умолчанию, не настраивая его параметры, выберите команду Быстрая печать.

Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

 

 

Заключение

В данной курсовой работе рассмотрены вопросы разработки и редактирования отчетов в Access 2010.

В приложении Access 2010 есть новая функция, позволяющая создавать веб-базы данных путем публикации баз данных Access на сервере SharePoint, на котором работают службы Access. Если имеется веб-база данных, отчеты Access можно отображать в браузере с помощью служб отчетов SQL Server. При таком преобразовании набор доступных функций в отчетах, отображаемых в браузере, будет несколько ограничен. Однако если не нужно отображать отчеты в браузере, можно использовать полный набор возможностей, предоставляемых конструктором отчетов Access.

Отчеты обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра и распечатки итоговой информации. Они позволяют отображать и печатать данные с любой степенью детализации и почти в любом формате. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Для создания хорошего отчета надо:

1. создать макет отчета
2. подобрать данные
3. создать новый отчет и связать его с запросом
4. определить свойства макета страницы
5. используя элемент управления Поле, разместить поля в отчет
6. по мере необходимости добавить другие поля и надписи
7. изменить внешний вид, размер и положение полей и надписей
8. задать параметры сортировки и группировки
9. сохранить отчет
10. усовершенствовать отчет, используя диаграмму и другие элементы управления
11. распечатать отчет

 

Список используемой литературы:

 

1. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Ms Access 2010. - СПб.: БХВ-Петербург, 2011.- 325 с.
2. Вейскас Д. Эффективная работа с Ms Access 2007 - СПб: Издательство "Питер", 2011. – 251 с.
3. Гурвиц Г. Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере. – М.: Высшая школа, 2010. – 489 с.
4. Дженнингс, Роджер. Использование Ms Access 2010. Спец. издание.: Пер. с англ. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2010. - 1012с.
5. Праг Керри Н., Ирвин Майки Р. Access 2010. Библия пользователя: Пер. с англ.: Учеб. пособие. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2010. – 425 с.
6. Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2010. - СПб.: Питер, 2011. –    117 с.
7. Харитонова И.А., Михеева Д.В. Ms Access 2010. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2010. – 168 с.